Pengertian KPI (Key Performance Indicator): Jenis, Faktor dan Cara Menerapkannya

KPI atau Key Performance Indicator seringkali digunakan untuk menilai tingkat kemajuan yang sudah dicapai oleh suatu organisasi atau perusahaan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan. Lantas, apa sebenarnya pengertian KPI?

Nah, pada kesempatan kali ini kami akan membahas secara lengkap seluruh hal yang berkaitan tentang pengertian KPI atau Key Performance Indicator atau yang dalam bahasa Indonesia lebih dikenal dengan IKU atau Indikator Kinerja Utama.

Pengertian KPI (Key Performance Indicator)

Pengertian KPI atau Key Performance Indicator dalam bidang ilmu manajemen adalah suatu alat indikator yang berperan penting dalam suatu perusahaan untuk menilai tingkat efektivitas performa perusahaan dalam mencapai tujuannya.

Jadi, pengertian KPI secara sederhana adalah alat yang digunakan untuk mengukur seberapa baik performa pada suatu perusahaan, unit kerja, proyek kerja, departemen, atau individu dalam hal meraih tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya secara strategis.

Hadirnya KPI akan membantu pihak manajemen perusahaan dan pendiri perusahan untuk melihat perkembangan perusahaan atau unit kerja yang ada di dalamnya, apakah seluruh kegiatan yang dilakukan sudah sesuai dengan harapan atau belum maksimal.

Beberapa karakteristik dari Key Performance Indicator atau KPI adalah ukuran non financial, ukuran yang sering digunakan (regular measurements), ukuran yang diketahui oleh pihak manajemen, semua pihak dalam organisasi mengetahui dan memahami key performance indicator, tanggung jawab terhadap individu dan tim, terdapat efek yang signifikan, menghasilkan efek yang positif.

Umumnya, setiap perusahaan mempunyai KPI yang berbeda antara yang satu dengan yang lainnya berdasarkan strategi, prioritas, dan kriteria performa perusahaan tersebut. Namun jika dilihat secara esensi, maka KPI bisa dijadikan sebagai tolak ukur dalam menilai perkembangan perusahaan, unit kerja, individu, atau departemen atas target yang sebelumnya sudah ditentukan.

Pengertian KPI Berdasarkan Para Ahli

• Gabčanová Iveta

Gabčanová Iveta dalam Journal of Competitiveness berpendapat bahwa pengertian KPI atau Key Performance Indicator merupakan suatu ukuran yang sifatnya kuantitatif dan bertahap untuk perusahaan dan mempunyai beragam penilaian yang berdasarkan data konkret, serta dijadikan sebagai titik awal dalam menentukan tujuan dan menyusun strategi perusahaan.

• Jacques Warren

Jacques Warren mengatakan bahwa pengertian KPI adalah suatu penilaian untuk mengukur suatu perusahaan dalam melakukan visi yang strategis. Visi strategis tersebut mengacu pada bagaimana suatu strategi perusahaan bisa terintegrasi secara interaktif dan menyeluruh.

• David Parmenter

David Parmenter menjelaskan bahwa KPI atau Key Performance Indicator adalah suatu alat ukur yang paling penting untuk kesuksesan suatu perusahaan pada saat ini dan masa depan.

• Jyoti Banerjee dan Cristina Bueti

Banerjee dan Bueti dalam bukunya mengatakan bahwa pengertian KPI atau Key Performance Indicator adalah suatu penilaian berskala dan bersifat kuantitatif yang digunakan untuk bisa mengevaluasi performa perusahaan dalam hal mencapai tujuan perusahaan. KPI juga bisa digunakan untuk menentukan suatu objektif secara terukur, memantau tren, serta pengambilan kebijakan untuk perusahaan.

Baca juga: Manajemen Komunikasi: Pengertian Menurut Ahli, Tujuan, Fungsi dan Bentuknya

2 Jenis Indikator Utama dalam KPI

Pada umumnya, dibagi lagi menjadi  jenis utama, yaitu KPI Finansial dan KPI non-Finansial.

Key Performance Indicator (KPI) Finansial

Pengertian KPI finansial adalah suatu jenis KPI yang berkaitan dengan bidang keuangan. Berikut ini adalah beberapa contoh KPI Finansial:

• KPI Laba Kotor atau Gross Profit, adalah suatu indikator yang digunakan untuk mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan atau laba pasca dikurangi HPP atau Harga Pokok Penjualan.
• KPI Laba Bersih atau Net Profit, adalah suatu indikator yang digunakan untuk menilai jumlah yang yang tersisa dari pendapatan perusahaan setelah dikurangi dengan HPP serta biaya lainnya seperti bunga dan pajak.
• KPI Marjin Laba Kotor atau Gross Profit Margin, adalah suatu indikator untuk menilai persentase yang bisa diraih dengan cara membagi laba kotor perusahaan dengan pendapatan perusahaan.
• KPI Marjin Laba Bersih atau Net Profit Margin, adalah indikator yang digunakan untuk menilai persentase yang diperoleh perusahaan dengan cara membagi laba bersih berdasarkan pendapatan perusahaan.
• KPI Rasio Lancar atau Current Ratio, adalah indikator yang digunakan untuk menilai keuangan neraca likuiditas dengan cara membagi aktiva lancar perusahaan dengan kewajiban lancar perusahaan.

Key Performance Indicator (KPI) Non-Finansial

Pengertian KPI non-finansial adalah suatu alat indikator yang tidak secara langsung mampu mempengaruhi keuangan atau organisasi, namun bisa tetap berpengaruh pada performa organisasi perusahaan tersebut. Beberapa hal yang tergolong dalam KPI non-finansial adalah tingkat perputaran tenaga kerja, matrik kepuasan pelanggan, rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru, serta Pangsa pasar.

Faktor yang Harus Diperhatikan dalam Membuat KPI

KPI atau Key Performance Indicator tidak akan berguna jika tidak diiringi dengan tindak lanjut atas KPI tersebut. Dalam prosesnya, suatu perusahaan mampu membuat KPI yang sudah disesuaikan dengan perusahaan tersebut. Namun secara umum, KPI harus dibuat dengan berdasarkan beberapa poin yang sering diterapkan dalam berbagai industri, poin tersebut adalah SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely).

Kelima poin tersebut sangat penting untuk menentukan suatu tujuan tertentu. Berikut ini adalah penjelasan lengkap dari poin SMART di atas:

• Specific. Perusahaan harus menentukan tujuan perusahaannya secara spesifik dan mudah dimengerti oleh anggota lain.
• Perusahaan harus bisa mengukur pencapaian tujuan tersebut.
• Perusahaan harus memastikan tujuannya bisa dicapai dengan baik secara masuk akal.
• Perusahaan harus memastikan tujuan tersebut sesuai atau relevan dengan perusahaan.
• Time Frame. Perusahaan juga harus menentukan jangka waktu dalam mencapai tujuan tersebut.

Implementasi Key Performance Indicator (KPI)

Sebelum suatu perusahaan mengimplementasikan KPI ke dalam kegiatan operasionalnya, terdapat 4 kriteria dasar yang harus perusahaan penuhi. Pertama, adanya kolaborasi antara pihak karyawan, tim, supplier dengan pihak pelanggan. Kedua, adanya desentralisasi dari pihak manajemen hingga pihak operasional. Ketiga, Adanya integrasi atau keterkaitan antara laporan, ukuran, dan kegiatan. Keempat, adanya hubungan KPI dengan Strategi perusahaan.

Dibutuhkan adanya proses sistem yang saling berhubungan dalam menerapkan KPI, baik itu dari lingkungan perusahaan seperti pihak manajer, investor, dan karuwan, hingga dari pihak luar seperti supplier dan pelanggan.

Pun sama halnya dengan laporan. Laporan KPI harus dibuat secara tepat waktu, efisien dan harus fokus pada peningkatan dalam hal pengambilan keputusan. Hal terpenting dalam menerapkan KPI adalah menjelaskan hasil atau tujuan dari masing-masing KPI.

Terdapat suatu metode penting untuk bisa menerapkan KPI secara tepat agar bisa mencapai tujuan perusahaan. Metode tersebut akan menggabungkan kriteria SMART yang sudah kita jelaskan diatas. Berikut ini adalah metodenya.

• Specific : Tujuan atau hasil harus dibuat secara jelas dan spesifik, sehingga tujuannya tidak menyebar ke lain hal yang tidak sesuai dengan harapan. Saat mampu mencapai tujuan atau hasil secara spesifik, maka akan lebih mudah dalam mengetahui kapan harus mencapai tujuan tersebut.
• Measurable : tujuan tersebut harus bisa diukur secara kualitas maupun kuantitas. Hal tersebut bisa dikondisikan pada performa standar atau harapan dari suatu perusahaan..
• Achievable : Tujuan harus bisa dicapai diracik sebagai salah satu tantangan, sehingga akan lebih menginspirasi perusahaan dalam mencapai tujuannya.
• Realistic : selain harus bisa tercapai, tujuan perusahaan juga harus realistis dan berorientasi pada hasil.
• Time Sensitive : setiap tujuan atau hasil harus memiliki batasan waktu untuk kapan mencapai tujuan atau hasil tersebut. Adanya fakta bahwa tujuan tersebut adalah suatu hal yang memerlukan batasan waktu akan melahirkan kemudahan dalam menilai suatu peningkatan atas tujuan atau hasil selanjutnya.

Baca juga: Pengertian Koordinasi: Tujuan, Jenis, dan Ruang Lingkup Koordinasi

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan diatas, bisa kita tarik kesimpulan bahwa pengertian KPI atau Key Performance Indicators merupakan suatu alat yang digunakan dalam suatu aktivitas perusahaan guna mengukur dan menilai performa perusahaan tersebut setiap waktu.

Perhitungan ini digunakan demi menentukan tingkat perkembangan perusahaan dalam sasaran kegiatan perusahaan. KPI juga sering digunakan sebagai alat perbandingan keuangan dan performa perusahaan terhadap bisnis lain atau kompetitor bisnis.

Nah, untuk memudahkan Anda dalam membuat KPI finansial guna membandingkan kondisi finansial Anda dengan kompetitor bisnis Anda. Maka Anda bisa memanfaatkan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan arus kas hingga laporan keuangan. Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit. Jadi, Anda bisa mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat.

Selain itu, anda juga bisa mengelola stok barang, aset perusahaan, sampai dengan mengelola utang-piutang perusahaan secara instan. Accurate Online juga mampu memudahkan Anda dalam memantau keuangan Anda kapanpun dan dimanapun secara cepat dan mudah. Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: