Ingin Menyelenggarakan Virtual Meeting? Ini Tipsnya!

Dewasa ini, kegiatan yang dilakukan secara virtual meeting terbukti menjadi metode yang baik untuk bisa mencapai berbagai tujuan, seperti pelatihan, webinar, dan juga konferensi.

Lalu, apa itu virtual meeting? Bagaimana tips efektif untuk bisa melakukannya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang virtual meeting di bawah ini hingga selesai.

Apa itu Virtual Meeting?

Menurut Julia Young, virtual meeting adalah suatu kegiatan yang mana para peserta yang berasal dari berbagai tempat atau lokasi bisa berkumpul dalam suatu rapat yang waktunya telah ditetapkan dan disepakati terlebih dahulu sebelumnya dengan menggunakan sebuah media, seperti video conference atau teleconference.

Baca juga: Tips Menghitung Purchase Price Variance (PPV) dalam Sistem Manufaktur

Tips Menyelenggarakan Virtual Meeting Untuk Bisnis

1. Tentukan Peran Dalam Meeting

Kunci utama dalam mengatur kegiatan virtual meeting adalah mengetahui dan juga memahami karakteristik dari semua anggota. Setiap dari mereka pasti mempunyai sifat dan karakternya masing-masing, terlebih lagi bila anggota rapatnya berasal dari berbagai budaya.

Sehingga, dalam beberapa kasus, kerap kali terjadi debat dan gangguan ketika meeting. Untuk itu, Anda harus bisa mengantisipasinya sebelum memulai rapat. Nah, salah satunya adalah dengan cara menentukan peran dari setiap orang yang terlibat agar bisa tetap kondusif.

Berbagai peran tersebut adalah notulen, troubleshooter, penjaga waktu, dan juga presenter.

Peran tersebut bisa beragam, tergantung dari siapa saja yang terlibat di dalam rapat tersebut. Cobalah untuk melakukan giliran peran dalam setiap meeting agar setiap tugas bisa dibagikan dengan baik. Anda juga bisa membagikan tugas dan memantau perkembangan performa dari setiap staf dengan menggunakan sistem manajemen timesheet.

2. Tentukan Agenda Virtual Meeting

Bila Anda ingin berhasil dan efisien dalam menyelenggarakan kegiatan ini, maka Anda harus merancang agenda. Hal ini sangat penting agar setiap orang memiliki topik yang bisa dipelajari terlebih dahulu sebelum akhirnya didiskusikan.

Agenda yang harus disiapkan dalam setiap virtual meeting adalah sebagai berikut:

• Poin utama para pembicaraan
• Struktur meeting
• Anggota meeting yang akan hadir
• Beberapa hal yang harus disiapkan oleh anggota meeting
• File, riset, dokumen yang berkaitan.

Anda juga harus bisa menyusun peraturan dan juga ekspektasi yang akan dihasilkan dari adanya rapat ini. Semua anggota yang terlibat harus mengetahui apa yang mereka lakukan dan bagaimana cara dalam mengatur ruang virtual tersebut.

3. Menentukan Jadwal Virtual Meeting

Salah satu tantangan untuk menyelenggarakan virtual meeting adalah mengoordinasikan jadwal untuk setiap anggota meeting yang berada dalam zona waktu yang berbeda atau mempunyai jadwal yang berbeda.

Untuk itu, kegiatan meeting sebaiknya dilakukan tanpa mempersulit siapapun. Walaupun begitu, hindari mengambilkan keputusan waktu rapat dengan berdasarkan keputusan sebagian mayoritas anggota rapat. Akan terasa tidak adil bila ada peserta yang berada di zona waktu berbeda harus rapat di waktu yang tidak wajar, seperti tengah malam.

Usahakanlah untuk menggilirkan waktu rapat agar bisa mengakomodasi kenyamanan para anggota dan tentukan waktu tersebut jauh-jauh hari sebelum rapat dilakukan.

4. Follow-Up Rapat Virtual Meeting

Agar kegiatan rapat bisa berjalan lebih efektif, maka setiap orang harus bisa mempunyai tujuan akhir rapat yang jelas. Nah, beberapa hal yang harus mereka ketahui adalah sebagai berikut:

• Hasil kerja dan beberapa langkah selanjutnya.
• Siapa saja yang bertanggung jawab atas berbagai langkah tersebut.
• Kapan hasil kerja harus diselesaikan
• Kapan diselenggarakan meeting lanjutan

Bila Anda adalah salah satu pihak penyelenggara, jangan lupa untuk melakukan follow up. Kegiatan ini dilakukan dengan meminta feedback dari seluruh peserta rapat terkait rapat yang baru saja dilakukan. Anda bisa meminta pendapat mereka satu per satu melalui survey anonimus.

Hal tersebut akan membantu Anda untuk meningkatkan kualitas rapat agar semakin inklusif dan efisien untuk semua orang.

Baca juga: Tantangan di Era Digital yang Harus Anda Perhatikan sebagai Pebisnis

Manfaat Penerapan Virtual Meeting

Diselenggarakannya kegiatan virtual meeting bisa memberikan kemudahan antar para karyawan. Kemudahan ini menjadi sangat penting untuk para pebisnis, karena hal tersebut bisa meningkatkan produktivitas dan juga memberikan berbagai bagi keberlangsungan perusahaan.

Nah, beberapa manfaat dari virtual meeting adalah sebagai berikut:

1. Hemat Waktu dan Biaya

Dengan adanya meeting online, maka setiap penyelenggara diskusi dan rapat antar departemen bisa mengurangi biaya pengeluaran perusahaan. Berbagai biaya seperti anggaran konsumsi dan perjalanan yang besar akan bisa dikurangi dan dialokasikan untuk keperluan lain.

Selain itu, meeting online juga bisa menghemat waktu, karena bisa dilakukan di mana saja.

2. Memudahkan Koneksi Antar Karyawan

Koneksi antar sesama rekan kerja bisa dilakukan lebih mudah karena tidak lagi terhalang dengan benturan waktu dan lokasi. Jika terjadi kondisi yang mendesak tentang pekerjaan, maka kepala tim bisa dengan mudah menggunakan aplikasi virtual meeting untuk menyelenggarakan pertemuan dengan setiap tim. Sehingga, komunikasi bisa lebih mudah dan lebih baik.

3. Meningkatkan produktivitas

Untuk meningkatkan produktivitas karyawan, maka penerapan virtual meeting bisa menciptakan suasana yang produktif dan nyaman untuk karyawan.

Komunikasi yang dilakukan antar karyawan bisa dilakukan dengan baik melalui berbagai lokasi. Selain itu, suasana kolaboratif dan kompetitif yang sehat antar setiap karyawan pun bisa terwujud, sehingga lingkungan kerja akan berjalan lebih produktif.

Baca juga: 6 Langkah Menerapkan Lean Manufacturing Secara Mudah

Penutup

Virtual meeting adalah suatu cara yang paling efektif dan paling efisien bila Anda harus berdiskusi dengan rekan kerja yang berada di tempat jauh. Dengan menerapkan strategi di atas, maka produktivitas kerja karyawan akan semakin lebih baik.

Selain itu, agar semakin lebih maksimal, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online. Kenapa, karena aplikasi ini akan memudahkan pekerjaan staf keuangan atau accounting Anda dalam mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan.

Selain itu, aplikasi ini juga akan memudahkan mereka dalam melakukan kegiatan penjualan dan pembelian, mengelola persediaan barang, menyelesaikan urusan perpajakan, dan masih banyak lagi.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Silahkan coba dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.