Inventory Record: Pengertian dan Manfaatnya Untuk Bisnis

Pada dasarnya, catatan inventaris atau inventory record adalah salah satu dari beberapa jenis arsip yang akan membantu Anda dalam menjalankan operasional bisnis, terutama untuk Anda yang menjalankan bisnis dalam sektor komoditi.

Lantas, apa pengertian sebenarnya dari inventory record? Apa saja manfaatnya untuk bisnis? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang inventory record di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Inventory Record

Pengertian sebenarnya dari inventory record adalah suatu catatan yang di dalamnya berisi informasi jenis dan juga jumlah persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau entitas lain. Catatan tersebut mencakup persediaan yang dimiliki, persediaan yang dipesan, dan juga persediaan yang ditahan untuk kebutuhan pekerjaan dalam proses.

Kompleksitas dari inventory record itu sendiri ditentukan dari kapasitas perusahaan, varian produk yang dibuat perusahaan, dan juga volume produksi. Setiap catatan persediaan barang akan mempunyai informasinya tersendiri terkait jumlah, lokasi, dan juga nomor identifikasi.

Baca juga: Cara Mudah Mengganti Background Produk

Manfaat Memiliki Inventory Record

Ada banyak sekali manfaat yang Anda rasakan bila memiliki inventory record yang lengkap, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Bisa Lebih Siap Untuk Memenuhi Kebutuhan Pasar

Bila Anda mengetahui stok apa saja yang sedang Anda miliki, posisinya, dan jumlahnya, maka Anda bisa lebih mudah dalam mengelola bisnis dan memenuhi kebutuhan pasar secara pasar.

Inventory record adalah suatu sistem yang akurat dan akan membantu Anda dalam memastikan bahwa Anda selalu mempunyai persediaan barang dengan permintaan yang tinggi. Sehingga, Anda tidak akan pernah lagi kekurangan barang.

Sehingga, Anda bisa terus mengikuti tren penjualan, mempersiapkan diri sendiri dalam menghadapi adanya lonjakan permintaan, dan juga memastikan bahwa Anda sudah tidak pernah lagi kehabisan produk barang kesukaan pelanggan.

2. Meningkatkan Kepuasaan Pelanggan

Inventory record adalah sesuatu yang akan sangat Anda perlukan bila Anda ingin menjawab pertanyaan dan kebutuhan pelanggan Anda secara langsung.

Bila konsumen tidak harus menunggu lama lagi dalam mendapatkan kejelasan persediaan barang, maka mereka akan bisa lebih cepat dalam memutuskan untuk membeli produk Anda. Sehingga, penjualan Anda pun nantinya akan meningkat, karena konsumen akan merasa dirinya terlayani secara baik.

3. Menjaga dari Kerugian Berlebih

Kegiatan pencatatan yang salah akan membuat Anda salah juga dalam mengambil keputusan. Anda bisa salah memesan persediaan, memesan dalam jumlah yang kurang atau lebih, dan kesalahan lainnya yang membuat Anda harus mengeluarkan biaya tambahan.

Namun dengan menyimpan catatan inventaris yang tepat, maka kesalahan yang merugikan tersebut bisa Anda hindari.

Baca juga: Packaging Adalah Hal yang Sangat Vital Bagi Bisnis, Ini Alasannya!

Cara Membuat Inventory Record

Biasanya perusahaan memiliki satu buku induk tertentu untuk mencatat berbagai barang inventarisnya. Kegiatan pencatatan administrasi kantor bisa dilakukan dengan mencatat buku induk, buku golongan, dan juga buku catatan barang non-inventaris.

Berikut ini adalah contoh format pengisiannya yang bisa Anda coba ikuti.

Petunjuk pengisian:

Nomor Urut: Diisi sesuai dengan bukti penyerahan barang.

  1. Tanggal Pembukuan: Tanggal yang Diisi ketika melakukan pencatatan persediaan.
  2. Kode Barang: Kode barang yang sebelumnya telah ditetapkan.
  3. Nama Barang: Menulis nama barang yang sesuai dengan bahasa Indonesia yang dibakukan agar semuanya sama.
  4. Keterangan Barang: Anda bisa mengisinya dengan ukuran, merk, atau jenis barang.
  5. Kuantitas: Jumlah barang yang harus dicatat
  6. Nama Satuan: Sebutan untuk satuan nama yang berlaku, seperti meter, ton, kg, gr, buah, item, dll.
  7. Tahun Pembuatan: Tahun dibuatnya produk sesuai dengan yang tercantum di kemasan.
  8. Asal Barang: Sumber perolehan barang, seperti bantuan, hibah, buatan sendiri, dan lain sebagainya.
  9. Kelengkapan Dokumen: Dokumen pelengkap tentang barang itu sendiri, seperti surat pembelian, sertifikat, dan lain sebagainya.
  10. Kondisi Barang: Kondisi barang ketika diterima, seperti baru, rusak sebagian, dan lain-lain.
  11. Harga: Harga pembelian produk sesuai dengan faktur atau bukti penyerahan barang.
  12. Keterangan: Keterangan ataupun penjelasan tambahan bila diperlukan.

Baca juga: Contoh Usaha Kreatif dan Inovatif Dengan Modal Minim

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang inventory record, lengkap dengan pengertian, manfaat dan cara membuatnya. Anda bisa mengikuti format di atas untuk mencatat inventaris barang. Walaupun cukup rumit, tapi sangat penting agar persediaan barang atau inventaris perusahaan Anda tidak rusak atau hilang.

Nah, bila Anda ingin lebih mudah dalam mengelola dan membuat inventory record, Anda bisa menggunakan sistem POS atau aplikasi kasir digital dari Accurate POS.

Dengan menggunakan Accurate POS, maka Anda bisa lebih mudah untuk mengelola persediaan barang Anda. Fitur ini tersedia dengan tampilan yang sederhana, powerfull, dan real time. Sehingga, Anda bisa langsung memperoleh update date persediaan Anda di mana saja dan kapan saja.

Selain itu, Accurate POS juga sudah terintegrasi secara penuh dengan ekosistem Accurate Online, sehingga Anda bisa lebih mudah dalam mengelola pelanggan, penjualan, karyawan, dan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan.

Lebih dari itu, Accurate POS juga mampu mempercepat proses transaksi di konter kasir lewat beragam metode pembayaran. Seluruh kegiatan transaksi tersebut juga akan tercatat secara otomatis dan Anda bisa memantaunya secara real-time.

Lebih menariknya lagi, seluruh kelebihan dan juga fitur luar biasa dari Accurate POS di atas bisa Anda nikmati secara gratis selama 30 hari dengan klik banner di bawah ini.