Otomatisasi Akuntansi untuk Mengatasi Tantangan Entri Data Manual

Apakah praktik pembukuan dan akuntansi Anda menghabiskan lebih banyak waktu berfokus pada tugas entri data daripada yang Anda inginkan? Ada cara untuk menyiasatinya yaitu dengan melakukan otomatisasi akuntansi.

Penelitian ini menunjukkan bahwa hampir dua pertiga akuntan berencana mengotomatiskan tugas dalam tiga tahun ke depan, terutama untuk mengatasi tantangan entri data manual yang memakan waktu.

Tugas berulang yang memakan waktu seperti entri data dan angka-angka sejauh ini merupakan pilihan yang paling masuk akal untuk dilakukan otomatisasi, bahkan survei membuktikan bahwa tugas-tugas itu adalah hal yang paling mungkin dilakuakan otomatisasi

Praktik akuntansi menghabiskan rata-rata tiga kali lipat selama musim pajak untuk entri data manual jika dibandingkan dengan melakukan otomatisasi akuntansi. Otomatisasi tugas-tugas rutin adalah hal yang sangat efisien dalam akuntansi, dan akan menjadi cara terbaru dalam pengelolaan data keuangan di masa depan.

Baca artikel ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi akuntansi dan bagaimana Anda dapat menggunakannya dalam penghitungan keuangan bisnis Anda :

Apa itu otomatisasi akuntansi?

Mari kita luangkan waktu sejenak untuk mengetahui apa itu otomatisasi akuntansi. Otomatisasi dalam akuntansi dan pembukuan itu berarti dua hal yaitu :

• Otomasi entri data untuk menghasilkan laporan keuangan
• Otomatis rekonsiliasi akun.

Entri data adalah area yang sangat mungkin untuk dilakukan otomatisasi. Penggunaan pendekatan yang terkait dengan pembelajaran mesin seperti pengenalan karakter optik atau optical character recognition (OCR) misalnya dapat sangat meningkatkan kecepatan dan akurasi entri data.

Untuk praktik yang lebih kecil, akan sangat membantu jika Anda melakukan migrasi ke teknologi  akuntansi cloud yang menyediakan akses ke data yang terkonsolidasi dalam lingkungan yang aman dan dapat mendukung peningkatan bisnis dengan lebih mudah.

Baca juga : Pengertian Cashflow, Contoh, Metode, dan Cara Membuatnya

Kenapa harus melakukan otomatisasi akuntansi?

Apakah itu mencoret-coret transaksi dalam buku besar kertas atau memasukkan data ke software akuntansi, sebagian besar akuntan tahu berapa waktu yang dibutuhkan untuk entri data. Mereka juga tahu cara mana yang terbaik, pembukuan manual  sangat rentan dengan kesalahan.

Kesalahan tidak hanya mengganggu. Terkadang keselahan bisa sangat merugikan dan tentu kesalahan akan berdampak langsung terhadap menurunnya kepuasan klien. Jika ada satu hal yang diharapkan klien dari seorang akuntan, itu adalah akurasi 100%. Jangan lupa juga dengan digitalisasi pajak yang memudahkan wajib pajak melakukan perhitungan dan pelaporan pajak.

Baca juga : Jurnal Pembalik : Definisi, Penjelasan, dan Contohnya bagi Bisnis

Pindah ke otomasi bukan pilihan, tetapi suatu keharusan.Cara input dan rekonsiliasi manual adalah hal yang sangat memakan waktu dan rentan dengan kesalahan. Namun lebih dari itu, memasukkan data adalah pekerjaan yang sepele dan berulang yang hanya membutuhkan sedikit keahlian, namun dapat menghabiskan tenaga anggota staf yang paling terlatih sekalipun dalam praktik – terutama di perusahaan kecil yang memiliki sumber daya terbatas.

Otomatisasi memungkinkan akuntan bertransisi ke kurva nilai keterampilan. Misalnya, Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk memahami bisnis dan peluang untuk peningkatan pada klien Anda, atau untuk fokus pada interpretasi standar untuk situasi khusus atau kompleks.

Sampai pada poin ini, kurangnya otomatisasi membuat Anda kehilangan keuntungan.

Sederhananya, Anda membuang potensi dari mendapatkan biaya per jam yang lebih tinggi untuk pekerjaan yang lebih kompleks. Demikian pula, kurangnya otomatisasi dapat menghambat rencana pertumbuhan dalam praktik karena Anda dihalangi untuk mengambil jenis pekerjaan baru yang berbeda untuk klien.

Kurangnya otomatisasi bahkan dapat menedatang kekecewaan dari staf yang membenci pekerjaan yang berulang-ulang. Generasi milenial cukup paham teknologi untuk memahami bahwa teknologi otomasi dapat diterapkan pada tugas yang berulang.

Baca juga : Mengenal Fungsi Penawaran dan Permintaan dalam Akuntansi

Manfaat otomatisasi akuntansi

Efisiensi

Seperti dengan semua perubahan teknologi, penghematan biaya yang biasanya mendorong penggunaan otomatisasi, diukur dari berbagai efisiensi waktu yang dihabiskan oleh staf keuangan. Otomasi telah digambarkan sebagai seperti merekrut staf anggota baru, namun yang tidak memerlukan cuti liburan atau meja.

Penghematan waktu berhari-hari dan bahkan berminggu-minggu ajab Anda rasakan

Produktifitas yang Meningkat

Tidak ada yang menikmati pekerjaan melakukan entri manual dan rekonsiliasi yang berulang-ulang, pekerjaan ini membosankan. Jika staf dibebaskan untuk menggunakan keahlian dan pengalaman mereka dalam situasi yang lebih beragam, mereka akan lebih produktif dalam peran mereka.

Kerja Dimana saja dan Kapan saja

Otomasi dapat membuat karyawan Anda  bekerja di luar jam kantor. Banyak software yang memilki fitur otomatisasi akuntansi juga memiliki fitur cloud computing. Ini berarti selama perangkat Anda terhubung ke internet, Anda bisa dengan mudah mamantau keuangan bisnis Anda, dan karyawan Anda bisa melakukan tugasnya dimanapun dan kapanpun

Pertumbuhan untuk Bisnis Anda dan Anda

Mungkin manfaat utama otomasi terbesar adalah otomasi membebaskan Anda. Dengan banyak pekerjaan berulang yang diringkas dan dioptimalkan, Anda dapat memperluas peran dan praktik Anda menjadi pemilik bisnis yang bisa melakukan hal lain yang lebih krusial pada bisnis.

Baca juga : Akuntansi Syariah : Arti, Ciri, & Bedanya Dengan Akuntansi Konvensional

Melakukan Otomatisasi Pembukuan pada Bisnis

Sangat wajar jika Anda kurang percaya diri saat memperkenalkan teknologi baru dan memiliki kekhawatiran tentang mengubah proses kerja yang sudah selama ini terjadi.

Tetapi teknologi ini biasanya untuk melengkapi yang sudah ada, menjadikannya sangat sederhana. Anda mungkin akan menemukan solusi otomatisasi entri data di software akuntansi pilihan Anda.

Berikut ini beberapa tips untuk memulai melakukan otomasi.

Mulai dari yang kecil. Tips yang baik adalah dengan mencoba software akuntansi pada pembukuan personal Anda, untuk mendapatkan gambaran tentang kapasitas dan apa pun yang bisa Anda aplikasi pada bisnis Anda nantinya. Jangan lupa untuk mencoba aplikasi seluler juga, jika ada, untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana software tersebut saling terintegrasi dan bekerja bersama dengan solusi akuntansi Anda.

Buat rencana. Seperti disebutkan, tahap satu mungkin menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur otomasi di akun pribadi Anda. Tahap dua mungkin untuk memperkenalkannya ke akun bisnis Anda sendiri dan mengujinya dalam konteks yang lebih luas. Tahap ketiga mungkin kemudian meluncurkannya dan mengenalkannya kepada klien.

Baca juga : Persediaan Barang Dagang Dan Metode Pencatatannya Pada Akuntansi

Buat struktur rencana Anda. Ingatlah bahwa rencana peluncuran yang sukses memiliki dua komponen: seorang pemilik yang bertindak sebagai penanggung jawab, dan membuat target dimana kemajuan dapat diukur dan yang bertindak sebagai pemicu untuk fase-fase lain dari rencana tersebut.

Bagaimana Anda tahu kapan saatnya untuk menawarkan otomatisasi kepada klien, misalnya? Nah, satu saran  yang mungkin berguna adalah Anda harus memiliki sejumlah waktu untuk mengenalkan otomatisasi yang digunakan dalam praktik bisnis Anda tanpa menimbulkan kebingungan di antara staf.

Manfaatkan dukungan. Vendor di balik solusi otomatisasi akan memiliki staf pendukung yang siap menjawab pertanyaan tentang  bagaimana mengintegrasikan perangkat lunak dalam solusi yang ada, tetapi juga cara terbaik untuk mengenalkannya untuk karyawan Anda seiring berjalannya waktu. Ada banyak pengalaman di luar sana, jadi pastikan Anda memanfaatkannya.

Tetapkan ekspektasi dan bersiaplah. Teknologi ini umumnya hanya berhasil ketika diintegrasikan dengan baik dengan keterampilan orang, proses organisasi dan penyelarasan dengan model bisnis. Tidak ada gunanya mengotomatiskan entri data jika Anda belum memikirkan waktu dan biaya pelatihan untuk karyawan Anda. Jadi, tentu Anda harus mengeluarkan biaya untuk langkah otomatisasi akuntansi yang Anda Ambil

Baca juga : Mengenal Pengertian dan Perbedaan Wesel Bayar dan Wesel Tagih

Kesimpulan tentang entri data otomatis

Entri data dalam akuntansi adalah tugas abad ke-19 yang dalam banyak praktik ditangani dengan cara abad ke-20. Namun, kita sekarang berada di abad ke-21. Teknologi melompat maju dan solusi yang sebelumnya dianggap sebagai fiksi ilmiah tersedia di sini dan sekarang.

Solusi ini dapat diperkenalkan secara perlahan dengan menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang mudah digunakan dan memiliki fitur terlengkap seperti Accurate Online yang bisa Anda coba secara gratis selama 30 hari melalui tauran pada gambar di bawah ini :