Poin penting
- e-Meterai adalah meterai dalam bentuk elektronik yang digunakan pada dokumen digital untuk memenuhi ketentuan bea meterai.
- Penggunaan e-Meterai membantu mempercepat administrasi dokumen, mengurangi kebutuhan mencetak dokumen, dan memudahkan pengelolaan dokumen secara digital.
- Cara beli e-Meterai dapat dilakukan melalui kanal resmi PERURI, POSDIGI, distributor resmi lainnya, maupun melalui Accurate Online untuk kebutuhan faktur penjualan.
- Cara menggunakan e-Meterai meliputi menyiapkan dokumen, mengunggah dokumen, menentukan posisi e-Meterai, melakukan pembubuhan, lalu mengunduh dokumen.
Mengurus dokumen secara digital kini menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari, baik untuk kebutuhan pribadi maupun bisnis.
Kontrak, surat perjanjian, dokumen administrasi, hingga faktur penjualan semakin sering dibuat dan dikirim dalam bentuk elektronik.
Kondisi tersebut membuat penggunaan e-meterai menjadi salah satu solusi untuk memenuhi kebutuhan pembubuhan meterai pada dokumen digital.
E-meterai sendiri adalah meterai dalam bentuk elektronik yang digunakan pada dokumen digital.
Penggunaannya memungkinkan pembubuhan meterai dilakukan tanpa perlu mencetak dokumen terlebih dahulu dan menempelkan meterai fisik.
Lantas, bagaimana cara beli e-meterai, bagaimana cara membubuhkan e-meterai, dan di mana posisi e-meterai yang benar pada dokumen? Simak penjelasan lengkapnya berikut ini!
Mengenal e-Meterai
E-meterai atau meterai elektronik merupakan bentuk meterai yang digunakan pada dokumen elektronik.
Kehadirannya memungkinkan proses pembubuhan meterai dilakukan secara digital sehingga lebih sesuai dengan kebutuhan administrasi yang sudah banyak beralih ke sistem elektronik.
Bagi bisnis, penggunaan e-meterai dapat membantu menyederhanakan proses administrasi dokumen.
Dokumen seperti surat perjanjian, surat pernyataan, hingga dokumen transaksi tertentu dapat diproses secara digital tanpa harus melalui tahapan mencetak dokumen, menempelkan meterai fisik, kemudian memindai kembali dokumen tersebut.
Selain praktis, e-meterai juga dapat dibubuhkan melalui platform resmi atau distributor yang menyediakan layanan meterai elektronik.
Peruri menyebutkan bahwa pembelian meterai elektronik dapat dilakukan melalui distributor resmi dan beberapa kanal yang telah ditentukan.
Perlu diperhatikan bahwa e-meterai berbeda dengan tanda tangan elektronik.
E-meterai berkaitan dengan pemenuhan kewajiban bea meterai pada dokumen, sedangkan tanda tangan elektronik digunakan untuk menunjukkan persetujuan atau autentikasi pihak yang menandatangani dokumen.
Karena itu, satu dokumen dapat saja membutuhkan e-meterai sekaligus tanda tangan elektronik, bergantung pada jenis dan kebutuhan dokumennya.
Baca juga: Pentingnya E-Meterai untuk Keamanan dan Validitas Invoice dalam Bisnis
Kenapa harus menggunakan e-Meterai?
Penggunaan e-meterai tidak hanya berkaitan dengan perubahan dari meterai fisik ke format digital.
Bagi individu maupun bisnis yang banyak mengelola dokumen elektronik, terdapat beberapa manfaat yang dapat diperoleh seperti:
1. Mempermudah administrasi dokumen
E-meterai membuat proses pembubuhan meterai dapat dilakukan langsung pada dokumen digital.
Anda tidak perlu mencetak dokumen terlebih dahulu hanya untuk menempelkan meterai, kemudian memindainya kembali.
Proses tersebut tentu dapat menghemat waktu, terutama ketika bisnis harus mengelola banyak dokumen dalam waktu yang berdekatan.
2. Mendukung proses administrasi tanpa kertas
Digitalisasi dokumen dapat mengurangi kebutuhan mencetak dokumen untuk keperluan administrasi.
Penggunaan e-meterai menjadi salah satu bagian yang mendukung proses tersebut karena pembubuhan dapat dilakukan pada dokumen elektronik.
Dokumen pun dapat tetap disimpan dalam bentuk digital dan dikirimkan kepada pihak terkait tanpa harus mengubahnya menjadi dokumen fisik.
3. Mempercepat pengiriman dokumen
Setelah e-meterai dibubuhkan, dokumen dapat langsung dikirim melalui kanal digital yang digunakan.
Hal ini membantu mempercepat proses administrasi, terutama ketika dokumen perlu dikirim kepada pelanggan, rekan bisnis, atau pihak lain yang berada di lokasi berbeda.
4. Mengurangi pekerjaan administratif berulang
Proses manual seperti mencetak, menempelkan meterai, memindai, kemudian menyimpan dokumen kembali dapat menambah pekerjaan administratif.
Dengan e-meterai, rangkaian tersebut dapat dipersingkat karena dokumen tetap diproses dalam format digital.
5. Memudahkan pengelolaan dokumen bisnis
Bisnis yang menyimpan dokumen secara digital akan lebih mudah melakukan pencarian, pengarsipan, dan distribusi dokumen.
E-meterai dapat menjadi bagian dari alur kerja digital tersebut sehingga proses administrasi menjadi lebih terstruktur.
Baca juga: Bea Meterai 10000: Aturan Penggunaan dan Daftar Dokumen yang Dikenainya
Cara beli e-Meterai
Pembelian e-meterai dapat dilakukan melalui kanal resmi PERURI atau beberapa mitra yang telah bekerja sama dengan PERURI.
Berikut cara membeli e-meterai melalui masing-masing kanal tersebut:
1. Cara beli e-Meterai di PERURI
Salah satu cara membeli e-meterai adalah melalui e-meterai.co.id, yaitu platform PT Peruri Digital Security (PDS), anak perusahaan PERURI yang menyediakan layanan meterai elektronik.
Bagi Anda yang ingin membeli e-meterai untuk kebutuhan pribadi, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan:
- Kunjungi situs e-meterai.co.id.
- Pilih menu Beli e-Meterai atau masuk ke halaman pembelian.
- Jika belum memiliki akun, pilih opsi Daftar di sini.
- Pilih jenis pengguna, seperti Personal, Enterprise, atau Wholesale sesuai kebutuhan.
- Lengkapi data diri dan dokumen yang diperlukan.
- Lakukan proses verifikasi akun sesuai instruksi yang diberikan.
- Setelah akun berhasil diverifikasi, login menggunakan email dan kata sandi yang telah didaftarkan.
- Masuk ke menu Pembelian dan pilih jumlah e-meterai yang ingin dibeli.
- Pilih metode pembayaran yang tersedia.
- Selesaikan pembayaran hingga muncul notifikasi bahwa transaksi berhasil.
Setelah saldo e-meterai tersedia, Anda juga dapat langsung menggunakannya untuk membubuhkan meterai pada dokumen melalui platform tersebut.
PERURI menjelaskan bahwa proses pembubuhan dilakukan dengan mengunggah dokumen, menentukan posisi e-meterai, kemudian melakukan proses pembubuhan.
2. Cara beli e-Meterai di POSDIGI Pos Indonesia
Selain melalui portal e-Meterai PERURI, Anda juga dapat membeli e-meterai melalui platform POSDIGI milik Pos Indonesia. Pembelian e-meterai dapat dilakukan secara online melalui situs resmi emeterai.posdigi.co.id.
Berikut cara membeli e-meterai melalui POSDIGI:
- Buka situs emeterai.posdigi.co.id.
- Jika belum memiliki akun, klik Daftar.
- Pilih Pengguna Reguler untuk kebutuhan personal.
- Isi nama lengkap, email, nomor telepon, dan kata sandi.
- Klik Daftar sebagai Reguler, kemudian lakukan verifikasi menggunakan kode yang dikirim ke email.
- Setelah akun terverifikasi, login menggunakan email dan kata sandi yang telah didaftarkan.
- Pilih menu Layanan > Pembelian Produk.
- Tentukan jumlah kuota e-meterai yang ingin dibeli.
- Klik Lanjutkan, kemudian pilih metode pembayaran yang tersedia, seperti virtual account, e-wallet/QRIS, atau Pospay Blue.
- Selesaikan pembayaran dan lakukan pengecekan status transaksi.
- Setelah pembayaran berhasil, kuota e-meterai akan masuk ke akun dan dapat digunakan untuk membubuhkan e-meterai pada dokumen.
POSDIGI juga menyediakan pilihan untuk kebutuhan enterprise, sehingga perusahaan dapat mengelola kuota e-meterai dan membagikannya kepada anggota tim.
Untuk bisnis dengan dokumen dalam jumlah besar, tersedia pula fitur seperti bulk stamping, multiple stamping, pengelolaan kuota, serta pemantauan dan riwayat dokumen.
3. Cara beli e-Meterai melalui distributor resmi lainnya
Selain e-Meterai PERURI dan Pos Indonesia, tersedia beberapa distributor resmi lainnya yang dapat menjadi pilihan untuk membeli e-meterai.
Cara pembeliannya pada dasarnya memiliki alur yang serupa, yaitu:
- Pilih salah satu distributor resmi e-meterai.
- Kunjungi situs atau portal pembelian milik distributor tersebut.
- Buat akun jika Anda belum terdaftar.
- Pilih jenis pengguna sesuai kebutuhan.
- Lengkapi data dan lakukan verifikasi akun.
- Login ke akun yang telah aktif.
- Pilih menu pembelian e-meterai.
- Tentukan jumlah e-meterai yang dibutuhkan.
- Pilih metode pembayaran yang tersedia.
- Selesaikan pembayaran dan tunggu hingga transaksi berhasil.
- Setelah saldo tersedia, e-meterai dapat digunakan untuk membubuhkan meterai pada dokumen.
Meskipun langkahnya relatif sama, tampilan menu, metode pembayaran, dan proses verifikasi dapat berbeda pada masing-masing distributor.
Karena itu, pastikan Anda selalu membeli melalui kanal yang tercantum sebagai distributor resmi PERURI.
Daftar distributor juga dapat berubah, sehingga sebaiknya periksa informasi terbaru sebelum melakukan pembelian.
4. Cara beli e-Meterai di Accurate Online
Bagi Anda yang menjalankan bisnis dan membutuhkan e-meterai untuk faktur penjualan, terdapat cara yang lebih praktis untuk membeli e-meterai yaitu melalui Accurate Online.
Accurate Online menyediakan fitur e-meterai yang memungkinkan Anda membubuhkan e-meterai langsung pada faktur penjualan tanpa harus mengunduh dokumen, membuka portal lain, kemudian mengunggahnya kembali.
Berikut cara menggunakan e-meterai di Accurate Online:
- Pastikan data usaha Anda sudah berstatus aktif.
- Siapkan desain cetakan faktur melalui menu Pengaturan > Desain Cetakan.
- Buka desainer dan tambahkan elemen e-Meterai/e-Sign pada desain faktur.
- Atur posisi e-meterai sesuai kebutuhan.
- Pastikan saldo E-Trax mencukupi untuk pembubuhan e-meterai.
- Buka transaksi Faktur Penjualan yang ingin dibubuhi e-meterai.
- Klik Cetak, kemudian pilih desain faktur yang sudah dilengkapi elemen e-meterai.
- Pilih opsi e-Meterai.
- Klik Proses untuk melakukan pembubuhan.
- Setelah berhasil, buka bagian Dokumen pada faktur untuk mengunduh faktur yang sudah dibubuhi e-meterai.
Keunggulan cara ini adalah Anda tidak perlu berpindah-pindah platform ketika membutuhkan e-meterai untuk faktur penjualan.
Posisi e-meterai juga cukup diatur satu kali pada desain cetakan sehingga dapat digunakan kembali pada faktur berikutnya.
Jadi, jika Anda hanya membutuhkan e-meterai untuk dokumen pribadi atau sesekali, portal distributor resmi bisa menjadi pilihan.
Namun, jika e-meterai digunakan secara rutin untuk faktur penjualan bisnis, Accurate Online dapat membantu membuat prosesnya lebih praktis karena pembubuhan dilakukan langsung dari faktur.
Baca juga: Surat Perjanjian Jual Beli: Fungsi, Contoh, & Templatenya
Cara menggunakan e-Meterai
Setelah membeli e-meterai, tahap berikutnya adalah membubuhkannya pada dokumen.
Secara umum, dokumen yang akan dibubuhi harus sudah disiapkan dalam format digital sesuai dengan ketentuan platform yang digunakan.
Jika menggunakan portal pembubuhan e-meterai, Peruri menjelaskan bahwa pengguna dapat mengunggah dokumen, menentukan posisi meterai, kemudian melakukan proses pembubuhan.
Berikut gambaran cara membubuhkan e-meterai secara umum:
1. Siapkan dokumen digital
Pastikan dokumen yang akan dibubuhi e-meterai sudah selesai dibuat dan tidak memerlukan perubahan lagi.
Untuk proses melalui portal Peruri, dokumen yang diunggah menggunakan format PDF dengan ukuran maksimal tertentu sesuai ketentuan portal.
2. Login ke platform e-Meterai
Masuk ke platform tempat Anda membeli atau membubuhkan e-meterai. Setelah berhasil login, cari menu yang berkaitan dengan pembubuhan atau stamping e-meterai.
3. Unggah dokumen
Pilih dokumen yang akan dibubuhi e-meterai dan unggah sesuai format yang dipersyaratkan.
Pastikan dokumen yang diunggah merupakan versi final agar Anda tidak perlu melakukan proses pembubuhan ulang setelah melakukan perubahan pada dokumen.
4. Tentukan posisi e-Meterai
Atur posisi e-meterai pada bagian dokumen yang sesuai.
Penempatan e-meterai perlu diperhatikan agar tidak menutupi teks penting, tanda tangan, nominal transaksi, atau informasi lain yang terdapat dalam dokumen.
5. Lakukan pembubuhan
Setelah posisi sudah sesuai, lanjutkan proses pembubuhan e-meterai. Pada proses tertentu, pengguna dapat diminta melakukan autentikasi menggunakan PIN atau metode keamanan lainnya.
6. Unduh dan simpan dokumen
Setelah pembubuhan berhasil, dokumen dapat diunduh dan digunakan sesuai kebutuhan.
Peruri juga menjelaskan bahwa hasil dokumen yang sudah dibubuhi e-meterai dapat diunduh atau dikirim melalui email melalui platform pembubuhan.
Baca juga: E-Invoicing: Solusi Digital untuk Pengelolaan Faktur Bisnis
Contoh penggunaan e-Meterai
E-meterai dapat digunakan pada berbagai dokumen elektronik yang memenuhi ketentuan penggunaan meterai. Berikut beberapa contoh penggunaannya:
1. Faktur penjualan
Bagi perusahaan yang menerbitkan faktur penjualan tertentu dan membutuhkan pembubuhan meterai, e-meterai dapat ditempatkan pada area yang telah disiapkan dalam desain faktur.
Jika menggunakan Accurate Online, posisi e-meterai dapat diatur pada template faktur sehingga pengguna tidak perlu menentukan posisinya dari awal setiap kali membuat faktur.
2. Surat perjanjian
Dokumen perjanjian yang dibuat secara elektronik dapat menjadi salah satu contoh dokumen yang membutuhkan meterai sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
E-meterai dapat dibubuhkan pada area yang telah disiapkan tanpa harus mencetak perjanjian terlebih dahulu.
3. Surat pernyataan
Surat pernyataan yang dibuat dalam bentuk digital juga dapat menggunakan e-meterai apabila memenuhi ketentuan objek bea meterai.
Pastikan dokumen sudah final sebelum proses pembubuhan dilakukan agar tidak perlu mengulang proses ketika terdapat perubahan isi.
4. Dokumen transaksi bisnis
Dalam kegiatan bisnis, terdapat berbagai dokumen transaksi dan administrasi yang dapat dibuat secara elektronik.
Apabila dokumen tersebut termasuk objek yang dikenakan bea meterai, penggunaan e-meterai dapat menjadi pilihan untuk proses pembubuhannya.
Baca juga: Contoh Surat Perjanjian Konsinyasi dan Template-nya
Contoh posisi e-Meterai yang benar
Salah satu hal yang sering ditanyakan adalah e-meterai ditempel di mana?
Pada dasarnya, posisi e-meterai perlu disesuaikan dengan kebutuhan dokumen dan tidak mengganggu informasi penting yang terdapat di dalamnya.
Untuk dokumen yang juga memuat tanda tangan, Anda perlu memperhatikan tata letak agar e-meterai dan tanda tangan tidak saling menutupi.
Jika menggunakan Accurate Online, posisi e-meterai dapat ditentukan sejak pembuatan desain cetakan.
Dengan demikian, elemen e-meterai akan mengikuti template faktur yang sudah dibuat dan tidak mengubah posisi elemen lain seperti kop surat, tabel, atau kolom tanda tangan.
Pengaturan posisi sejak awal juga berguna bagi bisnis yang membuat faktur secara rutin karena template tersebut dapat digunakan kembali untuk transaksi berikutnya.
Baca juga: Mengenal Kwitansi, Jenis, dan Contoh Kwitansi Berdasarkan Jenisnya
Solusi pembubuhan e-Meterai pada faktur penjualan
Bagi individu yang hanya sesekali membutuhkan e-meterai, menggunakan portal pembelian dan pembubuhan resmi dapat menjadi pilihan yang praktis.
Namun, kebutuhan bisnis biasanya berbeda. Perusahaan dapat membuat puluhan hingga ratusan dokumen transaksi sehingga proses mengunduh faktur, berpindah platform, mengunggah dokumen, membubuhkan e-meterai, lalu mengunduhnya kembali dapat menjadi pekerjaan administratif tambahan.
Accurate Online membantu menyederhanakan proses tersebut dengan fitur e-meterai yang dapat digunakan langsung pada faktur penjualan.
Anda dapat menyiapkan template faktur, menentukan posisi e-meterai, memastikan saldo E-Trax tersedia, kemudian membubuhkan e-meterai langsung dari transaksi.
Setelah selesai, dokumen bermeterai juga tersimpan pada transaksi sehingga dapat diunduh kembali ketika diperlukan.
Dengan begitu, proses administrasi faktur menjadi lebih terintegrasi dan Anda tidak perlu menggunakan aplikasi tambahan hanya untuk membubuhkan e-meterai.
Jadi, jika Anda sedang mencari cara beli e-meterai, cara membubuhkan e-meterai, atau membutuhkan solusi untuk mengelola e-meterai pada faktur penjualan secara lebih praktis, Accurate Online dapat menjadi salah satu pilihan yang layak dipertimbangkan.
Cukup kelola faktur dalam satu sistem, bubuhkan e-meterai ketika dokumen siap, lalu kirimkan dokumen tersebut kepada pelanggan tanpa proses manual yang berulang.
