Mengetahui Pentingnya dan Cara Membuat Laporan Stok Barang
Sebelum membahas mengenai laporan stok barang, alangkah baiknya mengetahui terlebih dahulu mengenai pengertian dari laporan itu sendiri.
Laporan merupakan suatu penyampaian yang berupa berita, pertanggungjawaban, pemberitahuan, dan sejenisnya.
Di mana penyampaian ini bisa dilakukan secara lisan maupun tertulis yang disampaikan kepada atasan.
Contoh dari pelaporan salah satunya adalah laporan stok barang yang dilaporkan pada akhir bulan.
Sementara stok sendiri menurut Wikipedia, Persediaan atau stok mengacu pada barang dan bahan yang dimiliki suatu bisnis untuk tujuan akhir dijual kembali, diproduksi, atau dimanfaatkan.
Manajemen persediaan adalah suatu disiplin ilmu yang terutama tentang menentukan bentuk dan penempatan barang yang disimpan.
Di mana pelaporan stok barang ini berdasarkan dari persediaan jumlah barang yang ada di gudang suatu perusahaan.
Sehingga jika pelaporannya bahwa barang tersebut hampir semua terjual maka akan dimasukkan dengan barang baru lagi.
Daftar Isi
Apa itu Laporan Stok Barang?
Laporan stok barang adalah dokumen yang mencatat jumlah, jenis, lokasi, dan nilai barang yang tersedia di gudang atau penyimpanan perusahaan pada suatu periode waktu tertentu.
Laporan ini membantu perusahaan dalam mengelola persediaan, memastikan ketersediaan barang, dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok.
Baca juga: Pengertian Stok, Metode, dan Cara Mengelola Stok barang
Fungsi Laporan Stok Barang
Melalui laporan ini, perusahaan dapat memantau jumlah barang yang tersedia, mengetahui pergerakan stok, dan memastikan bahwa persediaan selalu mencukupi kebutuhan.
Tanpa laporan stok barang yang akurat, perusahaan berisiko mengalami kekurangan atau kelebihan persediaan, yang berdampak negatif pada operasional dan kepuasan pelanggan.
1. Pengawasan dan Kontrol Persediaan
Laporan ini memungkinkan perusahaan untuk mengawasi dan mengontrol persediaan barang yang dimiliki.
Dengan data yang akurat, perusahaan dapat mengelola stok dengan lebih efektif dan efisien.
2. Mencegah Kekurangan dan Kelebihan Stok
Dengan memantau persediaan secara rutin, perusahaan dapat mencegah terjadinya kekurangan stok yang dapat menghambat operasional atau penjualan.
Sebaliknya, laporan ini juga membantu menghindari kelebihan stok yang dapat menyebabkan barang menjadi usang atau rusak.
3. Perencanaan Pembelian
Berdasarkan laporan stok barang, perusahaan dapat membuat keputusan pembelian yang lebih baik.
Mereka dapat menentukan kapan harus memesan ulang barang dan berapa jumlah yang diperlukan untuk memenuhi permintaan pelanggan tanpa overstocking.
4. Mendukung Audit dan Kepatuhan
Laporan ini juga berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam proses audit keuangan dan operasional, serta memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan yang berlaku.
Baca juga : 8 Jenis Persediaan Barang Dagang dan Perhitungannya
Pentingnya Laporan Stok Barang Pada Bisnis
ilustrasi laporan stok barang. source envato
Melakukan pelaporan stok barang pada suatu bisnis memang sangat penting untuk dilakukan.
Dengan alasan untuk mengetahui berapa jumlah barang keseluruhan dan barang jenis apa saja yang ada.
Jumlah pengeluaran barang dan jumlah barang masuk juga dicatat dalam pelaporan ini sehingga bisa menghitung berapa keuntungan yang didapat.
Bukan hanya itu, pentingnya pelaporan stok barang ini juga bisa dicatat barang apa yang rusak dan tidak layak lagi untuk dijual.
Manfaat Laporan Stok Barang
Berikut adalah beberapa manfaat lainnya dari memiliki laporan stok barang:
- Efisiensi Operasional: Laporan stok barang membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan memastikan barang-barang yang diperlukan tersedia dan siap untuk digunakan atau dijual.
- Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Informasi yang disajikan dalam laporan stok barang memungkinkan manajemen untuk membuat keputusan yang lebih baik terkait pembelian, penjualan, dan manajemen inventaris.
- Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Dengan mengelola persediaan secara efektif, perusahaan dapat memastikan bahwa kebutuhan pelanggan terpenuhi.
- Optimalisasi Ruang Penyimpanan: Mengontrol stok dengan baik memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan, mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi gudang.
Biasanya laporan ini bisa dicatat menggunakan sistem pencatatan manual pada buku atau melalui microsoft excel.
Hanya saja dalam pencatatannya juga membutuhkan waktu yang lama dan hal ini termasuk kegiatan yang melelahkan pegawai.
Maka dari itu sekarang sudah ramai akan aplikasi warehouse management system yang dapat membantu urusan stok barang dengan mudah dan otomatis.
Baca juga: Ingin Membuat Buku Stok Barang? Ketahui Dulu Pengertian dan Manfaatnya Di Sini!
Cara Membuat Laporan Stok Barang Pada Bisnis
ilustrasi laporan stok barang. source envato
Setelah mengetahui arti penting dilakukan pelaporan stok barang, maka selanjutnya adalah bagaimana cara membuat laporan tersebut.
Karena pembuatannya harus mengikuti sistematika pelaporan yang ada. Sehingga berikut ini akan dipaparkan mengenai cara membuat laporan stok barang pada suatu bisnis.
1. Mencatat Data
Mencatat data merupakan cara pembuatan laporan stok barang yang pertama. Di mana data yang harus dicatat memang harus akurat sehingga tidak terjadi kesalahan.
Dalam pencatatan ini bisa memberikan tanggung jawab kepada semua tim karena data barang yang ingin dicatat berjumlah banyak, sehingga diperlukan banyak tenaga untuk pencatatannya.
Selain itu, hal ini bisa mempercepat dan mempermudah pencatatan data akurat tersebut.
Bukan hanya itu, dengan tenaga yang banyak maka waktu yang digunakan untuk pencatatan tidak terlalu lama.
Adapun tujuan dari pencatatan ini adalah untuk mengetahui berapa jumlah stok baran pada suatu periode tertentu.
2. Menentukan Jadwal Persediaan
Ketika sudah melakukan pencatatan data yang akurat, maka langkah selanjutnya adalah menentukan jadwal pembelian barang baru.
Penentuan jadwal persediaan barang juga termasuk dalam cara membuat laporan stok barang.
Dengan catatan bahwa barang yang akan dibeli nantinya adalah barang yang memang stoknya habis.
Karena jika stok barang masih banyak, tidak perlu membeli barang yang serupa. Sehingga penentuan jadwal ini memiliki peranan yang sangat penting.
Peranan yang dimiliki adalah perusahaan bisa memanajemen waktu agar tetap berjalan secara operasional.
Dalam artian manajemen waktu tersebut bisa berjalan lancar tanpa mengalami penundaan.
Baca juga : Persediaan Adalah: Berikut Adalah Pengertian dan Jenisnya
3. Membuat Forecast
ilustrasi laporan stok barang. source envato
Forecast merupakan perkiraan dalam pergerakan stok barang yang ada di gudang.
Sehingga membuat forescast merupakan salah satu tahapan dalam membuat laporan stok barang pada suatu bisnis.
Karena stok barang yang laku memang harus diperkirakan. Namun perkiraan tersebut juga harus sesuai dengan periode yang telah ditentukan.
Tujuan utamanya adalah agar jumlah barang yang akan dibeli nantinya tidak memiliki kekurangan maupun barang tersebut kelebihan.
Karena jika terjadi kelebihan perusahaan bisa saja mengalami kerugian karena barang terlalu lama mengendap di gudang. Apalagi barang yang lebih tersebut tidak terlalu laku di pasaran.
4. Mengatur Tempat Penyimpanan
Tempat penyimpanan memang harus ditentukan terlebih dahulu sesuai dengan kondisi dan ukuran stok barang yang akan disimpan.
Karena jika hal ini tidak dilakukan dalam membuat laporan stok barang maka bisa jadi penempatan barangnya akan rancu.
Bisa jadi barang yang besar hanya memiliki tempat penyimpanan yang kecil.
Bukan hanya itu, tujuan utamanya adalah agar stok barang yang disimpan bisa tersusun secara rapi dan tidak berantakan.
Sehingga jika barang tersusun secara rapi, pengambilan barang juga terasa lebih mudah dan cepat.
Selain itu, kemungkinan adanya barang rusak akan berkurang dan juga disarankan untuk memisahkan barang lama dan barang baru.
Baca juga : Apa itu Akuntansi Persediaan? Berikut Pengertiannya
5. Berikan Barcode
ilustrasi laporan stok barang. source envato
Pemberian barcode dalam artian memberikan kode si setiap jenis barang yang ada.
Karena meskipun sudah tersusun secara rapi, akan tetapi jika tidak memiliki kode tertentu maka kemungkinan terjadi kebingungan dalam pencariannya.
Apalagi jika banyak jenis barang yang ada di ruangan tersebut sehingga sulit untuk di ingat penyimpanannya.
Bukan hanya itu, jika barang tersebut akan diberikan barcode maka pemberian kode tersebut harus berdasarkan dengan lokasinya.
Dalam artian jika penempatan barangnya berupa rak yang bertingkat. Maka pengkodean lokasinya bisa dimulai dari tingkatan rak yang paling tinggi sampai tingkatan paling rendah.
6. Menggunakan Aplikasi
Aplikasi ini sangat berguna untuk pengelolaan stok barang nantinya sebelum dilaporkan kepada atasan.
Biasanya alat yang banyak digunakan adalah miscrosoft excel yang menyediakan berbagai fitur yang berkaitan dengan pencatatan dan penghitungan
Namun penggunaan microsoft excel memiliki banyak kelemahan salah satunya adalah kesalahan sangat rentan terjadi jika Anda salah memasukan data dan Anda tidak bisa memantau stok secara real time.
Baca juga: Laporan Persediaan Barang dan 8 Tips Mudah Membuatnya
Format dan Contoh Laporan Stok Barang
Berikut adalah format laporan stok barang yang dapat Anda gunakan sebagai panduan untuk membuat punya Anda sendiri.
Contoh Laporan Stok Barang Harian
Contoh laporan stok barang ini terhitung sederhana, Anda dapat melengkapinya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Seperti menambahkan kolom harga satuan dan harga total, kolom harga beli dan harga jual, juga membuat kolom pergerakan barang keluar masuk per hari.
Baca juga: Pengertian Aset: Jenis, Klasifikasi, dan Berbagai Sifatnya yang Harus Anda Ketahui
Penutup
Pentingnya laporan stok barang mencakup pengendalian biaya, pengelolaan risiko, pemenuhan pesanan pelanggan, dan pemahaman mendalam tentang kinerja bisnis Anda.
Ketika laporan stok barang dibuat dan dikelola dengan baik, Anda dapat menghindari kekurangan barang, memaksimalkan penggunaan aset, dan menghindari pemborosan yang tidak perlu.
Penting untuk selalu memprioritaskan pemeliharaan dan pembaruan laporan stok barang Anda sesuai dengan perkembangan bisnis dan perubahan pasar.
Dengan demikian, Anda dapat mengoptimalkan operasi bisnis Anda dan memastikan kelangsungan bisnis yang sukses.
Untuk solusi pencatatan dan pemantau stok lebih mudah Anda bisa menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur persediaan terlengkap seperti Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online.
Accurate Online adalah aplikasi akuntansi berbasis cloud yang memilik fitur persediaan paling lengkap.
Di antaranya adalah fitur stok opname, multi gudang, bahan baku, dan masih banyak lagi fitur yang berhubungan dengan laporan stok barang yang bisa Anda akses secara real time.
Accurate Online juga memiliki fitur untuk kemudahan pembukuan lainnya seperti fitur pembelian, penjualan, penghitungan pajak otomatis, penggajian, otomatisasi pembuatan laporan keuangan, dan masih banyak lagi.
Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan pada gambar di bawah!
