Mengetahui Apa Itu Batch Processing dalam Kemudahan Proses Bisnis

Kemajuan teknologi dari waktu ke waktu telah menyebabkan perubahan di hampir setiap industri. Batch processing ada sebagai contoh utama dampak teknologi pada model efisiensi bisnis.

Untuk beberapa bisnis, batch processing adalah tambahan yang diperlukan untuk tugas sehari-hari mereka dan membantu memastikan bahwa perusahaan membayar tagihan tepat waktu.

Memahami batch processing dapat membantu Anda menentukan apakah pemrosesan batch adalah proses yang tepat untuk diterapkan pada bisnis Anda. Pada artikel ini, kami membahas definisi batch processing dan keuntungan apa yang dapat dihasilkan oleh pemrosesan batch untuk bisnis Anda.

Apa itu pemrosesan batch?

Batch processing atau pemrosesan batch adalah proses otomatis di mana komputer memproses data dalam batch atau kelompok. Setelah karyawan menyiapkan sistem pemrosesan batch, proses tersebut tidak memerlukan interaksi manusia untuk melanjutkannya, selain dari pemeliharaan. Banyak perusahaan menggunakan pemrosesan batch untuk pemrosesan data, seperti penggajian.

Perusahaan besar menggunakan batch processing untuk mengkompilasi sejumlah besar data yang terlibat dalam laporan, unduhan, dan proses otomatis lainnya. Mereka berjalan pada waktu yang telah dijadwalkan sebelumnya, seringkali semalaman atau berdasarkan waktu.

Misalnya, setiap bulan sebuah perusahaan dapat menjalankan proses batch untuk membayar tagihan untuk layanan dan utilitas.

Baca juga: 10 Ciri-ciri Kepemimpinan yang Baik, Wajib Diketahui!

Sejarah batch processing

Karakteristik yang menentukan dari pemrosesan batch adalah intervensi manusia yang seminimal mungkin pada proses manual yang diperlukan. Ini adalah bagian dari apa yang membuatnya sangat efisien, meskipun tidak selalu seperti itu.

Pemrosesan batch dimulai dengan punch card, yang ditabulasi menjadi instruksi untuk komputer. Seluruh deck, atau batch, kartu, akan diproses pada satu waktu. Sistem ini, dibuat oleh Herman Hollerith, sudah ada sejak tahun 1890.

Hollerith mengembangkannya untuk digunakan memproses data dari Sensus AS. Dilubangi secara manual, kartu dimasukkan ke dalam dan dibaca oleh perangkat elektromekanis.

Hollerith mematenkan penemuannya sebagai “Mesin Tabulasi Elektronik”, dan kemudian bergabung dengan sekelompok penemu dan investor lain untuk membentuk Computing-Tabulating-Recording Company (CTR), yang pada akhirnya akan menjadi International Business Machines, atau IBM.

Tidak seperti iterasi sebelumnya, fungsi batch processing modern sepenuhnya otomatis untuk memenuhi kondisi waktu tertentu. Sementara beberapa tugas dilakukan segera, yang lain dilakukan secara real-time dan dipantau secara teratur.

Jika ada masalah dengan proses, sistem akan memberi tahu personel yang sesuai melalui peringatan manajemen berbasis pengecualian. Otomatisasi ini memberi manajer waktu untuk mengerjakan tugas-tugas lain.

Software mengidentifikasi pengecualian melalui sistem monitor dan dependensi, yang menyebabkan pemrosesan batch dimulai. Pengecualian mungkin termasuk pesanan pelanggan online atau permintaan dari sistem untuk persediaan baru.

Karena batch processing melibatkan penanganan data dalam jumlah besar sekaligus, jika input tidak aktif dengan cara apa pun, seluruh batch akan cacat, membuang waktu dan uang.

Baca juga: Ketahui Macam Macam Iklan Untuk Kesuksesan Pemasaran Bisnis Anda

Apa keuntungan menggunakan batch processing?

Ada banyak keuntungan menggunakan batch processing dalam bisnis, seperti:

1. Biaya operasional yang lebih rendah

Karena pemrosesan batch pada dasarnya adalah biaya satu kali untuk volume data yang diproses, pemrosesan batch membantu menurunkan biaya tenaga kerja. Pemrosesan batch memungkinkan produksi tanpa karyawan manusia, mengurangi jumlah karyawan baru yang dibutuhkan untuk sebuah proyek, atau karyawan untuk sebuah departemen.

Batch processing memungkinkan manajer untuk menugaskan karyawan yang akan menjadi bagian dari jalur pemrosesan ke tugas lain, sehingga akan menciptakan lebih banyak efisiensi di setiap karyawan baru.

Misalnya, jika seorang manajer mempekerjakan lima karyawan untuk entri data dalam penggajian, tetapi kemudian mengganti kelima karyawan tersebut dengan sistem pemrosesan batch yang memproses data untuk mereka, maka manajer dapat menugaskan karyawan tersebut ke tugas lain, seperti pemeriksaan kualitas atau pemeliharaan.

Selain itu, seorang manajer dapat fokus pada tugas-tugas lain karena pemrosesan batch, seperti delegasi tugas dan tugas manajemen lainnya.

2. Akurasi dan kecepatan lebih tinggi

Karena batch processing adalah proses otomatis oleh mesin, kemungkinan kesalahan di antara batch yang dihasilkan lebih kecil. Pemeriksaan kualitas menguji program pemrosesan batch potensial secara menyeluruh, memastikan ada sedikit atau tidak ada kesalahan.

Ini memungkinkan kesalahan manusia menjadi relatif terbatas dan memastikan bahwa perhitungan yang diproduksi secara massal mendekati sempurna setiap saat. Karena pemrosesan batch menghitung data lebih cepat daripada karyawan, pemrosesan batch menawarkan metode pemrosesan data yang lebih efisien dan konsisten.

3. Alur kerja terus menerus

Tidak seperti sistem berbasis manusia, proses batch akan bekerja secara terus menerus, bahkan di luar jam kerja atau hari. Untuk pemrosesan batch data yang terkomputerisasi, bahkan jika terjadi penghentian departemen, pemrosesan batch bekerja terlepas dari status departemen.

Program dapat bekerja dalam semalam, selama liburan, selama periode tinggi atau rendah dan pada musim offline lainnya. Karyawan dapat membuat sistem pemrosesan batch untuk berjalan siang dan malam tanpa memerlukan interaksi manusia, membuat proses batch menjadi sosok kerja yang tidak memerlukan istirahat, jadwal, atau liburan.

Baca juga: Audit Operasional: Pengertian, Proses, Kelebihan dan Kekurangannya

Apa kerugian menggunakan batch processing?

Ada beberapa elemen pemrosesan batch yang perlu dipertimbangkan sebelum menerapkan proses di tempat kerja, seperti:

1. Pelatihan dan implementasi

Karena batch processing memerlukan pemrograman atau peralatan, Anda akan membutuhkan karyawan yang memenuhi syarat untuk menerapkan sistem ke departemen Anda.

Selain itu, pemrosesan batch memerlukan karyawan terlatih untuk mengelola sistem dalam penyiapan, pemeliharaan, dan elemen lainnya. Manajer dapat mempelajari cara kerja seluruh sistem, cara menjadwalkan proses batch, dan apa yang harus dilakukan jika ada pemberitahuan pengecualian.

Pertimbangkan untuk melatih karyawan sebelumnya, setelah memastikan bahwa departemen Anda dapat mengelola sistem pemrosesan batch secara efisien.

2. Pemeliharaan dan debugging

Karena sistem pemrosesan batch rumit, manajer dapat memastikan bahwa organisasi mereka akrab dan dilengkapi untuk menangani sistem. Untuk mesin pemrosesan batch, ini berarti mempekerjakan mekanik, internal atau eksternal.

Untuk proses batch mengenai data, manajer dapat mempekerjakan atau menugaskan karyawan untuk pemeliharaan proses batch. Pertimbangkan untuk mempekerjakan karyawan internal dengan pengetahuan tentang sistem pemrosesan batch untuk membuat pemeliharaan dan debugging proses yang efisien.

3 Biaya secara keseluruhan

Batch processing, baik dalam format mekanis dan komputerisasi, adalah usaha bisnis yang mahal. Beberapa bisnis yang lebih kecil mungkin menganggap proses batch terlalu mahal untuk dibelanjakan pada apa yang mungkin tidak menghasilkan pengembalian nilai yang sama.

Pertimbangkan untuk membandingkan penghematan potensial Anda dengan biaya angsuran Anda dari proses batch untuk memastikan bahwa proses batch menghemat uang di masa depan.

Baca juga:vBagaimana Cara Memimpin Tim Melalui Perubahan?

Tips untuk pemilik bisnis yang berencana menggunakan batch processing

Sebagian besar sistem batch processing memerlukan adaptasi karena dalam penerapannya manajer harus mengetahui potensi masalah apa pun terkait proses batch. Sistem ini memungkinkan manajer untuk mengerjakan tugas lain tanpa perlu terus menerus mengawasi proses batch sampai proses selesai. Istilah-istilah berikut ini penting bagi manajer yang terlibat dalam pemrosesan batch:

1. Dependensi

Dependensi adalah peristiwa yang memulai proses batch. Misalnya, jika seorang karyawan menggesek kartu waktu, sistem akan menghasilkan waktu dan nomor ID sebagai reaksi dan menyimpan informasi di lokasi yang dipilih.

Contoh lain adalah ketika seorang karyawan mengajukan pesanan bahan, proses ini menyebabkan dependensi. Tindakan ini akan menyebabkan dimulainya proses batch yang memberi tahu orang-orang di departemen penjualan tentang permintaan yang tertunda.

2. Monitor

Monitor adalah aspek dari batch processing yang mencari pengecualian. Misalnya, jika suatu proses memakan waktu terlalu lama dalam proses batch, monitor mendeteksi aktivitas abnormal dan membuat pemberitahuan pengecualian.

Manajer menerima pemberitahuan pengecualian, dan kemudian dapat mengambil tindakan untuk memastikan proses berlanjut dengan lancar.

Baca juga: 10 Jenis Gaya Manajemen dan Kualitas Utamanya

Apakah bisnis Anda memerlukan batch processing?

Jika Anda masih bertanya-tanya apakah batch processing adalah solusi yang tepat untuk Anda, pikirkan tentang contoh di mana Anda dapat menggunakan fungsi ini dalam bisnis Anda. Apakah ada celah yang bisa Anda isi dengan otomatisasi?

Untuk beberapa nama, ini mungkin termasuk:

• Proses Penggajian dan Penghitungan Waktu Lembur Karyawan
• Laporan Bank
• Pengelolaan Pembukuan
• Faktur Item Baris
• Aliran, Analisis, dan Pemrosesan Transaksi
• Penelitian dan Pelaporan
• Sistem Email
• Rantai Pasokan dan Pemenuhannya

Sebagai aturan praktis, jika Anda mendapati diri Anda secara teratur melakukan pekerjaan komputasi besar secara manual, ada kemungkinan besar batch processing dapat menjadi kunci untuk membebaskan lebih banyak waktu dan uang untuk organisasi Anda.

Ada juga beberapa pertanyaan yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan apakah perusahaan Anda membutuhkan batch processing atau tidak, yaitu:

• Bagaimana Anda memastikan bahwa pekerjaan manual dilakukan dengan benar? Apakah Anda memiliki sistem untuk menentukan bahwa mereka telah dikirim dan diproses dalam urutan yang benar?
• Apakah Anda memiliki pekerjaan yang menunggu untuk dimulai yang bergantung pada penyelesaian lain? Apakah Anda memiliki sistem untuk melacak setiap pekerjaan hingga selesai atau yang mengetahui kapan pekerjaan pertama akan selesai?
• Apakah Anda secara manual memeriksa file baru? Apakah skrip Anda cukup sering berulang agar efisien saat memeriksa file?
• Apakah Anda memiliki pengaturan saat ini dengan percobaan ulang tingkat pekerjaan di server Anda? Apa dampaknya?
• Bagaimana Anda melacak dependensi di seluruh server? Bagaimana Anda tahu server dependen akan tersedia saat dibutuhkan?

Baca juga: 7 Metode Penjualan dan Cara Memilih yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Kesimpulan

Ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memutuskan batch processing. Beberapa situasi bisnis di mana batch processing bisa berguna bagi bisnis adalah efisiensi waktu, proses yang lebih cepat, dan minim kesalahan.

Salah satu proses batch processing yang bisa Anda terapkan adalah dengan menggunakan software akunansi yang akan mempermudah proses pembukuan dan sistem pencatatan keuangan Anda. Salah satu software akuntansi yang sudah terbukti dan teruji membantu banyak bisnis di Indonesia adalah Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang mudah digunakan dan memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia.

Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda bisa dengan mudah melakukan pencatatan pembukuan, manajemen stok, manajemen aset, proses rekonsiliasi otomatis, membuat 200 jenis laporan keuangan dengan praktis, dan masih banyak lagi.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini: