Struktur Fungsional Pada Bisnis: Pengertian, Kelebihan, dan Kekurangannya

Mengoperasikan bisnis yang sukses biasanya melibatkan beberapa bentuk struktur organisasi. Struktur fungsional adalah salah satu jenis struktur organisasi yang membantu perusahaan mengelola karyawan dan memenuhi tujuan bisnis mereka.

Pada artikel ini, kita membahas apa itu struktur organisasi fungsional, membahas kelebihan dan kekurangannya, ditambah belajar tentang struktur organisasi lain dalam bisnis.

Apa yang Dimaksud dengan Struktur Fungsional?

Struktur organisasi fungsional adalah struktur bisnis yang mengelompokkan karyawan berdasarkan spesialisasi, keterampilan, atau peran terkait. Ini didasarkan pada tingkat hierarki yang mencakup departemen yang berbeda, di bawah arahan pemimpin yang ditunjuk.

Bisnis umumnya beroperasi di bawah struktur fungsional karena mengelompokkan orang-orang yang memiliki pengetahuan serupa, dan ketika digunakan dalam lingkungan tim, membantu perusahaan mencapai tujuan mereka.

Keuntungan Menggunakan Struktur Organisasi Fungsional

Ada banyak keuntungan menggunakan struktur fungsional dalam bisnis Anda. Diantaranya adalah:

Peningkatan produktivitas

Orang-orang dalam pengaturan struktur fungsional memiliki keterampilan khusus yang memungkinkan mereka untuk bekerja lebih cepat dan efisien daripada mereka yang mungkin tidak terbiasa dengan proses kerja tertentu, yang mengarah pada produktivitas yang lebih besar.

Selain itu, tingkat kepercayaan diri mereka memungkinkan mereka untuk menyelesaikan tugas dengan pengawasan minimal. Karyawan dalam sistem hierarki ini  menunjukkan tingkat produktivitas yang tinggi sering menerima promosi ke posisi lain.

Pengembangan keterampilan

Perusahaan yang mengikuti struktur organisasi fungsional memiliki banyak departemen yang terdiri dari tim kecil. Dalam setiap tim, manajer yang berpengalaman memiliki kesempatan untuk mengajari anggota tim mereka keterampilan yang sama dengan yang mereka miliki, menghasilkan serangkaian keterampilan yang ditingkatkan untuk semua yang terlibat.

Soft skill (interpersonal) dan keras (teknis) dapat berkembang seiring waktu karena orang-orang bekerja sama untuk menemukan solusi unik dan mengatasi tantangan terkait pekerjaan.

Baca juga: 9 Struktur Komisi Penjualan dan Tips Memilihnya untuk Bisnis Anda

Kejelasan

Ketika perusahaan menyatukan orang-orang dari spesialisasi yang sama, itu menciptakan lingkungan yang jelas. Setiap kali seseorang dalam perusahaan membutuhkan informasi tingkat tinggi yang berkaitan dengan pemasaran, sumber daya manusia, layanan pelanggan, atau operasi, mereka tahu ke mana harus pergi.

Ini juga berlaku untuk orang di luar perusahaan, yang dapat menghubungi perusahaan dengan permintaan khusus. Dan, sifat hierarkis dari struktur fungsional memperjelas peran dan tanggung jawab khusus setiap orang dalam suatu departemen.

Meminimalkan biaya operasi

Struktur organisasi membantu bisnis menghemat uang dalam banyak cara. Dengan mengatur karyawan sesuai dengan fungsi bisnis, departemen dapat mengurangi peluang beberapa departemen untuk menyelesaikan pekerjaan serupa.

Memberikan tugas kepada individu dengan keterampilan yang tepat juga menghemat uang karena pekerjaan dilakukan dengan lebih efisien.

Struktur organisasi fungsional bekerja paling baik untuk perusahaan besar yang mempekerjakan banyak orang dengan peran yang sama. Ketika departemen memiliki karyawan yang diatur berdasarkan keterampilan dan fungsi yang sesuai di perusahaan, pemilik bisnis memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tujuan gambaran besar mereka sementara kepala departemen mengelola tujuan tim mereka.

Di perusahaan yang lebih kecil, mungkin tidak ada cukup karyawan dengan keterampilan terkait untuk membenarkan pengelompokan mereka ke dalam departemen yang terpisah.

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Kerugian Menggunakan Struktur Organisasi Fungsional

Beberapa kelemahan struktur organisasi fungsional antara lain:

Pengambilan keputusan yang terhambat

Untuk perusahaan yang berkembang dengan fleksibilitas dan kreativitas yang lebih besar, struktur organisasi fungsional dapat memengaruhi kemampuan mereka untuk beroperasi secara efisien.

Struktur organisasi formal seperti ini biasanya mengharuskan karyawan untuk meminta persetujuan dari manajemen dan figur otoritas lainnya sebelum mengambil keputusan. Ketika manajemen tidak tersedia untuk umpan balik selama proyek sensitif waktu, hal itu dapat menghambat kemajuan tim secara keseluruhan.

Manajer yang memahami tantangan ini dapat menghindari penundaan terkait pekerjaan dengan berkomunikasi dengan baik dengan anggota tim mereka.

Persaingan antar departemen

Ketika karyawan dalam setiap departemen bekerja sama, mereka mulai beroperasi sebagai tim dengan fokus pada pencapaian tujuan tertentu. Pola pikir yang berorientasi pada tujuan ini, meskipun biasanya positif, dapat mendorong persaingan antar departemen.

Untuk menjaga lingkungan kerja yang harmonis, manajer harus bekerja untuk berkomunikasi secara efektif dengan para pemimpin departemen lain dan menghormati prioritas CEO terkait kebutuhan perusahaan.

Lingkup sempit

Tanpa bimbingan dan informasi tambahan dari manajer, karyawan dalam departemen dapat bekerja dengan pengetahuan yang terbatas tentang bagaimana peran mereka berhubungan dengan tujuan perusahaan.

Mereka mungkin juga tidak mengerti bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan departemen lain. Bisnis yang mempraktikkan struktur fungsional harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan setiap departemen memahami bagaimana perusahaan bekerja sama secara keseluruhan. Ini dapat dilakukan melalui pertemuan di seluruh perusahaan dan email grup.

Baca juga: Analisis Target Pasar: Pengertian dan Strateginya

Jenis Lain dari Struktur Organisasi

Selain struktur organisasi fungsional, ada jenis struktur organisasi lain yang membantu bisnis mencapai tujuannya, seperti:

Hirarki

Struktur hierarki mirip dengan struktur organisasi fungsional dan terlihat seperti piramida organisasi. Rantai komando perusahaan dimulai dengan CEO atau posisi tingkat eksekutif lainnya.

Dari sana, struktur dapat bergeser ke dewan penasihat atau direktur staf, yang mengawasi berbagai direktur departemen. Spesialis departemen dan karyawan lainnya melapor kepada direktur departemen ini. Peran manajemen dalam struktur hierarki didefinisikan dengan jelas, sehingga memudahkan karyawan untuk lebih memahami kepada siapa mereka harus melapor.

Matriks

Di bawah struktur organisasi matriks, yang meniru kisi, karyawan dalam perusahaan biasanya melapor ke dua manajer, bukan satu. Misalnya, seorang karyawan dapat melapor kepada manajer fungsional dan manajer produk.

Peran manajer fungsional mungkin untuk membantu anggota tim memahami prioritas kerja dan meninjau tugas yang telah diselesaikan. Peran manajer produk adalah untuk menetapkan arah perusahaan mengenai penawaran produk. Struktur matriks menciptakan tim lintas fungsi untuk proyek khusus.

Datar

Struktur datar adalah kebalikan dari hierarki, karena tidak memiliki senioritas, jabatan, dan deskripsi pekerjaan tertentu. Karyawan dalam struktur datar dengan bebas berkontribusi pada pekerjaan sesuai kebutuhan.

Adalah umum bagi perusahaan rintisan dan usaha kecil untuk beroperasi di bawah struktur datar, meskipun perusahaan sering berpindah ke beberapa bentuk hierarki saat mereka maju.

Flatarki

Perusahaan yang beroperasi di bawah struktur flatarki hibrida mempraktikkan elemen dari struktur hierarki dan struktur datar. Meskipun mereka memiliki otoritas linier dan tim khusus, mereka juga memungkinkan berbagi ide yang inovatif.

Ketika bisnis mengembangkan produk dan layanan baru, mereka biasanya mencari panduan dari berbagai departemen dalam organisasi sambil mempertahankan struktur hierarkis.

Divisi

Struktur divisi bekerja dengan baik dengan perusahaan besar yang menjangkau wilayah geografis yang luas. Bisnis membagi karyawan ke dalam divisi yang terkait dengan produk, pasar, atau layanan tertentu. Dalam setiap divisi, mungkin ada unit fungsional yang terdiri dari departemen seperti pemasaran dan operasi. Toko rantai dan anak perusahaan di tingkat nasional dan global biasanya beroperasi pada struktur divisi.

Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Project Management Plan? Berikut Penjelasannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap tentang struktur fungsional dan struktur organisasi lainnya. Setiap organisasi berbeda dan tidak ada struktur organisasi yang sempurna, tetapi salah satu jenis struktur organisasi di atas mungkin tidak semuanya terbaik untuk perusahaan Anda.

Selain menerapkan struktur organisasi, salah satu cara mengelola perusahaan untuk terus berkembang adalah dengan mengelola proses keuangan dan akuntansi secara efektif. Pengelolaan keuangan perusahaan juga membutuhkan koordinasi antara semua divisi.

Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi Accurate Online yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih andal dan aman. Accurate Online memiliki beberapa fitur unggulan yaitu laporan keuangan bisnis, aset, rekonsiliasi transaksi otomatis, manajemen inventori dan masih banyak lagi.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: