Reorder Point: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Pada dasarnya, reorder point  adalah salah satu manajemen persediaan yang memiliki tujuan utama untuk meminimalisir atau menekan terjadinya situasi kehabisan stok.

Dengan melakukan perhitungan reorder point yang tepat, maka Anda tidak perlu lagi khawatir akan terjadinya penumpukan barang di gudang karena sudah memesan banyak yang terlalu banyak, atau harus menghadapi kekecewaan konsumen karena kehabisan stok.

Perhitungan reorder point yang baik akan membuat pemesanan barang Anda menjadi lebih  lancar tanpa harus diikuti rasa khawatir.  Nah pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang pengertian reorder point dan cara menghitungnya.

Pengertian Reorder Point Adalah

Jadi, pengertian sebenarnya dari reorder point adalah suatu titik yang mana suatu barang di dalam gudang harus ditambah lagi persediaannya sebelum mengalami kehabisan persediaan. Namun, pertanyaannya adalah kapan waktu terbaik untuk melakukan pemesanan barang tersebut?

Kebanyakan pebisnis retail pemula hanya mengandalkan insting nya untuk menambah persediaan produknya. Ketika mereka melihat ada permintaan produk yang meningkat, maka mereka akan segera menambah jumlah produk barang nya di gudang.

Sebaliknya, ketika ada permintaan yang sedikit, maka mereka tidak akan melakukan reorder karena memang persediaannya di gudang masih sangat banyak.

Untuk mereka yang sudah memiliki jam terbang tinggi, mereka akan melakukan penumpukan barang digudang guna mengantisipasi adanya high season atau musim tertentu, seperti lebaran, musim dingin, musim hujan, ataupun tahun baru.

Prinsipnya sederhana, habis atau tidaknya produk barang bukanlah masalah, karena yang penting mereka sudah memenuhi kuota penjualan.

Sebenarnya, masih ada cara yang tepat untuk menghitung jumlah barang yang harus dipesan dari pihak pemasok, lengkap dengan kapan waktu yang paling tepat untuk melakukan reorder, caranya adalah dengan menggunakan rumus reorder point.

Baca juga: Project Management Adalah: Aspek, Tahapan, dan Tujuannya

Masalah yang Timbul Jika Tak Mengenal ROP (Reorder Point)

Di dalam dunia bisnis, khususnya pada manajemen persediaan di gudang, ROP memiliki peranan yang sangat penting. Bila tidak diterapkan dengan baik, maka kemungkinan besar akan menyebabkan masalah yang bisa mengganggu siklus bisnis. Beberapa masalah yang kemungkinan akan terjadi bila tidak melakukan ROP dengan baik adalah sebagai berikut.

1. Stok Barang Menipis, Padahal Permintaan Tinggi 

Katakanlah Anda adalah seorang pengusaha sepatu kulit. Ternyata saat Anda memasarkan produk sepatu kulit ke pasar, respon yang diberikan pasar sangatlah baik. Sepatu kulit Anda menjadi laku keras dan membuat toko Anda kebanjiran pesanan.

Ketika kondisi itu terjadi, Anda mulai panik karena Anda tidak mempunyai stok sepatu kulit yang cukup di gudang. Sehingga, membuat pasokan barang menjadi menipis, padahal antusiasme pasar kala itu sedang sangat tinggi. Hasilnya, banyak konsumen yang kecewa karena tidak bisa memperoleh produk tersebut.

Terlebih lagi, proses pemesanan dan pembuatannya memerlukan waktu yang lama. Sehingga ada waktu dimana produk yang sedang diminati tersebut sudah tidak tersedia di pasar.

Ketika produk sudah tersedia di pasar, bisa saja minat pembeli sudah turun atau tidak ada, karena konsumen sudah bisa memenuhi keperluannya dengan melakukan pembelian di toko lain.

2. Stok Barang Sangat Melimpah, Padahal Permintaan Minim 

Masalah lainnya yang bisa terjadi karena tidak bisa menerapkan reorder point adalah kebalikannya dari contoh kasus diatas. Jadi, katakanlah Anda sudah mempunyai pasokan sepatu kulit sampai ribuan unit dengan jenis dan model yang beragam.

Pada awalnya Anda merasa optimis bahwa barang akan cepat laku, karena pasar sedang menyukai produk sepatu kulit Anda. Tapi saat sepatu kulit tersebut dipajang pada etalase toko, ternyata pembeli yang tertarik sangat sedikit karena sepatu kulit ternyata sudah tidak trend lagi.

Hasilnya, sepatu kulit Anda yang jumlah nya ribuan hanya bertahan di etalase dan gudang saja. Kerugian akan semakin meningkat saat manajemen penyimpanan buruk dan membuat produk menjadi rusak.

Kedua kasus diatas sangatlah merugikan perusahaan. Untuk itu, ROP memiliki peranan yang penting bagi setiap pebisnis. Melakukan perhitungan ROP yang baik akan membantu Anda dalam membuat pemesanan barang yang lancar tanpa harus mengalami kerugian seperti contoh kasus di atas.

Menghitung Reorder Point

Setidaknya ada tiga hal yang dijadikan sebagai parameter khusus dalam menghitung reorder point, yaitu lead time demand, safety stock, dan reorder point itu sendiri.

1. Lead Time Demand

Lead time adalah suatu jeda waktu yang terjadi antara waktu pemesanan hingga barang tersebut masuk ke gudang Anda. Lead time ini berkisar antara beberapa minggu sampai beberapa bulan lamanya.

Tingkat waktu lead time akan sangat tergantung pada kesulitan barang yang dipesan, jumlah, hingga jarak tempuh pengiriman barang. Bila pemasok berada di luar negeri dan barang yang dipesan berjumlah ribuan, maka bersiaplah untuk menerima barang tersebut hingga beberapa bulan lamanya.

Agar lebih mudah dimengerti, mari kita menggunakan contoh kasus ini.

Anggaplah Anda adalah seorang penjual tas kulit impor dari China. Katakanlah pemasok Anda tidak pernah mengalami masalah terkait stok barang dan sangat siap untuk mengirimkan barang kapan saja. Tapi, untuk pengambilan dan juga packing barang dibutuhkan waktu dua hari.

Setelah itu, pesanan Anda akan dimasukkan dalam truk besar dan memerlukan waktu perjalanan selama lima hari agar bisa mencapai pelabuhan. Dari pelabuhan sendiri, pesanan Anda akan mengarungi Samudra Pasifik dari China ke Indonesia yang memerlukan waktu paling cepat 30 hari.

Sesampainya di Indonesia, barang tersebut pun harus diperiksa lagi oleh bea cukai yang memerlukan waktu selama satu minggu. Kemudian, barang tersebut baru bisa Anda terima di toko melalui jalur darat selama 5 hari.

Berdasarkan contoh kasus diatas, maka total lead time Anda adalah lead time = 2 + 5 + 30 + 7 + 5 = 49 HARI

Data diatas menjelaskan bahwa Anda harus mempunyai stok tas kulit untuk bisa dijual sampai pengiriman yang selanjutnya tiba. Anda juga bisa melakukan antisipasi demand dari pelanggan pada barang tersebut. Hindari kehabisan persediaan sebelum barang yang Anda pesan dari pemasok tiba.

namun, masih ada cara lain untuk menghitung demand ini, yaitu dengan mengalikan angka lead time dengan nilai rata-rata penjualan harian Anda. katakanlah Anda bisa menjual 10 tas kulit perhari, maka lead time usaha Anda adalah Lead Time Demand = Lead Time X Rata-Rata Penjualan Per-Hari, jadi 49 X 10 = 490.

Itu artinya, Anda harus bisa menyediakan 490 tas kulit guna mengantisipasi pesanan pelanggan Anda hingga barang yang dikirim oleh pemasok Anda tiba. Walaupun memang terdengar mudah, namun perhitungan seperti ini hanya bisa dilakukan bila ada hal lain yang diluar dugaan tidak terjadi.

Safety Stock Sebagai Suatu Antisipasi

Di dalam manajemen persediaan, Anda harus bisa melakukan antisipasi pada setiap kemungkinan terburuk yang bisa terjadi dan berpeluang mengganggu persediaan barang Anda.

Sebagai contoh ada artis yang tiba-tiba tertarik dan menggunakan tas kulit Anda, lalu Anda mengalami kebanjiran pesanan. Atau ada musibah lain seperti angin topan yang bertiup kencang dari Samudra Pasifik yang secara otomatis mengganggu pengiriman barang.

Berbagai faktor tak terduga ini harus bisa Anda perhitungkan sebelumnya dengan menerapkan safety stock, atau yang lebih dikenal dengan persediaan tambahan. Namun masalahnya, berapa banyakkah jumlah persediaan yang harus Anda persiapkan. Untuk mengetahuinya, Anda bisa menggunakan rumus berikut:

Safety Stock = (Penjualan Harian Tertinggi X Lead Time Terlama) – (Rata-Rata Penjualan Harian X Rata-Rata Lead Time)

Untuk lebih paham, mari kita tetap gunakan asumsi bisnis tas kulit di atas. Dari data sebelumnya, kita sudah mengetahui bersama bahwa Anda berhasil menjual tas kulit sebanyak rata-rata 10 unit per hari, tapi di hari sabtu dan minggu penjualan tas kulit Anda meningkat hingga 20 unit per hari.

Untuk lead time, umumnya pengiriman tas kulit dari Cina memerlukan waktu 49 hari. Tapi karena truk pengantar barang pesanan barang Anda ke pelabuhan China mengalami kendala mesin truk dan mogok, maka pengiriman menjadi lebih lama sampai 54 hari.

Lantas, jika kita menggunakan rumus di atas, maka safety stock Anda adalah (20 X 54) – (49 X 10) = 590

Dengan adanya dua hasil perhitungan ini, maka kita bisa memperoleh nilai reorder point dengan cara menjumlahkan lead time demand dan juga safety stock. Hasil perhitungannya adalah sebagai berikut:

490 (Lead Time Demand) + 590 (Safety Stock) = 1080 (Reorder Point)

Hal tersebut menunjukkan bahwa Anda harus membuat pesanan pada pihak pemasok bila sisa tas kulit yang ada di gudang berjumlah total 1080 unit.

Dengan begitu, Anda bisa memastikan persediaan tas kulit Anda cukup hingga pesanan berikutnya telah tiba. Namun jika terjadi musibah atau hal lainnya yang di luar perkiraan, Anda masih mempunyai persediaan yang cukup untuk bisa melayani pelanggan tanpa perlu khawatir.

Baca juga: Safety Stock Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Melakukan perhitungan reorder point merupakan hal yang sangat penting di dalam manajemen persediaan. Tapi, yang menjadi masalah utama adalah berbagai hal yang berada diluar dugaan seperti musibah ataupun bencana. Bila terjadi suatu kondisi yang mewajibkan Anda untuk bisa memperbarui nilai safety stock, maka Anda harus segera memperbaruinya.

Hal tersebut sebenarnya akan bisa dihindari bila Anda menggunakan sistem manajemen persediaan yang baik. Bila ada perubahan data pada safety stock ataupun lead time karena meningkatnya jumlah pesanan, maka sistem ini bisa melakukan perhitungan dari waktu ke waktunya secara otomatis.

Sehingga, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan berbagai kejadian yang mana Anda harus mengalami kekurangan stok dan juga kehilangan konsumen.

Namun, hal lain yang perlu selalu Anda ingat adalah melakukan reorder point harus bisa Anda sesuaikan dengan kondisi kesehatan keuangan Anda saat ini. Untuk itu, Anda harus selalu mencatat setiap arus kas keuangan Anda pada laporan keuangan secara rapi, tepat, dan akurat.

Nah, agar lebih mudah lagi dalam mencatat arus kas ataupun melakukan kegiatan akuntansi lainnya, Anda bisa menggunakan aplikasi akuntansi dari Accurate Online.

Selain mampu memberikan berbagai jenis laporan keuangan secara lengkap dimana saja dan kapan saja, Anda juga akan disuguhkan dengan berbagai fitur yang lengkap dan dengan tampilan yang sederhana. Sehingga, setiap kegiatan bisnis yang Anda jalankan akan menjadi lebih mudah.

Tertarik? Silahkan gunakan Accurate Online gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.

accurate1