Apa itu Action Plan dan Bagaimana Cara Membuatnya?

Apa pun industri Anda, kemungkinan besar Anda perlu menyelesaikan proyek menggunakan action plan. Action plan digunakan untuk menentukan apa yang dibutuhkan untuk sebuah proyek dan bagaimana cara menyelesaikannya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut apa itu action plan, bagaimana cara membuatnya, dan tips terbaik untuk meningkatkan prosesnya.

Apa itu Action Plan?

Action plan adalah daftar langkah atau arah yang dibuat agar strategi baru berhasil. Ini terdiri dari lima bagian utama:

1. Daftar tugas

Tugas yang terlibat harus didefinisikan dan jelas. Anda bisa mulai dengan memikirkan ide atau area yang harus ditangani untuk menyelesaikan tujuan. Pertimbangkan tugas apa yang harus diprioritaskan di atas yang lain dan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas.

2. Jadwal

Menetapkan jadwal yang tepat adalah kunci untuk memastikan rencana selesai pada waktu yang ditentukan. Anda dapat memulai dengan menetapkan tanggal mulai. Dari sana, tetapkan pos pemeriksaan atau waktu di mana tugas-tugas tertentu harus diselesaikan. Anda juga harus menetapkan tanggal jatuh tempo agar proyek lengkap siap.

3. Sumber Daya

Menentukan jumlah sumber daya yang dibutuhkan akan menguntungkan proses secara keseluruhan. Anda akan tahu kapan dan di mana mengalokasikan sumber daya serta berapa banyak yang harus diberikan. Ini memastikan bahwa Anda tidak mengeluarkan uang lebih atau kurang selama proyek.

4. Anggota yang terlibat

Menugaskan anggota atau seluruh tim untuk tugas-tugas tertentu sangat penting untuk menyelesaikan pekerjaan. Semua orang yang terlibat perlu mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan di mana mereka harus berada pada titik mana pun selama proyek berlangsung.

5. Komunikasi

Pastikan saluran komunikasi yang tepat disiapkan dengan membuat hierarki. Misalnya, satu anggota tim mungkin bertanggung jawab untuk menetapkan dan mengalokasikan sumber daya. Ketika sebuah tim membutuhkan lebih banyak sumber daya, mereka harus menghubungi individu yang bertanggung jawab atas area produksi tersebut.

Baca juga: Cara Memilih Nama Toko Online yang Unik dan Menarik

Cara Menulis Action Plan

Untuk menulis action plan  yang efektif, beberapa langkah harus diikuti untuk mendapatkan hasil terbaik. Anda dapat mengikuti lima langkah berikutnya secara berurutan:

1. Tentukan tujuan

Agar sebuah proyek berhasil, Anda harus terlebih dahulu mendefinisikan apa itu kesuksesan. Misalnya, jika Anda perlu membangun program baru agar tim Anda bekerja dengan efisiensi yang lebih besar, tujuan yang ditentukan adalah menyelesaikan program.

Sebelum melanjutkan, pastikan tujuan Anda sesuai dengan kriteria SMART. Untuk melakukannya, itu harus:

• Spesifik: Tujuan harus didefinisikan dengan baik. Anggota tim harus memahami apa itu dengan jelas.
• Measurable: Tujuan harus nyata dengan cara yang dapat diukur. Tanyakan pada diri sendiri apakah tujuan dapat dilacak dan kemajuan dapat dipantau.
• Attainable: Tujuan harus layak dan dapat diselesaikan dalam kerangka waktu yang ditentukan. Anda harus memastikan Anda memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tujuan.
• Relevan: Sasaran harus selaras dengan visi perusahaan Anda atau sasaran lainnya. Apakah tujuan ini akan memajukan perusahaan, atau tidak akan menguntungkan sama sekali?
• Terikat waktu: Sasaran membutuhkan kerangka waktu tertentu untuk penyelesaian. Itu harus memiliki tanggal mulai dan tanggal akhir.

2. Sebutkan langkah-langkah yang akan Anda ambil

Sekarang setelah tujuan ditentukan, Anda harus menentukan bagaimana mencapainya. Anggota tim dan tanggal jatuh tempo juga harus ditugaskan untuk setiap tugas. Anda dapat mengikuti tigacontoh yang ditunjukkan di bawah ini:

• Pesan suku cadang yang diperlukan kepada Tony sebelum tanggal 22/2/20
• Memasrikan konstruksi lengkap kepada Andrea sebelum  2/10/20
• Review konstruksi Oleh Ibnu sebelum tanggal  15/2/20

Setiap tugas yang terdaftar harus lulus tes SMART sebelum melanjutkan. Anggota tim harus ditugaskan untuk setiap tugas dengan tanggal jatuh tempo tertentu untuk penyelesaiannya. Penting untuk memastikan semua anggota juga memiliki akses ke informasi ini.

Baca juga: 3 Cara Mudah Memperoleh Suntikan Modal Bisnis di Tahun 2021

3. Tetapkan pos pemeriksaan atau milestones

Semangat tim bisa mendapatkan keuntungan dari menetapkan milsestones sepanjang proyek. Tanggal jatuh tempo akhir memang menakutkan, tetapi menetapkan tujuan yang lebih pendek dan lebih mudah adalah rencana tindakan yang baik. Ini menciptakan rasa pencapaian setiap kali seseorang bertemu.

Namun, keseimbangan antara milestones ini harus dipertahankan. Jarak antara mereka tidak boleh terlalu panjang atau terlalu pendek. Mereka harus mudah diperoleh tetapi juga harus menuntut upaya yang layak.

4. Pantau proyek Anda

Temui tim Anda melalui setiap tahap proses. Anda dapat mengevaluasi kemajuan mereka dan mengkonfirmasi ketika tugas selesai. Langkah ini benar-benar untuk apa Anda membuat rencana tindakan. Ini untuk menambah struktur dan keseragaman sehingga Anda dapat melihat perkembangannya dari awal hingga akhir.

Ini juga merupakan cara yang bagus untuk melaporkan kepada manajemen tingkat atas bahwa suatu proyek telah mencapai tujuannya. Anda dapat menghubungi mereka di setiap langkah. Anda juga akan menjadi orang pertama yang mengetahui kapan masalah muncul berkat rencana tindakan Anda.

Bagaimana Cara Mengelola Action Plan?

Langkah keempat dari bagian sebelumnya hanya menyentuh tugas penuh manajemen action plan. Ingatlah bahwa ini adalah dokumen dan rencana yang harus tetap bersama Anda selama periode proyek.

Sebaiknya gunakan software manajer proyek berbasis cloud untuk membagikan dokumen ini. Semua anggota tim dapat melihatnya secara real-time dan dapat memantau kemajuan mereka sendiri tanpa masukan yang konstan.

Perubahan mungkin diperlukan selama durasi proyek. Anda dapat mengatur peringatan atau notifikasi yang dapat dikirim ke semua anggota ketika terjadi perubahan. Ini mencegah kebingungan dan memungkinkan anggota tim untuk melakukan penyesuaian jika diperlukan.

Baca juga: Stakeholder dan Shareholder: Pengertian dan Perbedaannya

Tips untuk Membuat Action Plan yang Baik

Action plan adalah aset berharga untuk proyek apa pun. Membuat dan memantaunya dengan baik membutuhkan waktu dan pengalaman. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu:

Fokus pada prioritas

Anda mungkin telah menentukan dalam rencana Anda tugas mana yang harus diprioritaskan, tetapi Anda harus siap untuk perubahan yang diperlukan. Ketika situasi seperti ini muncul, Anda harus dapat membuat pertimbangan apakah itu item prioritas tinggi.

Tandai tugas yang selesai

Untuk proyek yang lebih besar dengan banyak tugas, sulit untuk mengikuti kemajuan yang telah dibuat. Pastikan untuk menandai setiap tugas sebagai selesai setelah Anda mendapatkan konfirmasi.

Misalnya, jika Anda menggunakan spreadsheet, Anda dapat menandai setiap tugas yang telah diselesaikan dengan highlight. Ini memudahkan semua anggota tim untuk memahami apa yang telah dilakukan dan apa yang tersisa untuk dilakukan.

Perhatikan tugas yang akan datang atau terlambat

Jika Anda melihat bahwa tugas tertentu mungkin tidak mencapai tujuannya, itu harus menjadi prioritas. Anda perlu menentukan apa penghalang itu dan bagaimana mengatasinya. Tetap di depan masalah akan menjamin keberhasilan rencana tindakan Anda.

Baca juga: Rencana Bisnis Berkelanjutan: Pengertian, Cara Membuat, dan Pengukurannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai action plan, cara membuatnya dan tips dalam mengelolanya. Proses ini adalah proses penting terutama bagi Anda yang sedang mengembangkan sebuah proyek atau bisnis agar setiap strategi berjalan sesuai rencana.

Selain itu, pastikan juga Anda membuat anggaran yang tepat sebelum membuat action plan agar seluruh rencana bisa terealisasi dan tidak kehabisan dana di tengah proyek.

Untuk kemudahan dalam pencatatan pengeluaran, pembukuan, pembuatan anggaran, dan laporan keuangan, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online untuk proses yang lebih optimal.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari 350 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia. Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda bisa dengan mudah melakukan semua kegiatan pembukuan yang otomatis, manajemen aset dan persediaan, pengelolaan dan pembayaran pajak langsung dari aplikasi, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: