Buku Besar Pembantu: Pengertian, Fungsi, dan Contoh Kasus

Dalam sebuah perusahaan mulai dari skala kecil hingga besar, sebuah pencatatan keuangan adalah yang paling penting dalam semua usaha. Hal ini dikarenakan kondisi keuangan perusahaan harus terpantau dengan jelas sehingga dapat menjadi acuan untuk langkah berikutnya. Dalam akuntansi, pencatatan keuangan dilakukan dengan menggunakan 2 kumpulan catatan transaksi yang lebih sering disebut buku besar umum (general ledger) dan buku besar pembantu (subsidiary ledger).

Dua buku dalam pencatatan  keuangan ini sangat diperlukan dan penting bagi usaha Anda. Buku besar dalam ilmu akuntansi merupakan rincian catatan keuangan sebuah perusahaan dalam periode tertentu. Jenis pencatatan keuangan secara keseluruhan lebih dikenal dengan istilah buku besar umum atau buku besar umum.

Selanjutnya, artikel ini akan mengulas lebih dalam tentang buku besar pembantu. Hal yang akan diulas adalah pengertian, jenis, fungsi, sumber pencatatan, bentuk jurnal pembantu, serta contohnya. Mari baca lebih lanjut agar pengetahuan Anda bertambah dan bermanfaat.

Baca juga: Apa itu Prosedur Audit? Mari Ketahui Lebih Jauh Pengertiannya

Pengertian Buku Besar Pembantu

Buku besar pembantu atau subsidiary ledger adalah perpanjangan dari buku besar umum yang mencatat lebih detail dan spesifik mengenai transaksi tertentu. Tentunya, dalam buku besar jenis ini, transaksi telah dikelompokkan menjadi satu kategori transaksi yang sama. Hal ini dilakukan agar dapat merinci transaksi detail yang terjadi di perusahaan.

Banyak yang mengatakan bahwa buku pembantu merupakan perluasan yang merupakan rincian detail  dari akun tertentu serta perubahannya. Sehingga detail informasi transaksi yang tidak tercantum pada buku besar umum, biasanya dapat ditemukan pada buku besar ini.

Baca juga: Apa Itu Pajak Penghasilan Badan? Mari Kita Bahas Secara Mendalam

Jenis Buku Besar Pembantu

Setelah mengetahui pengertian dari buku pembantu, ada beberapa jenis buku  pembantu. Setidaknya ada lebih dari lima jenis buku  pembantu sesuai dengan akun yang ada pada sistem akuntansi. Banyaknya jenis buku besar tergantung pada jenis akun pada jenis perusahaan, seperti perusahaan manufakturing akan ada tujuh buku pembantu.

Contoh beberapa buku pembantu pada perusahaan manufakturing berdasarkan akun-akun  berikut ini:

• Utang
• Piutang
• Biaya Persediaan bahan baku dan bahan penolong
• Biaya Alat dan mesin
• Biaya overhead pabrik
• Biaya penjualan
• Biaya administrasi dan umum

Namun, fokus kali ini adalah  jenis buku pembantu dalam sebuah perusahaan dagang. Pada perusahaan dagang, hanya terdapat dua akun yang selalu menjadi acuan dalam proyeksi bisnis ke depannya. Akun tersebut adalah utang dan piutang.

1. Buku Besar Pembantu Utang

Dalam buku ini berisi kumpulan catatan transaksi utang yang diberikan kepada perusahaan. Pada buku ini juga mencatat perubahan jumlah dan nominal kepada kreditur. Dalam buku ini, akan terlihat informasi jelas mengenai siapa kreditur pemberi utang, nominal serta cara pembayarannya sekali saja dalam tempo tertentu atau berkala.

2. Buku Besar Pembantu Piutang

Kedua, buku ini ini merupakan kebalikan dari buku utang. Pada buku ini berisi kumpulan piutang atau tagihan dari langganan kredit. Dalam hal ini, perusahaan menjual barangnya kepada pihak lain dengan melakukan transaksi penjualan kredit. Di buku ini tercatat rincian data debitur, nominal tagihan, dan cara pembayaran secara kredit dilakukan setiap tanggal berapa.

Dua buku ini merupakan perpanjangan dari perubahan utang maupun piutang yang dicatat secara keseluruhan di buku besar umum. Sehingga, pada buku besar umum hanya mengambil informasi penting seperti nominal utang – piutang. Selain itu, pada buku besar umum lebih dikenal dengan perkiraan induk dari akun utang piutang tersebut.

Baca juga: Konsultan Perpajakan: Pengertian, Layanan dan Manfaatnya

Fungsi Buku Besar Pembantu

Sebuah perusahaan menjadi sangat terbantu karena adanya sistem akuntansi yang jelas. Sistem akuntansi ini diperinci dengan adanya buku besar umum dan buku pembantu. Fungsi dari buku pembantu dalam sebuah perusahaan ada empat, yaitu sebagai berikut:

• Pertama, karena dalam buku ini tercatat dengan rinci maka buku ini akan memudahkan dalam proses penyusunan laporan keuangan sehingga meminimalisir kesalahan pencatatan pada buku besar umum.
• Kedua sebagai pembanding dalam ketelitian pencatatan buku besar umum, karena dalam buku pembantu berisi detail rincian dari saldo-saldo pada buku besar umum.
• Ketiga, bisa terjadi pembagian tugas dalam pengerjaan laporan akuntansi keuangan sebuah perusahaan.
• Keempat, mempermudah dalam pencarian informasi mengenai jumlah akun dari pihak-pihak yang terkait.

Sumber Pencatatan Buku Besar Pembantu

Dalam sebuah sistem akuntansi, sumber pencatatan adalah hal yang utama dalam semua transaksi. Tanpa adanya sumber pencatatan, maka sebuah laporan keuangan dapat dikatakan fraud karena tidak ada hal yang mendasari terjadinya transaksi. Sehingga perlu juga memahami sumber pencatatan dalam buku pembantu.

Sumber pencatatan dalam buku adalah segala bukti transaksi yang berakibat pada perubahan nominal akun utang-piutang tersebut. Contoh dari sumber pencatatan keuangan adalah faktur, nota, bukti penerimaan kas, kuitansi dan sebagainya.

Metode yang dilakukan untuk memasukkan data dari sumber pencatatan ada dua. Pertama, pencatatan dilakukan di dalam buku jurnal umum, lalu dibukukan ke dalam buku besar. Setiap pos jurnal wajib diposting secara individu maupun kolektif.

Kedua, pencatatan di buku pembantu. Pencatatan ini dibuat daftar saldonya setiap akhir periode tertentu. Daftar saldo ini dibuat berdasarkan akun pada buku pembantu tersebut.

Baca juga: Pengertian Jurnal Khusus dan Perbedaannya dengan Jurnal Umum

Contoh Transaksi Buku Besar Pembantu

Supaya Anda lebih memahami transaksi dalam buku pembantu ini, maka kami tampilkan ilustrasi buku pembantu utang dibawah ini.

Ilustrasi Transaksi Buku Pembantu Utang

Perusahaan AYEM Group yang bergerak di bidang periklanan memiliki beberapa transaksi keuangan selama bulan Maret 2020 dengan rincian transaksi sebagai berikut:

Pada tanggal 1 Maret 2020, perusahaan telah mencatat transaksi utang perusahaan ke beberapa perusahaan lain. PD Mandiri telah memberikan pinjaman sebesar Rp3.200.000, PD Gudang Kertas sebesar Rp2.600.000, dan PD Gudang Kaos sebesar Rp2.700.000. Total utang perusahaan dicatat sebagai akun utang saldo kredit pada buku besar dengan nominal Rp8.500.000.

Kemudian terjadi pembelian selama bulan Maret 2020 yang tercatat pada buku jurnal pembelian

Pada akun utang usaha akan dikredit sebesar Rp9.000.000 dengan rincian transaksi pembelian selama bulan Maret 2020 sebagai berikut:

• Tanggal 7 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembelian secara kredit ke PD. Mandiri sebesar Rp3.800.000 dengan faktur No. SB-07.
• Tanggal 13 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembelian secara kredit ke PD. Gudang Kertas sebesar Rp2.500.000 dengan faktur No. K-13.
• Tanggal 27 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembelian secara kredit ke PD. Gudang Kaos sebesar Rp2.700.000 dengan faktur No. KS-27.

Pada bulan Maret 2020, selain terjadi transaksi pembelian juga terjadi transaksi pengeluaran kas sebesar Rp7.500.000 untuk pembayaran utang. Rincian transaksi pembayaran utang sebagai berikut:

• Tanggal 4 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembayaran PD. Mandiri sebesar Rp2.200.000 dengan faktur No. K-701.
• Tanggal 10 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembayaran PD. Gudang Kaos sebesar Rp2.700.000 dengan faktur No. K-708.
• Tanggal 18 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembayaran PD. Gudang Kertas 1.600.000 sebesar Rp2.200.000 dengan faktur No. K-711.
• Tanggal 28 Maret 2020 telah terjadi transaksi pembayaran PD. Mandiri sebesar Rp1.000.000 dengan faktur No. K-731.

Dari transaksi tersebut dipindahkan ke buku pembantu utang. Kemudian diteruskan ke buku besar umum. Berdasarkan informasi dari buku pembantu utang tersebut, maka akan diperoleh daftar saldo utang sebagai berikut:

AYEM GROUP

DAFTAR SALDO UTANG

Tanggal 31 Maret 2020

Baca juga: Rasio Keuangan: Pengertian, Fungsi, dan Berbagai Jenisnya

Itulah pengertian, fungsi dan contoh kasus dalam penggunaan buku besar pembantu dalam operasional bisnis. Jika Anda ingin memiliki sebuah bisnis yang data finansialnya secara keseluruhan dan minim kesalahan, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur sesuai kebutuhan usaha Anda.

Gunkanlah softwate akuntansi yang mudah digunakan dan sudah teruji keandalannya, seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna daru berbagai jenis bisnis yang ada di Indonesia, mulai dari UMKM sampai perusahaan besar.

Dengan harga yang terjangkau dan mudah digunakan, Accurate Online berhasil meraih Top Brand Award sebagai software akuntansi terbaik di Indonesia sejak tahun 2016 sampai saat ini.

Jadi apa lagi yang masih Anda ragukan? Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: