Minutes of Meeting: Pengertian dan Panduan Membuatnya
Minutes of meeting adalah suatu hal yang penting untuk diperhatikan saat rapat berlangsung. Di dalam minutes of meeting akan menjelaskan apa saja hal yang sudah dibahas dan kesimpulan yang bisa diambil selama rapat berlangsung.
Nah dalam kesempatan kali ini, kami akan membahas secara singkat tentang minutes of meeting, mulai dari pengertian, jenis dan cara membuatnya.
Apa Itu Minutes of Meeting?
Berdasarkan laman The Balance Careers, minutes of meeting adalah suatu catatan detail yang berguna sebagai catatan tertulis resmi dari kegiatan konferensi atau rapat
Mencatat minutes of meeting cukup sulit untuk dilakukan. Mungkin Anda akan kesulitan untuk membuatnya bila belum memiliki pengalaman.
Anda harus mencatat minutes of meeting secara akurat dan detail karena catatan ini sangat dibutuhkan oleh manajemen perusahaan.
Menurut CFI, minutes of meeting adalah suatu catatan yang bisa merekam seluruh poin selama rapat berlangsung. Berbagai catatan tersebut berisi topik apa saja yang dibahas, ide yang diutarakan, dan kesimpulan yang bisa diambil selama rapat berlangsung.
Bila rapat telah usai, maka catatan tersebut akan dibagikan pada setiap anggota yang sudah mengikuti rapat agar tetap bisa mengingat poin yang sebelumnya sudah dibahas selama rapat.
Jadi, minutes of meeting sangat bermanfaat untuk anggota dalam mengingat kesimpulan hasil rapat.
Baca juga: AD ART Adalah: Ini Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya
Jenis dari Minutes of Meeting
Berdasarkan laman Chron, jenis minutes of meeting akan sangat bergantung pada jenis rapat yang sedang dilakukan.
Bila rapat yang dilakukan adalah rapat informal, maka tidak perlu membuat catatan dengan pedoman yang lengkap. Tapi, catatan tersebut tetap harus berisi informasi yang detail dan akurat.
Sedangkan untuk jenis rapat yang bersifat formal, seperti RUPS, maka catatan harus dibuat secara cermat dan detail. Umumnya sudah ada template minutes of meeting dan pedoman resmi yang sudah diatur oleh perusahaan.
Baca juga: Apa itu Koordinasi Proyek dan Bagaimana Cara Kerjanya?
Panduan Membuat Minutes of Meeting
Berdasarkan laman The Balance Careers, terdapat tiga tahapan dalam membuat minutes of meeting, yaitu:
1. Sebelum Rapat
Sebelum rapat, terdapat beberapa tahapan yang harus disiapkan, salah satunya adalah memilih alat tulis. Beberapa pilihan yang bisa Anda gunakan adalah laptop, smartphone, tablet, atau kertas dan pulpen sederhana. Disarankan untuk menggunakan alat yang lebih familiar dan nyaman bagi Anda.
Selain itu, pastikanlah alat yang Anda pilih bisa berfungsi dengan baik. Bila Anda menggunakan gadget, cobalah untuk tes terlebih dahulu apakah gadget Anda bisa berfungsi dengan baik.
Persiapkan juga pulpen dan kertas sebagai cadangan bila ada kendala dengan gadget Anda. Bila Anda sudah memastikan alat yang digunakan untuk mencatat, maka Anda juga harus membaca agenda rapat dengan baik.
Cobalah untuk mencari tahu topik apa saja yang akan dibahas, sehingga Anda bisa memiliki bayangan tentang hal apa saja yang akan Anda tulis.
2. Saat Rapat Berlangsung
Ketika rapat akan berlangsung, persiapkanlah lembar kehadiran dan pastikanlah semua orang yang hadir bisa Anda catat. Salah satu syarat utama dari minutes of meeting adalah adanya nama seluruh anggota yang hadir saat rapat.
Pastikan juga Anda mengenal setiap peserta rapat agar nantinya Anda bisa mengetahui siapa yang sedang berbicara. Nantinya, hal tersebut akan memudahkan Anda dalam membuat catatan rapat.
Ketika rapatnya sudah resmi dimulai, catatlah waktunya secara cermat. Pun begitu juga ketika rapat sudah selesai, Anda harus mencatatnya dengan baik
Dalam mencatat minutes of meeting, ada baiknya untuk tidak mencatat setiap komentar yang diucapkan oleh peserta rapat. Anda hanya perlu menuliskan ide utamanya saja.
Berdasarkan laman ThoughtCo, disarankan untuk membuat catatan yang singkat dan padat. Setiap ringkasan tersebut nantinya harus bisa koheren antara yang satu dengan yang lainnya.
Anda juga harus bisa menulis minutes of meeting secara objektif tanpa adanya bias. Jadi, Anda hanya harus menulis hal yang dibahas dan tidak harus memberikan penjelasan sesuai opini Anda.
Setiap masukan ide juga penting sekali untuk ditulis. Berikan juga penjelasan tentang siapa yang sudah mengutarakan ide tersebut.
3. Setelah rapat
Sesaat setelah rapat selesai, segera mungkin tulislah minutes of meeting dengan format yang lebih rapi. Bila ada pertanyaan, Anda bisa segera bertanya ke peserta rapat tersebut.
Di hasil akhir minutes of meeting, jangan lupa juga untuk mencatat nama perusahaan atau organisasi, jabatan dari peserta rapat, jenis rapat yang dilakukan, dan juga tujuan rapat. Jangan lupa juga untuk mencatat setiap daftar peserta rapat dan pimpinan rapat.
Bila sudah, baca ulang hasil catatan untuk memastikan tidak adanya salah tulis atau typo. Selain itu, Anda juga bisa meminta bantuan dari peserta rapat untuk memeriksa poin yang tertinggal.
Tahap akhir dari minutes of meeting adalah memberikan hasil catatan pada orang yang bertanggung jawab dalam mengadakan rapat. Lalu, hasil rapat tersebut akan dibagikan pada setiap peserta.
Baca juga: Pengertian Koordinasi: Tujuan, Jenis, dan Ruang Lingkup Koordinasi
Penutup
Jadi, minutes of meeting adalah suatu teknik merekam sederhana yang akan sangat berguna dalam mengingat setiap poin dan juga kesimpulan yang sudah dibahas dalam suatu rapat.
Catatan lainnya yang tidak kalah penting dalam suatu rapat adalah laporan keuangan yang sudah laporkan pada hasil rapat, terutama dalam rapat umum pemegang saham. Perusahaan harus bisa menyajikan catatan ini dengan baik dan benar.
Untungnya, perusahaan bisa menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.
Kenapa? Karena dengan menggunakan Accurate Online, perusahaan bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat, dan juga akurat.
Di dalamnya juga sudah tersedia berbagai fitur dan modul yang bisa meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan.
Penasaran dengan Accurate Online? klik banner di bawah ini untuk mencobanya selama 30 hari, Gratis.
