Inquiry Letter: Ini Pengertian dan Contohnya yang Sering Digunakan

Dalam proses permintaan barang, umumnya diperlukan surat permintaan atau yang biasanya dikenal dengan inquiry letter. Biasanya, inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk mengirimkan suatu permintaan produk barang.

Informasi yang tercatat di dalam inquiry letter harus dengan berdasarkan berbagai sumber, yang mencakup koran, majalah, relasi atau sumber lainnya. Fungsi utama dari inquiry letter adalah agar bisa memberikan informasi pernyataan dalam membeli produk barang, serta permintaan layanan jasa lainnya yang sedang diperlukan oleh perusahaan.

Dengan mengirimkan inquiry letter, maka Anda jadi bisa mengetahui apa saja penawaran yang sudah diberikan oleh pihak supplier dan juga informasi terkait harga barang tersebut. Bila cocok, maka pembeli produk bisa langsung meminta dibuatkan surat permintaan tersebut.

Memanfaatkan inquiry letter adalah langkah awal dalam membangun bisnis dan menjalin kerjasama dengan pihak lain, seperti pihak penyedia produk.

Nah, dalam kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih mendalam tentang inquiry letter dan cara mudah dalam membuatnya.

Pengertian Inquiry Letter

Dokumen inquiry letter adalah dokumen yang berhubungan untuk membantu seseorang dalam suatu permintaan barang berikut harganya. Untuk itu, surat ini harus dibuat dengan jelas agar bisa membantu pihak supplier dalam memahami isi dari surat permintaan barang, bahkan hingga membalas permintaan dari pembeli.

Pengertian lainnya dari inquiry letter adalah suatu surat yang digunakan atas adanya permintaan dan permohonan produk barang atau layanan jasa dari pihak pembeli. Bahkan, surat ini juga harus direspon melalui iklan, majalah, atau elektronik lainnya yang memerlukan produk barang atau layanan jasa.

Saat tim purchasing sudah selesai mengirimkan surat pada supplier untuk mengirimkan barang yang diperlukan, maka supplier akan membalas surat permohonan informasi terkait harga, spesifikasi produk atau jasa, dan lain sebagainya. Tujuannya adalah agar bisa membantu setiap pihak dan menentukan barang atau jasa yang diperlukan.

Isi dari inquiry letter ini mencakup nama produk dan jenisnya, spesifikasi, ukuran, tipe, kualitas, warna dan sebagainya, serta hal penting lain seperti harga produk dalam jumlah satuan, potongan harga atau diskon, serta cara pembayarannya.

Baca juga: Mengenal KITE dan Jenis Fasilitas yang Ditawarkannya

Tahapan Dalam Membuat Inquiry Letter

Umumnya, inquiry letter dibuat oleh tim purchasing untuk pihak supplier yang menjual barang yang sedang dibutuhkan oleh perusahaan. Nah, beberapa tahapan dalam membuat inquiry letter adalah sebagai berikut:

  1. Pada tahap pertama, Anda harus membuat kalimat pembukaan dan menjelaskan secara singkat terkait profil perusahaan. Lalu, Anda harus menceritakan bidang bisnis perusahaan dan produk yang dijual.
  2. Di dalam tahap kedua, berikanlah informasi terkait dari mana Anda menerima profil dan kontak supplier. Lanjutkan dengan memberikan informasi terkait tujuan Anda tentang daftar harga jual produk yang sudah disediakan oleh pihak supplier.
  3. Tahap terakhir, berikanlah ucapan terimakasih serta permohonan untuk membalas surat. Setelahnya, Anda bisa memberikan informasi kontak Anda dan meminta nomor yang bisa dihubungi ke pihak supplier.

Baca juga: Bingung Mencari Ide Nama Brand? Coba Ikuti 7 Tips Ini!

Jenis-jenis Inquiry Letter

Terdapat dua jenis inquiry letter yang bisa Anda gunakan di dalam bisnis, yaitu:

1. The First Inquiry

Jenis inquiry letter ini umumnya digunakan untuk transaksi perdagangan dan merupakan suatu surat yang pertama kali dikirim untuk pihak pembeli.

2. The Routine Inquiry

Sama seperti namanya, inquiry letter ini umumnya akan dikirim secara rutin saat ada suatu permintaan barang dari pembeli dan sebelumnya sudah sering mengirimkan surat permintaan tersebut.

Baca juga: Carbon Trading: Ini Pengertian, Kelebihan dan Kekurangannya

Cara Mengirim Inquiry Letter

Bila sebelumnya kita sudah mengetahui tahapan dalam membuat inquiry letter, maka selanjutnya kita harus mengetahui cara dalam mengirimkan surat tersebut. Nah, caranya adalah sebagai berikut:

  1. Tim purchasing yang ingin memperoleh informasi terkait pemasok atau supplier, bisa mendapatkanya dari berbagai sumber tertentu, baik itu dari internet, majalah, ataupun koran.
  2. Saat tim purchasing sudah sesuai dengan produk yang ditawarkan supplier, maka tim purchasing bisa membuat surat permintaan daftar harga pada pihak supplier dan informasi penting lainnya terkait produk tersebut.
  3. Lalu, surat yang sudah dikirim dari tim purchasing akan dilakukan follow up terkait barang tersebut.

Proses pengiriman surat dari tim purchasing tidak bisa dilakukan secara asal. Pihak manajemen perusahaan harus melakukan pemeriksaan biaya pengeluaran atas penambahan produk, yakni dengan cara menghitung kerugian atau keuntungan dengan titik impas atau yang umumnya dikenal dengan menghitung BEP.

Seiring dengan meningkatnya perkembangan teknologi, pihak purchasing dan pihak supplier bisa mengirimkan surat menggunakan email secara langsung yang lebih bersifat formal. Sehingga, pengiriman surat pun bisa dilakukan secara praktis, hemat, dan efisien.

Baca juga: Pengertian Identifikasi, Bentuk, dan Prosesnya dalam Bisnis

Mekanisme yang Termasuk Dalam Inquiry Letter

Mekanisme yang terdapat di dalam inquiry letter akan sangat berhubungan dengan informasi barang supplier pada pihak pembeli, yang mana didalamnya mencakup:

  • Pattern of product atau sample product, seperti contoh barang dalam mengetahui kualitas dan juga mutu barang tersebut
  • Harga jual produk atau price product
  • Katalog produk yang bisa berbentuk majalan produk yang isinya nama barang dan gambar barang.
  • Daftar harga barang atau pricelist product
  • Surat Penawaran harga barang atau quotation
  • Persyaratan pembayaran atau terms of payment
  • Persyaratan pengiriman barang atau terms of delivery
  • Waktu pengiriman barang atau delivery time
  • Batas waktu pengiriman barang atau Deadline
  • Cara pengiriman atau penyerahan barang atau Method of dispatch, transport, delivery

Sistem pengiriman barangnya sendiri bisa dilakukan dengan tiga cara, seperti menggunakan mobil truk, kereta api, pesawat atau kapal laut. Setelahnya, pembeli juga akan meminta informasi terkait barang yang sudah mereka beli.

Tujuan dalam membuat inquiry letter adalah sebagai sarana tim purchasing dalam meminta katalog produk dan informasi penting lainnya, dan juga menanggapi surat iklan yang di dapat melalui majalah produk, daftar harga barang dan juga contoh barang.

Dalam penggunaan katalog, pihak penyedia barang atau supplier harus memberikan informasi terkait barang, seperti fungsi barang, spesifikasi barang, harga barang, nama barang, dan keterangan lainnya.

Baca juga: Konsolidasi Adalah: Ini Pengertian dan Bedanya Dengan Merger Serta Akuisisi

Contoh Inquiry Letter

Bila Anda masih bingung tentang bagaimana cara membuat surat permintaan barang, berikut ini kami akan memberikan contoh inquiry letter agar bisa memudahkan Anda untuk memperoleh barang yang Anda butuhkan dari pihak supplier.

contoh inquiry letter

Baca juga: Benefit Cost Ratio: Pengertian, Rumus, dan Contoh Perhitungannya

Penutup

Setelah mengetahui bersama fungsi dari inquiry letter, tahapan, dan cara membuatnya, tentunya akan lebih mempermudah Anda dalam mencari barang dan menambah persediaan barang Anda. Selanjutnya, Anda juga harus melakukan pencatatan transaksi atas adanya barang yang masuk dan juga keluar.

Saat perusahaan bisa memutuskan barang jenis apa saja yang akan digunakan, maka pencatatan persediaan sudah bisa dilakukan dengan rapi.

Tapi, hal tersebut bisa menjadi kendala dan masalah bila Anda masih melakukan pencatatan laporan persediaan barang secara manual. Karena, risiko salah catat atau kecurangan lainnya bisa saja terjadi. Untuk itu, kami sarankan untuk menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Accurate Online adalah aplikasi yang dikembangan dengan basis cloud yang sudah dipercaya oleh lebih dari 377 ribu pebisnis di Indonesia dan sudah berpengalaman selama 20 tahun dalam bidang aplikasi bisnis dan akuntansi.

Selain itu, Accurate Online juga sudah mendapatkan TOP Brand Awards dari tahun 2016 hingga tahun 2022 dalam kategori software akuntansi. Pencapaian tersebut diperoleh karena Accurate Online konsisten membantu para pebisnis di Indonesia, baik itu pebisnis UMKM ataupun pebisnis besar, dalam mengembangkan bisnisnya.

Selain mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat, Accurate Online juga sudah menyediakan fitur persediaan yang akan akan membantu Anda dalam menyesuaikan persediaan, mengatur persediaan, mengatur harga pemasok, melakukan stock opname, dan masih banyak lagi.

Lebih dari itu, Accurate Online juga sudah dibekali dengan berbagai fitur lain yang luar biasa untuk meningkatkan efisiensi bisnis Anda, seperti fitur penjualan, pembelian, perpajakan, manufaktur (add on), cost and profit center, multi cabang, aset tetap, pembukuan, dan masih banyak lagi.

Lebih menariknya lagi, seluruh fitur dan luar biasa dikemas dengan tampilan dashboard yang sederhana dan mudah dimengerti oleh orang awam sekalipun.

Bagaimana, penasaran dengan Accurate Online? Anda bisa terlebih dulu mencobanya selama 30 hari gratis dengan klik banner di bawah ini.