Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor yang Mempengaruhinya

Pernahkah Anda berpikir tentang pentingnya struktur organisasi? Sebelumnya jawablah pertanyaan ini, apa yang dibutuhkan perusahaan dan organisasi untuk sukses?

Ada banyak jawaban untuk pertanyaan itu. Beberapa orang akan mengatakan dengan memiliki misi yang efektif; yang lain akan mengatakan dangan menjual produk atau layanan yang permintaannya tinggi menandakan organisasi tersebut sukses.

Pada akhirnya, struktur organisasi perusahaanlah yang membantu menentukan kesuksesan.

Struktur organisasi didefinisikan sebagai “sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. ” Suatu struktur kemudian dikembangkan untuk menetapkan bagaimana organisasi beroperasi untuk melaksanakan tujuannya.

Ada banyak jenis struktur organisasi. Setiap struktur organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda dan hanya dapat berfungsi untuk perusahaan atau organisasi dalam situasi tertentu atau pada titik tertentu dalam siklus hidupnya.

Menurut Gill Corkindale dari Harvard University “Desain dan struktur organisasi yang buruk menghasilkan kontradiksi yang membingungkan: kebingungan dalam peran, kurangnya koordinasi antar fungsi, kegagalan untuk berbagi ide, dan pengambilan keputusan yang lambat membuat manajer menjadi kompleks, stres dan konflik,”.

“Seringkali mereka yang berada di puncak organisasi tidak menyadari masalah ini atau, lebih buruk lagi, menganggapnya sebagai tantangan untuk diatasi atau peluang untuk berkembang.”

Pada akhirnya, penting untuk memperbaiki struktur organisasi grup agar tujuannya agar berhasil.

Pengertian Struktur Organisasi

Berdasarkan laman Wikipedia, struktur organisasi merujuk pada kerangka atau tata letak sistematis yang digunakan dalam sebuah organisasi untuk membagi, mengorganisir, dan mengkoordinasi tugas-tugas dan tanggung jawab antara anggota organisasi. Struktur organisasi biasanya didasarkan pada hierarki dan garis tanggung jawab, yang menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas setiap tugas atau keputusan di organisasi.

Struktur organisasi mencakup bagaimana tugas-tugas dan tanggung jawab dipecah menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil, bagaimana tugas-tugas dan informasi dialokasikan di antara unit-unit ini, dan bagaimana unit-unit ini saling berhubungan dan berkoordinasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Struktur organisasi dapat memiliki berbagai bentuk, mulai dari struktur organisasi fungsional, struktur organisasi matriks, struktur organisasi garis dan staf, hingga struktur organisasi jaringan. Setiap jenis struktur organisasi memiliki kelebihan dan kelemahan, dan organisasi harus memilih struktur yang paling sesuai untuk tujuan, ukuran, dan lingkungan bisnis mereka.

Baca juga: Pomodoro: Teknik Memaksimalkan Manajemen Waktu secara Lebih Produktif

Fungsi Struktur Organisasi bagi Bisnis

Struktur organisasi memiliki beberapa fungsi penting bagi bisnis, di antaranya:

1. Menentukan tugas dan tanggung jawab

Struktur organisasi membantu bisnis menentukan tugas dan tanggung jawab yang spesifik untuk setiap anggota organisasi, sehingga memastikan bahwa pekerjaan dijalankan dengan efektif dan efisien.

2. Mengalokasikan sumber daya

Struktur organisasi membantu bisnis dalam mengalokasikan sumber daya, seperti tenaga kerja, waktu, dan uang, ke area yang paling membutuhkan dan paling produktif.

3 Meningkatkan koordinasi dan kolaborasi

Struktur organisasi membantu dalam meningkatkan koordinasi dan kolaborasi di antara anggota organisasi, sehingga memastikan bahwa tujuan dan strategi bisnis dicapai dengan cara yang efektif dan efisien.

4 Menyediakan garis tanggung jawab yang jelas

Struktur organisasi menyediakan garis tanggung jawab yang jelas bagi setiap anggota organisasi, sehingga memastikan bahwa keputusan diambil dengan tepat dan tanggung jawab ditangani dengan baik.

5 Memfasilitasi pengambilan keputusan

Struktur organisasi dapat membantu dalam memfasilitasi pengambilan keputusan dengan memberikan kerangka yang jelas untuk pemecahan masalah dan penyelesaian konflik.

6 Meningkatkan efisiensi operasional

Struktur organisasi membantu dalam meningkatkan efisiensi operasional dengan mengatur tugas dan tanggung jawab dengan cara yang optimal dan memberikan garis tanggung jawab yang jelas.

Dengan demikian, struktur organisasi berfungsi sebagai kerangka kerja yang membantu bisnis dalam mengorganisir dan mengkoordinasikan operasi mereka, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja di seluruh organisasi.

Baca juga: Six Sigma Adalah Metodologi yang Penting dalam Manajemen Kualitas

9 Jenis Struktur Organisasi

1. Struktur Organisasi Fungsional

Salah satu jenis struktur organisasi yang paling umum, struktur fungsional membuat departemen organisasi berdasarkan fungsi pekerjaan umum.

Sebuah organisasi dengan struktur organisasi fungsional, misalnya, akan mengelompokkan semua marketing menjadi satu dalam satu departemen, mengelompokkan semua sales dalam satu departemen terpisah, dan mengelompokkan semua layanan pelanggan menjadi satu di departemen ketiga.

Dilansir dari laman Indeed, struktur fungsional memungkinkan adanya spesialisasi tingkat tinggi bagi karyawan, dan mudah diskalakan jika organisasi berkembang. Selain itu, struktur ini bersifat mekanistik – yang berpotensi menghambat pertumbuhan karyawan – menempatkan staf di departemen berbasis keterampilan masih dapat memungkinkan mereka untuk mendalami bidang mereka dan mencari tahu apa yang mereka kuasai.

Kekurangan

Struktur fungsional juga berpotensi menciptakan penghalang antara fungsi yang berbeda – dan ini bisa menjadi tidak efisien jika organisasi memiliki variasi produk atau pasar sasaran yang berbeda.

Hambatan yang dibuat antar departemen juga dapat membatasi pengetahuan dan komunikasi orang-orang dengan departemen lain, terutama yang bergantung pada departemen lain untuk berhasil.

2. Struktur Divisi Berbasis Produk

Struktur organisasi divisi terdiri dari beberapa struktur fungsional yang lebih kecil (yaitu setiap divisi dalam struktur divisi dapat memiliki tim pemasarannya sendiri, tim penjualannya sendiri, dan seterusnya). Dalam hal ini – struktur divisi berbasis produk – setiap divisi dalam organisasi didedikasikan untuk lini produk tertentu.

Jenis struktur ini ideal untuk organisasi dengan banyak produk dan dapat membantu mempersingkat siklus pengembangan produk. Hal ini memungkinkan bisnis kecil masuk ke pasar dengan penawaran baru dengan cepat.

Kekurangan

Mungkin sulit untuk menskalakan struktur divisi berbasis produk, dan organisasi dapat berakhir dengan sumber daya duplikat karena divisi yang berbeda berusaha untuk mengembangkan penawaran baru.

3. Struktur Divisi Berbasis Pasar

Variasi lain dari struktur organisasi divisi adalah struktur berbasis pasar, di mana divisi dari suatu organisasi didasarkan pada pasar, industri, atau jenis pelanggan.

Struktur berbasis pasar ideal untuk bisnis yang memiliki produk atau layanan yang unik untuk segmen pasar tertentu, dan sangat efektif jika bisnis tersebut memiliki pengetahuan lanjutan tentang segmen tersebut. Struktur ini juga membuat bisnis selalu sadar akan perubahan permintaan di antara segmen audiens yang berbeda.

Kekurangan

Terlalu banyak otonomi dalam setiap tim berbasis pasar dapat menyebabkan perpecahan yang mengembangkan sistem yang tidak kompatibel satu sama lain. Divisi mungkin juga berakhir secara tidak sengaja menduplikasi aktivitas yang sudah ditangani oleh divisi lain.

Baca juga: Sistem Informasi Manajemen : Arti, Fungsi, Contoh, dan Manfaatnya

4. Struktur Divisi Geografis

Struktur divisi geografis menetapkan pembagiannya berdasarkan – Anda dapat menebaknya – geografi. Lebih khusus lagi, pembagian struktur geografis dapat mencakup wilayah, wilayah, atau distrik.

Jenis struktur ini paling cocok untuk bisnis yang perlu dekat dengan sumber pasokan dan / atau pelanggan (misalnya untuk pengiriman atau untuk dukungan di tempat). Ini juga menyatukan berbagai bentuk keahlian bisnis, memungkinkan setiap divisi geografis untuk membuat keputusan dari sudut pandang yang lebih beragam.

Kekurangan

Kelemahan utama dari struktur organisasi geografis: Pengambilan keputusan dapat dengan mudah menjadi terdesentralisasi, karena pembagian geografis (yang dapat berjarak ratusan, bahkan ribuan mil jauhnya dari kantor pusat perusahaan) sering kali memiliki otonomi yang besar.

Dan bila Anda memiliki lebih dari satu departemen pemasaran – satu untuk setiap wilayah – Anda berisiko membuat kampanye yang bersaing dengan (dan melemahkan) divisi lain di seluruh saluran digital Anda.

5. Struktur Berbasis Proses

Struktur berbasis proses dirancang di sekitar aliran ujung ke ujung dari proses yang berbeda, seperti “Riset & Pengembangan,” “Akuisisi Pelanggan,” dan “Pemenuhan Pesanan”.

Tidak seperti struktur yang berfungsi secara ketat, struktur berbasis proses tidak hanya mempertimbangkan aktivitas yang dilakukan karyawan, tetapi juga bagaimana aktivitas yang berbeda tersebut berinteraksi satu sama lain.

Untuk sepenuhnya memahami diagram di bawah ini, Anda perlu melihatnya dari kiri ke kanan: Proses akuisisi pelanggan tidak dapat dimulai sampai Anda memiliki produk yang dikembangkan sepenuhnya untuk dijual. Dengan cara yang sama, proses pemenuhan pesanan tidak dapat dimulai sampai pelanggan telah diperoleh dan ada pesanan produk yang harus diisi.

Struktur berbasis proses sangat ideal untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi bisnis, dan paling cocok untuk mereka yang berada di industri yang berubah dengan cepat, karena mudah beradaptasi.

Kekurangan

Mirip dengan beberapa struktur lain dalam daftar ini, struktur berbasis proses dapat membangun penghalang antara kelompok proses yang berbeda. Hal ini menyebabkan masalah dalam berkomunikasi dan menyerahkan pekerjaan kepada tim dan karyawan lain.

6. Struktur Matriks

Tidak seperti struktur lain yang telah kita lihat sejauh ini, struktur organisasi matriks tidak mengikuti model hierarki tradisional. Sebaliknya, semua karyawan (diwakili oleh kotak hijau) memiliki hubungan pelaporan ganda. Biasanya, ada jalur pelaporan fungsional (ditunjukkan dengan warna biru) serta jalur pelaporan berbasis produk (ditunjukkan dengan warna kuning).

Saat melihat bagan organisasi struktur matriks, garis padat menunjukkan hubungan pelaporan langsung yang kuat, sedangkan garis putus-putus menunjukkan bahwa hubungan tersebut sekunder, atau tidak sekuat. Dalam contoh kami di bawah ini, jelas bahwa pelaporan fungsional lebih diutamakan daripada pelaporan berbasis produk.

Daya tarik utama dari struktur matriks adalah bahwa ia dapat memberikan fleksibilitas dan pengambilan keputusan yang lebih seimbang (karena ada dua rantai perintah, bukan hanya satu).

Memiliki satu proyek yang diawasi oleh lebih dari satu lini bisnis juga menciptakan peluang bagi lini bisnis ini untuk berbagi sumber daya dan berkomunikasi lebih terbuka satu sama lain – hal-hal yang mungkin tidak dapat mereka lakukan secara teratur.

Kekurangan

Kekurangan utama dari struktur organisasi matriks? Kompleksitas. Semakin banyak lapisan persetujuan yang harus dilalui karyawan, semakin bingung mereka tentang siapa yang harus mereka jawab.

Kebingungan ini pada akhirnya dapat menyebabkan frustrasi atas siapa yang memiliki otoritas atas keputusan dan produk mana – dan siapa yang bertanggung jawab atas keputusan tersebut ketika terjadi kesalahan.

Baca juga: 5 Cara Untuk Mendapatkan Pelanggan yang Bermutu dan Berkualitas

7. Struktur Melingkar

Meskipun mungkin tampak berbeda secara drastis dari struktur organisasi lain yang disorot di bagian ini, struktur melingkar masih bergantung pada hierarki, dengan karyawan tingkat tinggi menempati lingkaran dalam lingkaran dan karyawan tingkat bawah menempati lingkaran luar.

Meskipun demikian, para pemimpin atau eksekutif dalam organisasi melingkar tidak dipandang duduk di atas organisasi, mengirimkan arahan ke bawah rantai komando. Sebaliknya, mereka berada di pusat organisasi, menyebarkan visi mereka ke luar.

Dari perspektif ideologis, struktur melingkar dimaksudkan untuk mendorong komunikasi dan arus informasi bebas antara berbagai bagian organisasi. Sedangkan struktur tradisional menunjukkan departemen atau divisi yang berbeda sebagai individu, cabang semi-otonom, struktur melingkar menggambarkan semua divisi sebagai bagian dari keseluruhan yang sama.

Kekurangan

Dari perspektif praktis, struktur melingkar dapat membingungkan, terutama bagi karyawan baru. Tidak seperti struktur atas-bawah yang lebih tradisional, struktur melingkar dapat menyulitkan karyawan untuk mengetahui kepada siapa mereka melapor dan bagaimana mereka dimaksudkan untuk menyesuaikan diri dengan organisasi.

8. Struktur Datar

Sementara struktur yang lebih tradisional mungkin terlihat lebih seperti piramida – dengan beberapa tingkatan supervisor, manajer dan direktur antara staf dan kepemimpinan, struktur datar membatasi tingkat manajemen sehingga semua staf hanya berjarak beberapa langkah dari kepemimpinan.

Mungkin juga tidak selalu berbentuk atau piramida, atau bentuk apa pun dalam hal ini. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, Ini juga merupakan bentuk dari “Struktur Organik” yang kami catat di atas.

Struktur ini mungkin salah satu yang paling detail, Karyawan juga dianggap dapat menjadi lebih produktif di lingkungan di mana tekanan terkait hierarki lebih sedikit. Struktur ini mungkin juga membuat staf merasa bahwa manajer yang mereka miliki lebih mirip atau anggota tim daripada mengintimidasi atasan.

Kekurangan

Jika ada saat ketika tim dalam organisasi datar tidak setuju pada sesuatu, seperti proyek, mungkin sulit untuk menyesuaikan diri dan kembali ke jalur tanpa keputusan eksekutif dari pemimpin atau manajer.

Karena betapa rumitnya desain struktur, mungkin sulit untuk menentukan manajer mana yang harus dituju karyawan jika mereka memerlukan persetujuan atau keputusan eksekutif untuk sesuatu.

Jadi, jika Anda memilih untuk memiliki organisasi yang datar, Anda harus memiliki tingkat manajemen atau jalur yang ditandai dengan jelas yang dapat dirujuk oleh pemberi kerja saat mereka mengalami skenario ini.

9. Struktur Jaringan

Struktur jaringan sering kali dibuat ketika satu perusahaan bekerja dengan perusahaan lain untuk berbagi sumber daya – atau jika perusahaan Anda memiliki banyak lokasi dengan fungsi dan kepemimpinan yang berbeda.

Anda juga dapat menggunakan struktur ini untuk menjelaskan alur kerja perusahaan Anda jika banyak staf atau layanan Anda dialihdayakan ke freelancer atau beberapa bisnis lainnya.

Strukturnya terlihat hampir sama dengan Struktur Divisi di atas. Namun, alih-alih kantor, itu mungkin mencantumkan layanan yang dialihdayakan atau lokasi satelit di luar kantor.

Jika perusahaan Anda tidak melakukan semuanya di bawah satu atap, ini adalah cara yang bagus untuk menunjukkan kepada karyawan atau pemangku kepentingan bagaimana proses outsourcing bekerja di luar lokasi.

Misalnya, jika seorang karyawan membutuhkan bantuan dari pengembang web untuk proyek blog dan pengembang web perusahaan dialihdayakan, mereka dapat melihat jenis bagan ini dan mengetahui kantor atau orang mana yang harus dihubungi di luar lokasi kerja mereka sendiri.

Kekurangan

Bentuk bagan dapat bervariasi berdasarkan berapa banyak perusahaan atau lokasi tempat Anda bekerja. Jika tidak dibuat sederhana dan jelas, mungkin ada banyak kebingungan jika banyak kantor atau freelancer melakukan hal serupa.

Jika Anda melakukan outsourcing atau memiliki beberapa lokasi kantor, pastikan bagan organisasi Anda dengan jelas menyatakan di mana setiap peran dan fungsi pekerjaan tertentu berada sehingga seseorang dapat dengan mudah memahami proses dasar perusahaan Anda.

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

Ada beberapa faktor yang dapat memengaruhi struktur organisasi, di antaranya:

1. Ukuran organisasi: Ukuran organisasi dapat mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang lebih besar cenderung memiliki struktur yang lebih kompleks dan terdiri dari lebih banyak departemen atau unit kerja.
2. Tujuan organisasi: Tujuan organisasi juga dapat memengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang memiliki tujuan yang jelas dan spesifik akan memiliki struktur organisasi yang lebih terfokus dan efektif dalam mencapai tujuannya.
3. Lingkungan organisasi: Lingkungan organisasi juga dapat mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang beroperasi di lingkungan yang dinamis dan berubah-ubah memerlukan struktur yang lebih fleksibel dan adaptif daripada organisasi yang beroperasi di lingkungan yang stabil dan konsisten.
4. Kultur organisasi: Kultur organisasi juga dapat memengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang memiliki budaya yang terbuka dan inklusif cenderung memiliki struktur yang lebih partisipatif dan demokratis, sementara organisasi yang memiliki budaya yang otoriter dan kaku cenderung memiliki struktur yang lebih hierarkis.
5. Teknologi dan Sistem Informasi: Teknologi dan sistem informasi juga dapat mempengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang mengandalkan teknologi dan sistem informasi yang canggih memerlukan struktur yang lebih terintegrasi dan terhubung daripada organisasi yang mengandalkan teknologi dan sistem informasi yang sederhana.
6. Sumber daya manusia: Sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi juga dapat memengaruhi struktur organisasi. Organisasi yang memiliki sumber daya manusia yang terampil dan berpengalaman akan memiliki struktur yang lebih terdesentralisasi dan memberi kebebasan pada karyawan dalam mengambil keputusan dan bertindak.

Baca juga: Sustainability Report: Pengertian, Komponen, Manfaat dan Contohnya

Kesimpulan

Dalam kesimpulannya, struktur organisasi adalah kerangka atau susunan yang digunakan oleh organisasi untuk mengatur tugas, wewenang, dan hubungan antara anggota organisasi.

Struktur organisasi yang baik dapat membantu organisasi mencapai tujuan mereka dengan lebih efektif dan efisien, serta memudahkan koordinasi dan pengambilan keputusan.

Beberapa faktor yang dapat memengaruhi struktur organisasi termasuk ukuran organisasi, tujuan organisasi, lingkungan organisasi, kultur organisasi, teknologi dan sistem informasi, dan sumber daya manusia. Oleh karena itu, penting bagi organisasi untuk memperhatikan faktor-faktor tersebut dalam merancang struktur organisasi yang sesuai untuk mencapai tujuan mereka.

Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi Accurate Online yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih andal dan aman. Accurate Online memiliki beberapa fitur unggulan yaitu laporan keuangan bisnis, aset, rekonsiliasi transaksi otomatis, manajemen inventori dan masih banyak lagi.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: