Zero Based Budgeting: Pengertian dan Perbedaannya Dengan Metode Anggaran Lain

Zero Based Budgeting (ZBB) atau anggaran tak bersisa adalah teknik penganggaran yang mengalokasikan dana berdasarkan efisiensi dan kebutuhan daripada riwayat anggaran.

Manajemen mulai dari awal dan mengembangkan anggaran yang hanya mencakup operasi dan pengeluaran penting untuk menjalankan bisnis; tidak ada biaya yang secara otomatis ditambahkan ke anggaran.

Pada artikel ini, kita akan membahas anggaran berbasis nol secara lebih mendalam dan perbedaannya dengan metode penganggaran lainnya:

Apa Itu Zero Based Budgeting?

Anggaran berbasis nol atau Zero-Based Budgeting (ZBB) adalah metode penyusunan anggaran di mana setiap pos anggaran dimulai dari nol, bukan berdasarkan anggaran tahun sebelumnya.

Zero Based Budgeting dalam akuntansi manajemen melibatkan persiapan anggaran dari awal atau sama dengan basis nol.

Anggaran berbasis nol ini melibatkan evaluasi ulang setiap item baris dari laporan arus kas dan membenarkan semua pengeluaran yang akan dikeluarkan oleh departemen.

Dengan demikian, definisi zero based budgeting berlaku sebagai metode penganggaran di mana semua biaya untuk periode baru dihitung berdasarkan biaya aktual yang akan dikeluarkan.

Bukan pada basis diferensial yang melibatkan hanya mengubah biaya yang dikeluarkan dengan mempertimbangkan perubahan kegiatan operasional.

Dengan metode ini, setiap aktivitas perlu dijustifikasi, menjelaskan pendapatan yang akan dihasilkan setiap biaya bagi perusahaan.

Semua biaya harus dibenarkan agar memenuhi syarat untuk ditempatkan dalam anggaran.

Misalnya, jika sebuah perusahaan mengharapkan untuk mengeluarkan $100.000 dalam gaji dan biaya upah, dan menganggap bahwa $100.000 penuh diperlukan untuk menjalankan bisnis dengan lancar.

Maka dari itu akan dimasukkan dalam anggaran tetapi, masing-masing jatah gaji / upah individu harus diperiksa dan dibenarkan untuk dimasukkan.

Jika alih-alih membayar sejumlah gaji, manajemen perusahaan memutuskan bahwa ia dapat menggantikan teknologi dengan biaya lebih rendah, kemudian penyesuaian anggaran dilakukan.

Baca juga: Budgeting: Pengertian, Tujuan, Proses dan Prinsipnya

Fungsi dan Manfaat Zero-Based Budgeting 

Dalam ZBB, setiap pengeluaran harus dijustifikasi secara rinci sebelum dimasukkan ke dalam anggaran, terlepas dari anggaran atau pengeluaran sebelumnya.

Metode ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua pengeluaran benar-benar diperlukan dan memiliki nilai tambah bagi organisasi atau perusahaan.

Fungsi Zero-Based Budgeting (ZBB)

1. Justifikasi Setiap Pengeluaran

Anggaran berbasis nol memastikan bahwa setiap bagian dari anggaran harus dijustifikasi secara terperinci.

Tidak ada anggaran yang diambil begitu saja dari pengeluaran masa lalu tanpa alasan yang kuat.

2. Fokus pada Prioritas dan Tujuan Perusahaan

ZBB membantu memastikan bahwa anggaran difokuskan pada prioritas dan tujuan strategis organisasi.

Pengeluaran yang tidak sejalan dengan prioritas perusahaan dapat dihilangkan atau dikurangi.

3. Pengelolaan Sumber Daya yang Efisien

Dengan ZBB, sumber daya perusahaan dialokasikan secara lebih efisien karena pengeluaran yang tidak perlu atau tidak memberikan nilai tambah bisa dihilangkan.

4. Mendorong Transparansi dan Akuntabilitas

ZBB mendorong transparansi dan akuntabilitas yang lebih tinggi dalam proses penganggaran, karena semua pengeluaran harus dijustifikasi dan dipertanggungjawabkan secara jelas.

5. Pengurangan Pemborosan dan Pengeluaran yang Tidak Diperlukan

ZBB dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan pengeluaran yang tidak relevan atau tidak efisien dengan menilai kembali seluruh anggaran setiap kali proses budgeting dimulai.

Baca juga: Line Item Budget: Pengertian, Komponen dan Kelebihan Menggunakannya

Manfaat Zero-Based Budgeting (ZBB)

1. Penghematan Biaya

Salah satu manfaat utama dari ZBB adalah penghematan biaya.

Dengan menilai ulang setiap pengeluaran secara mendalam, organisasi dapat mengurangi atau menghilangkan biaya yang tidak diperlukan atau tidak memberikan kontribusi signifikan terhadap tujuan.

2. Penentuan Prioritas yang Lebih Baik

ZBB membantu perusahaan untuk fokus pada pengeluaran yang benar-benar penting dan mendukung strategi jangka panjang.

Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengalokasikan dana ke area yang paling penting dan memaksimalkan dampak dari anggaran.

3. Fleksibilitas Anggaran

ZBB memberikan fleksibilitas dalam menyesuaikan anggaran dengan perubahan kebutuhan bisnis atau ekonomi.

Tidak terikat pada anggaran masa lalu memungkinkan perusahaan lebih adaptif terhadap dinamika pasar.

4. Meningkatkan Akuntabilitas Manajerial

ZBB meningkatkan akuntabilitas manajerial karena setiap pengeluaran harus dipertanggungjawabkan oleh departemen terkait.

Hal ini menciptakan budaya tanggung jawab yang lebih besar di seluruh organisasi.

5. Pengurangan Budget “Inflasi”

Dalam anggaran tradisional, ada kecenderungan untuk secara otomatis menaikkan anggaran dari tahun ke tahun tanpa mengevaluasi kebutuhan sebenarnya.

Anggaran berbasis nol membantu menghindari inflasi anggaran yang tidak perlu karena setiap biaya harus dinilai dari awal.

Baca juga: Pengertian Capital Budgeting, 4 Metode, Tahapannya

Kelebihan Zero Based Budgeting

• Akurasi

Bertentangan dengan metode penganggaran reguler yang mendasarkan beberapa perubahan menurut data pada anggaran tahun sebelumnya.

Zero based budgeting membuat setiap departemen mengambil kembali setiap item arus kas dan menghitung biaya operasi mereka.

Proses ini sampai taraf tertentu membantu dalam pengurangan biaya karena memberikan gambaran yang jelas tentang biaya terhadap kinerja yang diinginkan.

• Efisiensi

Ini membantu dalam alokasi sumber daya yang efisien (berdasarkan departemen) karena tidak melihat angka historis tetapi melihat angka sebenarnya

• Pengurangan dalam aktivitas yang berlebihan

Ini mengarah pada identifikasi peluang dan cara yang lebih hemat biaya untuk melakukan sesuatu dengan menghilangkan semua aktivitas yang tidak produktif atau berlebihan.

• Mengurangi Iinflasi anggaran

Karena setiap item baris harus dijustifikasi, anggaran berbasis nol mengatasi kelemahan penganggaran tambahan dari inflasi anggaran.

• Koordinasi dan Komunikasi

Ini juga meningkatkan koordinasi dan komunikasi dalam departemen dan memotivasi karyawan dengan melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan.

Baca juga: Budget Management: Metode, Manfaat, Strategi, Tipsnya

Kekurangan Zero Based Budgeting

• Menghabiskan Banyak Waktu

Penganggaran tak bersisa adalah proses  yang sangat memakan waktu bagi perusahaan atau entitas yang didanai pemerintah untuk dilakukan setiap tahun dibandingkan dengan penganggaran tambahan, yang merupakan metode yang jauh lebih mudah.

• Persyaratan Tenaga Kerja Tinggi

Membuat seluruh anggaran dari awal mungkin memerlukan keterlibatan sejumlah besar karyawan.

Banyak departemen mungkin tidak memiliki waktu dan sumber daya manusia yang memadai untuk hal yang sama.

• Membutuhkan Keahlian

Menjelaskan setiap item baris dan setiap biaya adalah tugas yang sulit dan membutuhkan pelatihan para manajer.

Baca juga: Memahami Activity Based Budgeting untuk Efisiensi Keuangan Perusahaan

Perbedaan Zero Based Budgeting dengan Metode Penganggaran Tradisional

Semua bisnis menggunakan anggaran untuk melacak pengeluaran dan meningkatkan cara untuk meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan.

Perencanaan anggaran untuk tahun berjalan / tahun depan biasanya didasarkan pada anggaran tahun-tahun sebelumnya.

Faktanya, penganggaran tradisional dimulai dengan anggaran tahun sebelumnya dan biasanya menerapkan peningkatan atau penurunan persentase tambahan untuk memenuhi tujuan baru. Persentase ini biasanya berkisar antara 1% hingga 10%.

Terkadang, anggaran dapat menjadi tidak terkendali, atau dalam beberapa tahun, dapat menunjukkan biaya yang jauh lebih tinggi atau lebih rendah, tergantung pada prospek pasar secara keseluruhan dan faktor eksternal lainnya.

Dalam skenario seperti itu, tidak masuk akal untuk melihat anggaran tahun lalu karena telah terjadi perubahan signifikan dalam situasi perusahaan.

Seluruh anggaran perlu dikerjakan ulang dari awal – karenanya, anggaran berbasis nol.

Dalam zero based budgeting, perusahaan menganalisis setiap biaya / aspek bisnis satu per satu. Ini disebut sebagai memulai dari “basis nol”.

Sementara penganggaran berbasis nol memeriksa semua biaya, penganggaran tradisional hanya memeriksa biaya baru yang diusulkan.

Baca juga: Jenis-jenis Anggaran yang Harus Dimiliki Perusahaan

Tahapan dan Proses Zero-Based Budgeting

Proses pada ZBB berfokus pada kebutuhan saat ini dan tujuan strategis perusahaan, memastikan efisiensi dalam alokasi sumber daya.

Berikut adalah tahapan dan proses dalam Zero-Based Budgeting:

1. Identifikasi Tujuan dan Prioritas

Proses Anggaran berbasis nol dimulai dengan mengidentifikasi tujuan strategis organisasi dan prioritas anggaran.

Setiap pengeluaran harus sesuai dengan prioritas dan kebutuhan perusahaan saat ini.

Contoh: Perusahaan yang ingin meningkatkan inovasi produk akan memprioritaskan pengeluaran untuk riset dan pengembangan.

2. Analisis Kebutuhan dan Penyusunan Program

Setiap departemen atau unit kerja menyusun rencana anggaran berdasarkan kebutuhan nyata, bukan berdasarkan angka dari tahun sebelumnya.

Setiap pengeluaran harus dijelaskan dengan alasan yang mendetail mengapa diperlukan dan apa dampaknya.

Contoh: Departemen pemasaran mungkin akan merancang program kampanye iklan baru dengan justifikasi jelas tentang bagaimana kampanye tersebut akan meningkatkan penjualan.

3. Pengembangan Paket Penganggaran (Budget Packages)

Pengeluaran dipecah menjadi beberapa paket anggaran atau unit keputusan (decision units).

Setiap paket menggambarkan proyek atau aktivitas yang akan dibiayai, beserta biaya yang terlibat.

Setiap paket harus dijustifikasi terpisah, mulai dari pengeluaran paling penting hingga yang paling opsional.

Contoh: Dalam departemen IT, satu paket anggaran mungkin untuk pemeliharaan perangkat keras, sementara paket lainnya untuk pengembangan aplikasi baru.

4. Klasifikasi dan Peringkat Prioritas

Paket-paket anggaran tersebut kemudian diperingkat berdasarkan urgensi dan relevansinya dengan tujuan perusahaan.

Pengeluaran yang paling kritis akan mendapat prioritas tertinggi. Paket-paket ini dianalisis dengan mempertimbangkan seberapa besar kontribusinya terhadap tujuan perusahaan.

Contoh: Pembelian alat produksi baru mungkin mendapatkan prioritas lebih tinggi dibandingkan anggaran untuk renovasi kantor, jika itu terkait langsung dengan peningkatan kapasitas produksi.

5. Evaluasi dan Justifikasi Anggaran

Setiap paket anggaran harus dievaluasi dan dijustifikasi secara menyeluruh oleh masing-masing departemen.

Pengeluaran tidak dapat disetujui tanpa alasan kuat dan tanpa adanya analisis yang komprehensif.

Contoh: Manajer keuangan akan meminta departemen SDM untuk menjelaskan secara rinci kebutuhan dana untuk pelatihan karyawan, termasuk estimasi keuntungan dari peningkatan keterampilan karyawan.

6. Persetujuan dan Alokasi Anggaran

Setelah evaluasi, anggaran yang telah diurutkan sesuai prioritas diajukan kepada manajemen atau pimpinan perusahaan untuk disetujui.

Hanya pengeluaran yang memenuhi justifikasi dan sejalan dengan prioritas yang disetujui.

Contoh: Manajemen mungkin hanya menyetujui anggaran untuk program yang memiliki NPV positif atau IRR yang memadai.

7. Pelaksanaan Anggaran

Setelah disetujui, anggaran dilaksanakan oleh setiap departemen sesuai dengan rencana yang telah diajukan.

Pengeluaran harus sesuai dengan paket-paket yang telah dijustifikasi dan direncanakan sebelumnya.

Contoh: Departemen produksi menggunakan anggaran yang disetujui untuk membeli mesin baru sesuai dengan anggaran yang diajukan.

8. Pemantauan dan Peninjauan Kinerja

Setelah implementasi, setiap pengeluaran harus dipantau secara ketat untuk memastikan sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.

Evaluasi dilakukan untuk melihat apakah hasil yang dicapai sesuai dengan tujuan yang ditetapkan.

Contoh: Manajer keuangan memantau pengeluaran setiap departemen untuk memastikan tidak ada pembengkakan biaya atau penyimpangan dari rencana anggaran.

9. Penilaian dan Evaluasi Kembali

Pada akhir periode, dilakukan evaluasi menyeluruh terhadap anggaran yang telah dilaksanakan untuk menilai keberhasilan dan efektivitasnya.

Hasil evaluasi ini akan menjadi dasar untuk penyusunan anggaran di periode berikutnya.

Contoh: Jika proyek atau program gagal memberikan hasil yang diharapkan, evaluasi dilakukan untuk memahami penyebabnya, dan anggaran dapat direvisi untuk tahun mendatang.

Baca juga: Anggaran Perusahaan: 4 Jenis, Fungsi, Contohnya

Kesimpulan

Singkatnya, meskipun zero based budgeting adalah opsi yang dapat menciptakan banyak manfaat, ada juga beberapa potensi kekurangan.

Menerapkan penganggaran tak bersisa bukan semata-mata keputusan akuntansi dan harus dipertimbangkan dalam hubungannya dengan strategi dan tujuan bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Meskipun anggaran tak bersisa dapat membantu perusahaan mengurangi biaya dengan lebih baik, anggaran tersebut dapat sepenuhnya mengubah nilai perusahaan dan budayanya.

Zero based budgeting harus menjadi keputusan kolaboratif dan bulat di dalam perusahaan setelah mempertimbangkan dengan cermat keuntungan dan kerugian relatifnya.

Lalu, apapun metode penganggaran yang Anda gunakan pastikan Anda melakukan proses penganggaran yang baik dan merencanakan semua hal yang Anda anggarkan dengan sistem yang tepat, salah satunya adalah dengan menggunakan Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang memiliki fitur pembukuan, perpajakan, manajemen aset dan proses penganggaran terlengkap juga dengan dengan harga terjangkau yang sangat cocok untuk semua jenis bisnis di Indonesia.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: