Mengenal Kick Off Meeting, Pertemuan Penting Agar Proyek Bisa Berlangsung secara Jelas dan Lancar

Bila proyek baru Anda ingin berjalan dengan lancar, maka salah satu cara yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengadakan kick off meeting.

Tapi, seperti apa jenis pertemuan atau rapat penting ini? Apa saja yang harus Anda bahas di dalam rapat tersebut? Penasaran? Tenang, karena kami sudah menyiapkan jawaban lengkapnya untuk Anda di bawah ini.

Apa itu Kick Off Meeting?

Dikutip dari laman The Digital Project Manager, kick off meeting adalah pertemuan atau rapat yang terjadi di awal pengerjaan proyek. Para anggota rapatnya bukan hanya dari tim Anda saja. Mereka yang akan menghadiri rapat ini adalah klien, sponsor atau pihak eksternal lainnya.

Walaupun demikian, jenis rapat yang satu ini bisa juga hanya dihadiri oleh anggota proyek dan para stakeholder internal perusahaan saja.

Namun sebelum melakukan meeting, ada baiknya untuk merencanakan proyek terlebih dahulu. Nah, rencana inilah yang akan didiskusikan di dalam rapat.

Selain itu, terdapat berbagai hal teknis lainnya yang turut menjadi pembahasan. Berdasarkan laman KnowledgeHut, berbagai hal teknis tersebut adalah sebagai berikut:

• Perkenalan dengan setiap anggota proyek
• Latar belakang suatu proyek
• Tujuan pengerjaan proyek
• Hasil yang diharapkan
• Teknis komunikasi
• Dan berbagai hal lainnya

Dalam materi meeting ini tentu tidak hanya sebatas hal tersebut saja. Informasi yang kami jabarkan di atas hanyalah gambaran umum.

Baca juga: Apa itu Business Case? Ini Pengertian dan 4 Manfaat Pentingnya untuk Bisnis!

Alasan Diadakannya Kick Off Meeting

Sebenarnya, terdapat email ataupun sarana komunikasi lain agar bisa menyampaikan berbagai pesan yang telah kami jabarkan di atas. Namun, ada baiknya untuk tetap memilih rapat sebagai sarana dalam melakukan komunikasi.

Berdasarkan laman Lucidchart, dengan adanya kick off meeting, maka setiap stakeholder dan apra anggota tim bisa mengetahui seluk-beluk proyeknya. Bila ada berbagai pertanyaan pun nantinya bisa didiskusikan pada saat rapat berlangsung.

Untuk itu, kick off meeting menjadi rapat yang sangat penting untuk proses manajemen proyek. Anda tidak bisa menggantikan rapat ini dengan hanya chat atau bahkan email.

Baca juga: Mengenal Flowchart Penjualan dan Cara Mudah dalam Membuatnya

Cara Menggelar Kick Off Meeting

Agar rapat ini bisa dilakukan secara maksimal, terdapat beberapa langkah yang bisa Anda coba terapkan. Dilansir dari laman Forbes dan Atlassian, berikut ini adalah cara menyelenggarakan kick off meeting:

1. Mulailah Dengan Berkenalan

Dalam proyek baru, kerap kali setiap orang tidak kenal dengan anggota rapat lain. Kemungkinan mereka hanya sekedar mengetahui namanya saja. Tapi, hal ini ternyata belum cukup. Anda harus berkenalan secara formal dengan orang lain agar bisa memperoleh kepercayaan yang maksimal.

Untuk itu, ada baiknya untuk mengawali kick off meeting dengan berkenalan. Agar tidak terasa kaku, Anda bisa menggunakan beragam pertanyaan ice breaking di dalamnya.

2. Tetapkan Tujuan

Sebelumnya telah kami jelaskan bahwa kick off meeting memiliki berbagai tujuan. Nah, diantara sederet tujuan tersebut, manakah yang menjadi fokus dari rapat Anda?

Hal tersebut tentunya tidak hanya berlaku di dalam kick off meeting saja. Seluruh jenis rapat pun harus memiliki tujuan yang jelas. Sehingga, agenda pertemuan ini bisa menjadi lebih terarah dan tidak akan ada lagi orang yang merasa bahwa jam kerjanya terbuang sia-sia.

3. Siapkan Pesan

Sebelumnya kami sudah menyinggung terkait rapat yang bisa berujung pada membuang waktu. Untuk bisa mencegah hal ini, Anda bisa menyiapkan pesan tersebut dari jauh-jauh hari.

Tidak semua informasi tersebut harus diberikan ketika kegiatan meeting. Terkadang, ada dokumen yang sebelumnya bisa Anda gunakan.

Sehingga, Anda bisa memangkas durasi rapat dengan baik. Jika Anda mengharuskan setiap anggota rapat untuk mengisi informasi, maka informasi tersebut juga harus dicatat dengan jelas.

4. Mengakhiri dengan Kesimpulan

Pada sesi akhir kick off meeting, cobalah untuk memeriksa kembali apakah tujuan dari rapat ini telah tercapai atau belum. Siapa saja yang akan bertanggung jawab atas pekerjaan apa? Lalu, apa proses follow-up yang akan terjadi nanti jika pekerjaan sudah selesai dilakukan.

Tentukanlah berbagai hal tersebut sebelum Anda mengakhiri rapat ini. Sehingga, setiap pihak nantinya bisa mengetahui apa saja yang harus dilakukan setelah kegiatan meeting dilaksanakan.

Baca juga: Mengenal User Story dan 3 Kelebihan yang Ada di Dalamnya

Penutup

Demikianlah penjelasan dari kami tentang kick off meeting. Jadi, jangan lupa untuk selalu melakukan jenis rapat ini sebelum mengerjakan proyek agar berbagai hal yang ada di dalamnya bisa meningkatkan produktivitas tim Anda.

Selain itu, jangan lupa juga untuk menyiapkan anggaran pengerjaan proyek secara tepat agar proses di dalamnya bisa berjalan dengan lancar. Tapi, jika Anda kesulitan untuk membuat atau menyiapkan anggaran, #lebihbaik Anda mempercayakannya pada Accurate Online.

Kenapa? Karena software akuntansi dan bisnis ini akan mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara akurat yang nantinya mampu memudahkan Anda dalam membuat anggaran bisnis.

Selain itu, fitur ini juga telah terintegrasi dengan berbagai fitur bisnis lainnya, sehingga akan memudahkan Anda dalam melakukan kegiatan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang di gudang, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Anda juga tidak perlu meragukan Accurate Online, karena Accurate telah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia dan telah berhasil meraih penghargaan TOP Brand Award sejak tahun 2016.

Lebih menariknya lagi, seluruh fitur dan kelebihan dari aplikasi ini bisa Anda nikmati dengan mengeluarkan biaya investasi yang sangat terjangkau, yaitu sebesar 200 ribuan saja perbulannya.

Bahkan, Anda bisa mencobanya terlebih dahulu selama 30 hari dengan mendaftarkan bisnis Anda pada tautan gambar di bawah ini.