Cara Membuat Email Bisnis yang Baik dan Benar

Dengan munculnya media sosial dan layanan pengantar dokumen antar bisnis, korespondensi email masih menjadi salah satu metode komunikasi terkemuka bagi para profesional. Email bisnis yang biasanya mendapat tanggapan harus mengikuti format yang mudah dibaca dan dipahami. Ia mengomunikasikan setiap poin dengan jelas dan ringkas.

Dalam artikel ini kami memberi tahu Anda format email bisnis yang tepat dan mendiskusikan cara membuatnya secara efektif.

Apa itu Format Email Bisnis?

Email bisnis adalah korespondensi yang Anda kirim melalui email untuk tujuan bisnis. Mereka biasanya dikirim melalui akun perusahaan Anda atau akun email profesional Anda.

Saat mengirim email bisnis, buat alamat yang mudah diingat dan profesional. Organisasi biasanya memiliki format yang telah ditentukan untuk anggotanya. Untuk email pribadi atau email pengusaha, format alamat Anda sebagai nama bisnis Anda atau versi nama Anda.

Bagian dari email bisnis

Ada enam bagian utama dari email bisnis. Digunakan dengan benar, email yang diformat lebih efisien dan mengkomunikasikan maksud pengirim lebih cepat.

Sertakan bagian penting ini dalam email bisnis Anda:

• Garis subjek
• Salam/sapa
• Tujuan email
• Rincian
• Ajakan bertindak (CTA)/harapan dari pembaca
• Penutupan dan tanda tangan

Baca juga: Augmented Product Adalah Konsep Bisnis yang Mampu Meningkatkan Nilai Brand

Cara Membuat Email Bisnis yang Baik

Email bisnis harus jelas dan sesingkat yang diperlukan untuk menyampaikan maksudnya.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk memformat email bisnis dengan benar:

1. Pertimbangkan niat Anda untuk mengirim email

Sebelum Anda mengirim email, evaluasi apakah email tersebut diperlukan. Banyak pertanyaan umum dapat dijawab dalam materi pelatihan perusahaan atau melalui pencarian di internet.

Meneliti pertanyaan Anda sebelum bertanya dalam email dapat menghemat waktu untuk Anda dan penerima. Jika Anda telah melakukan penelitian tidak dapat menemukan jawabannya sendiri, pertimbangkan siapa orang terbaik untuk ditanyakan.

Misalnya, kolega Anda mungkin merupakan pilihan yang lebih baik daripada atasan Anda. Setiap saat, kotak masuk manajer atau penyelia Anda mungkin diisi dengan email yang belum dibaca. Meminta informasi yang Anda butuhkan kepada rekan kerja dapat memberi Anda jawaban lebih cepat.

Jika penerima adalah klien, tinjau kontrak atau komunikasi sebelumnya sebelum mengirim email. Banyak penyedia email memiliki fitur pencarian yang memungkinkan Anda mencari frasa atau kata tertentu.

Baca juga: Bagaimana Cara Menemukan dan Memilih Mitra Bisnis yang Tepat?

2. Tulis baris subjek email Anda

Setelah memutuskan penerima email Anda, tulis baris subjek. Banyak orang memutuskan apakah akan membaca email berdasarkan bidang subjek.

Buat email Anda singkat dan nyatakan tujuan sebenarnya dari email tersebut. Baris subjek kurang dari 65 karakter sangat ideal untuk komputer. Jika Anda yakin email akan dibaca di perangkat seluler, cobalah tidak lebih dari 30 karakter di baris subjek untuk memastikan penerima dapat melihat semuanya. Gunakan hanya kata-kata yang diperlukan untuk menyampaikan maksudnya.

Contoh baris subjek yang mendorong respons:

• Bertemu di [nama acara]
• Cara [menyelesaikan tugas XYZ]
• Kirimkan formulir X sebelum [waktu atau tanggal]
• Rapat pada [subjek] pada [waktu atau tanggal]?
• Persetujuan akhir diperlukan oleh [waktu atau tanggal]

3. Tulis salam dan isi email Anda di body email

Nada email Anda akan tergantung pada siapa Anda mengirimnya. Email bisnis ke rekan kerja yang lebih akrab dengan Anda tidak akan seformal email ke supervisor atau orang yang tidak Anda kenal dengan baik.

Contoh salam email formal:

• Hai [nama penerima],
• Halo [nama penerima],
• Yang terhormat [nama penerima],

Tetap dalam satu aturan subjek untuk badan email Anda. Aturan ini mengatakan bahwa mengirim email dengan lebih dari satu tujuan dapat membingungkan dan tidak efisien.

Ini sering mengarah pada satu pertanyaan yang dijawab dan perlunya lebih banyak email. Jika Anda merasa harus mengajukan lebih dari satu pertanyaan, buatlah daftar pendek bernomor.

Gunakan dua baris pertama email Anda untuk mengungkapkan tujuan atau pertanyaan Anda. Anda juga dapat menggunakan baris pengantar ini untuk mengingatkan penerima di mana Anda bertemu atau hubungan timbal balik Anda.

Ikuti itu dengan tidak lebih dari tiga kalimat detail yang menjelaskan niat Anda. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas untuk memaksimalkan pemahaman dan keterbacaan.

Baca juga: 8 Tips dan Cara Mengurangi Biaya Overhead di Bisnis Manufaktur Anda

4. Tulis penutup email Anda

Akhiri email Anda dengan ajakan bertindak (CTA), ucapan penutup, dan tanda tangan email Anda. Ajakan bertindak adalah apa yang Anda ingin penerima lakukan sebagai tanggapan atas email Anda.

Ini bisa berupa pertanyaan yang Anda ajukan atau pernyataan sederhana seperti ‘tolong ditanggapi’. Ucapan penutup Anda harus ramah dan profesional. Gunakan tanda tangan email untuk mencantumkan informasi kontak, situs web, atau informasi lain yang Anda ingin penerima ketahui.

Tanda tangan email adalah presentasi profesional dari info kontak Anda untuk digunakan selama beberapa komunikasi pertama. Anda dapat menandatangani hanya nama depan Anda untuk penerima yang lebih Anda kenal.

5. Revisi dan kirim

Langkah terpenting dari email Anda adalah tahap pengeditan. Meninjau setidaknya sekali akan membuat kata-kata Anda lebih tepat dan disengaja. Kirim email Anda ke semua pihak yang diperlukan. Jika email bersifat pribadi dan memiliki banyak penerima, ingatlah untuk menggunakan baris alamat BCC.

Cari hal-hal ini saat mengedit email Anda:

• Tata bahasa dan ejaan sudah benar.
• Tidak ada kata atau detail yang tidak perlu.
• Alamat penerima email akurat.
• Semua dokumen penting yang Anda sebutkan dilampirkan.
• Baris subjek pendek, akurat dan menyampaikan tujuan email.
• Tujuan dan harapan Anda dikomunikasikan dengan jelas di badan email.

Baca juga: Pivot Adalah Strategi Mengembangkan Bisnis yang Efektif, Ini Caranya!

Template Email Bisnis

Gunakan template ini untuk memandu Anda melalui email bisnis Anda:

Subjek: Bertemu di [nama acara],

Salam: [Salam + nama penerima],

[intro]Perkenalkan diri Anda atau ingatkan penerima tentang bagaimana Anda bertemu. [tujuan]Sertakan alasan Anda menulis dalam 2 sampai 3 kalimat. [aksi] Akhiri dengan permintaan kepada penerima untuk tindakan yaitu menanggapi pertanyaan atau meminta pertemuan.

[penutupan],

[[tanda tangan email]]

[Nama]
[bisnis]
[alamat bisnis]
[telepon pilihan]
[situs web atau kontak lain, bukan email]

Contoh

Berikut adalah beberapa contoh:

Contoh 1

Perihal: Tinjauan ketentuan kontrak

Halo Bu Ani,

Terima kasih telah meluangkan waktu untuk mendiskusikan penjualan produk saya di toko Anda. Saya percaya kita berdua dapat membuat kemitraan strategis. Kami mengirim email ini untuk membahas masa percobaan di mana Anda membawa produk kami dengan jaminan pembelian kembali apa pun yang tidak terjual. Saya telah membuat kontrak dengan persyaratan ini. Harap tinjau dan ikuti tautan untuk tanda tangan digital. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan.

Salam Hangat,

Anton Budi

Depok
Jalan Kebahagian
p: 0812-34569
www.susucapsapi.com

Baca juga: Email Marketing: Pengertian dan Manfaat Utamanya Bagi Bisnis Kecil

Contoh 2

Subjek: Bertemu di Charity Gala, meminta laporan

Hai Susan,

Kami bertemu di Charity Gala Selasa lalu. Anda meminta saya untuk mengirimkan informasi lebih lanjut tentang beberapa desainer staf kami. Kami memiliki 3 orang yang mengkhususkan diri dalam apa yang Anda butuhkan dan benar-benar dapat membuat bisnis Anda menjadi lebih baik. Saya telah melampirkan beberapa sampel sesuai permintaan Anda. Harap tinjau dan tanggapi dengan pertanyaan apa pun.

Terbaik,

Riana Nasutian

Better Design Co.
Depok, Lima towe
p: 0821-1234567
www.betterdesign.com

Contoh 3

*Subjek: Bagaimana menggandakan nilai prospek Anda*

Hai Robi,

Terima kasih telah mendaftar untuk newsletter kami. Anda menyatakan minatnya untuk belajar menggandakan nilai dari aktivitas menghasilkan prospek. Di Aksaragama, kami mengkhususkan diri dalam membantu pengusaha dan usaha kecil meningkatkan pendapatan dengan membangun basis pelanggan yang setia.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana layanan kami dapat membantu bisnis Anda menghasilkan dua kali lipat pendapatan Anda saat ini, klik di sini.

Terima kasih,

Minanti Putri

Aksaragama
SCBD, Jakarta
Phone: 021-1234567
Aksaragama.com

Baca juga: Valuasi Bisnis: Pengertian Lengkap dan Metode dalam Penghitungannya

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cara membuat email bisnis yang menarik dan beberapa template yang bisa Anda gunakan untuk bisnis Anda. Email dalam bisnis memang  memiliki banyak fungsi, mulai dari fungsi pemasaran, komunikasi, sampai presentasi.

Dengan membuat email yang baik, tentu akan meningkatkan profesionalitas Anda d imata klien atau konsumen Anda, sehingga memperbesar kemungkinan meraka akan bekerja sama dengan bisnis Anda.

Hal lain yang biasa terjadi dalam bisnis adalah menggunakan email sebagai sarana pengiriman tagihan penjualan atau pembelian. Jika Anda masih menggunakan pencatatan manual, tentu ini akan memakan waktu karena ada banyak tahapan yang harus Anda lewati. Seperti memfoto invoice fisik, melakukan upload, membuat email dan mengirimnya.

Untuk mengatasi hal ini, ada baiknya Anda menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur otomasi pembuatan invoice dan mengirimnya langsung ke email pelanggan Anda melalui aplikasi salah satunya adalah Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang akan memudahkan Anda dalam melakukan pembuatan invoice, melakukan pencatatan penjualan dan pembelian, melakukan rekoniliasi transaksi otomatis, memantau multi cabang dan gudang, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: