Mesin Absen Ceklok: Ini Kelebihan dan Kekurangannya Untuk Perusahaan

Mesin absen ceklok manual adalah salah satu mesin absensi masa lalu yang akan mencetak jam kedatangan dan pulang dari setiap karyawan.

Ciri khas dalam mesin ini adalah bunyinya dan mesin yang memiliki lubang pada bagian atas yang menjadi tempat masuknya kartu absensi karyawan, serta jam analog yang akan menampilkan waktu kerja karyawan dalam melakukan absensi.

Mesin ceklok ini sudah lama dikenal perusahaan, bahkan mesin ini menjadi salah satu mesin absensi tertua di dalam sejarah mesin absensi.

Kelebihan Mesin Absen Ceklok

1. Harga Mesin yang Cukup Terjangkau

Mesin absensi ceklok memiliki harga yang lebih terjangkau bila dibandingkan dengan mesin fingerprint. Alasannya karena teknologi yang digunakan masih cukup sederhana.

Untuk harga mesin ini, investasi dan perawatan mungkin menjadi alasan bagi perusahaan yang belum memiliki anggaran dalam mencatat kehadiran karyawannya. Untuk itu, mesin ini bisa dijadikan sebagai pilihan bila baru memulai menerapkan peraturan waktu kerja di perusahaan.

2. Cocok Untuk Jumlah Karyawan yang Masih Sedikit

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, mesin ceklok masih menggunakan sistem yang manual dengan cara memasukkan kartu ke mesin agar jam datang dan pulang bisa tercatat.

Jadi, penggunaannya akan sangat merepotkan dan juga boros kertas jika jumlah karyawan sudah lebih dari 100 orang. Idealnya, mesin ceklok ini digunakan untuk perusahaan yang masih memiliki jumlah karyawan 10 sampai 50 orang. Itu artinya, mesin ini cocok untuk perusahaan yang baru memulai menerapkan aturan absensi.

Selain itu, mesin ceklok juga memerlukan perhatian yang ekstra. Karena, mesin ini memiliki celah untuk melakukan kecurangan titip absen.

Baca juga: Kompensasi Non Finansial: Pengertian dan Perbedaanya Dengan Kompensasi Finansial

Kekurangan Mesin Absen Ceklok

1. Peluang Curang

Mesin absen ceklok masih menggunakan kartu absen yang memiliki peluang untuk terjadi kecurangan, bahkan sangat mudah untuk melakukannya. Salah satunya adalah praktik titip absen saat sedang datang terlambat, atau kalau ingin bolos tidak masuk.

2. Tidak Praktis

Karena rawan terjadi kecurangan, maka perusahaan harus siap melakukan pengawasan yang ekstra ketat. Untuk itu, mesin ceklok ini hanya ideal digunakan untuk perusahaan yang belum terlalu besar.

Selain itu, mesin ceklok juga sulit digunakan untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote atau metode kerja yang lebih fleksibel lainnya. karena, karyawan wajib datang ke kantor untuk melakukan absensi.

Baca juga: Project Management Plan: Begini Proses Pembuatannya

Proses Rekap Data Kehadiran dengan Penggajian Masih Manual

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa data kehadiran karyawan adalah data yang sangat sensitif dan sangat penting untuk dijadikan acuan penggajian.

Salah satu hal yang paling penting adalah untuk menghitung tunjangan tidak tetap yang akan sangat bergantung pada data kehadiran, seperti misalnya tunjangan transportasi dan makan. Bila perusahaan masih menggunakan mesin ceklok, maka proses penarikan dan integrasi masih harus dilakukan dengan cara yang manual.

Tentunya hal tersebut akan menambah beban kerja tim terkait, seperti tim HR dan tim finance.

Baca juga: Time Sheet Adalah: Ini Pengertian, Jenis, dan Fungsinya Untuk Karyawan

Celah yang Diisi oleh Sistem Absensi Baru Seperti Fingerprint dan Absensi Online

1. Mencegah Kecurangan

Perlu Anda ketahui bahwa sidik jari adalah identitas yang unik dari setiap manusia. Setiap orang memiliki sidik jarinya masing-masing. Inilah yang membuat mesin absen fingerprint bisa mencegah terjadinya kecurangan.

Sedangkan untuk mesin absensi online, identitas uniknya adalah berbentuk kombinasi akun dan titik lokasi, keduanya bisa membuat peluang kecurangan bisa ditekan seminimal mungkin.

Untuk perusahaan dan tim HR, kecurangan absensi akan menimbulkan keluarnya dana yang sebenarnya tidak diperlukan. Terdapat biaya yang lebih efisien agar bisa memastikan validitas absensi setiap karyawan. Untuk itu, menggunakan mesin absensi online adalah solusi yang paling tepat.

2. Mendorong Karyawan Lebih Disiplin

Dengan menggunakan mesin absen sidik jari atau mesin absen online, maka tidak akan ada lagi titip absen. Hal tersebut akan mendorong setiap karyawan untuk lebih disiplin dengan kehadirannya di kantor.

Kedisiplinan karyawan untuk hadir di kantor menjadi salah satu faktor yang bisa mempengaruhi produktivitas, baik itu produktivitas karyawan ataupun produktivitas perusahaan.

Secara tidak langsung, ketepatan masuk karyawan lewat mesin absen sidik jari atau mesin absen online akan membuat karyawan untuk bisa memenuhi standar penilaian kerja.

3. Praktis

Alat absensi baru seperti halnya mesin sidik jari dan absensi online akan lebih praktis daripada cara manual seperti mesin absen ceklok.

Sebagian besar dari kita tentu mengetahui bahwa kehadiran karyawan sangat dibutuhkan untuk menghitung gaji sampai menilai kinerja karyawan. Di dalam mesin absensi terbaru seperti mesin absen sidik jari dan online, data kehadiran akan tercatat secara digital, sehingga akan lebih mudah untuk diintegrasikan untuk keperluan yang lainnya.

Baca juga: SK Pengangkatan Karyawan Tetap: Pengertian dan Contohnya

Penutup

Demikianlah penjelasan lengkap dari kami tentang mesin ceklok. Jadi, mesin ceklok adalah salah satu mesin absensi yang memiliki sistem teknologi paling tua di dalam manajemen kehadiran karyawan. Di dalamnya banyak sekali celah kecurangan yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan yang tidak jujur.

Untuk itu, gunakanlah teknologi terbaru di dalam manajemen bisnis Anda untuk mencatat absensi karyawan, seperti dengan menggunakan mesin absen sidik jari atau online.

Selain menggunakan mesin absen terbaru, Anda juga bisa membantu tim finansial Anda agar pekerjaannya bisa diselesaikan secara efektif dan efisien. Dalam hal ini, Anda bisa membantu mereka dengan menyediakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Kenapa? karena dengan Accurate Online, tim finansial di perusahaan Anda akan mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan secara otomatis, cepat dan akurat.

Selain itu, Accurate Online juga sudah dilengkapi dengan fitur bisnis lainnya yang akan membuat bisnis Anda bergerak lebih efisien, seperti fitur perpajakan, persediaan, manufaktur, dan fitur lainnya.

Penasaran? Klik banner di bawah ini untuk mencoba Accurate Online selama 30 hari, Gratis!