Pengertian Struktur Organisasi Fungsional: Jenis dan Manfaat

Sebelum lebih jauh membahas pengertian struktur organisasi fungsional, ada baiknya bagi kita untuk kembali mengingat tentang struktur organisasi.

Pada dasarnya, organisasi adalah suatu tempat untuk mereka yang memiliki kepentingan, manajemen, dan juga administrasi untuk tujuan yang sama. Untuk bisa disebut sebagai organisasi, maka tempat tersebut harus memiliki unsur purpose, plan, dan people.

Suatu organisasi dalam skala yang kecil ataupun besar, harus menghubungkan tugas dengan fungsinya. Untuk itu, penting sekali untuk membuat susunan struktur di dalam organisasi. Di dalam perusahaan, jenis struktur organisasi yang banyak digunakan adalah struktur organisasi fungsional.

Lalu, apa itu struktur organisasi fungsional? Apa saja manfaatnya? Temukan jawaban lengkapnya dengan membaca artikel tentang struktur organisasi fungsional di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Struktur Organisasi Fungsional

Pada umumnya, pengertian struktur organisasi fungsional adalah pengelompokkan karyawan berdasarkan tugas khusus yang sama. Bila fungsi tersebut bisa dijalankan dengan strategi yang baik, maka tidak akan bisa mengurangi perubahan yang bisa menimbulkan kerugian pada perusahaan.

Jadi, pengertian struktur organisasi fungsional adalah struktur organisasi yang di dalamnya terdiri dari mereka yang mempunyai keterampilan atau keahlian yang sama dalam melakukan tugas yang juga sama serta dikelompokkan ke dalam beberapa unit pekerjaan.

Di dalam bagan struktur organisasi fungsional, umumnya perusahaan akan menempatkan Sales Department, Vice President, Customer Service, Engineering, Accounting, Administrative dan lain sebagainya. Untuk karyawan yang memiliki kompetensi terkait, nantinya mereka akan bertemu dengan karyawan lainnya yang memiliki keahlian serupa.

Dengan menerapkan fungsi struktur organisasi fungsional di perusahaan, maka biaya operasional bisa ditekan secara maksimal. Namun, kelemahan dalam struktur organisasi fungsional terdapat pada menyampaikan informasi dari yang satu ke yang lainnya atau dari tim A ke orang lain.

Baca juga: Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya

Manfaat Dari Struktur Organisasi Fungsional

Setelah mempelajari pengertian struktur organisasi fungsional, maka kita harus mengetahui manfaatnya. Nah, setidaknya terdapat tujuh manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang menerapkan struktur organisasi ini, yaitu:

1. Manfaat Spesialisasi

Jika karyawan di dalam perusahaan dibagi menjadi beberapa departemen berdasarkan dengan kegiatan utamanya, maka setiap departemen akan bisa dipimpin oleh orang yang sudah ahli dalam bidangnya. Nah, hal tersebut akan membuat pekerjaan bisa lebih efisien dan bisa lebih cepat selesai.

2. Terbentuknya Koordinasi

Dalam struktur organisasi yang sudah bekerja dalam departemen yang sama, kita bisa menyebutnya dengan spesialis. Nah, pada akhirnya hal tersebut bisa menciptakan koordinasi dari departemen menjadi lebih mudah dan juga bisa terus ditingkatkan.

3. Manajerial Mengalami Peningkatan

Struktur organisasi fungsional mampu membantu meningkatkan efisiensi manajer, karena pekerjaan tersebut bisa dilakukan secara berulang. Nah, hal ini yang bisa memungkinkan terjadinya peningkatan keuntungan perusahaan.

4 Meminimalisasi Terjadinya Duplikasi Tugas

Sebenarnya, duplikasi fungsi dan tugas sangat jarang terjadi. Misalnya, departemen keuangan tentu akan mengerjakan fungsinya dalam mengelola keuangan. Departemen atau divisi lain tentu tidak perlu ikut campur dalam mengerjakan masalah yang berkaitan dengan keuangan.

5 Pelatihan Difasilitasi

Setiap karyawan di dalam departemen yang sama di perusahaan akan memiliki keterampilan dan fokus yang tinggi. Untuk karyawan yang ada, mereka bisa memperoleh pelatihan bila ada kebijakan lain yang berkaitan dengan hukum ataupun peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.

6 Kecepatan Operasional

Seorang senior manajer akan bisa menyelesaikan masalahnya lebih cepat daripada orang lain yang minim pengalaman. Ketika melakukan pelatihan untuk karyawan baru, seorang manajer bisa lebih cepat untuk memberikan informasi tugasnya pada karyawan.

Baca juga: Struktur Organisasi Perusahaan Manufaktur dan Contohnya

Contoh Bentuk Struktur Organisasi Fungsional

Setelah mengetahui pengertian struktur organisasi fungsional dan manfaatnya, maka ada baiknya Anda mengetahui contoh struktur organisasi fungsional yang banyak digunakan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa contohnya:

1. Dewan Direksi Perusahaan

Dewan direksi di dalam perusahaan adalah sekelompok orang profesional yang bertanggung jawab dalam memimpin perusahaan. Biasanya, dewan direksi perusahaan mempunyai susunan direksi seperti di bawah ini:

• Seorang direktur utama
• Enam orang direktur
• Tiga orang wakil direktur

2. Manajer Perusahaan

Manajer adalah sekelompok orang profesional di dalam suatu perusahaan yang mempunyai tugas dalam memimpin setiap bidang manajerial yang terdapat di bawahnya. Nah, berikut ini adalah beberapa contoh bentuk sistem manajerial di dalam struktur organisasi fungsional:

• Manajer SDM (Human Resources)

Setiap manajer HRD atau sumber daya manusia mempunyai serangkaian tanggung jawab yang harus mereka selesaikan, yaitu:

1. Mengelola sistem human resource yang terdapat di perusahaan
2. Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan
3. Bertanggung jawab pada sistem absensi karyawan dan sistem payroll
4. Membuat suatu format dalam proses rekrutmen tenaga kerja
5. Melakukan kegiatan evaluasi dalam tingkat kepuasan karyawan
6. Melakukan training atau pelatihan dan mengevaluasinya
7. Mengelola dan mengawasi anggaran HRD
8. Bertanggung jawab di dalam proses performance appraisal 

• Manajer Keuangan (Finance & Accounting)

Pada struktur organisasi fungsional, manajer keuangan akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

1. Mengambil keputusan yang penting terkait berbagai investasi dan pembiayaan
2. Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pasar modal
3. Melakukan pengawasan pada proses perencanaan, pelaporan, dan juga pembayaran pajak agar bisa lebih efisien
4. Melakukan koordinasi anggaran perusahaan
5. Mengelola fungsi akuntansi dan memproses berbagai data keuangan melalui laporan keuangan yang akurat
6. Mengawasi aliran arus kas perusahaan
7. Mengawasi pengeluaran perusahaan yang dianggap tidak penting

Baca juga: Struktur Fungsional Pada Bisnis: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

• Manajer Produksi (Engineering & Manufacturing)

Tugas manajer produksi di dalam struktur organisasi fungsional adalah sebagai berikut:

1. Melakukan negosiasi, perencanaan, dan juga pengorganisasian jadwal produksi
2. Mengawasi jalannya suatu proses produksi
3. Menjadi penghubung antara staf marketing, pembeli, dan bagian penjualan.
4. Menentukan standar kontrol kualitas proses produksi
5. Melakukan penilaian suatu proyek dan sumber daya untuk memenuhi persyaratannya.

• Manajer Pemasaran (Marketing, Sales, & Services)

Di dalam struktur organisasi fungsional, tugas utama dari seorang manajer pemasaran adalah sebagai berikut:

1. Membuat perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar
2. Melakukan perencanaan riset pemasaran, yakni dengan selalu mengikuti perkembangan pasar, khususnya untuk berbagai produk yang dikeluarkan kompetitor
3. Melakukan identifikasi dan membuat perkiraan peluang yang nantinya akan terjadi di pasar
4. Merencanakan perkembangan jaringan pemasaran di dalam perusahaan
5. Melakukan berbagai tindakan pencegahan dalam menghadapi minim penjualan.

• Manajer Purchasing (Purchasing & Research)

Setiap manajer purchasing di dalam struktur organisasi fungsional biasanya akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:

1. Mengelola kebijakan purchasing perusahaan serta memastikan pembelian bahan baku persediaan perusahaan sudah sesuai dengan anggaran yang terdapat di dalam kebijakan tersebut
2. Memilih pemasok terbaik untuk bisa bekerjasama dalam jangka waktu yang panjang dengan pihak perusahaan.
3. Menjalin hubungan yang baik dengan departemen lain, seperti dengan departemen keuangan untuk mengelola anggaran persediaan barang
4. Mengontrol proses procurement perusahaan
5. Menghemat anggaran perusahaan dalam hal penyediaan barang.

Baca juga: Struktur Organisasi Startup: Pengertian dan Berbagai Peran Jabatannya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang struktur organisasi fungsional, lengkap dengan pengertian struktur organisasi fungsional, jenis, dan juga contohnya. Jadi, setiap bagian yang ada di dalam struktur organisasi fungsional memiliki peran dan tugasnya tersendiri yang spesifik.

Bila berhubungan dengan divisi atau departemen lain, umumnya kedua divisi tersebut memiliki kepentingan yang berbeda. Contohnya, ketika manajer purchasing berhubungan dengan manajer keuangan. Biasanya manajer purchasing akan memerlukan nominal uang sebagai anggaran untuk melakukan persediaan barang.

Seorang manajer keuangan harus memberikan anggara yang dibutuhkan oleh manajer purchasing dan tetap melakukan pengawasan anggaran.

Namun, kegiatan pengawasan anggaran ini akan memakan banyak waktu jika dilakukan secara manual. Untuk itu diperlukan suatu alat yang bisa memudahkan dalam melakukan pengawasan. Nah, rekomendasi alat tersebut adalah aplikasi bisnis dari Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, maka data keuangan Anda, mulai dari melakukan rencana anggaran, pengeluaran, dan pemasukan akan bisa tercatat dengan jelas. Laporan keuangan-nya pun akan tersaji secara otomatis.

Selain itu, Accurate Online juga akan membantu Anda dalam melakukan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan bahan baku perusahaan, menyelesaikan administrasi perpajakan, dan masih banyak lagi. Sehingga, Anda bisa lebih fokus dalam mengembangkan bisnis.

Jadi, ayo rasakan sendiri kelebihan dan fitur luar biasa dari Accurate Online sekarang juga dengan mencobanya selama 30 hari gratis melalui banner di bawah ini.