Apa itu Delivery Order? Ini Pengertian dan Bedanya dengan Surat Jalan!

Dalam setiap kegiatan pengiriman, baik itu mengirim dokumen ataupun mengirim barang, surat jalan dan delivery order adalah salah satu berkas yang harus diikut sertakan.

Pasalnya, di dalam berkas ini terdapat informasi terkait dokumen atau barang yang dikirim. Mulai dari pengirim, apa yang dikirim, pihak ekspedisi, berat pengiriman, dan juga penerima, seluruh informasi tersebut tercantum secara jelas di dalam surat jalan.

Kegiatan pengiriman yang tidak disertakan dengan surat jalan akan dianggap ilegal. Tentunya, Anda sebagai pebisnis sudah sering melakukan pengiriman untuk pelanggan, kan? Nah, pada kesempatan kali ini kami akan menjelaskan secara ringkas tentang surat jalan dan delivery order khusus untuk Anda.

Apa Itu Surat Jalan?

Pada dasarnya, surat jalan atau surat jalan adalah suatu berkas resmi ataupun dokumen yang diberikan pada pihak pengirim pada penerima sebagai suatu informasi terkait barang yang akan dikirim. Dengan adanya surat jalan, maka pihak penerima bisa melakukan pengecekan terkait barang yang dikirim dan disesuaikan lagi dengan data yang ada.

Untuk pebinsis, surat jalan akan bisa membantu Anda agar kegiatan bisa bersifat legal, formal dan mengikat. Sedangkan untuk jasa pengiriman atau pengendara, berkas ini akan memberikan keterangan langsung terkait muatan yang dibawa pada pihak yang berwajib.

Berkas ini bersifat formal karena di dalamnya terdapat bukti tertulis antar pihak pengirim dan pihak penerima, sehingga kegiatan pengiriman bisa dikatakan legal dan atas kesepakatan kedua belah pihak.

Bila nantinya terdapat berbagai hal yang tidak diharapkan dalam proses pengiriman, seperti hilang atau rusak, maka surat jalan bisa dijadikan sebagai klaim asuransi, sehingga pihak pengirim tidak akan dibebani tanggung jawab untuk mengganti barang tersebut.

Beberapa informasi yang umumnya tertera di dalam berkas surat jalan adalah nama pengirim, nomor surat jalan barang, jenis barang, jumlah barang, harga barang, nama dan juga alamat penerima, serta tanggal pengiriman.

Baca juga: Apa itu Surat Jalan? Berikut Pengertian, Tujuan, Komponen dan Contohnya

Warna Surat Jalan

Biasanya, terdapat tiga hingga empat lembar bagian di dalam berkas surat jalan. Setiap lembaran dan warna surat jalan ini memiliki fungsi yang berbeda. Tapi yang lebih banyak digunakan adalah surat jalan dengan berkas 3 lembar.

Lembar pertama surat jalan adalah berwarna putih, yang dijadikan sebagai bukti pengiriman barang yang akan diserahkan pada pihak pengirim. Umumnya, lembar ini akan dibawa oleh pengendara atau kurir agar selanjutnya bisa dijadikan sebagai invoice pada pengirm bila memang ongkos pengiriman belum dibayar.

Lembar kedua surat jalan adalah berwarna merah. Fungsi lembar berwarna merah ini adalah sebagai tanda pemesanan barang. Nantinya, lembar ini akan diberikan pada pihak penerima.

Sama halnya seperti lembar berwarna putih, lembar ini juga bisa dijadikan sebagai invoice yang ditagihkan pada penerima bila barang belum dibayar lunas.

Selanjutnya, lembar ketiga umumnya akan berwarna kuning, atau lembar keempat diberi warna hijau. Lembar ini biasanya digunakan sebagai buktu transaksi untuk selanjutnya diberikan pada pihak finansial perusahaan. Lembar ini juga dijadikan sebagai arsip pada pihak pengirim.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan (SP): Pengertian, Ketentuan dan Tips Membuatnya

Fungsi Surat Jalan

Bila kita perhatikan berdasarkan pengertian surat jalan di atas, maka bisa kita pastikan bahwa surat jalan adalah suatu hal yang sangat penting dalam proses pengiriman. Fungsi utamanya adalah untuk memberikan informasi terkait pengiriman barang. Selain itu, fungsi dari surat jalan adalah sebagai berikut:

• Dokumen resmi antar pihak penerima dan pengirim agar bisa terjadi kegiatan pengiriman barang.
• Dokumen acuan untuk pihak berwajib ketika harus melakukan pemeriksaan dan pengecekan muatan pada ekspedisi agar kegiatan birokrasi bisa dilakukan secara lebih mudah.
• Bukti pengiriman legal dari pihak pengirim dan penjual bahwa barang sudah berhasil dikirim dan tiba dengan kondisi yang baik.
• Arsip perusahaan yang nantinya bisa digunakan untuk mencatat laporan keuangan dan transaksi jual beli.

Lalu, Apa yang Membedakannya dengan Delivery Order?

Sebagian orang masih banyak yang mengartikan bahwa surat jalan dan berkas delivery order adalah hal yang sama. Kenyatannya, kedua berkas ini mempunyai perbedaan.

Perbedaan besar antara surat jalan dan delivery order adalah surat jalan terdapat berbagai infromasi terkait berbagai hal yang berkaitan dengan proses pengiriman barang, sedangkan delivery order adalah berkas yang di dalamnya berisi kesepakatan antar pihak pengirim sebagai penjual dan pihak penerima sebagai pembeli.

Berkas delivery order tidak harus dibawa oleh kurir, tapi harus diserahkan pada pihak administrasi atau tim gudang yang nantinya akan mempersiapkan pesanan barang.

Selain itu, delivery order pun terdiri dari 3 lembar berkas, yakni.

• Lembar pertama delivery order memiliki warna putih yang berfungsi sebagai bukti transaksi pembelian dan juga untuk kebutuhan penagihan.
• Lembar kedua delivery order umumnya berwarna merah yang nantinya bisa dijadikan sebagai arsip untuk pihak pembeli ataupun pihak penerima barang.
• Sedangkan lembar ketiga pada delivery order mempunyai warna kuning, yang biasanya akan digunakan sebagai arsip untuk pihak yang mengeluarkan berkas delivery order tersebut.

Nah, jadi bisa kita tarik kesimpulan bahwa walaupun peran surat jalan dan delivery order sama pentingnya dalam proses pengiriman barang, namun keduanya adalah berkas yang berbeda.

Baca juga: Surat Paklaring: Pengertian, Fungsi dan Berbagai Syarat Pembuatannya

Penutup

Jadi, surat jalan adalah suatu dokumen yang sangat penting dalam kegiatan pengiriman barang yang fungsi utamanya adalah menampilkan berbagai informasi terkait proses pengiriman barang.

Surat jalan dan delivery order adalah dua berkas yang hampir sama namun berbeda, walaupun keduanya memiliki tiga hingga empat berkas dengan warna surat yang spesifik dengan fungsinya masing-masing.

Dalam menjalankan kegiatan bisnis, surat jalan dan delivery order adalah berkas yang sangat berhubungan dengan masalah persediaan barang. Persediaan barang akan bisa diketahui dengan mudah dari surat jalan atau delivery order yang sudah dikeluarkan.

Tapi bila Anda masih sering mengalami kendala dalam melakukan pemeriksaan persediaan, maka ini saat yang tepat untuk menggunakan aplikasi akuntansi dan bisnis Accurate Online yang di dalamnya terdapat fitur persediaan.

Fitur tersebut akan membantu Anda secara efektif dalam mengelola persediaan, melakukan stok opname, hingga melukan koordinasi dengan gudang yang berasal dari cabang lainnya. Selain itu, fitur ini juga mampu menyimpan data pihak pembeli atau supplier secara otomatis dan tertata dengan rapi, sehingga Anda akan lebih mudah dalam menemukan informasinya.

Bagaimana, tertarik menggunakan Accurate Online? Ayo coba sekarang juga selama 30 hari gratis dengan hanya klik tautan gambar di bawah ini.