Petty Cash Adalah Hal Penting dalam Pembukuan. Mari Pelajari Lebih Dalam

Bisnis adalah salah satu upaya untuk mendapat keuntungan melalui kegiatan penyediaan jasa atau penyediaan produk bagi konsumen. Dalam kegiatan bisnis baik yang berskala besar atau kecil, salah satu hal penting yang menjadi faktor krusial penentu keberhasilan adalah manajemen keuangan. Petty cash adalah salah satu cara yang lazim digunakan – atau sering disebut juga sebagai kas kecil

Manajemen keuangan menjadi penting untuk melihat bagaimana perkembangan perusahaan berdasarkan pemasukan dan pengeluaran yang dilakukan. Pengelolaan keuangan harus dibangun dengan baik oleh para pekerja dari divisi keuangan termasuk juga pemilihan sistem yang tepat untuk perusahaan. Catatan yang dibuat tidak hanya perubahan besar tapi juga perubahan kecil.

Apa Sebenarnya Petty Cash Itu?

Pengeluaran perusahaan tidak hanya melalui pengeluaran besar dari sebuah transaksi tetapi juga melalui transaksi kecil tapi kuantitasnya banyak. Seringkali karena nominalnya yang kecil, pengeluaran tersebut tidak diperhatikan dan menyebabkan masalah serius. Pendataan keuangan harus dibuat dalam catatan tertentu agar bisa dengan mudah diperhatikan.

Petty cash adalah bisa diartikan sebagai sejumlah kecil uang yang memang disiapkan oleh perusahaan untuk digunakan pada saat ada pengeluaran kecil. Biasanya dari sejumlah kecil uang yang disiapkan ini nantinya digunakan ketika ada transaksi mendadak atau rutin yang diperlukan perusahaan. Nah dari kas kecil ini sifatnya berupa uang, bukan materil yang disiapkan.

Ciri khas dari petty cash adalah jumlah nominalnya yang sudah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen perusahaan dalam jumlah tertentu atau terbatas.

Biasanya jumlah nominal yang digunakan bergantung pada kebijakan perusahaan tertentu disesuaikan dengan skala operasional. Penggunaan dari kas kecil ini contohnya untuk membeli keperluan ATK yang rumit jika harus melalui prosedur.

Baca juga: Aset Tetap: Pengertian, Karakteristik, Contoh dan Relevansinya dalam Laporan Keuangan

Tujuan Pencatatan Petty Cash

Pembuatan kas kecil bukannya tanpa alasan mengingat keberadaannya yang penting di dalam sebuah bisnis. Perusahaan besar pun tetap mengadakan kas kecil ini. Adapun beberapa tujuan dari petty cash adalah sebagai berikut: 

• Menghindari prosedur yang sangat tidak efisien dan tidak ekonomis ketika ada pengeluaran yang diperlukan secara mendadak dalam nominal yang relatif kecil.
• Memudahkan karyawan atau staff ketika hendak melakukan pelayanan maksimal tetapi mengalami kendala dalam beberapa hal. Ini juga penting untuk menjaga relasi perusahaan dengan mitra.
• Mempercepat realisasi sebuah aktivitas yang membutuhkan dana dengan cepat dan mendadak tanpa pernah direncanakan sebelumnya.
• Masalah perlengkapan ataupun kebutuhan kantor yang sudah habis tetapi perlu dipenuhi dalam waktu yang relatif cepat.

Baca juga: Laba Kotor dan Laba Bersih: Pengertian, Perbedaan, Contoh dan Rumusnya

Beberapa Metode yang Digunakan dalam Petty Cash

Metode yang biasa digunakan oleh perusahaan biasanya bermacam-macam bergantung pada kebijakan perusahaan. Biasanya metode ini akan berkaitan erat dengan bagaimana pihak terkait melakukan tahapan-tahapan dalam penggunaan dana yang sudah ada. Pencatatan ini harus dilakukan secara lengkap tanpa ada kesalahan di dalamnya. Dua metode yang dalam petty cash adalah:

1. Imprest Fund System (Metode Tetap)

Metode pertama yang biasa digunakan adalah metode tetap atau metode imprest ini, di mana rekening yang ada jumlahnya akan selalu tetap. 

Perubahan yang ada di dalam kas akan digantikan dengan sejumlah uang dalam waktu tertentu misal seminggu sekali. Biasanya ketika terjadi sebuah transaksi, pengguna kas kecil tidak akan langsung mencatat, tapi mengumpulkan bukti transaksi saja.

Ciri khas dalam penggunaan metode ini adalah pada pengisian kembali cash yang ada. Pengisian akan dilakukan sesuai dengan pengeluaran yang telah dilakukan sehingga jumlah uang yang ada akan sama dengan jumlah yang ditetapkan.

Pencatatan dilakukan ketika jumlah uang yang ada di kas kecil ini sudah tidak lagi dirasa cukup dan harus dilakukan pengisian ulang.

Langkah operasional dari metode ini dimulai dengan pemberian sejumlah uang pada pemegang kas kecil untuk digunakan dalam pemenuhan kebutuhan mendesak.

Ketika diperlukan, uang tersebut kemudian digunakan dalam pembayaran transaksi. Setelah itu, saat dana tersebut sudah berada dalam kondisi hampir habis, akan diisi kembali dengan jumlah sama dengan pengeluaran.

Baca juga: Neraca Lajur: Pengertian, Tujuan, Fungsi, dan Cara Membuatnya

2. Fluctuating Fund System (Metode Fluktuatif)

Metode kedua sekaligus terakhir dalam pengelolaan petty cash adalah metode berubah-ubah atau metode fluktuasi ini. Jika pada metode tetap jumlah uang yang dipegang pengguna sudah ditetapkan, pada metode ini jumlah kas disesuaikan dengan kebutuhan.

Sistem ini menghendaki nominal yang tidak harus sama dengan nominal awal saat pertama kali diambil kebijakan.

Misalnya jika nominal kas awal sejumlah 1 juta, ketika sudah digunakan jumlah uang akan berkurang dan perlu diisi kembali.

Saat pengisian, perusahaan yang menggunakan sistem ini boleh memberikan jumlah uang sesuai dengan kebutuhan. Jadi jumlahnya tidak harus sama dengan saldo awal, boleh bertambah dan berkurang.

Pencatatan keuangan tentang pembayaran yang dilakukan dengan kas kecil harus dimuat dalam jurnal dengan mendebit biaya dan mengkredit perkiraan.

Besarnya jumlah dana yang terdapat dalam kas kecil akan disesuaikan dengan perkembangan kebutuhan penggunanya.

Baca juga: Jurnal Umum Akuntansi: Pengertian, Contoh, Serta Cara Pembuatannya

Dokumen yang Diperlukan dalam Petty Cash

Dokumen dari kas kecil sendiri harus lengkap agar setiap transaksi yang dilakukan bisa dipercaya dan memiliki bukti kongkrit. Hal ini dilakukan untuk mencegah perilaku penyelewengan keuangan dan berfungsi untuk evaluasi keuangan ke depannya. Beberapa dokumen yang diperlukan untuk pencatatan petty cash adalah:

1. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar ini diperlukan supaya ketika ada perintah pengeluaran kas, pergerakan keuangan bisa dipantau melalui dokumen ini. Dalam sistem kas kecil ini, bukti kas keluar juga bisa digunakan untuk evaluasi serta ketika hendak melakukan pengisian ulang saldo yang dimiliki.

2. Cek

Cek adalah dokumen penting selanjutnya yang harus dijaga dengan baik. Dokumen cek sendiri biasanya digunakan agar bank mau membayarkan sejumlah uang kepada badan atau individu yang membawa cek. Cek ini merupakan pembayaran oleh perusahaan lewat jasa bank terlebih dahulu karena pembayaran secara tunai saat ini kurang efisien.

3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Ketika jumlah uang yang ada dalam kas kecil sudah tidak lagi sesuai dengan kebutuhan, maka pengguna bisa mengajukan permintaan pengeluaran. Tetapi dokumen ini harus diisi dengan kebutuhan yang memang rasional dan diperlukan. Pengisian kembali ini baru bisa diajukan ketika ada dokumen permintaan sebagai bukti pengeluaran sebagai bahan pertimbangan apakah disetujui atau tidak.

Baca juga: Tips Memilih Aplikasi Pembukuan yang Tepat Untuk Bisnis Kecil

4. Bukti Pengeluaran

Penggunaan kas kecil meskipun dalam jumlah uang yang tergolong sedikit, masih harus dipertanggungjawabkan kepada atasan. Dokumen bukti pengeluaran ini bisa menjadi bukti konkrit apa saja pengeluaran yang dilakukan dan bagaimana penggunaannya. Ada lampiran-lampiran pengeluaran seperti misalnya nota sebagai bukti transaksi yang dilakukan.

5. Permintaan Pengisian Kas Kecil

Pemegang dana kas kecil ketika jumlah dana yang dimiliki tidak mencukupi atau sudah tinggal sedikit, perlu melakukan pengisian ulang. Nah keberadaan dokumen ini bisa berfungsi sebagai bukti supaya bagian utang bisa memberikan sejumlah kas keluar untuk keperluan pengisian dana kas kecil ini.

Itu dia beberapa hal mulai dari pengertian, fungsi, hingga jenis dari topik bahasan kali ini, petty cash. Keberadaan kas kecil ini memegang peran yang sangat penting sehingga harus diperhatikan dengan baik bagaimana penghitungan keuangannya. Catatan keuangan yang baik adalah salah satu bukti bahwa perusahaan berpotensi untuk berkembang terus.

Kesimpulan

Itulah pembahasan mendalam mengenai petty cash, hal penting yang harus ada dalam pencatatan pembukuan Anda. Petty cash adalah hal sering dilupakan bagi pemilik bisnis yang baru membangun usaha dan menggabungkan semua anggaran untuk kebutuhan dalam usaha.

Hal ini tentu akan menimbulkan bias dan kesulitan untuk menghitung pengeluaran secara detail dan pada akhirnya memberika data keuangan yang kurang faktual.

Dalam sistem pembukuan manual, pencatatan petty cash memang sedikit memakan waktu dan rentan mengalami kesalahan. Untuk memudahkan Anda dalam mengatur arus kas dan pencatatan kas menyeluruh dalam usaha, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur pengelolaan arus kas, pencatatan, hingga pembuatan laporan keuangan yang lengkap seperti Accurate Online.

Baca juga: Kelola Gaji Lebih Mudah dengan Add On BCA Payroll di Accurate Online

Dengan menggunakan Accurate Online, tidak hanya memudahkan Anda dalam pencatatan petty cash, namun juga memudahkan Anda melakukan proses pembukuan yang lebih baik dan sesuai kebutuhan usaha Anda.

Accurate Online juga terintegrasi dengan berbagai aplikasi lain seperti aplikasi kasir, perbankan, ecommerce dan aplikasi lainnya yang menghadirkan kemudahan pengelolaan usaha dalam satu wadah.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: