Pengertian Asset Management Systems, Manfaat dan Cara Menerapkannya

Dalam era yang gejolak ini, di mana perubahan teknologi dan persaingan bisnis semakin intensif, peran manajemen aset menjadi semakin penting bagi setiap perusahaan yang ingin mencapai keberlanjutan dan efisiensi operasional. Dalam konteks ini, asset management systems (sistem manajemen aset) telah menjadi tonggak fundamental dalam memandu perusahaan menuju puncak kesuksesan mereka.

Asset management systems, secara sederhana, merujuk pada rangkaian prosedur, teknologi, dan praktik terbaik yang digunakan untuk mengelola dan memelihara aset fisik dan non-fisik sebuah perusahaan. Di balik istilah yang terdengar teknis ini terletak fondasi yang kokoh bagi kemampuan perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan aset mereka, mengurangi risiko operasional, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

Artikel ini akan menguraikan pentingnya asset management systems dalam lingkungan bisnis kontemporer, merinci manfaat utamanya, dan menggali lebih dalam tentang bagaimana penerapan yang tepat dari sistem ini dapat membantu perusahaan meraih keunggulan kompetitif yang berkelanjutan.

Asset management systems bukan hanya sekadar alat bantu, melainkan pondasi yang mendukung visi dan misi perusahaan dalam mencapai tujuan mereka.

Mari kita menjelajahi lebih dalam bagaimana asset management systems dapat membawa perusahaan Anda menuju masa depan yang lebih baik dan lebih berkelanjutan.

Pengertian Asset Management Systems

ilustrasi asset management systems. source envato

Dirangkum dari laman Asset Panda, Sistem Manajemen Aset (Asset Management Systems) merujuk pada rangkaian prosedur, praktik, dan teknologi yang digunakan oleh sebuah perusahaan untuk mengelola dan mengawasi seluruh asetnya, baik yang bersifat fisik maupun non-fisik.

Tujuan utama dari asset management systems adalah untuk mengoptimalkan penggunaan, pemeliharaan, dan manajemen aset-aset tersebut agar dapat mendukung tujuan strategis perusahaan dengan lebih efisien dan efektif.

Dalam konteks bisnis, aset dapat mencakup beragam elemen seperti properti, peralatan, kendaraan, infrastruktur teknologi informasi, paten, merek dagang, dan bahkan sumber daya manusia. Asset management systems membantu perusahaan untuk:

• Pemeliharaan Aset: Mengidentifikasi kebutuhan perawatan, perbaikan, dan penggantian aset-aset fisik guna memastikan kelangsungan operasional.
• Manajemen Ketersediaan: Memastikan aset-aset yang diperlukan selalu tersedia dan siap digunakan ketika diperlukan.
• Pengurangan Risiko: Mengelola risiko-risiko terkait dengan aset, seperti risiko keamanan, kepatuhan hukum, dan risiko keuangan.
• Pengoptimalan Penggunaan Aset: Meningkatkan efisiensi penggunaan aset-aset, mengurangi idle time, dan meminimalkan biaya kepemilikan.
• Pemantauan Kinerja Aset: Memantau dan menganalisis kinerja aset-aset untuk mengambil keputusan yang lebih baik terkait pemeliharaan, peningkatan, atau penggantian.
• Pelacakan Inventaris: Mengelola inventaris secara akurat untuk menghindari kekurangan atau surplus stok.
• Perencanaan Anggaran: Membantu dalam perencanaan anggaran dan alokasi sumber daya untuk pemeliharaan dan pengembangan aset.

Sistem Manajemen Aset seringkali didukung oleh perangkat lunak khusus (software) yang memungkinkan perusahaan untuk melacak aset, menghasilkan laporan, dan membuat keputusan berdasarkan data yang akurat dan real-time.

Penggunaan Sistem Manajemen Aset yang efektif dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan strategis mereka dengan lebih baik.

Baca juga: Pengertian Salvage Value dan Cara Memaksimalkannya

Manfaat Asset Management Systems

ilustrasi asset management systems. source envato

Penerapan Sistem Manajemen Aset (Asset Management Systems) dalam sebuah perusahaan dapat memberikan berbagai manfaat yang signifikan. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari sistem ini:

1. Mengoptimasi Penggunaan Aset

Sistem Manajemen Aset akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi bagaimana aset-aset mereka digunakan dan memastikan penggunaan yang optimal. Hal ini dapat menghindari penggunaan yang berlebihan atau kurang dari aset, yang pada gilirannya mengurangi biaya operasional.

2. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan pemantauan dan pemeliharaan yang tepat terhadap aset, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional. Ini mencakup pengurangan waktu henti produksi, perbaikan kinerja, dan pengurangan risiko kegagalan aset.

3. Mengurangi Biaya Pemeliharaan

Melalui jadwal pemeliharaan yang terencana dan pemantauan yang berkala, Sistem Manajemen Aset membantu perusahaan mengurangi biaya pemeliharaan yang tidak terencana dan mahal.

4. Manajemen Risiko yang Lebih Baik

Sistem ini membantu mengidentifikasi risiko terkait dengan aset, seperti risiko keamanan, kepatuhan hukum, dan risiko lingkungan. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan preventif atau perbaikan yang diperlukan untuk mengurangi risiko ini.

5. Perencanaan Anggaran yang Lebih Akurat

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan pemeliharaan dan penggantian aset, perusahaan dapat merencanakan anggaran dengan lebih akurat dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efisien.

6. Pelacakan Inventaris yang Akurat

Sistem Manajemen Aset membantu perusahaan dalam melacak inventaris mereka dengan lebih akurat. Hal ini membantu menghindari kekurangan atau surplus stok yang dapat mempengaruhi operasi.

7. Meningkatkan Keandalan dan Kepatuhan

Manajemen perusahaan dapat memastikan bahwa aset-aset mereka selalu tersedia dan berfungsi dengan baik. Hal ini menjadi sangat penting dalam menjaga keandalan layanan kepada pelanggan dan mematuhi peraturan dan persyaratan hukum.

8. Membuat Keputusan yang Tepat

Dengan data yang akurat dan perusahaan, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan pemeliharaan, perbaikan, penggantian, atau pengembangan aset.

9. Meningkatkan Nilai Aset

Sistem Manajemen Aset membantu akan membantu perusahaan dalam memaksimalkan nilai aset-aset mereka, termasuk perpanjangan umur pakai aset dan peningkatan nilai melalui perbaikan atau peningkatan.

10. Keunggulan Kompetitif

Perusahaan yang menerapkan Sistem Manajemen Aset dengan baik dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan mengoptimalkan efisiensi operasional mereka, mengurangi biaya, dan memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggan.

Penerapan Sistem Manajemen Aset merupakan investasi yang berharga bagi perusahaan karena membantu mereka mengelola aset-aset mereka dengan lebih baik, meningkatkan efisiensi, dan mencapai tujuan strategis dengan lebih baik.

Baca juga: Pengertian Manajemen Inventaris dan 10+ Strategi Ampuh Menjalankannya

Cara Penerapan Asset Management Systems

ilustrasi asset management systems. source envato

Penerapan Sistem Manajemen Aset (Asset Management Systems) dalam sebuah organisasi melibatkan serangkaian langkah yang terstruktur dan terencana. Berikut adalah cara-cara umum untuk menerapkan sistem ini:

1. Penetapan Tujuan dan Strategi

• Identifikasi tujuan utama penerapan sistem manajemen aset.
• Tinjau strategi organisasi dan pastikan penerapan sistem mendukung tujuan tersebut.

2. Pengumpulan Data Aset

• Identifikasi dan daftarkan semua aset fisik dan non-fisik yang dimiliki oleh organisasi.
• Catat informasi rinci tentang setiap aset, termasuk usia, nilai, kondisi, dan informasi penting lainnya.

3. Evaluasi dan Pemilihan Sistem

• Tinjau berbagai solusi perangkat lunak Sistem Manajemen Aset yang tersedia di pasaran.
• Pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi, termasuk skala, kompleksitas, dan anggaran.

4. Pembuatan Kebijakan dan Prosedur

• Buat kebijakan dan prosedur operasional yang mengatur pengelolaan, pemeliharaan, dan manajemen aset.
• Pastikan semua anggota tim dan pemangku kepentingan memahami dan mematuhi kebijakan tersebut.

5. Implementasi Sistem

• Instal dan konfigurasi perangkat lunak Sistem Manajemen Aset sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Migrasikan data aset yang ada ke dalam sistem.

6. Pelatihan dan Kesadaran

• Berikan pelatihan kepada staf dan anggota tim yang akan menggunakan sistem.
• Tingkatkan kesadaran tentang pentingnya sistem manajemen aset di seluruh organisasi.

7. Pemantauan dan Pemeliharaan Sistem

• Lakukan pemantauan rutin terhadap sistem untuk memastikan kinerja yang optimal.
• Lakukan pemeliharaan perangkat lunak secara berkala dan terapkan pembaruan yang diperlukan.

8. Pemantauan Aset

• Lakukan pemantauan berkala terhadap aset-aset untuk mengidentifikasi masalah atau pemeliharaan yang dibutuhkan.
• Gunakan teknologi seperti sensor IoT (Internet of Things) untuk pemantauan real-time jika diperlukan.

9. Analisis Data dan Pelaporan

• Manfaatkan data yang dihasilkan oleh sistem untuk melakukan analisis yang mendalam terhadap kinerja aset.
• Buat laporan reguler yang membantu dalam pengambilan keputusan.

10. Pengambilan Keputusan dan Tindakan Perbaikan

• Berdasarkan analisis data, buat keputusan terkait perawatan, pemeliharaan, penggantian, atau peningkatan aset.
• Terapkan tindakan perbaikan yang diperlukan untuk memaksimalkan efisiensi dan keandalan aset.

11. Audit dan Peningkatan Terus-Menerus

• Lakukan audit berkala terhadap sistem manajemen aset untuk memastikan bahwa itu masih relevan dan efektif.
• Terus tingkatkan proses dan praktik berdasarkan hasil audit dan umpan balik dari pengguna.

12. Keterlibatan Pemangku Kepentingan

• Jalin kerja sama dengan semua pemangku kepentingan, termasuk manajemen eksekutif, departemen terkait, dan vendor aset.

13. Kepatuhan Hukum dan Regulasi

• Pastikan bahwa sistem manajemen aset dan praktik-praktiknya selalu mematuhi semua hukum dan regulasi yang berlaku.

Penerapan Sistem Manajemen Aset membutuhkan komitmen organisasi yang kuat, perencanaan yang matang, serta pengawasan yang terus-menerus. Ketika diimplementasikan dengan baik, sistem ini dapat membantu organisasi mengoptimalkan penggunaan aset mereka dan meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan.

Baca juga: Pengertian Aset: Jenis, Klasifikasi, dan Berbagai Sifatnya yang Harus Anda Ketahui

Penutup

Jadi, perlu digaris bawahi bahwa Sistem Manajemen Aset (Asset Management Systems) bukanlah sekadar alat teknologi, tetapi merupakan suatu filosofi dan praktik yang dapat mengubah cara organisasi mengelola dan memanfaatkan aset-aset mereka.

Penerapan sistem ini bukanlah tugas yang sepele, tetapi investasi yang berharga yang dapat membantu organisasi mencapai tujuan mereka dengan lebih baik.

Dengan mengelola aset-asetnya dengan bijak, organisasi dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, mengurangi risiko, dan meraih keunggulan kompetitif. Namun, perjalanan menuju manajemen aset yang lebih baik memerlukan komitmen, disiplin, dan kerja sama dari seluruh tim dan pemangku kepentingan.

Terakhir, penting untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi dan praktik terbaik dalam manajemen aset. Dunia terus berubah, dan organisasi yang dapat beradaptasi dengan cepat akan memiliki keunggulan yang lebih besar di pasar yang kompetitif.

Nah, untuk memudahkan Anda dalam mengelola aset atau mengelola invetaris, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi bisnis yang sudah dipercaya oleh ratusan pengguna ini akan membantu Anda dalam mengelola aset dan inventaris Anda secara akurat. Selain itu, pekerjaan Anda yang bersifat administratif juga akan terselesaikan secara otomatis.

Buktikan sendiri dengan mencoba Accurate Online selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.