Apa itu Google Doc? Apa saja Kelebihannya?

Pada dasarnya, apa itu Google Doc bisa diartikan sebagai salah satu aplikasi yang bisa membuat Anda menulis apapun, di manapun, dan juga membagikannya dengan rekan atau siapapun yang Anda inginkan.

Untuk Anda yang ingin mengetahui lebih lanjut tentang Google Doc, cara menggunakan Google Doc, dan berbagai fitur ataupun kelebihan yang ada di dalamnya, berikut ini akan kami jelaskan secara mendalam khusus untuk Anda.

Apa itu Google Docs?

Berdasarkan laman resmi Hubspot, Google Doc adalah suatu layanan pengolah kata yang secara gratis diberikan oleh pihak Google.

Sederhananya, bila saat ini Anda sudah terbiasa menggunakan Microsoft Word, maka Google Doc adalah versi lainnya yang bisa membantu Anda dalam membuat, mengubah, ataupun membagikan dokumen tersebut secara online.

Aplikasi ini bisa Anda gunakan untuk membuat berbagai jenis dokumen penting. Mulai dari catatan rapat, proposal, cover letter, dan keperluan lainnya. Anda bisa langsung menggunakan aplikasi ini di laptop atau PC dengan membuka situs resminya dan login menggunakan akun Google yang sudah Anda buat.

Namun, bila Anda ingin menggunakan aplikasi ini dari perangkat lain selain laptop, maka Anda harus mendownload aplikasinya terlebih dahulu di Google Play Store ataupun App Store.

Aplikasi ini akan membantu Anda dalam mengubah dokumen di manapun dan akan akan menyimpan data tersebut secara otomatis. Sehingga, Anda tidak perlu lagi melakukan penyimpanan berulang-ulang kali.

Baca juga: Apa itu Google Spreadsheet? Berikut Pembahasan Lengkap dan Cara Mengoperasikannya

Keunggulan Google Docs

1. Mudah Kolaborasi Mengerjakan Dokumen yang Sama

Salah satu kelebihan utama dari Google Doc adalah adanya fitur kolaborasi. Satu file dokumen aplikasi ini bisa dikerjakan secara bersamaan oleh lebih dari satu orang. Lalu, Anda bersama tim juga bisa mengaksesnya di manapun dan kapanpun Anda perlukan karena sifatnya yang berbasis web.

Contohnya, Anda baru menyelesaikan artikel dan memerlukan bantuan orang untuk proofreading dan juga editing. Nah, dalam hal ini Anda bisa mengundang rekan kerja Anda untuk membaca ataupun mengubah hasil artikel Anda dengan menggunakan aplikasi ini. Anda juga bisa mengontrol siapa saja yang bisa melakukan perubahan pada artikel Anda.

Selain itu, bentuk kolaborasi juga bisa Anda lakukan dengan fitur chat dan comments. Sehingga, bila nantinya Anda beserta tim sedang online dalam waktu yang bersamaan, Anda bisa melakukan komunikasi dengan memanfaatkan fitur chat yang ada di dalamnya.

Fitur comments yang ada di sana juga akan membantu Anda dalam memberikan komentar ataupun saran pada suatu bagian kalimat atau kata tertentu.

2. Bisa Melacak Perubahan Pada Dokumen

Dengan melakukan kolaborasi, maka nantinya akan ada perubahan pada artikel yang sudah Anda buat. Namun Anda tidak perlu khawatir, karena Google Doc mempunyai fitur yang disebut dengan track changes. Itu artinya, Anda bisa melacak setiap perubahan yang terdapat di dalam dokumen, baik itu secara real-time ataupun tidak.

Sehingga, Anda bisa lebih mudah dalam memantau perkembangan suatu pengerjaan dokumen dan nantinya Anda juga bisa lanjut melakukan follow up bila memang ada yang sesuai. Dengan begitu, maka artikel Anda bisa diselesaikan secara tepat waktu.

3. Tak Perlu Khawatir Lupa Menyimpan Dokumen

Salah satu bentuk kekhawatiran yang banyak dirasakan ketika membuat dokumen adalah PC mati karena padam listrik di rumah. Padahal, Anda belum sempat menyimpan tulisan Anda. Akhirnya, ketika PC sudah bisa dinyalakan lagi, perkembangan tulisan yang sudah Anda buat pun sudah tidak bisa lagi diselamatkan.

Tapi akan beda hasilnya bila Anda menggunakan aplikasi ini, disana Anda tidak perlu khawatir lagi akan masalah tersebut, karena didalamnya sudah terdapat fitur autosave. Saat Anda mengetik ataupun mengerjakan dokumen, maka aplikasi ini akan menyimpan pekerjaan Anda secara otomatis.

Kelebihan ini akan membantu Anda dalam menghemat waktu, karena Anda tidak perlu lagi menekan tombol simpan dan Anda bisa lebih fokus dalam mengerjakan dokumen Anda sampai selesai.

4. Akses Membuat Dokumen di Berbagai Perangkat

Penulisan suatu dokumen memang biasanya dilakukan dengan menggunakan perangkat PC Desktop ataupun Laptop. Tapi, ada kalanya dalam suatu kondisi tertentu ataupun darurat, Anda harus menggunakan perangkat lain, seperti menggunakan tablet ataupun smartphone.

Namun, Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan hal tersebut selama Anda menggunakan aplikasi ini. Kenapa? karena aplikasi ini bisa Anda akses menggunakan berbagai perangkat. Selain itu, di dalamnya juga sudah terdapat fitur autosave, sehingga Google Doc akan selalu menyajikan dokumen versi terbaru pada Anda walaupun Anda mengaksesnya dengan dokumen yang berbeda.

Cara Menggunakan Google Docs

1. Buat Akun di Google

Untuk membuat aplikasi ini, hal pertama kali yang harus Anda kerjakan adalah dengan terlebih dahulu membuat akun Google. Pembuatan akun Google Doc tidak dikenakan biaya sama sekali, dan nantinya Anda bisa mendapatkan layanan lain dari Google, seperti Drive, Youtube, Maps, hingga layanan Gmail.

Untuk membuatnya, silahkan klik link ini https://docs.google.com terlebih dahulu dan langsung membuat Google Doc.

Dalam formulir pendaftaran yang ada di dalamnya, Anda hanya harus memasukkan nama, alamat email, hingga tanggal lahir. Selanjutnya, silahkan klik next atau langkah selanjutnya. Lalu, dilanjutkan dengan membaca isi kebijakan privasi dan ketentuan layanan.

Bila sudah, silahkan klik agree, dan saat ini Anda sudah mempunyai akun google. Sekarang, Anda hanya harus mempelajari cara membuat Google Doc saja.

2. Buka Google Docs

Anda bisa membuka aplikasi ini dengan menggunakan aplikasi yang tersedia di Play Store ataupun App Store. Anda juga bisa klik ikon aplikasi yang berada di pojok kanan atas pada beranda Google Anda. Lalu, silahkan pilih document. Anda juga bisa menggunakannya via Google Drive dan pilih document pada menu My Drive.

Cara lainnya yang lebih mudah adalah dengan klik kanan pada halaman Google Drive, pilih new atau baru, dan pilih dokumen. Bila Anda ingin langsung menggunakan Google Doc lewat website di komputer desktop atau laptop, maka Anda bisa langsung klik https://docs.google.com.

3. Buat Dokumen di Google Docs

Bila Anda sudah mengetahui cara membuat dokumen di aplikasi ini, maka sekarang Anda sudah siap bekerja dengan membuat dokumen baru. Caranya adalah melalui halaman utama Google Docs yang di dalamnya terdapat banyak sekali layout dokumen yang Anda inginkan.

Beberapa layout tersebut adalah resume, surat, resep, dan proposal bisnis. Anda bisa melihat semua template dokumen Google Doc melalui pilihan yang ada di sisi kanan laman Google Doc.

Agar bisa membuat dokumen baru di aplikasi ini, Anda hanya tinggal memilih gambar kertas kosong yang ditandai dengan warna biru di bagian tengahnya. Tempatnya berada di sisi kiri halaman Google Doc.

4. Mulai Gunakan Google Docs

Bila Anda sudah menentukan pilihan dengan membuat dokumen baru pada aplikasi Google Doc, maka saat ini Anda bisa mulai bekerja dengan menggunakan aplikasi ini. Tampilan yang ada di dalamnya sangat sama dengan tampilan Microsoft Word, pun sama halnya dengan pilihan editing di dalamnya.

Anda juga bisa mengatur berbagai jenis font, ukuran dan berbagai pilihan lain yang tidak terdapat di aplikasi Microsoft Word. Selain itu, setiap perubahan yang Anda buat juga akan disimpan secara otomatis, karena Anda membuka dan mengerjakan tugas Anda dengan menggunakan Google Doc yang diakses melalui PC Desktop atau Laptop.

Sehingga Anda tidak perlu lagi klik save seperti saat Anda menggunakan Microsoft Word dan Anda tidak perlu lagi khawatir akan kehilangan dokumen.

Selain itu, aplikasi ini juga akan memberikan informasi terkait progress penyimpanan data Anda. Pada bagian kanan pilihan bantuan, Anda bisa melihat pilihan menyimpan atau notifikasi seluruh perubahan yang disimpan dalam drive. Kedua pesan ini nantinya akan menginformasikan pada Anda tentang perubahan dokumen yang berhasil disimpan.

Bila sudah memahami cara menggunakan aplikasi ini, Anda bisa lanjut dengan mempelajari berbagai tools yang ada di dalamnya.

Baca juga: Software Komputer: Ketahui 5 Manfaatnya dalam Bisnis!

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang Google Doc. Jadi, Google Doc adalah suatu layanan pengolah kata yang secara langsung diberikan oleh pihak Google secara cuma-cuma.

Sederhananya, bila saat ini Anda sudah terbiasa menggunakan Microsoft Word, maka Google Doc adalah versi lainnya yang bisa membantu Anda dalam membuat, mengubah, ataupun membagikan dokumen tersebut secara online.

Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda bisa lebih mudah melakukan kolaborasi mengerjakan dokumen yang sama bisa melacak perubahan pada dokumen, sehingga Anda tak perlu khawatir lagi karena lupa menyimpan dokumen. Cara menggunakannya pun cukup mudah dan sudah kami jelaskan di atas.

Dokumen memang menjadi suatu hal penting yang harus dipersiapkan dan dijaga oleh perusahaan, salah satunya adalah dokumen catatan keuangan. Mencatat dokumen laporan keuangan secara manual di buku atau di kertas sangat beresiko, seperti lebih mudah hilang, lebih mudah hancur, dan rentan terjadi kesalahan.

Untuk itu, gunakanlah software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda akses di manapun secara otomatis, cepat, dan tepat. Selain itu, berbagai fitur dan modul di dalamnya juga akan membantu Anda dalam menjalankan bisnis.

Anda bisa mencoba Accurate Online terlebih dahulu secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.