7 Unsur Komunikasi: Jenis dan Elemen yang Perlu Anda Ketahui

Unsur komunikasi merupakan hal mendasar bagi keberadaan dan kelangsungan hidup manusia serta organisasi. Ini adalah proses menciptakan dan berbagi ide, informasi, pandangan, fakta, perasaan, dll di antara orang-orang untuk mencapai pemahaman bersama. Komunikasi adalah kunci dari fungsi Pengarahan manajemen.

Seorang manajer mungkin sangat berkualifikasi dan terampil tetapi jika dia tidak memiliki keterampilan komunikasi yang baik, semua kemampuannya menjadi tidak relevan. Seorang manajer harus mengkomunikasikan arahannya secara efektif kepada bawahan untuk menyelesaikan pekerjaan dari mereka dengan benar.

Bagi Anda pemilik bisnis atau manajer sangat penting untuk mengetahui apa saja unsur komunikasi dan aspek yang terjadi dalam kehidupan Anda dan akan berdampak pada bisnis. Berikut adalah pembahasan lengkapnya:

7 Unsur Komunikasi

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses tentang pertukaran fakta atau ide antara orang-orang yang memegang posisi berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai harmoni bersama. Proses komunikasi bersifat dinamis daripada fenomena statis.

Proses komunikasi seperti itu harus dianggap sebagai interaksi yang terus menerus dan dinamis, baik yang mempengaruhi maupun dipengaruhi oleh banyak variabel dan unsur komunikasi, mereka adalah:

1. Pengirim

Unsur komunikasi pertama adalah pengirim. Orang yang ingin menyampaikan pesan dengan maksud menyampaikan informasi dan ide kepada orang lain dikenal sebagai pengirim atau komunikator.

2. Ide

Ini adalah pokok bahasan komunikasi. Ini mungkin pendapat, sikap, perasaan, pandangan, perintah, atau saran.

3. Encoding

Karena pokok bahasan komunikasi bersifat teoritis dan tidak berwujud, penyampaiannya selanjutnya memerlukan penggunaan simbol-simbol tertentu seperti kata-kata, tindakan atau gambar, dll. Konversi materi pelajaran menjadi simbol-simbol ini adalah proses pengkodean.

4. Saluran Komunikasi

Orang yang tertarik untuk berkomunikasi harus memilih saluran untuk mengirimkan informasi yang diperlukan, ide, dll. Informasi ini dikirimkan ke penerima melalui saluran tertentu yang dapat berupa formal atau informal.

5. Penerima

Penerima adalah orang yang menerima pesan atau untuk siapa pesan tersebut dimaksudkan. Penerima-lah yang mencoba memahami pesan dengan cara sebaik mungkin dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

6. Decoding

Orang yang menerima pesan atau simbol dari komunikator mencoba untuk mengubah yang sama sedemikian rupa sehingga dia dapat mengekstrak maknanya menjadi pemahaman yang lengkap.

7. Umpan balik

Unsur komunikasi yang terakhir adalah umpan balik atau feedback. Umpan balik adalah proses untuk memastikan bahwa penerima telah menerima pesan dan memahami dalam pengertian yang sama seperti yang dimaksudkan pengirim.

Baca juga: Prinsip Manajemen: 14 Hal yang Harus Diketahui dalam Mengatur Bisnis

Aspek dalam Komunikasi

1. Encoding dan Decoding

Encoding mengacu pada proses mengambil ide atau citra mental, mengasosiasikan citra itu dengan kata-kata, dan kemudian mengucapkan kata-kata itu untuk menyampaikan pesan.

Jadi, jika Anda ingin menjelaskan kepada teman Anda arah ke apartemen baru Anda, bayangkan dalam benak Anda pemandangan, jalan-jalan dan gedung-gedung, dan kemudian Anda akan memilih kata-kata terbaik yang menggambarkan rute tersebut sehingga bibi Anda dapat menemukan Anda.

Decoding adalah proses kebalikan dari mendengarkan kata-kata, memikirkannya, dan mengubah kata-kata itu menjadi gambaran mental.

Jika teman Anda mencoba menemukan jalannya ke apartemen Anda, dia akan mendengarkan kata-kata Anda, mengaitkan kata-kata ini dengan jalan dan tempat terkenal yang dia ketahui, dan kemudian dia akan membentuk peta mental cara untuk mendekati Anda.

Baca juga: Promosi Penjualan: Dasar, Jenis dan Strategi untuk Promosi yang Sukses

2. Penghubung

Istilah komunikator atau penghubung mengacu pada semua orang dalam interaksi atau pengaturan ucapan. Ini digunakan sebagai pengganti pengirim dan penerima, karena ketika kita berkomunikasi dengan orang lain kita tidak hanya mengirim pesan, kita menerima pesan dari orang lain secara bersamaan.

Saat kita berbicara, kita mengamati perilaku nonverbal orang lain untuk melihat apakah mereka memahami kita dan kita mengukur keadaan emosional mereka. Informasi yang kami peroleh dari pengamatan ini dikenal sebagai umpan balik.

Melalui telepon, kami mendengarkan isyarat paralinguistik, seperti nada, nada, volume dan pengisi (yaitu, “um,” “uh,” “er,” “suka,” dan seterusnya). Artinya komunikasi bukanlah proses satu arah. Bahkan dalam situasi berbicara di depan umum, kami menonton dan mendengarkan tanggapan penonton.

Jika penonton tertarik, setuju, dan memahami kami, mereka mungkin mencondongkan tubuh ke depan di tempat duduk mereka, menganggukkan kepala, memiliki ekspresi wajah yang positif atau netral, dan memberikan isyarat vokal yang baik (seperti tertawa, “Benar,” “Uh huh, ”Atau“ Amin! ”).

Jika penonton bosan, tidak setuju, atau bingung dengan pesan kita, mereka mungkin mengirim pesan atau berpaling dari kita, menggelengkan kepala, memiliki ekspresi tidak senang atau bingung di wajah mereka, atau menunjukkan isyarat vokal yang berlawanan (seperti erangan, “Saya tidak tidak berpikir begitu, “” Itu tidak masuk akal, “atau” Kamu gila! “). Jadi, komunikasi selalu merupakan proses transaksional — memberi dan menerima pesan.

Baca juga: Mind Mapping Adalah: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya

3. Pesan

Pesan tersebut melibatkan perilaku verbal dan nonverbal yang dilakukan oleh komunikator, yang ditafsirkan dengan makna oleh orang lain.

Bagian verbal dari pesan mengacu pada kata-kata yang kita ucapkan, sedangkan bagian nonverbal meliputi nada suara kita dan komponen non-vokal lainnya seperti penampilan pribadi, postur tubuh, gerak tubuh dan gerakan tubuh, perilaku mata, cara kita menggunakan ruang, dan bahkan cara kita mencium.

Misalnya, orang yang bangun untuk berbicara dengan setelan jas yang bagus akan diartikan lebih positif daripada orang yang mengucapkan pidato yang sama persis dengan berkeringat dan kaos bergambar.

Atau jika seorang pembicara mencoba meyakinkan orang lain untuk menyumbang ke sebuah badan amal yang membangun sumur di desa-desa Afrika yang miskin dengan menggunakan suara yang monoton, dia tidak akan seefektif pembicara yang memberikan pidato yang sama tetapi berbicara dengan nada suara yang serius.

Jika pernah ada konflik antara aspek verbal dan non-verbal dari sebuah pesan, orang pada umumnya akan mempercayai bagian pesan nonverbal tersebut.

Untuk mengujinya, kencangkan otot-otot Anda, kepalkan tangan Anda di sisi tubuh, tarik alis mata Anda, kencangkan bibir Anda, dan katakan kepada seseorang dengan suara yang kasar, “TIDAK, saya TIDAK marah!”

Lihat apakah mereka mempercayai kata-kata Anda atau perilaku nonverbal Anda.

Pesan tersebut juga bisa disengaja atau tidak disengaja. Ketika pesan disengaja, ini berarti bahwa kita memiliki gambaran dalam pikiran kita yang ingin kita komunikasikan kepada audiens atau seseorang dalam percakapan, dan kita dapat berhasil menyampaikan gambaran dari pikiran kita ke pikiran orang lain dengan relatif akurat.

Pesan yang tidak disengaja dikirim ketika pesan yang ingin kita sampaikan tidak sama dengan pesan yang diterima orang lain. Katakanlah Anda kembali dari jalan-jalan dengan pasangan dan dia bertanya, “Apakah Anda bersenang-senang?” Anda memang bersenang-senang tetapi terganggu oleh iklan TV ketika ditanya, jadi Anda menjawab dengan nada netral, “Tentu, saya bersenang-senang.”

Pasangan Anda mungkin menafsirkan nada suara apatis dan kurangnya kontak mata Anda sebagai arti bahwa Anda tidak menikmati malam itu, padahal sebenarnya Anda menyukainya. Jadi sebagai komunikator, kita tidak selalu bisa memastikan bahwa pesan yang ingin kita komunikasikan diartikan seperti yang kita inginkan.

Baca juga: Pengertian Komunikasi Pemasaran, Tujuan, Fungsi dan Strateginya

4. Saluran

Saluran adalah alat yang sangat sederhana untuk menyampaikan pesan. Dalam komunikasi tatap muka saluran melibatkan semua indera kita, jadi saluran adalah apa yang kita lihat, dengar, sentuh, cium dan mungkin apa yang kita rasakan.

Saat kita berkomunikasi dengan seseorang secara online, salurannya adalah komputer; saat mengirim pesan ke saluran adalah ponsel; dan saat menonton film dengan kabel, salurannya adalah TV. Saluran tersebut dapat memiliki dampak yang besar pada cara menafsirkan pesan.

Mendengarkan rekaman pembicara tidak memiliki dampak psikologis yang sama dengan mendengarkan pidato yang sama secara langsung atau menonton orang tersebut di televisi.

Salah satu contoh terkenal dari hal ini adalah debat presiden di televisi tahun 1960 antara John F. Kennedy dan Richard Nixon. Menurut History.com (2012), di depan kamera, Nixon berpaling dari kamera ke arah para reporter yang menanyakan pertanyaan kepadanya, dia berkeringat dan pucat, dia memiliki rambut wajah janggut, dan dia mengenakan setelan abu-abu yang memudar ke latar belakang yang ditetapkan.

“Walikota Chicago Richard J. Daley dilaporkan mengatakan [tentang Nixon], “Ya Tuhan, mereka telah membalsemnya bahkan sebelum dia meninggal.”Kennedy, di sisi lain, melihat ke kamera, berkulit kecokelatan, mengenakan pakaian gelap setelan yang membuatnya menonjol dari latar belakang, dan tampak tenang setelah menghabiskan seluruh akhir pekan dengan pembantunya berlatih di kamar hotel.

Sebagian besar dari mereka yang mendengarkan siaran radio dari debat tersebut merasa bahwa itu adalah seri atau Nixon yang menang, sementara 70% dari mereka yang menonton debat di televisi merasa bahwa Kennedy adalah pemenangnya.

5. Kebisingan

Aspek komunikasi selanjutnya adalah noise atau kebisingan. Kebisingan mengacu pada apa pun yang mengganggu transmisi atau penerimaan pesan (yaitu, mendapatkan gambar dari kepala Anda ke kepala orang lain).

Ada beberapa jenis kebisingan. Jenis kebisingan pertama adalah gangguan fisiologis, dan ini mengacu pada proses tubuh dan keadaan yang mengganggu pesan.

Misalnya, jika pembicara sakit kepala atau flu, atau jika penonton kepanasan atau lapar, kondisi ini dapat mengganggu keakuratan pesan.

Jenis kebisingan kedua adalah gangguan psikologis. Kebisingan psikologis mengacu pada keadaan mental atau keadaan emosional yang menghalangi transmisi atau penerimaan pesan. Misalnya, jika seseorang baru saja putus cinta dengan orang penting lainnya, atau jika mereka mengkhawatirkan neneknya yang ada di rumah sakit, atau jika mereka memikirkan tentang daftar belanjaannya, ini juga dapat mengganggu proses komunikasi.

Jenis kebisingan ketiga adalah kebisingan fisik aktual, dan ini hanyalah tingkat suara aktual di sebuah ruangan. Musik keras yang diputar di sebuah pesta, sejumlah suara orang yang berbicara dengan gembira, mesin pemotong rumput tepat di luar jendela, atau apapun yang terlalu keras akan mengganggu komunikasi.

Jenis kebisingan terakhir adalah kebisingan budaya. Kebisingan budaya mengacu pada gangguan pesan yang dihasilkan dari perbedaan cara pandang masyarakat. Cara pandang akan dibahas lebih rinci di bawah, tetapi cukup dikatakan bahwa semakin besar perbedaan pandangan dunia, semakin sulit untuk memahami satu sama lain dan berkomunikasi secara efektif.

6. Cara Pandang

Kebanyakan orang tidak terlalu memikirkan proses komunikasi. Dalam sebagian besar interaksi komunikasi dengan orang lain, kita beroperasi dengan perintisan otomatis. Meskipun proses encoding dan decoding mungkin tampak cukup mudah, sebenarnya jauh lebih rumit daripada yang terlihat.

Alasannya adalah karena kita semua memiliki cara pandang yang berbeda. Cara pandang adalah keseluruhan kerangka kerja di mana seseorang melihat, berpikir tentang, dan menafsirkan dunia dan berinteraksi dengannya. Ada lima komponen inti pandangan dunia kita.

Epistemologi

Ini adalah adalah cara kita memperoleh pengetahuan dan / atau yang dianggap sebagai pengetahuan. Pikirkan tentang proses melakukan penelitian. Tiga puluh tahun yang lalu, untuk menemukan serangkaian fakta, seseorang harus menggunakan katalog kartu dan menjelajahi tumpukan perpustakaan untuk mencari buku.

Sekarang para peneliti dapat mengakses ribuan halaman informasi melalui komputer mereka dari kenyamanan rumah mereka sendiri. Epistemologi terkait dengan berbicara di depan umum karena mengatur gaya belajar yang disukai penonton dan siapa atau apa yang mereka anggap sebagai sumber yang kredibel.

Ontologi

Hal ini mengacu pada sistem kepercayaan kita, bagaimana kita melihat hakikat realitas atau apa yang kita lihat sebagai benar atau salah.

Kami mungkin (atau mungkin tidak) percaya pada alien dari luar angkasa, bahwa mentega tidak baik untuk Anda,  atau bahwa manusia akan punah dalam 200 tahun.

Penulis pidato harus berhati-hati untuk tidak menganggap penonton memiliki kepercayaan yang sama. Jika seorang pembicara menyatakan bahwa penyakit dapat ditolong dengan pengobatan alternatif, tetapi beberapa hadirin adalah seorang dokter, paling-paling pembicara telah kehilangan kredibilitas dan paling buruk para hadirin ini dapat tersinggung.

Aksiologi

Hal ini mewakili sistem nilai kita, atau apa yang kita anggap benar atau salah, baik atau buruk, dan adil atau tidak adil.

Salah satu cara untuk mengetahui apa yang orang-orang hargai adalah dengan menanyakan apa tujuan mereka, atau menanyakan kualitas apa yang mereka cari dalam pasangan hidup.

Nilai-nilai kita mewakili hal-hal yang kita harapkan — nilai-nilai itu tidak mewakili kenyataan. Nilai dapat berdampak pada berbagai tingkat proses berbicara di depan umum, tetapi secara khusus nilai memengaruhi kredibilitas dan efektivitas pembicara dalam persuasi.

Misalnya, beberapa budaya menghargai pakaian sederhana pada wanita, jadi pembicara wanita yang mengenakan blus tanpa lengan saat berbicara dapat menyebabkan dia kehilangan kredibilitas di mata beberapa penonton.

Kosmologi

Hal ini menandakan cara kita melihat hubungan kita dengan alam semesta dan dengan orang lain. Kosmologi mendikte pandangan kita tentang hubungan kekuasaan dan mungkin melibatkan keyakinan agama atau spiritual kita.

Topik pidato kontroversial (seperti perawatan kesehatan universal dan hukuman mati) sering kali terkait dengan aspek pandangan dunia ini karena kita harus mempertimbangkan tanggung jawab kita kepada manusia lain dan kekuatan kita untuk mempengaruhi mereka.

Menariknya, kosmologi juga akan memainkan peran dalam poin logistik seperti siapa yang diizinkan berbicara, urutan pembicara pada jadwal (misalnya, dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting), jumlah waktu pembicara harus berbicara, pengaturan tempat duduk di mimbar, dan siapa yang mendapat kursi depan di antara penonton.

Praxeology

Hal ini  menunjukkan metode pilihan kami untuk menyelesaikan tugas sehari-hari atau pendekatan kami untuk memecahkan masalah.

Beberapa penulis pidato mungkin mulai mengerjakan garis besar mereka segera setelah mereka tahu mereka perlu memberikan pidato, sementara yang lain mungkin menunggu hingga beberapa hari sebelum pidato mereka mulai mempersiapkan (kami tidak merekomendasikan pendekatan ini). Praxeologi juga dapat berdampak pada preferensi gaya penyampaian pembicara, metode penyusunan poin utama, dan pilihan peralatan slide (yaitu, Power Point versus Prezi).

Penting untuk memahami cara pandang karena memiliki dampak yang besar pada proses encoding dan decoding, dan akibatnya pada kemampuan kita untuk dipahami oleh orang lain. C

oba eksperimen sederhana ini. Mintalah dua atau tiga orang untuk membayangkan seekor anjing dalam hati sementara Anda membayangkan seekor anjing pada waktu yang sama. “Anjing” adalah kata yang sangat konkret (kata yang menggambarkan objek nyata yang dapat dirasakan melalui indera).

Tunggu beberapa detik dan kemudian tanyakan kepada setiap orang jenis anjing apa yang mereka pikirkan. Apakah itu Chihuahua? Seekor anjing greyhound? Jenis anjing Golden Retriever? Rottweiler? Atau anjing lain?

Kemungkinan besar setiap orang yang Anda tanyai memiliki gambaran yang berbeda di benaknya daripada yang Anda pikirkan. Ini adalah cara pandang kita di tempat kerja.

Baca juga: 10 Tips Dalam Merespon Keluhan Pelanggan

7. Konteks

Unsur terakhir dari proses komunikasi adalah konteks di mana pidato atau interaksi berlangsung. Dalam konteks 1980-an diajarkan sebagai latar fisik aktual tempat komunikasi terjadi, seperti di tempat ibadah, apartemen, tempat kerja, restoran yang bising, atau toko bahan makanan.

Orang-orang berkomunikasi secara berbeda di setiap tempat ini karena ada aturan komunikasi tidak tertulis (disebut norma) yang mengatur pengaturan ini. Baru-baru ini konsep konteks telah berkembang dan diperluas untuk memasukkan jenis hubungan yang kita miliki dengan orang lain dan aturan komunikatif yang mengatur hubungan tersebut.

Jadi Anda tidak berbicara dengan cara yang sama kepada sahabat Anda seperti yang Anda lakukan kepada anak kecil, orang tua Anda, atasan Anda, dokter Anda atau petugas polisi.

Dan Anda mungkin berbicara dengan sahabat Anda secara berbeda di apartemen Anda daripada yang Anda lakukan di rumah orang tua Anda, dan komunikasi Anda juga dapat berubah ketika Anda berdua keluar dengan teman-teman di akhir pekan. Singkatnya, konteks mengacu pada norma yang mengatur komunikasi dalam situasi dan hubungan yang berbeda.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai unsur dan aspek komunikasi yang bisa Anda tahu. Komunikasi adalah hal penting yang perlu Anda kuasai dalam keberhasilan karir dan bisnis, tanpa komunikasi yang baik semua akan percuma.

Anda dan dunia saling terhubung melalui komunikasi, atas sebab ini sangat penting bagi Anda untuk menggali potensi yang baik untuk berkomunikasi dan terhubung dengan orang-orang di sekitar Anda dengan cara yang benar.