Pengertian Faktur, Jenis, Komponen dan Fungsinya dalam Bisnis

Apakah Anda seorang freelancer atau pemilik bisnis kecil yang bertanya-tanya tentang pengertian faktur? Dalam posting ini kita membahas secara tepat pengertian faktur dan aspek faktur lainnya.

Faktur adalah elemen penting dari kesuksesan bisnis Anda. Tanpa metode faktur yang efektif, peluang Anda untuk mendapatkan bayaran tepat waktu jauh lebih sulit dari yang seharusnya.

Pembayaran sesuai nilai dan dibayar dengan tempo yang dijanjikan, adalah tulang punggung bisnis yang sukses, tetapi pembuatan faktur tidak selalu semudah.

Kami akan menguraikan tujuan, elemen utama, dan berbagai cara pembuatan faktur untuk bisnis Anda sehingga Anda dapat menguasai alat penting ini dan mendapatkan keuntungan dalam bisnis Anda.

Pengertian dan Fungsi Faktur dalam Bisnis

Singkatnya, faktur adalah tagihan – dokumen yang Anda kirimkan ketika seseorang berhutang pembayaran kepada Anda.

Itu yang Anda kirim ke klien atau pelanggan ketika Anda menagih saldo yang harus dibayarkan untuk item yang telah Anda jual atau layanan yang Anda berikan.

Arti faktur resmi menurut Merriam-Webster Collegiate Dictionary, adalah “daftar barang yang dikirim secara terperinci, biasanya menyebutkan harga dan syarat penjualan.”

Dalam definisi ini, “barang yang dikirim” dapat mencakup produk digital yang “dikirim” melalui email, dan juga mengacu pada layanan yang diberikan. Dengan kata lain, ini adalah catatan tentang apa yang dijual dan apa yang terhutang.

Faktur memiliki fungsi penting baik bagi pengirim maupun penerima. Bagi pengirim, ini adalah cara untuk mempercepat pembayaran dengan memberi tahu pembeli tentang saldo jatuh tempo. Untuk penerima, mereka mencerminkan biaya dengan cara yang terorganisir dan terperinci. Mereka juga penting untuk pencatatan, di kedua sisi bisnis.

Untuk penjual, faktur menyediakan dokumentasi inventaris keluar, tagihan terutang, dan (setelah dibayar) pendapatan bisnis dan pajak yang dikumpulkan. Untuk pembeli, faktur memberikan rincian biaya bisnis, pajak yang dibayarkan, dan informasi kontak vendor.

Baca juga: Pengertian ROI dan ROE, Perbedaan dan Cara Menghitungnya

Jenis Faktur

Ada banyak jenis faktur yang dapat Anda kirim ke pelanggan. Setiap jenis faktur memiliki tujuan tertentu. Berikut adalah enam jenis faktur akuntansi yang mungkin Anda kirimkan kepada pelanggan.

1. Faktur pro forma

Pengertian faktur pro forma bukanlah permintaan pembayaran. Anda dapat menganggap dokumen ini seperti prabayar. Anda mengirim faktur pro forma sebelum menyelesaikan pekerjaan untuk pelanggan.

Faktur pro forma menunjukkan kepada pelanggan berapa banyak yang harus mereka bayar setelah Anda mengirimkan produk atau melakukan layanan. Anda juga dapat menggunakan faktur pro forma untuk menunjukkan nilai barang yang Anda berikan, seperti hadiah.

Biasanya, faktur pro forma memperkirakan pekerjaan yang akan Anda lakukan dan berapa biaya barang. Faktur pro forma merupakan komitmen untuk memberikan sesuatu. Persyaratan dalam faktur pro forma dapat berubah seiring dengan berjalannya proyek.

2. Faktur interim

Pengertian faktur interim memecah nilai proyek besar menjadi beberapa pembayaran. Anda mengirimkan faktur ini saat Anda menyelesaikan proyek besar.

Semakin besar proyeknya, semakin banyak Anda habiskan untuk tenaga kerja, bahan, dan biaya operasi lainnya. Faktur interim membantu Anda mengelola arus kas bisnis kecil Anda untuk pekerjaan besar.

Anda tidak perlu menunggu hingga proyek berakhir untuk menerima pembayaran. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan uang dari faktur sementara untuk menutupi sebagian biaya.

3. Faktur akhir

Sesuai dengan namanya, Anda mengirimkan faktur akhir setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek. Faktur akhir memberi tahu pelanggan bahwa pekerjaan telah selesai. Tidak seperti faktur pro forma, faktur akhir adalah permintaan pembayaran.

Faktur akhir Anda harus menyertakan daftar terperinci dari produk dan layanan yang Anda berikan. Anda juga harus mencatat total biaya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Pastikan untuk mengirim faktur akhir segera melalui surat atau online setelah menyelesaikan pekerjaan. Dengan begitu, Anda dapat terus mengalirkan uang ke bisnis Anda pada tingkat yang sehat dan menghindari masalah penagihan.

Baca juga: Perusahaan Jasa: Pengertian dan Perbedaanya dengan Perusahaan Dagang dalam Akuntansi

4. Faktur lewat jatuh tempo

Terkadang, pelanggan Anda tidak membayar Anda sebelum tanggal jatuh tempo di invoice akhir. Jika ini terjadi, Anda perlu mengirimkan faktur yang telah jatuh tempo. Kirim faktur lewat jatuh tempo segera setelah faktur terlambat.

Faktur lewat jatuh tempo mengingatkan pelanggan bahwa tanggal jatuh tempo pembayaran mereka telah lewat. Sertakan semua informasi dari faktur akhir pada faktur jatuh tempo. Juga, sertakan biaya keterlambatan atau bunga yang menghukum pelanggan karena terlambat membayar.

Jika faktur lewat jatuh tempo tidak berhasil, Anda mungkin harus mengambil pendekatan berbeda untuk pelanggan yang tidak akan membayar. Pertimbangkan untuk mengubah persyaratan pembayaran Anda, menyiapkan paket pembayaran, atau menyewa agen penagihan.

5. Faktur berulang

Gunakan faktur berulang untuk menagih pelanggan untuk layanan yang sedang berlangsung. Anda membebankan jumlah yang sama secara berkala, serupa dengan beberapa tagihan utilitas.

Menggunakan sistem faktur berulang berfungsi dengan baik untuk bisnis berbasis langganan. Dan, Anda dapat menggunakan faktur berulang jika pelanggan Anda memiliki keanggotaan ke perusahaan Anda.

Misalnya, jika Anda memiliki pusat kebugaran dan anggota membayar biaya bulanan, faktur berulang mungkin merupakan opsi penagihan terbaik.

Pengusaha Renzo Costarella menjelaskan faktur berulang dalam artikel Due.com:

“Saat Anda memiliki proyek yang sedang berjalan dengan klien yang sama, sebaiknya gunakan faktur berulang. Dengan ini, Anda dan klien akan menyetujui interval penagihan (biasanya mingguan atau bulanan) dan faktur secara otomatis akan ditagih pada interval yang ditentukan. Klien pada akhirnya akan menjadikan ini sebagai bagian dari rutinitas mereka, yang membuat Anda dibayar lebih cepat. ”

6. Nota kredit

Alih-alih menagih pelanggan, Anda menggunakan nota kredit untuk menyatakan bahwa Anda berhutang uang kepada mereka. Nota kredit akan sama dengan atau kurang dari jumlah faktur asli pelanggan.

Anda mungkin mengirim nota kredit karena pelanggan Anda mengembalikan barang, produk yang Anda kirim rusak, atau Anda mengirim barang yang salah. Dengan nota kredit, Anda dapat mengembalikan jumlah yang awalnya dibayar pelanggan atau menawarkan kredit kepada pelanggan Anda untuk pembelian di masa mendatang.

Baca juga: Mengenal Metode Depresiasi dalam Akuntansi

Komponen Apa Saja yang Ada pada Faktur?

Tujuan dari faktur adalah untuk memberikan rincian tentang apa yang sebenarnya telah dibeli dan bagaimana pembayaran dapat dilakukan.

Ada beberapa komponen penting untuk setiap faktur, sering kali dibagi menjadi bagian header, body, dan footer. Faktur yang paling efektif mencakup elemen-elemen berikut, diatur menurut bagian.

Header berisi informasi identifikasi termasuk informasi kontak penjual dan pelanggan dan informasi spesifik tentang faktur itu sendiri.

Nomor faktur. Ini adalah nomor individu yang diberikan oleh penjual untuk membedakan faktur ini dari semua yang dikirim penjual. Ini biasanya ada di bagian atas halaman, di bagian atas (header).

Tanggal faktur. Cantumkan tanggal pembuatan dan pengiriman faktur.

Syarat pembayaran. Berisikan syarat pembayaran yang telah disepakati. Misalnya jatuh tempo pembayaran atau cara pembayaran seperti kredit atau cash.

Informasi perusahaan penagihan. Nama bisnis dan narahubung harus disertakan di tajuk, dengan informasi kontak. Ini terkadang dilakukan dengan memasukkan kop surat bisnis ke dalam desain. Dalam beberapa situasi (seperti jika faktur menyertakan pemungutan pajak penjualan), nomor pajak bisnis juga perlu disertakan.

Informasi pelanggan atau klien. Demikian pula, orang atau bisnis yang menerima faktur harus diidentifikasi, dengan informasi kontak mereka, di header.

Badan faktur berisi informasi yang relevan tentang barang atau jasa yang telah dibeli. Di sinilah semua yang dibeli dicantumkan secara rinci.

Item baris. Sebagian besar bagian body terdiri dari item baris. Item baris memberi nama atau mendeskripsikan barang yang terjual atau layanan yang diberikan, biaya per unit atau tarif per jam, jumlah unit yang dibeli atau jam yang ditagih, dan total yang harus dibayar untuk item tersebut. Faktur dapat berisi item baris sebanyak yang berlaku – setiap barang atau jasa tidak memerlukan faktur terpisah, selama faktur tersebut muncul di baris terpisah.

Biaya yang dapat ditagih. Jika Anda harus membayar untuk beberapa hal yang perlu ditanggung oleh pelanggan, sertakan pengeluaran ini di faktur.

Total biaya. Ringkasan semua biaya yang terkait dengan item atau layanan yang ditagih muncul di bawah item baris, meskipun terkadang di bagian atas footer.

Footer faktur biasanya meringkas jumlah total yang harus dibayar dengan merinci setiap biaya non-barang, dan sering kali menyertakan persyaratan pembayaran, instruksi khusus, dan / atau komentar tambahan.

Pajak atau biaya lain yang harus dibayar, jika berlaku. Pajak penjualan, biaya pengiriman, dan biaya lainnya yang diterapkan ke faktur dicantumkan tepat di bawah biaya total.

Total jatuh tempo. Total yang harus dibayar adalah jumlah penuh yang harus dibayar oleh pelanggan, termasuk pajak penjualan yang berlaku dan biaya lainnya. Total tagihan biasanya muncul tepat di bawah total tagihan dan tagihan lainnya, dan mungkin juga muncul di bagian atas invoice sebagai referensi.

Instruksi pembayaran. Petunjuk pembayaran muncul di footer faktur, jika diperlukan. Mereka mungkin menyertakan baris tentang ke mana harus mengirim cek, kartu kredit apa yang diterima, diskon pembayaran awal apa pun, atau biaya keterlambatan yang berlaku jika pembayaran tidak diterima pada tanggal jatuh tempo.

Catatan atau komentar tambahan. Dalam beberapa keadaan, masuk akal untuk menyertakan tanggal dan cara pengiriman atau pengiriman. Beberapa pemilik bisnis mungkin juga menyertakan catatan khusus untuk pelanggan di faktur.

Baca juga: Mengenal Teknik Forecasting Dalam Akuntansi dan Fungsinya Bagi Bisnis

Bagaimana Cara Membuat Faktur?

Setelah mengetahui pengertian faktur, langkah selanjutnya adalah mengetahui cara pembuatan faktur.

Faktur adalah bagian standar dalam menjalankan bisnis, tetapi tidak ada satu pun formulir standar yang digunakan untuk pembuatan faktur. Tambahkan fakta bahwa begitu banyak faktur bisnis dan pembayaran dilakukan secara online, dan ada banyak metode untuk membuat dan mengirim faktur.

Faktur tradisional dikirim melalui surat biasa, dan itu tentu saja merupakan opsi yang digunakan banyak bisnis saat ini. Orang lain akan membuat dan mengirim faktur secara elektronik melalui email.

Beberapa perusahaan memilih untuk merancang dan mengirim faktur mereka sendiri. Banyak yang melakukan ini akan menggunakan spreadsheet, pengolah kata yang dicetak di atas kop surat perusahaan, atau paket software pembuatan faktur khusus untuk membuat faktur.

Ada juga templat elektronik yang tersedia secara online yang dapat diunduh dan kemudian disesuaikan untuk setiap transaksi.

Paket templat faktur pracetak juga dapat dibeli di toko peralatan kantor dan kemudian ditulis atau diketik satu per satu saat faktur dikirim. Faktur “manual” ini kemudian dapat dikirim secara elektronik atau melalui surat dan biasanya harus dilacak secara manual untuk tujuan akuntansi.

Software akuntansi yang baik juga mungkin menyertakan templat faktur atau kostumisasi faktur, yang juga dapat melacak faktur terutang dan pembayaran masuk jauh lebih mudah, contohnya seperti pada Accurate Online.

Baca juga: Apa Itu Amortisasi? Berikut Adalah Pengertian Lengkapnya

Kesimpulan

Faktur adalah dokumen bisnis penting dengan banyak bagian yang berbeda, tetapi pembuatan faktur tidak harus sulit. Pertimbangkan apa kebutuhan faktur bisnis Anda sendiri, dan temukan solusi yang paling sesuai untuk Anda, misalnya menggunakan software akuntansi yang sudah build in dengan fitur kostumisasi faktur seperti Accurate Online.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya akan mendapatkan kemudahan pembukuan bisnis, pengelolaan perpajakan, atau konstumisasi faktur saja, namun juga solusi menyeluruh untuk proses operasional bisnis Anda seperti, proses rekonsiliasi otomatis, multi cabang, multi gudang, payroll, smartlink ecommerce, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

jadi apalagi yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: