Pengertian Backorder, Penyebab dan 5 Cara Sederhana dalam Mengantisipasinya

Sebagai seorang pebisnis, Anda pasti pernah mengalami kehabisan persediaan produk dan Anda wajib menunggu waktu beberapa hari dari pihak supplier. Saat kondisi tersebut terjadi, maka Anda harus lebih memerhatikan manajemen persediaan Anda. Nah, backorder adalah suatu kondisi yang juga harus Anda perhatikan karena akan membuat pelanggan Anda beralih ke kompetitor.

Lantas, apa yang menyebabkan kondisi backorder terjadi? Bagaimana cara mengantisipasinya? Baca terus artikel tentang backorder di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Backorder

Berdasarkan laman Wikipedia, backorder adalah istilah yang digunakan dalam bisnis untuk merujuk pada situasi di mana permintaan pelanggan melebihi ketersediaan stok yang ada. Dalam hal ini, pelanggan masih menginginkan produk atau layanan tertentu, tetapi perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan segera karena kekurangan persediaan.

Ketika sebuah pesanan ditempatkan dan produk tersebut tidak tersedia secara langsung, perusahaan dapat memberi tahu pelanggan bahwa pesanan mereka berada dalam status backorder.

Ini berarti produk akan dipesan untuk pelanggan dan akan dikirim saat stok tersedia kembali. Dalam beberapa kasus, pelanggan mungkin perlu menunggu beberapa waktu sebelum pesanan mereka diproses dan dikirim.

Backorder dapat terjadi dalam berbagai industri, termasuk e-commerce, manufaktur, grosir, dan sektor lainnya di mana persediaan produk adalah faktor penting. Hal ini sering kali terjadi ketika permintaan melebihi perkiraan atau ketika ada masalah produksi atau pasokan yang mengganggu ketersediaan produk.

Penting untuk dicatat bahwa backorder berbeda dengan “out of stock“. Jika suatu produk dianggap “out of stock“, artinya tidak ada stok yang tersedia saat ini dan tidak ada pesanan yang diterima untuk produk tersebut. Dalam kasus backorder, ada pesanan yang telah ditempatkan dan akan dipenuhi ketika stok tersedia kembali.

Baca juga: Pengertian Gudang Transit dan 7 Alur Sederhana yang Terdapat di dalamnya

Penyebab Terjadinya Backorder

Terdapat beberapa penyebab umum yang dapat menyebabkan terjadinya backorder dalam sebuah bisnis. Dirangkum dari laman Investopedia, beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Permintaan yang tinggi

Jika permintaan pelanggan tiba-tiba meningkat secara signifikan dan melebihi perkiraan atau kapasitas produksi, perusahaan mungkin tidak dapat memenuhi pesanan dengan cepat.

Ini dapat terjadi misalnya saat terjadi peningkatan musiman dalam permintaan atau jika ada permintaan yang tak terduga karena faktor eksternal seperti promosi atau tren popularitas.

2. Kesalahan perkiraan

Jika perusahaan tidak dapat mengantisipasi permintaan dengan akurat, mereka mungkin mengalami kekurangan stok dan pesanan pelanggan harus ditempatkan dalam status backorder. Kesalahan perkiraan dapat terjadi karena banyak faktor, seperti fluktuasi pasar, tren yang sulit diprediksi, atau masalah dalam pengumpulan dan analisis data.

3. Masalah pasokan

Kekurangan stok dapat terjadi jika ada masalah dalam rantai pasokan. Misalnya, jika pemasok mengalami keterlambatan dalam pengiriman bahan baku atau komponen yang diperlukan, perusahaan tidak dapat menghasilkan produk dengan cepat dan pesanan pelanggan harus ditempatkan dalam backorder.

4. Produksi atau manufaktur yang kompleks

Jika proses produksi atau manufaktur suatu produk sangat kompleks atau memerlukan waktu yang lama, perusahaan mungkin membutuhkan waktu tambahan untuk memenuhi pesanan pelanggan. Hal ini dapat terjadi dalam industri yang memiliki banyak tahap produksi atau ketika produk dikustomisasi sesuai permintaan pelanggan.

5. Perubahan desain atau revisi produk

Jika ada perubahan desain atau revisi produk yang sedang dilakukan, perusahaan mungkin harus menunda pengiriman pesanan pelanggan yang terpengaruh oleh perubahan tersebut. Ini dapat terjadi dalam industri yang terus mengembangkan produk baru atau meningkatkan versi yang ada.

6. Keterbatasan produksi atau kapasitas penyimpanan

Jika perusahaan memiliki keterbatasan dalam kapasitas produksi atau penyimpanan, mereka mungkin tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan dengan cepat. Ini dapat terjadi jika perusahaan beroperasi pada kapasitas maksimum atau jika mereka tidak memiliki ruang penyimpanan yang cukup untuk mempertahankan stok yang memadai.

Penting bagi perusahaan untuk mengelola backorder dengan hati-hati, berkomunikasi dengan jelas kepada pelanggan tentang perkiraan waktu pengiriman, dan berupaya meningkatkan efisiensi dalam proses produksi dan rantai pasokan untuk mengurangi risiko backorder di masa depan.

Baca juga: Apa itu Rasio Perputaran Persediaan? Bagaimana Cara Menghitungnya?

Tips Mengatasi Backorder

Berikut adalah beberapa tips untuk mengatasi backorder dalam bisnis:

• Tingkatkan perencanaan persediaan

Perusahaan harus memperbaiki peramalan persediaan dan mengoptimalkan pengelolaan persediaan agar dapat menghindari kekurangan stok di masa depan. Dengan meningkatkan visibilitas dan keterampilan dalam mengelola persediaan, perusahaan dapat mengurangi risiko backorder.

• Lakukan komunikasi yang jelas dan teratur

Perusahaan harus secara teratur berkomunikasi dengan pelanggan tentang perkiraan waktu pengiriman dan memberikan pembaruan status pesanan yang jelas dan transparan. Hal ini akan membantu mengurangi ketidakpastian dan ketidaknyamanan pelanggan dan meningkatkan kepercayaan mereka pada perusahaan.

• Tingkatkan efisiensi produksi

Perusahaan harus berupaya meningkatkan efisiensi produksi dan mengidentifikasi area yang dapat dioptimalkan untuk meningkatkan produktivitas. Dengan meningkatkan efisiensi produksi, perusahaan dapat mempercepat waktu pemrosesan pesanan dan mengurangi risiko backorder.

• Pilih pemasok yang andal

Perusahaan harus memilih pemasok yang dapat diandalkan dan memiliki rekam jejak yang baik dalam memberikan bahan baku atau komponen tepat waktu dan dengan kualitas yang konsisten. Dengan memilih pemasok yang andal, perusahaan dapat meminimalkan risiko backorder yang disebabkan oleh masalah pasokan.

• Gunakan teknologi

Perusahaan dapat menggunakan teknologi seperti sistem manajemen persediaan atau perangkat lunak pengelolaan rantai pasokan untuk membantu mengelola persediaan dan mempercepat waktu pemrosesan pesanan. Teknologi juga dapat membantu mengoptimalkan produksi dan meningkatkan efisiensi dalam rantai pasokan.

• Tingkatkan kapasitas penyimpanan

Jika perusahaan mengalami kesulitan dengan keterbatasan kapasitas penyimpanan, mereka harus mempertimbangkan untuk meningkatkan kapasitas penyimpanan. Dengan meningkatkan kapasitas penyimpanan, perusahaan dapat mempertahankan stok yang lebih besar dan mengurangi risiko backorder.

Dalam mengatasi backorder, perusahaan harus memastikan bahwa pelanggan tetap diinformasikan tentang perkembangan pesanan mereka dan diberikan estimasi waktu pengiriman yang realistis.

Perusahaan juga harus berupaya untuk meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam mengelola persediaan dan produksi untuk menghindari terjadinya backorder di masa depan.

Baca juga: Mengenal Days Inventory Outstanding dan Cara Menghitungnya

Penutup

Jadi, backorder terjadi ketika permintaan pelanggan melebihi ketersediaan stok yang ada dalam bisnis. Hal ini dapat disebabkan oleh permintaan yang tinggi, kesalahan peramalan, masalah pasokan, kompleksitas produksi, perubahan desain produk, atau keterbatasan produksi dan penyimpanan.

Untuk mengatasi backorder, perusahaan perlu meningkatkan perencanaan persediaan, melakukan komunikasi yang jelas dengan pelanggan, meningkatkan efisiensi produksi, memilih pemasok yang andal, menggunakan teknologi, dan meningkatkan kapasitas penyimpanan jika diperlukan.

Dengan langkah-langkah ini, perusahaan dapat mengurangi risiko backorder dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Namun, ada satu cara lagi yang bisa Anda lakukan untuk mengatasi backorder secara mudah, yaitu dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Kenapa? Karena aplikasi yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis ini akan memudahkan Anda dalam melakukan manajemen persediaan, seperti melakukan stock opname, menyesuaikan harga pemasok, mengatur dan menyesuaikan persediaan, melakukan transfer barang, multi satuan dan multi gudang, menambahkan nomor seri dan masih banyak lagi.

Selain itu, di dalamnya juga masih ada banyak lagi manfaat yang bisa Anda rasakan. Penasaran apa saja? Silahkan coba sendiri selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.