Bagaimana Cara Memantau dan Melacak Persediaan yang Efektif?

Persediaan memainkan peran penting di hampir setiap organisasi, terlepas dari industrinya. Untuk memastikan efektivitas dan efisiensi perusahaan, Anda harus membiasakan diri dengan beberapa metode terbaik untuk memantau dan melacak persediaan dalam bisnis.

Dalam artikel ini, kami menjelaskan pentingnya memantau persediaan, menjelaskan berbagai jenis persediaan, dan membuat daftar strategi yang dapat Anda gunakan untuk memastikan bahwa Anda melacak persediaan secara efektif.

Mengapa memantau persediaan itu penting?

Memantau persediaan membantu memastikan bahwa Anda memiliki cukup produk yang Anda butuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Persediaan seringkali merupakan investasi dalam penjualan di masa depan.

Organisasi Anda menyimpan produk dengan harapan akan menggunakan atau menjual barang-barang ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memungkinkan mereka untuk melihat laba atas investasi (ROI). Melacak persediaan memungkinkan Anda menghindari:

• Kehabisan produk yang Anda butuhkan
• Memiliki uang yang diinvestasikan dalam kelebihan stok
• Mendedikasikan ruang di ruang penyimpanan atau gudang untuk kelebihan stok
• Memiliki produk yang rusak atau menjadi tidak relevan sebelum Anda dapat menjualnya

Dengan kata lain, dengan melacak inventaris secara efektif, Anda dapat meminimalkan biaya yang terkait dengan penyimpanan barang berlebih sekaligus memaksimalkan potensi penjualan.

Baca juga: Apa itu Sistem Pemasaran Vertikal? 3 Jenis dan Manfaatnya

Jenis persediaan

Organisasi Anda mungkin menyimpan dan melacak berbagai jenis inventaris tergantung pada industri dan tujuannya. Beberapa jenis utama persediaan meliputi:

• Bahan baku: Ini adalah bahan yang digunakan organisasi Anda untuk memproduksi produk lain.
• Unfinished product : Produk yang belum jadi adalah barang yang sudah mulai proses pembuatannya tetapi masih belum lengkap dan belum siap untuk konsumen.
• Produk jadi: Produk ini siap untuk dijual dan biasanya disimpan di gudang sampai dapat dikirim atau dijual.
• Barang MRO: Perlengkapan pemeliharaan, perbaikan, dan pengoperasian (MRO) adalah barang yang diandalkan organisasi Anda untuk mendukung operasi, yaitu proses produksi.
• Persediaan siklus: Klasifikasi ini mengacu pada produk yang diterima organisasi dari produsen atau pemasok dan kemudian dijual ke konsumen.
• Barang dalam perjalanan: Ini adalah produk yang saat ini sedang dibawa ke tujuan akhir.
• Decoupling inventory: Decoupling inventory mengacu pada produk, persediaan, atau suku cadang yang telah dipesan untuk persiapan gangguan produksi.
• Persediaan antisipasi: Ketika sebuah organisasi mengantisipasi lonjakan penjualan, seperti selama musim liburan, mereka sering menyimpan kelebihan produk sebagai persiapan.
• Persediaan penyangga: Kadang-kadang disebut sebagai persediaan pengaman, ini adalah persediaan berlebih yang dimaksudkan untuk melindungi organisasi jika terjadi kebutuhan tak terduga untuk lebih banyak persediaan atau masalah.

Karena masing-masing jenis inventaris yang berbeda ini diperlakukan secara berbeda, biasanya berguna untuk membagi stok Anda ke dalam kategori ini dan melacaknya secara terpisah.

Baca juga: 18 Tips Efektif yang Bisa Anda Gunakan dalam Penjualan Door To Door

Cara memantau persediaan secara efektif

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk mulai melacak inventaris:

1. Pilih alat manajemen persediaan

Ada banyak opsi berbeda dalam hal alat manajemen inventaris, dan pilihan yang tepat bergantung pada kebutuhan individu organisasi Anda. Dengan memilih alat manajemen inventaris yang memenuhi kebutuhan organisasi, Anda dapat menyederhanakan proses pelacakan dan membuat keputusan yang lebih tepat mengenai pengelolaan stok Anda. Beberapa opsi Anda termasuk menggunakan:

• Pensil dan kertas
• Perangkat lunak spreadsheet
• Software akuntansi seperti Accurate Online

Anda tentu dapat melacak inventaris Anda secara manual, tetapi memilih perangkat lunak berbasis cloud dapat memberi Anda analitik secara real-time. Itu karena banyak dari alat ini dapat terhubung dengan sistem point of sale (POS) Anda contohnya adalah Accurate Online. Ini memungkinkan Anda untuk secara otomatis menyesuaikan tingkat stok Anda setiap kali penjualan dilakukan. Selain itu, alat-alat ini sering mengingatkan Anda ketika persediaan mulai menipis dan sudah waktunya untuk menyimpan lebih banyak.

Anda juga bisa mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Selain memberi Anda metrik terkini yang dapat meningkatkan proses manajemen inventaris Anda, Accurate Online memberi banyak orang akses ke data ini, dari mana saja dan kapan saja. Tingkat fleksibilitas ini membuat Accurate Online  menjadi pilihan yang menguntungkan, terutama saat Anda mengelola persediaan dan gudang untuk beberapa lokasi.

2. Fokus pada forecasting

Forecasting menganalisis angka penjualan masa lalu Anda, strategi pemasaran, promosi dan prediksi pertumbuhan serta tren keseluruhan ekonomi dan pasar sehingga Anda dapat memprediksi kebutuhan masa depan. Saat Anda memperkirakan secara efektif, Anda dapat melacak berapa banyak inventaris yang mungkin Anda perlukan untuk musim, bulan, dan bahkan minggu tertentu.

3. Jual barang secara kronologis

Meskipun menjual barang sesuai urutan pembuatan atau pembeliannya sangat penting ketika berurusan dengan barang-barang yang mudah rusak, seperti riasan atau makanan, ada baiknya juga untuk barang-barang yang tidak mudah rusak.

Ini karena barang yang tidak mudah rusak pun dapat mengalami kerusakan atau menjadi tidak dapat dijual jika disimpan terlalu lama. Saat menggunakan pendekatan ini, yang dikenal sebagai masuk pertama, keluar pertama, atau FIFO, Anda mengatur produk Anda sehingga barang tertua lebih mudah diakses dengan menambahkan barang baru ke belakang dan mendorong barang lama ke depan.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Instagram Marketing Untuk Para Pemilik Bisnis

4. Perhatikan permintaan

Melacak inventaris membantu Anda menjadi akrab dengan barang yang Anda miliki dalam stok dan seberapa cepat mereka digunakan atau dijual. Aspek penting dari pelacakan inventaris Anda melibatkan mengidentifikasi barang yang memiliki omset rendah. Ketika organisasi Anda memiliki kelebihan stok, itu memonopoli dana, ruang, dan sumber daya.

Dengan mengenali produk yang jarang terjual, Anda dapat mengembangkan strategi kreatif untuk membantu menyingkirkan barang-barang ini dan mungkin mempertimbangkan untuk tidak menyimpan barang-barang ini di masa mendatang. Beberapa metode populer untuk mendorong penjualan stok rendah termasuk promosi dan diskon.

5. Lakukan penghitungan inventaris dan stock opname secara berkala

Bahkan jika Anda memilih perangkat lunak manajemen inventaris yang melacak stok Anda, tetap penting bagi Anda untuk melakukan audit inventaris secara berkala. Ini memungkinkan Anda untuk membandingkan berapa banyak inventaris yang Anda pikir Anda miliki dengan berapa banyak yang sebenarnya Anda miliki. Anda dapat menggunakan teknik yang berbeda untuk ini tergantung pada organisasi Anda dan seberapa cepat ia melewati stok.

Misalnya, beberapa perusahaan melakukan penghitungan persediaan setiap bulan, sementara yang lain mungkin melakukan audit tahunan dan hanya memeriksa barang-barang mereka sepanjang tahun.