Pengertian Project Pre-mortem, Manfaat, dan Cara Melakukannya Secara Tepat

Dalam menjalankan sebuah proyek, akan selalu ada kemungkinan gagal.

Nah, salah satu cara untuk mengantisipasi kemungkinan terburuk yang bisa terjadi kapan saja adalah dengan menggunakan tahapan project pre-mortem.

Salah satu bagian dari project management ini harus dilakukan sebelum sebuah proyek, dan tentunya memiliki peran yang sangat penting.

Tahapannya pun sebenarnya tidak selalu sulit dan bisa disesuiakn dalam proyek apapun.

Apa saja tahapannya? Baca terus artikel di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Project Pre-Mortem

Menurut Harvard Business Review, project pre-mortem adalah suatu metode perencanaan yang digunakan untuk membayangkan bahwa proyek telah gagal atau mengalami kegagalan di masa depan, dan kemudian mengidentifikasi potensi penyebab dari kegagalan tersebut.

Dalam sesi project pre-mortem, tim proyek secara kolektif membayangkan skenario gagal dan mencari tahu faktor-faktor yang mungkin menyebabkan kegagalan tersebut.

Hal ini membantu tim dalam mengantisipasi risiko dan mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan sebelum memulai proyek.

Baca juga: Project Plan: Pengertian dan Manfaatnya

Fungsi Project Pre-Mortem

Project pre-mortem adalah teknik manajemen risiko yang digunakan untuk mengidentifikasi potensi kegagalan proyek sebelum proyek dimulai.

Berikut adalah fungsi utama dari project pre-mortem:

1. Identifikasi Risiko Potensial

• Mencegah Masalah Sebelum Terjadi: Dengan memprediksi potensi kegagalan, tim proyek dapat mengidentifikasi risiko sebelum proyek dimulai, sehingga dapat mengembangkan strategi mitigasi yang efektif.
• Deteksi Awal Hambatan: Mengidentifikasi masalah yang mungkin tidak terlihat pada analisis risiko tradisional, sehingga tim lebih siap untuk menghadapinya.

2. Meningkatkan Perencanaan Proyek

• Perbaikan Rencana: Membantu dalam menyusun rencana proyek yang lebih komprehensif dengan mempertimbangkan potensi masalah yang dapat terjadi.
• Pengembangan Strategi Kontingensi: Membuat strategi kontingensi untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, sehingga proyek dapat tetap berjalan sesuai rencana meskipun menghadapi kendala.

3. Meningkatkan Kolaborasi Tim

• Partisipasi Aktif Anggota Tim: Melibatkan seluruh anggota tim dalam diskusi tentang potensi kegagalan, yang meningkatkan rasa kepemilikan dan tanggung jawab bersama.
• Mendorong Inovasi: Mendorong anggota tim untuk berpikir kreatif dan mengusulkan solusi inovatif untuk masalah potensial.

4. Meningkatkan Kesiapan dan Respons

• Kesiapan Menghadapi Kegagalan: Meningkatkan kesiapan tim dalam menghadapi dan merespons kegagalan yang mungkin terjadi, sehingga meminimalkan dampak negatif pada proyek.
• Respons Cepat Terhadap Masalah: Memungkinkan tim untuk merespons dengan cepat ketika masalah muncul karena telah dipersiapkan sebelumnya.

5. Mengurangi Biaya dan Waktu

• Efisiensi Biaya: Mengidentifikasi dan mengatasi risiko di awal proyek dapat mengurangi biaya yang terkait dengan perbaikan masalah di kemudian hari.
• Penghematan Waktu: Mencegah penundaan proyek yang dapat disebabkan oleh masalah yang tidak terduga dengan menyelesaikan potensi masalah sejak awal.

Baca juga:  Project Management Adalah: Aspek, Tahapannya

Apa Manfaat dari Project Pre-Mortem?

ilustrasi project pre mortem. source envato

Project pre-mortem merupakan suatu metode perencanaan yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan proyek sebelum proyek tersebut dimulai.

Dirangkum dari laman Study, beberapa manfaat dari project pre-mortem adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi risiko lebih awal

Melalui project pre-mortem, tim proyek dapat mengidentifikasi berbagai risiko potensial yang mungkin terjadi selama proyek dikerjakan.

Hal ini akan membantu tim dalam mengambil langkah-langkah pencegahan yang diperlukan untuk mengurangi dampak negatif dari risiko tersebut.

2. Meningkatkan perencanaan

Dengan melibatkan seluruh tim proyek dalam sesi pre-mortem, pemikiran kritis dan ide-ide baru nantinya bisa muncul.

Hal tersebut nantinya bisa mengarah ke perbaikan dalam perencanaan proyek, mengidentifikasi kesalahan yang mungkin takan erjadi, dan pengembangan strategi yang lebih baik untuk mencapai tujuan proyek.

3. Memperkuat kolaborasi tim

Melalui diskusi dan pemikiran kritis dilakukan secara bersama-sama, project pre-mortem akan membantu meningkatkan kolaborasi antar setiap anggota.

Nantinya tim dapat berbagi pandangan mereka, memperkuat pemahaman bersama, dan mengembangkan solusi yang lebih baik melalui proses ini.

4. Mengurangi kejutan yang tidak diinginkan

Dengan mengidentifikasi potensi kegagalan proyek sebelumnya, tim proyek memiliki kesempatan untuk mengantisipasi masalah yang mungkin akan timbul dan mengambil tindakan pencegahan yang sesuai.

Hal ini akan membantu mengurangi kejutan yang tidak diinginkan selama pelaksanaan proyek.

Baca juga: Contoh Laporan Proyek Sederhana dan Mudah Untuk Dibuat

Cara Melakukan Project Pre-Mortem

Project pre-mortem adalah sebuah metode untuk mengidentifikasi potensi masalah dan kegagalan yang mungkin terjadi dalam sebuah proyek sebelum proyek tersebut dimulai.

Tujuannya adalah untuk membantu tim proyek mengantisipasi risiko, mengidentifikasi alternatif solusif, dan meningkatkan peluang kesuksesan suatu proyek.

Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk melakukan project pre-mortem:

1. Bentuk tim proyek

Pertama-tama, bentuklah tim proyek yang terdiri dari anggota yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek.

Pastikan tim tersebut memiliki anggota yang beragam, termasuk mereka yang memiliki pemahaman yang mendalam tentang proyek.

2. Jelaskan tujuan proyek

Terangkanlah dengan jelas tujuan proyek tersebut, termasuk hasil yang diharapkan dan keberhasilan yang ingin dicapai.

Pastikan setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan tersebut.

3. Bayangkan kegagalan

Minta setiap anggota tim untuk membayangkan bahwa proyek telah selesai dan telah gagal.

Beri mereka waktu untuk memikirkan dan menulis semua kemungkinan alasan yang mungkin menyebabkan kegagalan proyek.

4. Bagikan gagasan

Setelah setiap anggota tim telah menyelesaikan langkah sebelumnya, mintalah mereka untuk membagikan ide mereka satu per satu.

Pastikan juga setiap anggota tim mampu memberikan kontribusi dan tidak ada penilaian yang dilakukan pada tahap ini.

5. Analisis risiko

Tinjaulah semua kemungkinan kegagalan yang telah diidentifikasi dan cobalah cari tahu pola atau tren yang muncul.

Identifikasikan seluruh risiko yang mungkin akan terjadi dan prioritaskan risiko tersebut berdasarkan dampaknya terhadap proyek.

Baca juga: Project Management Plan: Begini Proses Pembuatannya

6. Temukanlah solusi alternatif

Setelah mengidentifikasi risiko, mintalah tim untuk mencari solusi alternatif untuk masing-masing risiko tersebut.

Mintalah mereka untuk berpikir lebih kreatif dan membuat strategi untuk mengatasi setiap kemungkinan kegagalan.

7. Rencanakan tindakan pencegahan

Setelah Anda menemukan solusi alternatif, diskusikanlah langkah-langkah konkret yang bisa Anda ambil untuk mencegah atau mengurangi risiko tersebut.

Tetapkanlah tugas dan tanggung jawab kepada setiap anggota tim untuk melaksanakan tindakan pencegahan.

8. Buat rencana aksi

Berdasarkan solusi alternatif dan tindakan pencegahan yang telah ditentukan, buatlah rencana aksi yang jelas dan detail.

Tetapkan juga tenggat waktu, sumber daya, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan rencana tersebut.

9. Pantau dan evaluasi

Selama pelaksanaan proyek, lakukanlah pemantauan secara terus-menerus terhadap risiko yang telah diidentifikasi dan tindakan pencegahan yang telah diambil.

Lakukanlah evaluasri secara rutin terkait apakah rencana aksi masih relevan dan efektif, dan lakukan juga penyesuaian jika diperlukan.

10. Pelajari dari proses

Setelah proyek selesai, lakukanlah evaluasi secara menyeluruh terhadap proses Pre-Mortem yang telah dilakukan.

Tinjaulah risiko yang terjadi dan lihat apakah tindakan pencegahanyang dilakukan telah efektif.

Gunakan juga informasi yang diperoleh untuk meningkatkan perencanaan dan pelaksanaan proyek di masa depan.

Dengan melakukan proses pre-,ortem, tim proyek dapat mengidentifikasi dan mengatasi potensi resiko sebelum proyek dimulai, yang pada akhirnya nanti akan meningkatkan peluang kesuksesan proyek.

Baca juga: Manajemen Proyek Adalah: 4 Tujuan dan Contohnya

Kesimpulan

Jadi, project pre-mortem adalah metode perencanaan yang digunakan untuk mengidentifikasi potensi kegagalan proyek sebelum proyek tersebut dimulai.

Dalam project pre-mortem, tim proyek membayangkan skenario kegagalan dan mengidentifikasi faktor-faktor penyebab potensial.

Melalui langkah-langkah seperti membentuk tim, memvisualisasikan kegagalan, mengidentifikasi penyebab, melakukan diskusi, dan mengambil tindakan pencegahan, tim dapat mengurangi risiko dan meningkatkan perencanaan proyek secara keseluruhan.

Dengan melakukan project pre-mortem, tim proyek bisa mengidentifikasi risiko lebih awal, meningkatkan perencanaan proyek, memperkuat kolaborasi tim, dan mengurangi kejutan yang tidak diinginkan.

Dengan melakukan langkah-langkah ini, tim proyek dapat mengantisipasi dan mengatasi potensi kegagalan sebelum proyek dimulai, sehingga meningkatkan peluang keberhasilan proyek secara keseluruhan.

Project pre-mortem membantu tim dalam mengambil tindakan pencegahan yang tepat dan mengurangi risiko yang mungkin timbul.

Dengan demikian, proyek memiliki peluang lebih besar untuk sukses dan mencapai tujuan yang ditetapkan.

Melalui diskusi dan pemikiran kritis yang dilakukan dalam sesi project pre-mortem, tim dapat menggali ide-ide baru, meningkatkan pemahaman bersama, dan mengembangkan solusi yang lebih baik untuk menghadapi potensi kegagalan proyek.

Tapi, hal tersebut tetap harus dan wajib diimbangi dengan pengelolaan bisnis secara efektif dan efisien. Nah, Accurate Online hadir sebagai software akuntansi dan bisnis yang mampu membantu Anda dalam melakukan hal tersebut.

Aplikasi yang telah dipercaya oleh ratusan ribu pebisnis di Indonesia ini mampu menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis, melakukan jual-beli, mengelola persediaan barang, dan masih banyak lagi.

Penasaran dengan Accurate Online? Klik tautan gambar di bawah ini untuk mencobanya selama 30 hari, Gratis.