Presensi: Pengertian, Jenis dan Kelebihannya Untuk Perusahaan

Sebagian besar dari Anda pasti lebih akrab dengan sistem absensi daripada sistem presensi. Berdasarkan laman KBBI, presensi adalah kehadiran. Jadi saat kita membahas tentang kehadiran karyawan, maka istilah yang tepat untuk digunakan adalah presensi.

Dengan mengetahui hal ini, maka kita sudah tidak perlu lagi kebingungan dan keliru dalam membedakan presensi dan absensi.

Apa Itu Sistem Presensi?

Sederhananya, sistem presensi adalah suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan secara online. Sistem ini digunakan agar perusahaan bisa memonitor produktivitas karyawan dari jumlah kehadiran mereka.

Dengan memantau persentase kehadiran karyawan, maka pihak perusahaan bisa menilai peningkatan atau penurunan produktivitas karyawan. Hal ini sangat penting untuk dilakukan karena perkembangan setiap perusahaan akan sangat tergantung dengan tingkat produktivitas karyawan, yang mana salah satunya adalah presensi karyawan.

Baca juga: Berbagai Jenis Absen Karyawan dalam Setiap Perusahaan

Pentingnya Data Presensi Karyawan

Beberapa alasan kenapa sistem data presensi karyawan sangat penting adalah sebagai berikut:

1. Mencatat Kehadiran Karyawan

Setiap hari, kehadiran karyawan harus dicatat. Nantinya, data ini bisa dijadikan dasar untuk berbagai keperluan, seperti untuk membayar gaji ataupun meningkatkan gaji.

2. Dasar untuk Menghitung Gaji karyawan

Walaupun digaji setiap bulan, namun setiap karyawan mempunyai nominal upah minimum harian yang jumlahnya diperoleh dari total gaji pokok dibagi dengan jumlah hari kerja dalam satu bulan.

Untuk itu, jumlah kehadiran karyawan sangat dibutuhkan oleh HR agar mereka bisa menghitung nominal gaji yang harus dibayar pada bulan tersebut kepada karyawan.

Pengurangan gaji akan dilakukan dengan berdasarkan banyaknya jumlah hari karyawan tidak masuk tanpa adanya keterangan seperti yang tertulis di dalam slip gaji.

3. Melihat Sisa Cuti Karyawan

Berdasarkan data kehadiran yang dimiliki oleh HR, mereka bisa melihat karyawan mana saja yang sudah mengambil cuti pada bulan tersebut. Sehingga, mereka bisa mengetahui sisa cuti karyawan.

4. Membuat Pencatatan Administrasi Lebih Rapi

Hadirnya pencatatan database yang lebih rapi, apalagi bila sudah menggunakan sistem presensi online, maka akan mendukung tim HR dalam melakukan berbagai hal menjadi lebih efektif, seperti menghitung jumlah cuti, gaji, bonus tahunan, dan lain sebagainya.

5. Meminimalisir Terjadinya Kecurangan

Bukan hal yang baru bila ada karyawan yang melakukan perbuatan curang dalam memalsukan data kehadiran mereka. Salah satu cara yang paling banyak dilakukan adalah titip absen.

Dengan menggunakan sistem presensi yang baik, maka perusahaan bisa menekan hal tersebut dan membuat karyawan menjadi lebih disiplin.

Baca juga: HRIS Adalah Sistem Terkini Dalam Manajemen Karyawan

Jenis-jenis Sistem Presensi

Perusahaan harus mempunyai sistem presensi yang baik agar mampu mengelola kehadiran karyawan secara tepat dan bisa meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah beberapa jenis sistem presensi yang digunakan perusahaan.

1. Sistem Fingerprint

Sistem ini menjadi salah satu sistem kehadiran yang banyak digunakan oleh perusahaan. Cara kerjanya adalah data sidik karyawan akan dijadikan data agar bisa mengidentifikasi dan juga memverifikasi karyawan. Karena setiap karyawan memiliki sidik jarinya masing-masing, maka sistem ini akan bisa mengetahui siapa saja yang sedang menempelkan sidik jarinya.

Sehingga, sistem fingerprint bisa menekan adanya kecurangan, karena sangat sulit bagi karyawan untuk menitipkan absen pada orang lain. Mereka wajib menempelkan jari mereka agar bisa tercatat dengan baik.

2. Sistem Kartu

Setiap karyawan tentu mempunyai kartu identitasnya masing-masing dari kantor. Selain digunakan sebagai tanda pengenal, kartu ini juga bisa digunakan sebagai alat agar bisa mendata kehadiran karyawan. Cara kerjanya sangatlah mudah, karena kartu ini pasti selalu dikalungkan oleh karyawan saat berangkat kerja.

Jadi, mereka hanya perlu menempelkan kartu mereka ke mesin pembaca kehadiran untuk proses identifikasi dan kehadiran karyawan.

Tapi, kekurangan sistem ini adalah kartu identitas bisa dititipkan oleh orang lain, khususnya agar dirinya bisa tetap datang walaupun telat.

3. Sistem Password

Sistem presensi lainnya adalah dengan menggunakan password yang mana setiap karyawan akan memiliki password yang berbeda. Sistem ini bisa dibilang tidak seterkenal kedua sistem presensi sebelumnya.

Untuk bisa memperoleh data kehadiran, setiap karyawan hanya harus memasukan password yang sudah mereka miliki setiap datang ke kantor.

Tapi, sistem ini mempunyai kelemahan yang sama seperti sistem kartu, yaitu bisa dititipkan pada teman kerja dengan memberikan passwordnya. Selain itu, setiap karyawan berpeluan lupa akan password mereka sendiri.

4. Sistem Presensi Online

Dengan semakin berkembangnya dunia teknologi saat ini, dunia HR pun harus mempunyai inovasi agar bisa mempercepat pekerjaan mereka.

Dengan sistem presensi online, maka karyawan bisa mencatat kehadirannya dengan menggunakan teknologi internet. Sistem ini akan menyimpan data kehadiran karyawan di dalam database berbasis cloud. Kelebihannya, perusahaan sudah tidak lagi memerlukan infrastruktur perangkat keras untuk menyimpan berbagai data kehadiran.

Baca juga: Sistem Informasi SDM: Pengertian, Fungsi dan Berbagai Manfaatnya untuk Perusahaan

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang sistem presensi. Jadi, sistem presensi adalah suatu sistem yang digunakan oleh perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan. Seiring majunya perkembangan teknologi, sistem presensi pun mulai bertransformasi menjadi sistem presensi online, banyak perusahaan yang menggunakan sistem tersebut saat ini.

Selain sistem presensi online, sistem lain yang banyak digunakan adalah software akuntansi dan bisnis, salah satunya adalah Accurate Online.

Sistem ini akan membantu Anda dalam mencatat lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat. Selain itu, di dalamnya juga sudah dilengkapi oleh fitur bisnis lain, seperti fitur persediaan, penjualan, pembelian, manufaktur, dan lain sebagainya yang akan membuat bisnis Anda bergerak lebih efisien.

Penasaran? Klik banner di bawah ini untuk mencoba dan menggunakan Accurate Online selama 30 hari, Gratis!