Dalam dunia bisnis, efisiensi dalam mengelola aset menjadi kunci penting dalam meraih kesuksesan. Salah satu solusi terbaik untuk mencapai efisiensi tersebut adalah dengan menggunakan asset management software.
Asset management software adalah alat yang dibuat khusus untuk membantu Anda dalam melacak, mengelola, dan memelihara aset dengan lebih efektif.
Dengan fitur-fitur canggih di dalamnya, seperti pelacakan real-time, analisis data, dan pemeliharaan prediktif, asset management software tidak hanya akan memudahkan administrasi aset Anda, tetapi juga membantu Anda dalam mengambil keputusan yang lebih tepat dan strategis.
Lantas, apa saja manfaat dari sistem ini? Bagaimana cara yang tepat dalam memilihnya? Baca terus artikel ini untuk mendapatkan jawabannya.
Apa itu asset management software?
ilustrasi asset management software. source envato
Berdasarkan laman Wikipedia, asset management software adalah aplikasi atau sistem khusus untuk membantu Anda dalam mengelola aset secara efisien. Di dalamnya mencakup berbagai macam fungsi, seperti melacak lokasi aset, pemeliharaan, nilai, dan siklus hidup aset.
Terdapat beberapa fitur umum dalam asset management software, yaitu:
- Pelacakan real-time: Memantau status dan lokasi aset secara langsung.
- Pemeliharaan: Mengatur jadwal perawatan dan mendeteksi kebutuhan pemeliharaan secara preventif.
- Analisis data: Menyediakan laporan dan analisis untuk membantu pengambilan keputusan terkait aset.
- Manajemen inventaris: Mengelola informasi tentang inventaris dan pengadaan aset baru.
Dengan menggunakan asset management software, Anda bisa meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi biaya yang terkait dengan pemeliharaan, dan mengoptimalkan penggunaan aset mereka.
Baca juga: 9 Strategi Cerdas Manajemen Aset untuk Maksimalkan Efisiensi dan Nilai Bisnis Anda
Manfaat menggunakan asset management software
ilustrasi asset management software. source envato
Asset management software menawarkan beberapa manfaat untuk bisnis Anda, yaitu:
1. Meningkatkan efisiensi operasional
Dengan asset management software, Anda bisa memantau dan mengelola aset secara real-time.
Hal tersebut akan membantu Anda dalam mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melacak aset secara manual dan memastikan bahwa semua informasi terkait aset, seperti lokasi dan status, selalu up-to-date.
Alhasil, proses operasional Anda akan menjadi lebih efisien dan produktif, yang memungkinkan tim Anda untuk fokus mengerjakan tugas-tugas yang lebih strategis lainnya.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan
Asset management software menyediakan fitur untuk mengatur jadwal pemeliharaan preventif dan mendeteksi potensi masalah sebelum menjadi lebih serius.
Dengan perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan yang tepat waktu, Anda bisa mengurangi biaya perbaikan darurat yang tidak terduga dan memperpanjang umur aset.
Hal tersebut juga akan membantu membantu menghindari gangguan operasional yang dapat mempengaruhi produktivitas.
3. Mempermudah pengambilan keputusan
Salah satu manfaat utama dari asset management software adalah kemampuannya untuk menghasilkan laporan dan analisis yang mendalam.
Data yang dikumpulkan dari sistem ini akan memberikan informasi penting tentang kinerja dan kondisi aset. Informasi ini memungkinkan Anda untuk membuat keputusan yang lebih terinformasi mengenai pengadaan, pengelolaan, dan penghapusan aset, sehingga akan memaksimalkan nilai aset perusahaan.
4. Kepatuhan dan pengendalian
Dengan fitur pelacakan dan dokumentasi yang saling terintegrasi, asset management software akan membantu Anda untuk mematuhi regulasi dan standar industri yang berlaku. Seperti mematuhi persyaratan audit dan pelaporan, serta pengendalian internal yang lebih baik.
Menjaga catatan yang akurat dan lengkap tentang aset akan memudahkan proses audit dan memastikan bahwa semua aset tersebut dikelola sesuai dengan kebijakan perusahaan.
5. Optimisasi penggunaan aset
Asset management software memungkinkan Anda untuk menganalisis penggunaan aset secara menyeluruh.
Dengan data yang tersedia, Anda mengidentifikasi aset yang jarang digunakan atau underutilized dan mengambil langkah-langkah penting untuk mengoptimalkan penggunaannya atau menggantinya dengan opsi yang lebih efisien.
Hal tersebut juga akan membantu Anda dalam memaksimalkan ROI dari investasi aset dan mengurangi pemborosan sumber daya.
Baca juga: Pengertian Aset: Jenis, Klasifikasi, dan Berbagai Sifatnya yang Harus Anda Ketahui
Cara memilih asset management software yang tepat
ilustrasi asset management software. source envato
Memilih asset management software yang tepat adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi efisiensi operasional dan pengelolaan aset perusahaan Anda.
Nah, berikut ini adalah cara tepat untuk memilih asset management software yang tepat:
1. Identifikasi kebutuhan spesifik perusahaan
Langkah pertama dalam memilih asset management software adalah memahami kebutuhan khusus perusahaan Anda. Lakukanlah evaluasi terkait jenis aset yang perlu dikelola, frekuensi pemeliharaan yang diperlukan, dan fitur-fitur yang akan memberikan nilai tambah.
Misalnya, jika perusahaan Anda memiliki aset bergerak yang memerlukan pelacakan lokasi secara real-time, pastikan software yang Anda pilih memiliki kemampuan pelacakan GPS atau RFID yang sesuai.
2. Pertimbangkan skalabilitas
Pilihlah asset management software yang dapat berkembang seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Periksa apakah software tersebut mampu menangani peningkatan jumlah aset atau perubahan dalam proses bisnis tanpa memerlukan upgrade besar atau investasi tambahan.
Skalabilitas tersebut penting untuk memastikan bahwa solusi yang Anda pilih dapat terus memenuhi kebutuhan Anda di masa depan tanpa mengalami kendala.
3. Evaluasi integrasi dengan sistem lain
Pastikan bahwa asset management software tersebut dapat terintegrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan Anda, seperti sistem akuntansi, ERP, atau manajemen pemeliharaan.
Integrasi yang lancar dapat menghindari terjadinya duplikasi data dan meningkatkan akurasi informasi. Hal tersebut juga akan memudahkan proses migrasi data dan mengurangi waktu pelatihan karyawan.
4. Periksa fitur dan fungsionalitas
Tinjaulah kembali berbagai fitur yang ditawarkan oleh asset management software tersebut dan pastikan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Fitur yang biasanya banyak dicari adalah pelacakan aset, pemeliharaan preventif, manajemen inventaris, pelaporan, dan analisis data.
Pilihlah software yang menawarkan fungsionalitas yang sesuai dengan tujuan pengelolaan aset perusahaan Anda.
5. Timbang kembali faktor keamanan dan kepatuhan
Keamanan data adalah aspek penting dalam memilih asset management software. Pastikan bahwa software tersebut menyediakan perlindungan yang memadai untuk data aset dan informasi perusahaan Anda.
Periksa juga apakah software tersebut memenuhi standar kepatuhan industri atau regulasi yang berlaku, seperti GDPR atau ISO 27001, agar bisa memastikan bahwa informasi sensitif Anda aman dan terlindungi.
6. Evaluasi dukungan pelanggan dan pelatihan
Dukungan teknis dan pelatihan merupakan bagian penting dari pengalaman pengguna dengan asset management software.
Pilihlah penyedia yang menawarkan dukungan pelanggan yang responsif dan sumber daya pelatihan yang memadai. Hal tersebut akan membantu tim Anda dalam mengatasi masalah teknis dan memanfaatkan semua fitur software dengan efektif.
7. Pertimbangkan biaya dan ROI
Evaluasi kembali biaya total kepemilikan dari asset management software, seperti biaya lisensi, implementasi, dan pemeliharaan.
Bandingkan biaya tersebut dengan manfaat yang diperoleh, seperti meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemeliharaan.
Pastikan bahwa investasi dalam software tersebut mampu memberikan ROI yang positif dan sesuai dengan anggaran perusahaan Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat memilih asset management software yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda, sehingga bisa memastikan pengelolaan aset yang lebih baik dan efisien.
Baca juga: Apa itu MPOS? Ini Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis!
Penutup
Dalam dunia bisnis modern, memilih asset management software yang tepat adalah kunci penting untuk mengoptimalkan pengelolaan aset dan meningkatkan efisiensi operasional.
Dengan memahami kebutuhan spesifik perusahaan, mempertimbangkan skalabilitas, mengevaluasi integrasi dengan sistem lain, serta memastikan fitur dan keamanan yang sesuai, Anda dapat memastikan bahwa software yang Anda pilih dapat mendukung pertumbuhan dan kesuksesan bisnis Anda.
Salah satu solusi yang dapat memudahkan Anda dalam mengelola aset secara efektif adalah menggunakan aplikasi kasir digital dari Accurate POS.
Dengan fitur-fitur canggih yang terintegrasi langsung, Accurate POS tidak hanya mempermudah proses kasir tetapi juga memberikan manfaat tambahan dalam pengelolaan aset, inventaris, dan data keuangan.
Konsultasikan bisnis Anda sekarang juga dan coba gratis sekarang juga dengan klik tautan gambar di bawah ini.
Referensi:
