Bagaimana Cara Melakukan Delegasi dan Manajemen Tim agar Berhasil?

Salah satu dari banyak tugas manajer atau pemilik bisnis adalah memastikan bahwa tim mereka memiliki sumber daya dan kemampuan untuk mencapai tujuan perusahaan. Pemilik bisnis yang baik tahu  bahwa memiliki orang yang tepat untuk melakukan setiap tugas adalah sumber daya yang berharga dan manajemen tim yang baik adalah jembatan penghubungnya.

Memaksimalkan sumber daya yang tersedia sering kali melibatkan pendelegasian tugas tertentu kepada anggota tim tertentu untuk menyelesaikan proyek tepat waktu, sesuai anggaran, dan dengan hasil berkualitas tinggi.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara mengelola tim dengan sukses, dengan fokus pada delegasi dalam manajemen tim yang efektif.

Apa yang Dimaksud dengan Delegasi dalam Manajemen Tim?

Mendelegasikan berarti memberikan tugas kepada orang lain untuk mendistribusikan secara merata dan menempatkan tugas dengan orang-orang yang kekuatannya sesuai dengan kebutuhan tugas.

Delegasi sebagian besar merupakan alat manajemen waktu yang memungkinkan Anda untuk memfokuskan upaya Anda pada strategi proyek secara keseluruhan sementara detailnya dilakukan oleh orang lain. Salah satu hal terpenting yang perlu diingat saat mendelegasikan adalah fokus pada tindakan apa yang paling berdampak pada keberhasilan proyek yang ada.

Biasanya, tindakan ini melibatkan perencanaan proyek, manajemen risiko, jaminan kualitas dan motivasi tim. Pendelegasian yang tepat dapat memastikan bahwa waktu Anda digunakan dengan bijak dalam lingkup proyek yang lebih luas serta memotivasi tim Anda untuk memanfaatkan kekuatan terbesar mereka dan terus mengembangkan keterampilan mereka dan dengan demikian, kepercayaan diri mereka.

Manajemen tim lebih dari sekadar kontrol, dan pendelegasian adalah alat untuk membantu Anda melepaskan sebagian kendali itu tanpa takut gagal, dengan asumsi Anda telah belajar mendelegasikan tugas yang benar kepada orang yang tepat, harapan yang dikomunikasikan dengan jelas terkait dengan tugas tersebut dan dapat memberikan dukungan yang cukup kepada karyawan Anda sesuai kebutuhan.

Baca juga: Enterprise Risk Management: Pengertian, Tujuan, dan Cara Mudah Menerapkannya

Bagaimana Mendelegasikan secara Efektif?

Ikuti panduan ini untuk mempraktikkan strategi delegasi yang efektif:

1. Komunikasikan tujuan akhir proyek kepada tim Anda

Mengetahui di mana dan kapan mereka diharapkan tiba akan membantu tim Anda menetapkan proses mereka dan mengatur waktu mereka secara efektif.

2. Tetapkan parameter proyek

Ini akan mengarah pada pembahasan ruang lingkup peran setiap orang dalam menyelesaikan proyek, selama waktu itu Anda ingin mengidentifikasi dengan jelas pencapaian, tenggat waktu, dan bagaimana tim Anda dapat menghubungi Anda untuk mendapatkan dukungan.

3. Lacak kemajuan proyek sebagai sebuah tim

Menetapkan dan mengomunikasikan jadwal akan membantu setiap orang mengetahui apa yang harus dituju, tetapi Anda harus secara teratur menindaklanjuti untuk membahas kemajuan dan mengidentifikasi hambatan apa pun yang dapat menghambat kemajuan proyek secara keseluruhan. Pertahankan fokus Anda pada hasil, bukan bagaimana mereka diselesaikan.

4. Kenali pekerjaan yang dilakukan dengan baik

Memberikan pengakuan adalah salah satu motivator paling substansial yang dapat Anda berikan untuk tim Anda. Merasa tercapai dan diakui mendorong mereka untuk terus meningkatkan dan menghasilkan hasil terbaik.

Saat mendelegasikan tugas ke setiap anggota tim Anda, ingatlah faktor-faktor berikut:

Kenali orang-orangmu

Anda harus memasangkan tugas dengan keahlian, jadi Anda ingin mengetahui keunggulan setiap anggota tim, lingkungan atau gaya kerja apa yang paling cocok untuk mereka, dan di mana mereka dapat memperoleh manfaat dari pengembangan ekstra. Selain itu, Anda harus memastikan bahwa pelatihan atau sumber daya yang dibutuhkan tim Anda tersedia untuk membantu mereka menyelesaikan bagian proyek dengan sukses.

Rasio proyek

Prinsip Pareto menyatakan bahwa seseorang tidak boleh mendelegasikan 20% tugas yang bergantung pada 80% hasil. Ini berarti mendelegasikan dari bawah ke atas; tugas berisiko rendah dan tidak terlalu sensitif dapat didelegasikan kepada seseorang dengan keterampilan untuk menanganinya, membebaskan waktu Anda untuk fokus pada tinjauan umum proyek.

Beban kerja tim

Menambahkan tugas ke beban kerja yang sudah luar biasa pada dasarnya membuat karyawan Anda gagal. Delegasikan secara adil untuk memastikan proyek selesai tepat waktu dan karyawan Anda tetap termotivasi dan percaya diri.

Pendelegasian yang efektif memungkinkan tim Anda untuk memfokuskan keterampilan terkuat mereka pada bagian-bagian proyek yang cocok, yang mengarah ke tim yang lebih produktif dan hasil yang lebih berkualitas.

Baca juga: Marginal Utility: Pengertian, Jenis, Contoh dan Cara Kerjanya

Tips untuk Membuat Manajemen Tim yang Sukses

Manajer yang sukses menemukan bahwa mereka memiliki rasa saling percaya dan rasa hormat dengan tim mereka yang membuat tempat kerja berfungsi tinggi dan sangat produktif. Para manajer ini mempraktikkan metodologi tertentu dalam kepemimpinan mereka dan perusahaan, serta karyawan, menikmati hasil dari lingkungan kerja kolaboratif yang menyenangkan, pengembangan profesional berkelanjutan, dan pertumbuhan berkelanjutan setiap individu dengan perusahaan. Ikuti kiat-kiat ini untuk menjadi manajer sebaik mungkin.

1. Pekerjakan dengan bijak

Mengenal karyawan Anda dimulai bahkan sebelum mereka dipekerjakan. Bicaralah dengan mereka, pelajari tentang kekuatan, minat, dan anggota tim seperti apa mereka nantinya. Ini akan membantu Anda menempatkan orang yang tepat dalam peran yang tepat; dalam lingkup perusahaan secara keseluruhan, mempekerjakan orang yang tepat dapat meningkatkan produktivitas tim, baik secara kualitatif maupun kuantitatif. Selain itu, akan lebih jelas apakah peran atau perusahaan tersebut cocok untuk calon karyawan dan membantu mereka memutuskan apakah mereka ingin melanjutkan.

2. Tetapkan tujuan yang jelas dan dapat dicapai

Tim Anda seharusnya tidak memiliki masalah dalam menjelaskan tujuan proyek, jadwal waktu, dan secara spesifik peran setiap orang di dalamnya. Tetapkan tujuan proyek yang jelas sebagai sebuah tim dan temui setiap anggota satu lawan satu untuk memberikan kejelasan mengenai tugas individu. Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan alat pelacak, seperti Gantt Chart atau garis waktu/alat tugas berbasis cloud yang dapat diperbarui oleh siapa pun di tim dan selalu terkini.

Baca juga: Brand Extension Adalah Strategi Pemasaran Ampuh yang Banyak Diterapkan Brand Besar

3. Berkomunikasi secara efektif

Komunikasi yang terbuka sangat penting untuk keberhasilan tim. Menggunakan beberapa metode komunikasi dapat membantu tim Anda tetap mengetahui tenggat waktu, tugas, dan kolaborasi dalam tugas. Selain itu, menciptakan suasana reseptif akan mendorong karyawan untuk berbagi ide, menyuarakan pendapat, dan merasa nyaman dalam tidak setuju dengan hormat, jika diperlukan. Ini akan membantu kemajuan proyek Anda dengan lancar dan tepat waktu.

4. Berikan umpan balik yang bermanfaat

Memberikan umpan balik yang jujur ​​dan konstruktif berfungsi untuk membantu tim Anda belajar dan berkembang serta memberikan motivasi dan kepuasan kerja. Beri mereka umpan balik yang jujur ​​dalam pengaturan individu serta pengaturan tim dan izinkan umpan balik diberikan oleh tim juga. Saat umpan balik Anda membantu mereka berkembang, umpan balik mereka akan melakukan hal yang sama untuk Anda.

Menyediakan forum untuk umpan balik atau feedbaxk terbuka juga mendorong pertukaran ide-ide baru di antara tim, yang bermanfaat bagi anggota tim, manajer, dan perusahaan.

Baca juga: Integrasi Vertikal: Pengertian, Jenis, Tips dan Contohnya dalam Bisnis

5. Menyelesaikan konflik dengan cepat dan adil

Anggota tim terkadang tidak setuju dan memastikan masalah diselesaikan dengan cepat adalah tugas Anda. Ketika situasi memungkinkan, terlibatlah dalam mencari solusi untuk mengakhiri ketidaksepakatan sebelum meningkat dan merugikan tim.

Untuk melakukan ini dengan sukses, bicarakan dengan setiap individu yang terlibat dalam konflik secara pribadi untuk mendapatkan versi masalah mereka, dan kemudian duduk dengan semua yang terlibat dalam pertemuan kelompok untuk melakukan diskusi terbuka di mana setiap orang memiliki kesempatan untuk berbagi pandangan mereka. tidak terganggu. Kuncinya adalah menjaga percakapan tetap sopan, hormat, dan kondusif untuk mencapai resolusi.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai cara mengelola tim dengan baik yang mungkin berguna bagi bisnis Anda. Dengan melakukan pendelegasian yang baik, tentu proses manajemen tim akan lebih optimal dan menciptakan budaya organisasi yang efisien.

Jika Anda adalahs seorang pemilik bisnis atau manajer yang sedang mencari solusi pembukuan pada bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi seperti Accurate Online yang sudah digunakan oleh lebih dari 350 ribu pengguna dan berpengalaman lebih dari 20 tahun.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda bisa dengan mudah mencatat pembukuan dan mengontrol kesehatan finansial bisnis kapanpun dan dimanapun Anda mau,

Coba Accurate Online sekarang secara gratis lewat gambar di bawah ini dan dapatkan kemudahan pengelolaan keungan yang lebih modern untuk bisnis Anda: