Multitasking Adalah: Pengertian, Tips dan Peran Pentingnya Di Dunia Bisnis

Multitasking adalah salah satu kata yang mungkin kerap kali Anda dengar ketika membicarakan tentang produktivitas. Kata ini menjadi salah satu skill yang harus dimiliki saat bekerja. Skill ini membuat para pekerja bisa menjadi lebih produktif di kantor.

Namun, ada juga yang mengatakan bahwa multitasking tidak baik untuk dilakukan. Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan menjelaskan tentang multitasking secara lengkap untuk Anda.

Pengertian Multitasking Adalah

Bersumber dari laman  The Balance Careers, multitugas atau yang akrab disebut dengan multitasking adalah suatu seni mengubah fokus secara cepat dari pekerjaan yang satu ke pekerjaan yang lainnya secara bergantian.

Fungsi ideal dari multitasking adalah agar bisa mempercepat proses penyelesaian pekerjaan agar tidak terlalu kewalahan karena harus mengubah suatu fokus secara cepat dan tepat.

Di sisi lain, Very Well Mind mempunyai pengertian multitasking yang berbeda. Mereka menjelaskan bahwa multitasking adalah suatu kata yang memiliki beberapa pengertian.

Pengertian pertama, multitasking adalah melakukan dua tugas atau lebih dalam waktu yang bersamaan. Pengertian kedua, multitasking adalah melakukan perpindahan fokus dari satu tugas ke tugas lainnya secara cepat.

Selain itu, laman resmi Inc menambahkan bahwa multitasking adalah suatu kemampuan seorang individu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dalam satu waktu.

Jadi, bisa kita simpulkan bahwa inti dari multitasking adalah menyelesaikan beberapa pekerjaan secara sekaligus. Hal seperti ini berlaku baik dalam waktu yang bersamaan ataupun berpindah antara satu tugas ke tugas yang lainnya secara bergantian dengan waktu yang terbilang singkat.

Cara seperti dipercaya mampu menambah produktivitas kerja seseorang. Namun, ada banyak pro dan kontra terkait teknik multitasking ini.

Baca juga: Performance Review: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Pro dan Kontra Multitasking

Mengaplikasikan multitasking di dalam kehidupan sehari-hari memang mampu mempermudah pekerjaan Anda. ketika melakukan beberapa pekerjaan dalam satu waktu, Anda akan menjadi lebih sedikit menggunakan waktu daripada umumnya. Untuk itu, waktu yang Anda gunakan untuk bekerja akan menjadi lebih singkat dan pekerjaan Anda akan terasa lebih efisien.

Namun, ada banyak juga yang mengatakan bahwa multitasking adalah cara yang mampu menurunkan tingkat produktivitas seseorang. Dilansir dari laman  Monster dan Health, beberapa alasan kenapa multitasking menurunkan produktivitas kerja adalah sebagai berikut:

1. Justru Menurunkan Produktivitas

Dengan melakukan multitasking, Anda berpotensi kehilangan 40% produktivitas Anda. Perasaan bahwa ANda bisa menyelesaikan tugas dengan multitasking seringkali bersifat semu belaka.

Walaupun Anda melakukan dua tugas atau lebih dengan cara yang berbeda, namun Anda tidak melakukannya dengan cara yang baik.

Jadi, jika Anda membaca email sambil mendengarkan pesan suara dari teman kerja Anda, maka Anda akan kehilangan fokus.

Dua pekerjaan ini justru harus Anda ulang secara terus-menerus, dan tidak akan kunjung selesai.

2. Makin Efisien, Namun Tidak Efektif

Efek buruk lainnya dari multitasking adalah minimnya efektivitas kerja di dalamnya. Jadi, jika Anda melakukan dua tugas yang bersamaan dalam satu waktu, maka hasil pekerjaan tersebut sering kali tidak akan maksimal. Hal ini dikarenakan Anda tidak berkonsentrasi penuh pada satu pekerjaan, sehingga pikiran Anda akan terpecah.

Selain itu daya fokus Anda juga akan menurun. Nah, menurunnya fokus ini yang akan menurunkan kualitas dan juga pekerjaan Anda.

3. Menambah Stres

Anda harus selalu siap untuk melakukan berbagai hal apapun secara terus-menerus untuk meningkatkan stress yang Anda rasakan. Ditambah lagi, stress juga akan muncul karena Anda melakukan dua pekerjaan dalam satu waktu saja. Itu artinya, beban pekerjaan akan meningkat dua kali lipat.

Demikianlah beberapa pro dan kontra terkait multitasking. Setelah membacanya dengan seksama, mungkin Anda akan bertanya, bagaimana cara terbaik dalam menekan efek buruk multitasking? Karena, multitasking kerap kali menjadi hal yang tidak bisa dihindari.

Untuk mengatasi hal tersebut, maka kami akan memberikan trik yang bisa Anda lakukan ketika sedang mengaplikasikan multitasking.

Trik Multitasking di Kantor

Bersumber dari laman Fairygodboss dan Forbes, beberapa trik yang bisa Anda lakukan agar lancar ketika menerapkan multitasking adalah sebagai berikut:

1. Pilihlah Tugas yang Serupa

Melompat dari tugas yang satu ke tugas yang lainnya secara cepat akan membuat Anda menjadi kewalahan. Lalu, bagaimana cara yang tepat agar tidak merasa kelelahan ketika harus pindah melakukan tugas dengan kurun waktu yang sangat cepat?

Caranya adalah dengan memilih tugas yang di rasa mirip. Sehingga, Anda tidak perlu berpikir terlalu banyak dan bisa lebih mempercepat pekerjaan Anda.

Tugas yang serupa ini bisa terdapat dalam proyek yang sama atau mempunyai proyek yang juga sama. Secara otomatis, Anda tidak perlu lagi melakukan proses berbagai langkah karena memori jangka pendek Anda sudah menyimpan berbagai hal terkait tugas sebelumnya. Anda akan bisa mengerjakan tugas selanjutnya secara lancar.

2. Gunakan To do List

Nah, salah satu cara yang tepat dalam memastikan pekerjaan yang Anda lakukan dengan metode multitasking adalah dengan menggunakan metode to do list.

JIka Anda membuat daftar pekerjaan, maka Anda akan lebih mudah dalam mengidentifikasi tingkat kemiripannya. Setelah itu, Anda akan lebih mudah dalam membuat jadwal waktu kerja Anda sesuai dengan target multitasking Anda secara mudah.

3. Hindari Berbagai Bentuk Distraksi

Salah satu hal yang mampu mengalihkan fokus kerja adalah distraksi. Tanpa melakukan multitasking pun, Anda pasti akan sulit untuk fokus melakukan kerja saat ada banyak distraksi. Untuk itu, sebisa mungkin hindarilah smartphone dan pilihlah suasana kerja yang tenang dan nyaman demi mengurangi berbagai gangguan yang berpotensi mengalihkan perhatian Anda dari multitasking.

4. Selalu Evaluasi Hasil Kerja

Salah satu kekurangan multitasking adalah menurunnya hasil pekerjaan karena terbaginya fokus pekerjaan Anda. namun, hal ini bisa Anda hindari dengan melakukan penilaian atas hasil kerja Anda. Untuk itu, sebelum menyerahkan pekerjaan, cobalah baca dan cek lagi apakah tugas tersebut sudah Anda selesaikan dengan baik.

Sehingga, Anda bisa meminimalisir penurunan kualitas kerja karena melakukan multitasking.

5. Lakukan Kegiatan Aktif dan Kegiatan Pasif Satu Persatu

Trik selanjutnya dari multitasking adalah memilih hanya satu kegiatan aktif dan satu kegiatan pasif dalam waktu yang bersamaan. Contohnya, ketika Anda sedang melakukan perjalanan ke kantor dengan kendaraan umum, Anda bisa sambil mendengarkan podcast.

Tentunya Anda tidak perlu banyak berpikir saat menaiki kendaraan umum, dan ini menjadi kegiatan pasif. Jika Anda hanya diam saja, waktu Anda akan habis terbuang secara sia-sia.

Nah, dengan menggabungkannya bersama dengan kegiatan aktif seperti dengan mendengarkan podcast, maka tentunya Anda akan mendapat manfaat yang lebih banyak.

6. Manfaatkan Teknologi

Di zaman yang sudah serba digital seperti saat ini, Anda akan lebih dimudahkan berkat kehadiran teknologi, dan multitasking adalah salah satunya.

Ketika Anda sedang pergi liburan, Anda bisa menyalakan fitur balas otomatis untuk email. Jika Ada orang yang menghubungi Anda, maka Anda bisa dengan otomatis menyampaikan bahwa saat itu Anda sedang pergi liburan.

Selain itu, Anda juga bisa menambahkan pesan bahwa email akan dibalas lagi pada tanggal tertentu bila waktu liburan Anda sudah selesai.

Selain itu, menggunakan fitur auto reply pada aplikasi chatting juga akan membuat Anda lebih mudah dalam menerapkan multitasking.

Jika ada klien yang menghubungi atau menanyakan hal yang sifatnya repetitif, maka Anda bisa mengatur agar aplikasi chatting tersebut untuk membalasnya secara otomatis.

Beberapa pertanyaan tersebut contohnya adalah syarat dan ketentuan kerja sama, email Anda, atau profil singkat dan foto Anda.

Pertanyaan-pertanyaan tadi misalnya syarat dan ketentuan kolaborasi, alamat e-mail milikmu, atau bertanya mengenai profil singkat dan foto.

Perbedaan Multitasking dan Task Switching

Banyak penelitian yang melaporkan bahwa multitasking adalah suatu hal yang sulit untuk dilakukan. Seperti penelitian yang dilakukan di di Stanford University dan diterbitkan oleh  Psychology Today  yang melaporkan bahwa multitasking tidak benar-benar bisa terjadi.

Sedangkan penelitian dari Clifford Nass melaporkan bahwa saat ada orang yang diminta untuk melakukan banyak hal sekaligus, maka mereka akan bisa lebih fokus dalam mengganti nama secara baik.

Multitasking memang sekilas terlihat keren dan bisa dijadikan sebagai salah satu cara yang efektif dalam melakukan tugas yang banyak. Berdasarkan laman Very Well Mind, multitasking mampu mengurangi tingkat produktivitas Anda sebanyak 40% banyaknya.

Hal tersebut terjadi karena otak manusia tidak mempunyai kemampuan yang baik dalam melakukan banyak pekerjaan dalam waktu yang bersamaan.

Jadi, task switching adalah suatu kemampuan yang lebih efektif daripada multitasking. Anda bisa melakukan banyak pekerjaan secara bergantian agar otak Anda bisa fokus melakukan pekerjaan.

Sementara itu, bila Anda melakukan multitasking, Anda tidak akan bisa fokus dan akan sulit untuk menghasilkan karya secara maksimal.

Baca juga: 7 Contoh Keterampilan Teamwork yang Penting dalam Bisnis

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang multitasking. Jadi, multitasking adalah adalah suatu seni mengubah fokus secara cepat dari pekerjaan yang satu ke pekerjaan yang lainnya secara bergantian. Fungsinya adalah untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan agar tidak kewalahan karena harus mengubah suatu fokus secara tepat.

Bila Anda berniat untuk melakukan multitasking, maka Anda harus bisa mencerna pro dan kontra terkait melakukan multitasking ini. Namun tenang saja, bila Anda memang dituntut untuk melakukan multitasking, Anda bisa menggunakan trik di atas agar pekerjaan yang dilakukan secara multitasking bisa berjalan dengan efektif.

Bila hal tersebut dilakukan dengan baik, maka perusahaan pun akan mendapatkan keuntungan yang maksimal. Namun, perusahaan harus bisa mencatatnya dalam laporan keuangan, karena laporan inilah yang nantinya akan membantu dalam menentukan keputusan bisnis di masa depan.

Nah, untuk memudahkan Anda dalam mencatat laporan keuangan, gunakanlah software akuntansi  dan bisnis dari Accurate Online. Dengan software ini, maka Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda akses di mana saja dan kapan saja secara otomatis, cepat, dan akurat.

Terlebih lagi, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan berbagai fitur yang tentunya akan memudahkan Anda dalam mengelola bisnis.

Tertarik? Anda bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.