Apa itu HRIS? Kenapa Sangat Penting Dalam Manajemen Karyawan?

Untuk Anda para HRD di perusahaan, sebagian besar dari Anda pasti sudah tidak asing lagi mendengar istilah HRIS atau Human Resource Information System. HRIS adalah suatu sistem yang umumnya digunakan oleh para HR dalam mengelola pegawai perusahaan.

Contoh penggunaan HRIS adalah untuk mengelola absensi, informasi karyawan, informasi gaji, dan berbagai informasi penting lainnya.

Terlebih lagi, HRIS adalah salah satu sistem yang sangat berguna di masa pandemi seperti saat ini. Dimana setiap perusahaan bisa memantau setiap kegiatan pegawai dari jarak jauh hanya dengan menggunakan aplikasi.

Peran HRIS sangat penting dalam sebuah perusahaan. dengan menggunakan HRIS, maka perusahaan bisa mengelola setiap karyawan dengan lebih baik dan juga lebih efisien. Seperti yang kita ketahui bahwa karyawan adalah aset yang paling penting untuk perusahaan karena tenaga karyawan akan sangat mempengaruhi kegiatan operasional perusahaan.

Terlebih lagi, karyawan juga mempunyai kompetensi dan loyalitas yang tinggi, sehingga mereka bisa membantu perusahaan dalam meningkatkan performa perusahaan.

Nah, agar setiap karyawan bisa dikelola dengan baik, maka pihak perusahaan wajib mempunyai suatu manajemen yang tepat, caranya adalah dengan membentuk tim Human Resource Management (HRM). Nantinya, tim ini harus mengurus perekrutan karyawan, cara kerja karyawan, loyalitasnya, sampai karyawan yang ingin berhenti kerja.

Selain itu, tim HRM juga harus memilih karyawan yang berkompeten agar bisa menjadi bagian dari suatu perusahaan. Selain itu, HRM juga harus bisa meningkatkan kepuasan karyawan sampai menurunkan angka turnover karyawan.

Nah, karena HRM mempunyai segudang tugas, maka HRM memerlukan suatu sistem, yaitu HRIS, agar setiap tugas mereka tidak menyita banyak waktu.

Apa itu HRIS?

Dilansir dari laman Techtarget, HRIS adalah suatu software atau perangkat lunak yang bisa digunakan untuk melakukan pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh tim HRM dan berhubungan dengan kegiatan melacak, menginput, merekapitulasi berbagai macam data dan juga informasi yang terdapat di dalam bidang HR.

Tidak hanya tim HRM saja yang bisa menggunakan aplikasi ini, namun tim dari bagian akuntansi, keuangan, sampai pihak manajemen pun bisa menggunakan aplikasi ini.

Jadi, perlu diingat kembali bahwa HRIS adalah suatu sistem administrasi yang tidak hanya bisa dipegang oleh tim HRD saja.

Baca juga: 7 Jenis Teori Manajemen untuk Proses Kerja Lebih Baik

Peran Penting HRIS

Berbeda dengan dulu, sistem pendataan karyawan yang dilakukan secara manual di komputer ataupun di buku khusus.

Saat ini, pihak perusahaan bisa menggunakan HRIS yang sudah didukung dengan suatu aplikasi ataupun software guna mengelola kegiatan informasi pendataan karyawan, sehingga prosesnya akan menjadi otomatis dan juga digital.

Selain perkantoran, HRIS juga adalah suatu sistem yang bisa digunakan dan juga diperlukan oleh seluruh jenis  perusahaan dalam berbagai bidang perusahaan. Sama seperti pabrik, restoran, toko baju, mall, dan berbagai hal lainnya.

Selain lebih praktis, penggunaannya juga lebih mudah, terlebih lagi untuk berbagi informasi yang mampu menunjang kinerja perusahaan.

1. Pekerjaan yang Berulang Dapat Dioptimasi Agar Lebih Simpel

Seperti yang sudah kita ketahui bersama, bahwa aktivitas rekap data adalah pekerjaan rutin yang dilakukan setiap hari.

Sehingga dengan menggunakan HRIS, pekerjaan tim HRM yang berulang tersebut seperti pekerjaan rekap absen, menghitung pajak, gaji, perhitungan payroll dan kegiatan lainnya bisa dilakukan secara otomatis. Sehingga, hal ini mampu membuat pekerjaan menjadi lebih praktis dan tentunya menjadi lebih cepat.

2. Mempermudah Kontrol Kinerja Pegawai

Harus diketahui bersama bahwa dalam sistem HRIS terdapat suatu teknologi yang mampu menilai performa karyawan. Nah, dalam hal ini manajer HR mampu mengontrol performa karyawan dan juga membandingkan kinerja tersebut dengan memanfaatkan target atau KPI yang sebelumnya sudah ditetapkan di dalam HRIS itu sendiri.

3. Biaya Operasional Perusahaan Menjadi Lebih Minim

Selain lebih mudah dan juga lebih praktis, sistem HRIS yang bisa diaplikasikan dengan baik juga mampu menekan biaya operasional perusahaan, seperti  halnya penggunaan kertas ataupun berbagai aplikasi lainnya, bahkan aplikasi ini juga bisa menekan biaya lembur dengan baik.

4. Memudahkan Proses Penerimaan Karyawan Baru

Perusahaan yang sedang memerlukan karyawan baru bisa terbantu dengan menggunakan HRIS. Karena, HRIS mampu menemukan kriteria yang tepat untuk perusahaan.

Dengan begitu, manajer HR dan juga tim HR yang lainnya akan bisa melakukan berbagai proses pemilihan karyawan dengan mudah, bahkan hingga penempatannya di dalam suatu organisasi perusahaan.

5. Membantu Perusahaan dalam Mengambil Keputusan

Karena seluruh sistem di dalamnya sudah berjalan secara otomatis, maka semua informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang baik dan dapat diketahui secara tepat dan juga cepat.

Sehingga, dalam hal ini manajer HR mampu mengakses informasi yang dibutuhkan dalam menetapkan keputusan kapanpun dan juga dimanapun sesegera mungkin.

6. Mengurangi Terjadinya Human Error

Dengan menggunakan HRIS, seluruh kesalahan perhitungan yang banyak terjadi, khususnya dalam perhitungan manual, mampu ditekan dengan baik.

7. Akses Data Fleksibel

Aplikasi atau software yang mendukung sistem HRIS adalah aplikasi yang terhubung secara online dengan koneksi internet. Sehingga, seluruh datanya bisa diakses kapanpun dan dimanapun oleh tim HR dan juga para karyawan. Untuk tim HR, sistem ini bisa dijadikan alat controling karyawan.

8. Meningkatkan Kepuasan Karyawan karena Mudah dan Praktis

Selain mampu mempermudah tim HR, sistem ini pun mampu mempermudah para karyawan, sehingga, perusahaan juga mampu meningkatkan kepuasan setiap karyawan yang bekerja di dalamnya.

Pasalnya, perusahaan yang menggunakan sistem HRIS akan bisa membuat komunikasi antar karyawan dengan tim HR secara lebih mudah dan juga lebih transparan.

Manfaat Sistem HRIS

Setelah kita membahas bersama tentang peran penting HRIS di dalam suatu sistem, mari kita mengetahui bersama tentang manfaat menggunakan sistem HRIS.

1. Sistem Penggajian yang Lebih Akurat

Manfaat yang pertama dari sistem HRIS adalah terkait penggajian, yang mana penggajian adalah hal serius pada suatu perusahaan dan sekaligus hal yang wajib.

Untuk masalah gaji, dalam hal ini perusahaan harus lebih berhati-hati dalam hal menghitung gaji karyawan. Selain gaji dalam setiap bulan, penggajian tersebut juga harus sudah termasuk memberikan upah lembur, bonus, sampai THR agar bisa sesuai dengan kontribusi karyawan.

Dengan begitu, tingkat keakuratan penghitungan gaji pun sangat diperhatikan. Oleh karena itu, Anda bisa memanfaatkan HRIS agar bisa terhitung secara otomatis. Karena, bila hal tersebut dilakukan secara manual, maka akan menghabiskan waktu yang lama dengan tingkat akurasi yang bisa dibilang rendah.

2. Sistem Absensi Karyawan yang Lebih Akurat

Manfaat yang kedua dari sistem HRIS adalah untuk mengelola kehadiran ataupun absensi karyawan yang bekerja, sehingga akan lebih akurat. Karena, kehadiran para karyawan sangat penting untuk perkembangan suatu perusahaan.

Karena, waktu yang diluangkan oleh karyawan atas perusahaan inilah yang membuat perusahaan menjadi lebih berkembang setiap waktunya. Terlebih lagi bila perusahaan hanya mempunyai beberapa karyawan saja, lantas bisnis bisa terkendala karena karyawannya sering absen.

Nah, HRIS ini mampu membantu perusahaan karena mempunyai fitur absensi karyawan secara online.  Seperti dengan cara menitipkan absensi ke teman atau rekan kerjanya. Karena sifatnya otomatis dan sudah terintegrasi ke berbagai hal, maka absensi dalam sistem ini pun bisa terhubung ke dalam sistem penggajian.

Sehingga, setiap tim HR mempunyai banyak bukti yang berhubungan dengan kompensasi yang karyawan terima. Karena datanya akan disesuaikan lagi dengan tingkat jumlah kehadiran karyawan dalam tiap bulannya.

3. Memudahkan Karyawan Mengakses Portal Karyawan

Dengan kehadiran sistem HRIS ini, akan dimudahkan dalam mengakses portal tersebut. Seperti saat karyawan ingin melihat kehadirannya, melihat gaji, melihat informasi karyawan yang lainnya, dan masih banyak lagi.

Sehingga, hal ini akan menjadi suatu kemudahan untuk para tim HR dan seluruh karyawan lainnya dalam mengakses keperluan lain yang berhubungan dengan hak karyawan selama mereka bekerja diperusahaan tersebut.

Selain itu, karyawan yang ingin mengajukan cuti ataupun sedang sakit, mereka juga bisa dengan mudah mengaksesnya di dalam portal tersebut. Mereka bisa memilih tanggal dan bulan yang mereka inginkan, serta melihat siapa saja yang melakukan cuti pada tanggal tersebut.

Sehingga, tidak ada lagi karyawan yang sibuk mengetik dan juga membuat surat izin cuti secara manual dalam lembaran kertas dan harus bertemu dengan atasan atau tim HR secara langsung.

Baca juga: 7 Cara Tepat Dalam Meningkatkan Skill Leadership Anda

Kesimpulan

Jadi Human Resource Information System atau HRIS adalah suatu sistem yang mempunyai peran penting di dalam kesuksesan tim HR dan juga membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.

Untuk itu, pihak perusahaan, khususnya manajemen perusahaan harus bisa menemukan software HRIS yang tepat dan sesuai untuk diterapkan serta digunakan agar bisa memudahkan pekerjaan tim HRD. Selain mampu mempermudah pekerjaan tim HR, HRIS juga mampu mempermudah tim lain, seperti tim keuangan.

Tapi dalam hal mendata keuangan, tim keuangan pun memerlukan software lain yang lebih khusus, yaitu software akuntansi.  Salah satu software akuntansi yang harus Anda pertimbangkan saat ini adalah Accurate Online. Kenapa? karena software ini lebih dari software akuntansi biasa.

Selain mampu menyediakan laporan keuangan secara cepat dan otomatis, aplikasi ini juga mampu memudahkan Anda dalam mengelola bisnis secara lebih efisien dengan berbagai fitur lengkap yang ada di dalamnya.

Terlebih lagi, setiap bisnis, baik itu skala besar atau skala kecil, bisa menggunakan aplikasi ini dengan biaya investasi yang sangat terjangkau.

Tertarik? Anda bisa menggunakan Accurate Online terlebih dahulu secara gratis selama 30 hari dengan klik tautan gambar di bawah ini.