Memahami Proses Negosiasi Untuk Kesepakatan yang Lebih Baik
Ada banyak situasi di mana Anda mungkin perlu bernegosiasi di tempat kerja atau dalam bisnis untuk apa pun peran Anda.
Anda dapat menegosiasikan gaji, posisi Anda, atau bahkan dengan klien untuk sejumlah alasan.
Negosiasi harus merupakan upaya kolaboratif yang bertujuan untuk mendapatkan solusi yang disepakati kedua belah pihak.
Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu negosiasi, menjelaskan proses negosiasi, dan memberikan tips untuk bernegosiasi di tempat kerja.
Daftar Isi
Apa itu Negosiasi?
Negosiasi adalah ketika dua pihak melakukan diskusi terbuka untuk mencapai solusi yang disepakati bersama untuk suatu masalah atau situasi lain.
Anda dapat melakukan negosiasi ketika Anda berada dalam konflik dengan orang atau kelompok lain, atau ketika Anda ingin mencegah konflik di masa depan dengan mencapai kesepakatan bersama sebelumnya.
Negosiasi digunakan dalam banyak jenis situasi, mulai dari perselisihan bisnis hingga bagian dari sistem hukum dan dari hubungan domestik hingga situasi pemerintah.
Baca juga: Paham Negosiasi: Manfaat, Tujuan, Jenis, Tahapannya
Kapan Waktu yang Pas untuk Bernegosiasi?
Menentukan waktu yang tepat untuk bernegosiasi membutuhkan kepekaan terhadap situasi dan kondisi kedua belah pihak.
Fleksibilitas dan kesiapan untuk menyesuaikan waktu juga penting untuk memastikan hasil negosiasi yang optimal.
Waktu yang tepat untuk bernegosiasi sangat tergantung pada konteks dan situasi spesifik, tetapi ada beberapa faktor umum yang dapat membantu menentukan momen yang ideal:
- Persiapan yang Matang: Pastikan Anda sudah melakukan persiapan yang cukup sebelum memulai negosiasi.
- Kesiapan Pihak Lain: Pastikan pihak lain juga memiliki waktu dan kondisi yang tepat untuk membahas isu tersebut.
- Kondisi Emosional yang Stabil: Hindari negosiasi saat salah satu pihak sedang marah, lelah, atau stres, karena hal ini dapat mempengaruhi hasil negosiasi.
- Ketersediaan Waktu yang Cukup: Pilih waktu di mana kedua belah pihak memiliki waktu yang cukup untuk berdiskusi tanpa tergesa-gesa.
- Konteks yang Tepat: Pilih waktu yang relevan dengan konteks isu yang akan dinegosiasikan. Misalnya, dalam bisnis, negosiasi harga mungkin lebih efektif menjelang akhir kuartal ketika target penjualan harus dicapai.
- Pertimbangan Kalender dan Agenda: Perhatikan jadwal dan agenda penting kedua belah pihak. Hindari negosiasi pada hari-hari sibuk.
- Siklus Bisnis atau Musiman: Dalam beberapa industri, siklus bisnis atau musim dapat mempengaruhi waktu negosiasi. Misalnya, negosiasi dengan pemasok mungkin lebih baik dilakukan sebelum musim penjualan puncak.
- Tanda Kesediaan dari Pihak Lain: Perhatikan tanda-tanda kesediaan dari pihak lain. Jika mereka mulai menunjukkan minat untuk berdiskusi atau ada perubahan positif dalam sikap mereka, itu bisa menjadi waktu yang tepat untuk bernegosiasi.
Baca juga: Bagaimana Cara Efektif untuk Bernegosiasi dengan Pemasok?
Enam Tahap Proses Negosiasi
Memahami tahap-tahap dalam proses negosiasi dapat membantu para negosiator dalam merencanakan dan melaksanakan strategi yang efektif.
Terdapat enam tahap penting dalam proses negosiasi yang perlu diperhatikan. Berikut penjelasannya:
1. Persiapan
Dalam negosiasi apapun, penting untuk mempersiapkan diri sebaik mungkin. Hal inii akan membantu proses berjalan lebih lancar untuk semua orang yang terlibat.
Persiapan melibatkan menentukan tanggal, waktu dan tempat negosiasi, serta memperjelas topik diskusi dan siapa yang harus hadir.
Kemudian, masing-masing pihak harus mempersiapkan bagian negosiasi mereka juga.
Sadarilah keputusan mana yang dapat Anda buat dan mana yang memerlukan anggota kepemimpinan untuk memberikan lampu hijau.
2. Diskusi terbuka
Selama tahap negosiasi, masing-masing pihak akan berbagi perspektif mereka sementara pihak lain mendengarkan.
Masing-masing pihak akan memiliki kesempatan yang sama untuk membicarakan situasi dan apa yang mereka harapkan dari negosiasi.
Bagian ini mungkin saja menjadi salah satu bagian terpanjang dari proses negosiasi. Karena dengan informasi yang jelas, kedua belah pihak dapat memposisikan diri dengan tepat.
3. Mengklarifikasi tujuan
ilustrasi proses negosiasi. source envato
Setelah masing-masing pihak meluangkan waktu untuk berbagi perspektif mereka, inilah saatnya untuk mengklarifikasi poin apa pun.
Masing-masing pihak dapat memastikan bahwa mereka telah berbagi tujuan negosiasi dan kepentingan mereka juga.
Mengklarifikasi poin negosiasi dapat membantu kedua belah pihak menghindari perselisihan di masa depan.
Penting bagi kedua belah pihak untuk memahami dengan tepat apa yang dicari orang lain dan menjawab semua pertanyaan mereka sebelum melanjutkan ke proses berikutnya.
Baca juga: Pengertian Negosiasi Bisnis dan Cara Melakukannya
4. Negosiasi bersama
Sekarang setelah kedua belah pihak memahami apa yang dicari pihak lain, mereka dapat memulai proses negosiasi dan menghasilkan hasil yang menguntungkan kedua belah pihak.
Hasil negosiasi harus menjadi keputusan yang membuat kedua belah pihak merasa nyaman untuk menyetujuinya.
Sementara satu pihak mungkin perlu memberi lebih selama negosiasi, kedua belah pihak pada akhirnya harus mencapai kesepakatan yang mereka senangi.
5. Penyetujuan
Setelah negosiasi selesai, kesepakatan harus dibuat yang mempertimbangkan keinginan, motivasi, kepentingan, dan tujuan masing-masing pihak.
Kesepakatan harus benar-benar jelas sehingga tidak ada kesalahpahaman atau kebingungan tentang tanggungjawab dan keuntungan masing-masing pihak.
Mungkin ada saat ketika para pihak tidak dapat mencapai kesepakatan bersama, dalam hal ini kelompok harus mempertimbangkan untuk mengadakan pertemuan lain di kemudian hari.
Sangat penting untuk menunggu setidaknya beberapa hari sehingga ketika bernegosiasi kembali Anda datang dengan perspektif yang segar.
Anda juga dapat mencari solusi alternatif sebagai bagian dari proses persiapan sejak pertama kali bernegosiasi dengan persyaratan Anda saat ini tidak berhasil.
6. Menerapkan rencana dan evaluasi
Kesepakatan itu mendorong kedua belah pihak untuk membuat rencana yang solid. Sebuah rencana dapat mencakup garis waktu, tanggung jawab, tujuan dan, jika berlaku, anggaran.
Setelah kesepakatan terjadi proses berikutnya adalah menjalankannya. Pastikan semua poin yang disetujui berlangsung dengan baik.
Lakukanlah evaluasi secara rutin atas hasil negosiasi, jika dirasa ada yang tidak tepat, Anda dapat menghubungi pihak lain untuk berunding kembali.
Baca juga: 8 Teknik Negosiasi yang Efektif untuk Bisnis Anda
Tips Melakukan Negosiasi
Baik Anda sedang menegosiasikan kenaikan gaji atau tanggung jawab Anda, Anda harus tahu cara bernegosiasi dengan benar sehingga Anda dapat mempertahankan hubungan kerja positif yang sama dengan pihak lain.
Ikuti tips berikut untuk bernegosiasi secara efektif di tempat kerja:
1. Berlatih mendengarkan aktif
Mendengarkan secara aktif melibatkan perhatian yang mendalam pada apa yang dikatakan orang lain.
Tatap mata mereka, gunakan bahasa tubuh yang tepat, anggukkan kepala Anda dan ajukan pertanyaan untuk diajukan begitu giliran Anda merespons.
Mendengarkan secara aktif menunjukkan keterlibatan Anda dalam percakapan yang sedang terjadi.
Hal ini memungkinkan Anda untuk merenungkan apa yang dikatakan orang lain sehingga Anda dapat merespons dengan tepat.
2. Persiapkan diri Anda
Bersiap berarti Anda tahu persis apa yang Anda inginkan dan tahu bagaimana Anda akan mengomunikasikannya kepada pihak lain, apakah itu atasan Anda, rekan kerja, atau klien.
Buat catatan yang dapat Anda simpan di depan Anda, latih apa yang ingin Anda katakan sehingga Anda lebih percaya diri dan tahu apa yang Anda mau dan tidak mau berkompromi.
3. Berkomunikasi dengan baik
Bagian dari komunikasi termasuk mendengarkan secara aktif, tetapi juga lebih dari itu.
Sangat penting untuk memahami lebih banyak tentang orang yang Anda ajak berkomunikasi, dan menyesuaikan percakapan Anda dengan mereka.
Misalnya, pertimbangkan untuk menghindari kata-kata bahasa industri jika orang yang Anda ajak bicara tidak mengenalnya.
Komunikasi selama negosiasi berarti Anda singkat, jelas, mengambil tindakan untuk memahami orang lain dan secara terbuka menjawab pertanyaan apa pun.
4. Terbuka untuk kerja sama
Pikirkan proses negosiasi sebagai kolaborasi antara Anda dan pihak lain.
Terutama karena tujuannya adalah untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.
Dengan menganggap proses ini sebagai upaya kolaboratif dapat membantu Anda berada dalam kerangka berpikir yang benar untuk bernegosiasi secara efektif.
Dengan kolaborasi, Anda bisa memahami sudut pandang orang lain dan mendapatkan hal yang sama sebagai balasannya.
Ruang kolaboratif juga dapat membantu Anda mempertahankan hubungan jika negosiasi gagal.
5. Tetap berkepala dingin
Cara terbaik untuk bernegosiasi adalah dengan kepala datar!
Cobalah untuk tidak membiarkan diri Anda menjadi kesal yang tidak perlu selama negosiasi jika hal-hal tampaknya tidak berjalan sesuai keinginan Anda.
Tetap profesional dan ingat apa yang Anda harapkan dari proses negosiasi agar Anda tidak bingung.
Dengan membiarkan diri Anda tetap tenang, Anda dapat terus mengalami proses negosiasi yang konstruktif.
6. Hindari membuat asumsi
Anda dapat membuat banyak asumsi tentang pihak lain dan motivasi mereka, tetapi yang terbaik adalah mengesampingkan asumsi untuk mendukung kejelasan.
Anda ingin benar-benar memahami maksud dan kebutuhan pihak lain sehingga Anda dapat merespons dengan tepat.
Tanpa informasi ini, Anda bisa salah memasuki proses negosiasi sejak awal, yang tidak akan membantu negosiasi Anda di kemudian hari.
Baca juga: Mengetahui Pentingnya Bargaining Power pada Sebuah Bisnis
Kesimpulan
Itulah beberapa tips dan proses negosiasi efektif yang bisa Anda gunakan untuk mendapatkan kesepakatan bisnis yang menguntungkan.
Hal penting lainnya yang perlu Anda perhatikan adalah memastikan bahwa Anda atau bisnis Anda memiliki bargaining power yang lebih kuat dari mitra negosiasi Anda untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik.
Jika Anda adalah pemilik bisnis yang juga sedang mencari solusi untuk pembukuan yang lebih mudah dan benar, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang sudah terbukti dan teruji seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis dan juga telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu.
Accurate Online juga mudah digunakan dan memiliki fitur terbaik dan sesuai dengan bisnis Anda seperti fitur pembukuan terlengkap, pengelolaan multi gudang dan cabang, manajemen aset, manajemen inventori, pengelolaan perpajakan, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:
