Software Pembukuan: Pengertian, Fungsinya, dan Tips Sebelum Memilihnya

Memilih software pembukuan yang tepat untuk bisnis kecil Anda sangatlah penting. Terlepas dari  apakah Anda mengelola pembukuan sendiri atau melakukan outsourcing dalam proses pembukuan, perangkat lunak pembukuan Anda akan memberikan akses mudah ke informasi manajemen keuangan penting.  Antara lain, informasi yang memungkinkan Anda untuk memantau arus kas dan dapat membuat keputusan manajemen keuangan yang lebih baik.

Pada artikel ini kita akan membahas lebih jauh tentang software pembukuan, pentingnya software pembukuan bagi bisnis dan tips sebelum Anda memilih software pembukuan yang tepat untuk bisnis Anda.

Apa Itu Software Pembukuan?

Software akuntansi  atau pembukuan adalah  program komputer yang memungkinkan Anda untuk mengelola transaksi keuangan bisnis Anda.

Program-program semacam itu dapat sangat bervariasi dalam cakupannya, dengan beberapa program dirancang untuk sedikit lebih dari sekadar pembukuan sederhana dan beberapa dirancang untuk mengelola keseluruhan masuk dan keluar keuangan bisnis besar.

Menggunakan software akuntansi membantu perusahaan untuk menggunakan sumber daya di departemen akuntansi mereka secara efisien, dan dapat mengurangi kesalahan pembukuan yang mahal.

Baca juga: 12 Kesalahan Akuntansi yang Akan Merusak Bisnis Anda

Fungsi Software Pembukuan

1. Peningkatan Akurasi Akuntansi

Manfaat software akuntansi mencakup peningkatan akurasi dengan mengurangi atau menghilangkan kesalahan manusia dalam penghitungan. Proses pembukuan manual melibatkan banyak perhitungan matematika dengan tangan. Perhitungan yang salah di awal proses dapat berdampak besar pada saldo akhir.

Menggunakan software, di sisi lain, sebenarnya tidak akan membuat kesalahan seperti itu. Namun, perlu dicatat bahwa software akuntansi tidak kebal terhadap kesalahan manusia yang timbul dari kesalahan entri data atau interpretasi.

2. Kecepatan Penyelesaian

Menggunakan perangkat lunak akuntansi memungkinkan bisnis memproses akun mereka dengan kecepatan lebih tinggi daripada pemrosesan manual. Sebagian dari peningkatan kecepatan ini berasal dari penggunaan komputer, yang mampu memproses angka jauh lebih cepat daripada otak manusia.

Selain itu, software akuntansi memungkinkan organisasi meningkatkan efisiensi dengan memperkenalkan otomatisasi.

Misalnya, bisnis perlu mencatat pajak penjualan pada semua transaksinya. Perangkat lunak akuntansi dapat dikonfigurasi untuk melakukan itu untuk setiap entri secara otomatis, daripada meminta anggota staf mengerjakan pajak secara langsung.

Baca juga: Pengertian dan Pembahasan Lengkap Akuntansi Fidusia

3. Mengurangi Biaya Keseluruhan

Manfaat yang dihasilkan dari kecepatan dan efisiensi software akuntansi sering kali sejalan dengan pengurangan biaya secara keseluruhan. Penggunaan program akuntansi memungkinkan setiap anggota tim akuntansi untuk melakukan lebih banyak dalam waktu tertentu, yang berpotensi menghadirkan efisiensi yang diperlukan secara keseluruhan.

Hal ini, pada gilirannya, dapat mengurangi biaya penggajian dan administrasi departemen akuntansi. Namun, penghematan ini harus selalu diimbangi dengan biaya perangkat lunak itu sendiri atau perangkat keras tambahan yang diperlukan untuk menjalankannya.

4. Memberikan Laporan yang Akurat

Software akuntansi membantu bisnis untuk menyediakan informasi keuangan yang tepat waktu dan akurat kepada anggota staf yang diperlukan.

Misalnya, direktur keuangan perusahaan membutuhkan laporan arus kas untuk dibawa ke rapat dalam dua jam. Banyak sistem perangkat lunak akuntansi memiliki modul pelaporan bawaan yang memungkinkan pengguna membuat jenis laporan ini hanya dengan mengisi formulir atau mengklik tombol. Sebaliknya, membuat laporan semacam itu secara manual akan menjadi proses yang memakan waktu.

5. Mengurangi Frustrasi Saat Perhitungan dan Pengelolaan Pajak

Menghitung dan melaporkan pajak bisnis Anda bisa menjadi proses yang kompleks, mengharuskan Anda untuk terus memantau semua transaksi bisnis Anda.

Manfaat software akuntansi termasuk mempermudah proses ini dengan memastikan bahwa semua detail keuangan bisnis Anda ada di satu tempat.

Selain itu, software akuntansi seperti Accurate Online memiliki fitur perpajakan terlengkap yang sudah built in dengan program akuntansi. Ini memungkinkan Anda menghitung pengembalian sendiri secara semi-otomatis, daripada menghabiskan waktu dan sumber daya untuk mengerjakan detail yang diperlukan secara manual.

Baca juga: 5 Langkah Mudah Belajar Akuntansi untuk Pemilik Bisnis

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Software Pembukuan

1. Kebutuhan Bisnis Anda

Buat daftar persis untuk apa Anda membutuhkan software pembukuan dan ingatlah saat memilih berbagai opsi. Tidak ada gunanya berinvestasi dalam program canggih yang melakukan ratusan hal menakjubkan yang tidak akan pernah dibutuhkan bisnis Anda.

Bisnis apa yang kamu jalankan? Perusahaan yang berbeda membutuhkan persyaratan keuangan yang berbeda pula. Anda mungkin memerlukan sistem yang dapat membuat laporan berdasarkan tingkat stok atau modul PPN yang dapat menangani pembayaran tunai.

2. Anggaran

Pilihan yang murah dan menyenangkan mungkin tidak memiliki beberapa fitur yang dibutuhkan bisnis Anda dalam hal pembukuan. Pada saat yang sama, perangkat lunak yang paling mahal belum tentu menjadi yang tepat untuk Anda.

Banyak opsi berbasis aplikasi menawarkan tingkat langganan sehingga Anda dapat memilih tingkat yang memiliki semua fitur yang Anda butuhkan, tanpa membayar hal-hal yang mungkin tidak akan pernah Anda gunakan. Saran kami, pilihlah software akuntansi yang memiliki ketentuan satu harga untuk semua fitur tanpa dikenakan biaya tambahan.

3. Apakah Ini Aman dan Terjamin?

Anda akan menggunakan software ini untuk melakukan pencatatan dokumen keuangan penting dan melacak dana yang masuk dan keluar bisnis Anda. Karena ini adalah aplikasi cloud atau program komputer, Anda perlu memilih software yang menghargai keamanan dan menjaga keamanan informasi sensitif Anda.

Jika software tersebut memiliki fitur sederhana seperti pencadangan dan pemulihan berarti Anda tidak perlu khawatir kehilangan data dan kunci kode sandi mencegah orang yang tidak bertanggungjawab mengakses informasi bisnis penting Anda.

Solusinya adalah Anda bisa mencoba menggunakan software pembukuan berbasis cloud yang memiliki keamanan tingkat tinggi dan bisa memantau proses keuangan usaha Anda kapanpun dan dimanapun Anda mau.

Baca juga: Pengertian Faktur, Jenis, Komponen dan Fungsinya dalam Bisnis

Fitur Apa yang Harus Anda Pertimbangan Sebelum Memilih Software Pembukuan?

1. Fitur Pembukuan Dasar

Sebelum mengkhawatirkan tambahan fitur mewah danmenarik, perangkat lunak yang Anda pilih harus dapat menangani dasar-dasar pembukuan. Aplikasi harus mudah digunakan dan intuitif karena tentu Anda tidak ingin menggunakan software pembukuan yang rumit.

Saat membandingkan setiap software, cari fitur yang paling sering Anda gunakan, seperti manajemen pengeluaran, pembuatan laporan, dan pelacakan standar sehingga Anda dapat melihat dengan tepat bagaimana kinerja bisnis kecil Anda dan perencanaannya di masa mendatang.

2. Pehitungan dan Pelaporan Pajak

Dengan berlakunya reformasi perpajakan di Indonesia, software pembukuan yang Anda pilih akan memudahkan Anda dalam mengirimkan penghitungan dan pelaporan pajak secara digital. Ini akan menggantikan sistem berbasis kertas yang sudah Anda gunakan, mengurangi kesalahan dan memungkinkan Anda mengakses informasi pajak secara real-time.

Anda akan bertanya-tanya bagaimana Anda pernah mengelola tanpa fitur seperti penghitungan pajak otomatis, pelaporan pajak, dan pengingat kalender yang memberi tahu Anda saat tenggat waktu penting semakin dekat. Gunakan Accurate Online untuk mendapatkan fitur perpajakan terbaik seperti, e-faktur, e-billing, e-filing dan masih banyak lagi.

3. User Experience yang Baik

Beberapa aplikasi pembukuan dikemas dengan jargon yang membingungkan. Anda akan merasa frustasi saat Anda menggunakannya dan Anda akan sering membuat kesalahan karena Anda tidak mengerti persis apa yang Anda lakukan.

Dengan hal-hal sepenting pengembalian pajak dan rekening bank, Anda membutuhkan software yang menggunakan bahasa yang ringkas dan jelas.

Cukup dengan melihat situs web penjual, Anda harus bisa mendapatkan gambaran tentang bahasa yang mereka gunakan. Jika Anda membutuhkan gelar akuntansi hanya untuk memahami setengah istilah yang mereka gunakan, mungkin itu bukan software pembukuan yang tepat untuk Anda.

Agar Anda tidak bingung dengan beberapa istilah pembukuan atau akuntansi yang mungkin Anda temui, pastikan untuk mempelajari ilmu akuntansi dasar agar setidaknya Anda mengetahui dasar dalam pembukuan.

4. Manajemen Laporan Bank

Dalam hal pengajuan pengembalian pajak dan pelacakan kinerja bisnis, Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat mengelola laporan bank Anda.

Ini karena mereka perlu direkonsiliasi untuk melihat apakah ada transaksi yang hilang atau salah yang telah terjadi. Kesalahan seperti ini dapat menyebabkan masalah lebih lanjut dan perlu diselesaikan dengan cepat dan efektif.

Accurate online juga menawarkan fitur rekonsilisasi otomatis yang memungkinkan Anda mengkonsolidasikan semua pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda untuk tahun itu dengan menggunakan laporan dari rekening koran yang Anda integrasikan.

Baca juga: Pengertian ROI dan ROE, Perbedaan dan Cara Menghitungnya

Membandingkan Software Pembukuan yang Berbeda

Untuk membantu Anda memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda, pastikan untuk mengikuti langkah-langkah sederhana ini.

1. Lakukan uji coba gratis

Sebagian besar aplikasi dan software akuntansi akan memberi Anda opsi untuk melakukan uji coba gratis. Ini memberi Anda kesempatan untuk memahami aplikasi dan melihat bagaimana pengoperasiannya. Lihat apakah software pembukuan tersebut mampu melakukan semua tugas yang Anda perlukan dan apakah Anda senang menggunakannya atau tidak.

2. Lihat ulasan online

Ribuan bisnis lain akan menggunakan perangkat lunak yang Anda lihat dan memberikan ulasan online. Lihat situs ulasan online, bukan situs aplikasi itu sendiri, untuk mendapatkan gambaran yang seimbang tentang bagaimana pelanggan lain menilai mereka.

3. Bicaralah dengan penyedia aplikasi

Bicaralah dengan penyedia perangkat lunak itu sendiri dan ajukan pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki tentang fungsionalitas, fitur, atau integrasi. Ini adalah kesempatan untuk melihat apa rencana mereka untuk aplikasi dan apakah mereka ingin menambahkan lebih banyak fitur di masa mendatang.

4. Periksa apakah mereka memiliki dukungan teknis

Penting untuk mengetahui sebelumnya apakah mereka memiliki dukungan ahli atau tidak untuk membantu dengan masalah apa pun yang mungkin Anda alami. Apakah mereka memiliki nomor pemecahan masalah yang dapat Anda hubungi jika Anda mengalami masalah atau Anda sendiri?

Baca juga: Pendapatan Operasional: Pengertian dan Cara Menghitungnya

Kesimpulan

Di masa lalu, melakukan pembukukan untuk bisnis berarti mencatat angka-angka dalam buku besar kertas. Namun sekarang, tidak lagi. Saat ini, bisnis dari semua ukuran menggunakan software pembukuan atau akuntansi untuk melacak pendapatan mereka, serta memperkirakan penjualan dan mengelola inventaris.

Memilih software pembukuan yang tepat untuk bisnis memang bukanlah perkara mudah. Diperlukan pertimbangan yang matang karena Anda akan menempatkan data keuangan yang sensitif dari bisnis pada software akunansi dan akan menjadi rutinitas harian Anda dalam mengoperasikan software tersebut. Maka jangan sampai Anda sakah memilih!

Software akuntansi bisnis seperti Accurate Online misalnya, sangat mengurangi potensi kesalahan manusia yang muncul dengan akuntansi di atas kertas, dan dapat memungkinkan Anda mengakses informasi penting hanya dengan beberapa penekanan tombol.

Anda juga bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: