Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya

Pernahkah Anda berpikir tentang pentingnya struktur organisasi? Sebelumnya jawablah pertanyaan ini, apa yang dibutuhkan perusahaan dan organisasi untuk sukses?

Ada banyak jawaban untuk pertanyaan itu. Beberapa orang akan mengatakan dengan memiliki misi yang efektif; yang lain akan mengatakan dangan menjual produk atau layanan yang permintaannya tinggi menandakan organisasi tersebut sukses.

Pada akhirnya, struktur organisasi perusahaanlah yang membantu menentukan kesuksesan.

Struktur organisasi didefinisikan sebagai “sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. ” Suatu struktur kemudian dikembangkan untuk menetapkan bagaimana organisasi beroperasi untuk melaksanakan tujuannya.

Ada banyak jenis struktur organisasi. Setiap struktur organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda dan hanya dapat berfungsi untuk perusahaan atau organisasi dalam situasi tertentu atau pada titik tertentu dalam siklus hidupnya.

Menurut Gill Corkindale dari Harvard University “Desain dan struktur organisasi yang buruk menghasilkan kontradiksi yang membingungkan: kebingungan dalam peran, kurangnya koordinasi antar fungsi, kegagalan untuk berbagi ide, dan pengambilan keputusan yang lambat membuat manajer menjadi kompleks, stres dan konflik,”.

“Seringkali mereka yang berada di puncak organisasi tidak menyadari masalah ini atau, lebih buruk lagi, menganggapnya sebagai tantangan untuk diatasi atau peluang untuk berkembang.”

Pada akhirnya, penting untuk memperbaiki struktur organisasi grup agar tujuannya agar berhasil.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.

Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.

Memiliki struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus.

Baca juga: Pomodoro: Teknik Memaksimalkan Manajemen Waktu secara Lebih Produktif

Fungsi Struktur Organisasi bagi Bisnis

Bisnis membutuhkan struktur untuk tumbuh dan menguntungkan, jika tidak, Anda akan membuat orang-orang menarik ke segala arah yang berbeda.

Perencanaan struktur memastikan ada cukup sumber daya manusia dengan keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan, dan memastikan bahwa tanggung jawab ditetapkan dengan jelas.

Setiap orang memiliki deskripsi pekerjaan yang menguraikan tugas, dan setiap pekerjaan menempati posisinya sendiri di bagan organisasi perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi struktur organisasi bagi bisnis:

1. Struktur Memungkinkan Komunikasi Lebih Baik

Karena arus informasi sangat penting untuk kesuksesan organisasi, struktur organisasi harus dirancang dengan jalur komunikasi yang jelas.

Misalnya, departemen perencanaan dan analisis keuangan mungkin melapor kepada Kepala Pejabat Keuangan dan Wakil Presiden Senior Pemasaran, karena kedua anggota tim manajemen puncak ini bergantung pada informasi dan laporan yang disediakan oleh perencanaan keuangan.

2. Hubungan Pelaporan yang Jelas

Hubungan pelaporan harus jelas sehingga semua anggota organisasi memahami apa tanggung jawab mereka dan tahu kepada siapa mereka bertanggung jawab; Jika tidak, tanggung jawab untuk suatu tugas mungkin akan gagal.

Hubungan yang jelas ini memudahkan manajer untuk mengawasi mereka yang berada di tingkat organisasi yang lebih rendah.

Setiap karyawan mendapatkan keuntungan dengan mengetahui kepada siapa mereka dapat meminta arahan atau bantuan. Selain itu, manajer menyadari siapa yang berada di luar lingkup kewenangan mereka, sehingga mereka tidak melampaui batas dan mengganggu tanggung jawab manajer lain.

3. Pertumbuhan dan Ekspansi

Perusahaan yang tumbuh pesat adalah perusahaan yang memanfaatkan sumber dayanya dengan sebaik-baiknya, termasuk bakat manajemen. Struktur organisasi yang baik memastikan bahwa perusahaan memiliki orang yang tepat di posisi yang tepat. Struktur tersebut mungkin menunjukkan titik lemah atau kekurangan dalam tim manajemen perusahaan saat ini.

Seiring pertumbuhan perusahaan, struktur organisasi harus berkembang bersamanya. Banyak kali lebih banyak lapisan manajemen dibuat, ketika satu kepala departemen memiliki terlalu banyak individu yang melapor kepadanya pada satu waktu untuk memberikan perhatian dan arahan yang diperlukan setiap karyawan agar karyawan tersebut berhasil.

Baca juga: 20 Tips Work Life Balance untuk Menjadikan Hidup Anda Lebih Berkualitas

4. Penyelesaian Tugas yang Efisien

Struktur organisasi yang dirancang dengan baik memfasilitasi penyelesaian proyek. Manajer proyek dapat mengidentifikasi dengan lebih baik sumber daya manusia yang tersedia bagi mereka jika cakupan tanggung jawab masing-masing departemen – dan kemampuan setiap anggota tim – jelas.

Sebuah proyek untuk mengembangkan produk baru akan membutuhkan riset pasar, misalnya. Manajer proyek perlu mengetahui siapa dalam organisasi yang dapat menyediakan penelitian ini, dan izin siapa yang harus diperoleh agar penelitian dapat dilakukan.

5. Menyesuaikan Kebutuhan Perusahaan

Perusahaan di industri yang berbeda membutuhkan campuran bakat yang berbeda dan penekanan yang relatif lebih besar pada fungsi manajemen tertentu.

Perusahaan pengembang software misalnya, sering kali memiliki staf pengembangan yang besar. Penataan hubungan pelaporan dalam tim pengembangan sehingga kreativitas dan produktivitas dimaksimalkan, dan tenggat waktu terpenuhi, sangat penting untuk jenis kesuksesan perusahaan.

Perusahaan seringkali harus melalui fase reorganisasi dimana posisi individu atau bahkan seluruh departemen direposisi pada bagan organisasi dalam upaya untuk lebih memanfaatkan sumber daya manusia perusahaan dan membuat operasi berjalan lebih lancar.

6. Mengetahui Apa yang Salah

Organisasi yang terstruktur dengan buruk menemukan bahwa tenggat waktu kritis tidak terpenuhi karena tidak ada sumber daya manusia yang cukup di setiap departemen untuk menyelesaikan semua bagian dari tugas yang diberikan, atau karena tidak jelas tanggung jawab utama siapa proyek tersebut.

Jika individu tidak yakin kepada siapa mereka melapor, mereka mungkin menemukan bahwa mereka diberi tugas yang bertentangan oleh dua atau lebih manajer di atasnya.

Baca juga: Six Sigma Adalah Metodologi yang Penting dalam Manajemen Kualitas

9 Jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi Fungsional

Salah satu jenis struktur organisasi yang paling umum, struktur fungsional membuat departemen organisasi berdasarkan fungsi pekerjaan umum.

Sebuah organisasi dengan struktur organisasi fungsional, misalnya, akan mengelompokkan semua marketing menjadi satu dalam satu departemen, mengelompokkan semua sales dalam satu departemen terpisah, dan mengelompokkan semua layanan pelanggan menjadi satu di departemen ketiga.

struktur organisasi 1

Struktur fungsional memungkinkan adanya spesialisasi tingkat tinggi bagi karyawan, dan mudah diskalakan jika organisasi berkembang. Selain itu, struktur ini bersifat mekanistik – yang berpotensi menghambat pertumbuhan karyawan – menempatkan staf di departemen berbasis keterampilan masih dapat memungkinkan mereka untuk mendalami bidang mereka dan mencari tahu apa yang mereka kuasai.

Kekurangan

Struktur fungsional juga berpotensi menciptakan penghalang antara fungsi yang berbeda – dan ini bisa menjadi tidak efisien jika organisasi memiliki variasi produk atau pasar sasaran yang berbeda.

Hambatan yang dibuat antar departemen juga dapat membatasi pengetahuan dan komunikasi orang-orang dengan departemen lain, terutama yang bergantung pada departemen lain untuk berhasil.

2. Struktur Divisi Berbasis Produk

Struktur organisasi divisi terdiri dari beberapa struktur fungsional yang lebih kecil (yaitu setiap divisi dalam struktur divisi dapat memiliki tim pemasarannya sendiri, tim penjualannya sendiri, dan seterusnya). Dalam hal ini – struktur divisi berbasis produk – setiap divisi dalam organisasi didedikasikan untuk lini produk tertentu.

struktur organisasi 2

Jenis struktur ini ideal untuk organisasi dengan banyak produk dan dapat membantu mempersingkat siklus pengembangan produk. Hal ini memungkinkan bisnis kecil masuk ke pasar dengan penawaran baru dengan cepat.

Kekurangan

Mungkin sulit untuk menskalakan struktur divisi berbasis produk, dan organisasi dapat berakhir dengan sumber daya duplikat karena divisi yang berbeda berusaha untuk mengembangkan penawaran baru.

3. Struktur Divisi Berbasis Pasar

Variasi lain dari struktur organisasi divisi adalah struktur berbasis pasar, di mana divisi dari suatu organisasi didasarkan pada pasar, industri, atau jenis pelanggan.

struktur organisasi 3

Struktur berbasis pasar ideal untuk bisnis yang memiliki produk atau layanan yang unik untuk segmen pasar tertentu, dan sangat efektif jika bisnis tersebut memiliki pengetahuan lanjutan tentang segmen tersebut. Struktur ini juga membuat bisnis selalu sadar akan perubahan permintaan di antara segmen audiens yang berbeda.

Kekurangan

Terlalu banyak otonomi dalam setiap tim berbasis pasar dapat menyebabkan perpecahan yang mengembangkan sistem yang tidak kompatibel satu sama lain. Divisi mungkin juga berakhir secara tidak sengaja menduplikasi aktivitas yang sudah ditangani oleh divisi lain.

Baca juga: Apa Itu Forecast Penjualan? Berikut Pembahasan Lengkapnya

4. Struktur Divisi Geografis

Struktur divisi geografis menetapkan pembagiannya berdasarkan – Anda dapat menebaknya – geografi. Lebih khusus lagi, pembagian struktur geografis dapat mencakup wilayah, wilayah, atau distrik.

struktur organisasi 4

Jenis struktur ini paling cocok untuk bisnis yang perlu dekat dengan sumber pasokan dan / atau pelanggan (misalnya untuk pengiriman atau untuk dukungan di tempat). Ini juga menyatukan berbagai bentuk keahlian bisnis, memungkinkan setiap divisi geografis untuk membuat keputusan dari sudut pandang yang lebih beragam.

Kekurangan

Kelemahan utama dari struktur organisasi geografis: Pengambilan keputusan dapat dengan mudah menjadi terdesentralisasi, karena pembagian geografis (yang dapat berjarak ratusan, bahkan ribuan mil jauhnya dari kantor pusat perusahaan) sering kali memiliki otonomi yang besar.

Dan bila Anda memiliki lebih dari satu departemen pemasaran – satu untuk setiap wilayah – Anda berisiko membuat kampanye yang bersaing dengan (dan melemahkan) divisi lain di seluruh saluran digital Anda.

5. Struktur Berbasis Proses

Struktur berbasis proses dirancang di sekitar aliran ujung ke ujung dari proses yang berbeda, seperti “Riset & Pengembangan,” “Akuisisi Pelanggan,” dan “Pemenuhan Pesanan”.

Tidak seperti struktur yang berfungsi secara ketat, struktur berbasis proses tidak hanya mempertimbangkan aktivitas yang dilakukan karyawan, tetapi juga bagaimana aktivitas yang berbeda tersebut berinteraksi satu sama lain.

Untuk sepenuhnya memahami diagram di bawah ini, Anda perlu melihatnya dari kiri ke kanan: Proses akuisisi pelanggan tidak dapat dimulai sampai Anda memiliki produk yang dikembangkan sepenuhnya untuk dijual. Dengan cara yang sama, proses pemenuhan pesanan tidak dapat dimulai sampai pelanggan telah diperoleh dan ada pesanan produk yang harus diisi.

struktur organisasi 5

Struktur berbasis proses sangat ideal untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi bisnis, dan paling cocok untuk mereka yang berada di industri yang berubah dengan cepat, karena mudah beradaptasi.

Kekurangan

Mirip dengan beberapa struktur lain dalam daftar ini, struktur berbasis proses dapat membangun penghalang antara kelompok proses yang berbeda. Hal ini menyebabkan masalah dalam berkomunikasi dan menyerahkan pekerjaan kepada tim dan karyawan lain.

6. Struktur Matriks

Tidak seperti struktur lain yang telah kita lihat sejauh ini, struktur organisasi matriks tidak mengikuti model hierarki tradisional. Sebaliknya, semua karyawan (diwakili oleh kotak hijau) memiliki hubungan pelaporan ganda. Biasanya, ada jalur pelaporan fungsional (ditunjukkan dengan warna biru) serta jalur pelaporan berbasis produk (ditunjukkan dengan warna kuning).

Saat melihat bagan organisasi struktur matriks, garis padat menunjukkan hubungan pelaporan langsung yang kuat, sedangkan garis putus-putus menunjukkan bahwa hubungan tersebut sekunder, atau tidak sekuat. Dalam contoh kami di bawah ini, jelas bahwa pelaporan fungsional lebih diutamakan daripada pelaporan berbasis produk.

struktur organisasi 6

Daya tarik utama dari struktur matriks adalah bahwa ia dapat memberikan fleksibilitas dan pengambilan keputusan yang lebih seimbang (karena ada dua rantai perintah, bukan hanya satu).

Memiliki satu proyek yang diawasi oleh lebih dari satu lini bisnis juga menciptakan peluang bagi lini bisnis ini untuk berbagi sumber daya dan berkomunikasi lebih terbuka satu sama lain – hal-hal yang mungkin tidak dapat mereka lakukan secara teratur.

Kekurangan

Kekurangan utama dari struktur organisasi matriks? Kompleksitas. Semakin banyak lapisan persetujuan yang harus dilalui karyawan, semakin bingung mereka tentang siapa yang harus mereka jawab.

Kebingungan ini pada akhirnya dapat menyebabkan frustrasi atas siapa yang memiliki otoritas atas keputusan dan produk mana – dan siapa yang bertanggung jawab atas keputusan tersebut ketika terjadi kesalahan.

Baca juga: 5 Cara Untuk Mendapatkan Pelanggan yang Bermutu dan Berkualitas

7. Struktur Melingkar

Meskipun mungkin tampak berbeda secara drastis dari struktur organisasi lain yang disorot di bagian ini, struktur melingkar masih bergantung pada hierarki, dengan karyawan tingkat tinggi menempati lingkaran dalam lingkaran dan karyawan tingkat bawah menempati lingkaran luar.

Meskipun demikian, para pemimpin atau eksekutif dalam organisasi melingkar tidak dipandang duduk di atas organisasi, mengirimkan arahan ke bawah rantai komando. Sebaliknya, mereka berada di pusat organisasi, menyebarkan visi mereka ke luar.

struktur organisasi 7

Dari perspektif ideologis, struktur melingkar dimaksudkan untuk mendorong komunikasi dan arus informasi bebas antara berbagai bagian organisasi. Sedangkan struktur tradisional menunjukkan departemen atau divisi yang berbeda sebagai individu, cabang semi-otonom, struktur melingkar menggambarkan semua divisi sebagai bagian dari keseluruhan yang sama.

Kekurangan

Dari perspektif praktis, struktur melingkar dapat membingungkan, terutama bagi karyawan baru. Tidak seperti struktur atas-bawah yang lebih tradisional, struktur melingkar dapat menyulitkan karyawan untuk mengetahui kepada siapa mereka melapor dan bagaimana mereka dimaksudkan untuk menyesuaikan diri dengan organisasi.

8. Struktur Datar

Sementara struktur yang lebih tradisional mungkin terlihat lebih seperti piramida – dengan beberapa tingkatan supervisor, manajer dan direktur antara staf dan kepemimpinan, struktur datar membatasi tingkat manajemen sehingga semua staf hanya berjarak beberapa langkah dari kepemimpinan.

Mungkin juga tidak selalu berbentuk atau piramida, atau bentuk apa pun dalam hal ini. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Ini juga merupakan bentuk dari “Struktur Organik” yang kami catat di atas.

struktur organisasi 8

Struktur ini mungkin salah satu yang paling detail, Karyawan juga dianggap dapat menjadi lebih produktif di lingkungan di mana tekanan terkait hierarki lebih sedikit. Struktur ini mungkin juga membuat staf merasa bahwa manajer yang mereka miliki lebih mirip atau anggota tim daripada mengintimidasi atasan.

Kekurangan

Jika ada saat ketika tim dalam organisasi datar tidak setuju pada sesuatu, seperti proyek, mungkin sulit untuk menyesuaikan diri dan kembali ke jalur tanpa keputusan eksekutif dari pemimpin atau manajer.

Karena betapa rumitnya desain struktur, mungkin sulit untuk menentukan manajer mana yang harus dituju karyawan jika mereka memerlukan persetujuan atau keputusan eksekutif untuk sesuatu.

Jadi, jika Anda memilih untuk memiliki organisasi yang datar, Anda harus memiliki tingkat manajemen atau jalur yang ditandai dengan jelas yang dapat dirujuk oleh pemberi kerja saat mereka mengalami skenario ini.

9. Struktur Jaringan

Struktur jaringan sering kali dibuat ketika satu perusahaan bekerja dengan perusahaan lain untuk berbagi sumber daya – atau jika perusahaan Anda memiliki banyak lokasi dengan fungsi dan kepemimpinan yang berbeda.

Anda juga dapat menggunakan struktur ini untuk menjelaskan alur kerja perusahaan Anda jika banyak staf atau layanan Anda dialihdayakan ke freelancer atau beberapa bisnis lainnya.

Strukturnya terlihat hampir sama dengan Struktur Divisi di atas. Namun, alih-alih kantor, itu mungkin mencantumkan layanan yang dialihdayakan atau lokasi satelit di luar kantor.

Jika perusahaan Anda tidak melakukan semuanya di bawah satu atap, ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada karyawan atau pemangku kepentingan bagaimana proses outsourcing bekerja di luar lokasi.

Misalnya, jika seorang karyawan membutuhkan bantuan dari pengembang web untuk proyek blog dan pengembang web perusahaan dialihdayakan, mereka dapat melihat jenis bagan ini dan mengetahui kantor atau orang mana yang harus dihubungi di luar lokasi kerja mereka sendiri.

Kekurangan

Bentuk bagan dapat bervariasi berdasarkan berapa banyak perusahaan atau lokasi tempat Anda bekerja. Jika tidak dibuat sederhana dan jelas, mungkin ada banyak kebingungan jika banyak kantor atau freelancer melakukan hal serupa.

Jika Anda melakukan outsourcing atau memiliki beberapa lokasi kantor, pastikan bagan organisasi Anda dengan jelas menyatakan di mana setiap peran dan fungsi pekerjaan tertentu berada sehingga seseorang dapat dengan mudah memahami proses dasar perusahaan Anda.

Baca juga: Sustainability Report: Pengertian, Komponen, Manfaat dan Contohnya

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Ukuran Organisasi

Small Business Administration mendefinisikan rata-rata bisnis kecil di dunia sebagai perusahaan yang menghasilkan $ 750.000 hingga $ 35 juta per tahun, dan memiliki 100 hingga 1.500 karyawan. Ini adalah cakupan yang luas, itulah sebabnya ukuran organisasi Anda memainkan peran penting dalam pilihan struktural yang Anda buat.

Misalnya, bisnis yang hanya memiliki 10 karyawan, paling baik dilayani oleh struktur sederhana, di mana Anda membuat dan menerapkan semua strategi dan proses, dengan sedikit atau tanpa keterlibatan manajemen menengah.

Namun, jika Anda memiliki bisnis yang memiliki 1.000 karyawan, Anda dapat memilih struktur top-down, yang mencakup manajemen senior, manajemen menengah, manajemen bawah, serta karyawan Anda, untuk memastikan bahwa visi Anda diterapkan dengan benar.

Tahap Pengembangan Bisnis

Pilihan struktural organisasi juga ditentukan oleh tahap siklus hidup bisnis Anda. Dalam banyak kasus, perusahaan yang berada pada tahap awal perkembangan mereka cenderung memusatkan kekuasaan dan otoritas di tangan pendiri, dan pada sekelompok kecil penasihat tepercaya.

Banyak perusahaan pada tahap ini belum memiliki desain formal, karena pemilik bisnis belum menguasai faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Namun, saat perusahaan memasuki fase pertumbuhan, kendali sering bergeser dari manajemen tingkat atas ke struktur yang lebih menyerupai piramida, di mana otoritas diberikan di berbagai tingkatan.

Jenis Strategi Bisnis

Saat mencoba memahami faktor mana yang memengaruhi struktur organisasi, Anda harus mempertimbangkan cara Anda memposisikan perusahaan Anda di pasar.

Misalnya, jika Anda mengejar strategi diferensiasi untuk menjadi perusahaan pertama di industri Anda yang merilis produk atau layanan terbaik, Anda perlu memiliki struktur yang gesit yang dapat merespons perubahan dengan cepat.

Struktur datar akan ideal dalam skenario ini, karena karyawan diberdayakan untuk membuat keputusan cepat tanpa persetujuan pengawas.

Di sisi lain, jika bisnis Anda mengejar strategi inovasi produk dan layanan yang ada, maka efisiensi adalah kunci sukses, yang kemungkinan membutuhkan struktur tinggi atau top-down di mana terdapat rantai komando yang jelas. Dengan menyelaraskan strategi Anda dengan contoh prinsip desain organisasi yang paling penting, Anda akan memaksimalkan peluang Anda untuk sukses yang berkelanjutan.

Baca juga: Fungsi Kemasan, Pengertian, Jenis, Manfaat dan Fitur pada Kemasan

Kesimpulan

Setiap organisasi berbeda dan tidak ada struktur organisasi yang sempurna, tetapi salah satu jenis struktur organisasi di atas mungkin tidak semuanya terbaik untuk perusahaan Anda.

Selain menerapkan struktur organisasi, salah satu cara mengelola perusahaan untuk terus berkembang adalah dengan mengelola proses keuangan dan akuntansi secara efektif. Pengelolaan keuangan perusahaan juga membutuhkan koordinasi antara semua divisi.

Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi Accurate Online yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih andal dan aman. Accurate Online memiliki beberapa fitur unggulan yaitu laporan keuangan bisnis, aset, rekonsiliasi transaksi otomatis, manajemen inventori dan masih banyak lagi.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

accurate 2