Gantt Chart Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Perannya dalam Manajemen Proyek

Pada dasarnya, gantt chart adalah salah satu alat yang digunakan dalam manajemen proyek yang mampu membantu meningkatkan produktivitas perorangan atau tim.

Manajemen perusahaan bisa menggunakan alat ini untuk meningkatkan produktivitas kerja, khususnya ketika membuat jadwal, memantau kesuksesan proyek yang sedang dikerjakan.

Nah pada kesempatan kali ini, mari kita bahas lebih dalam tentang gantt chart dan penerapannya dalam meningkatkan produktivitas kerja yang lebih efektif di bawah ini.

Apa itu Gantt Chart?

Pengertian gantt chart adalah suatu diagram barang yang dimanfaatkan untuk memberikan visualisasi suatu rencana proyek yang digunakan dari waktu ke waktu. Tampilan gantt chart  tersebut akan menunjukkan suatu tampilan yang sederhana.

Selain itu, di dalamnya juga  dan juga memvisualisasikan beberapa hal, yaitu tanggal dimulainya suatu proyek, berbagai tugas yang harus dikerjakan, anggota yang mengerjakan tugas, waktu dimulai dan diselesaikan tugas, lamanya waktu yang diperlukan, pengelompokan tugas antar anggota, dan tanggal diselesaikan proyek.

Pada mulanya, gantt chart ini menggunakan visual harmonogram, yaitu suatu visual diagram yang menggunakan alur kerja dan diciptakan oleh Karol Adamiec, seorang engineer Polandia.

Lantas, sekitar tahun 1910, seorang engineer sekaligus konsultan manajemen bernama Henry Gantt mengembang konsep ciptaan Adamiec dalam ke manajemen proyeknya, yang selanjutnya disebut dengan Gantt chart.

Dirinya menyusun bagan atau diagram tersebut untuk bisa membantu para supervisor pada bidang manufaktur untuk bisa melihat apakah pekerjaan yang anggotanya lakukan sudah sesuai, lebih cepat, atau bahkan lebih lambat dari deadline yang sudah ditentukan.

Saat ini, dikembangkan lebih jauh dan terkenal sebagai salah satu alat yang sering dimanfaatkan untuk mengelola beragam jenis proyek.

Baca juga: Mengetahui Tipe Kepemimpinan dan Cara Mengembangkannya

Manfaat Gantt Chart dalam Manajemen Proyek

Manfaat utama dari gantt chart adalah untuk membantu Anda dalam mengelola dan memantau proyek besar yang kompleks, atau proyek sederhana. Selain itu, Gantt chart juga memiliki manfaat lain, yakni:

• Meningkatkan Komunikasi dan Keselarasan Tim 

Gantt chart terbukti bisa dijadikan sebagai suatu alat yang mampu memudahkan komunikasi antar tim. Setiap manajer yang menggunakan bagan ini bisa mengetahui siapa saja yang harus menyelesaikan suatu tugas, sehingga Anda bisa memberikan saran atau informasi yang jelas di dalamnya.

• Menghindari Penggunaan Sumber Daya yang Berlebihan 

Dengan memerhatikan tugas dan juga proses yang harus dilalui dengan gantt chart, maka sebagai manajer Anda bisa mengelola sumber daya secara lebih maksimal. Jadi, Anda bisa mendistribusikan tugas dengan menyelaraskan berbagai sumber daya yang sesuai.

Jika hal ini bisa dilakukan dengan benar, maka proyek pun akan bisa diselesaikan sesuai dengan budget dan deadline yang sebelumnya sudah disusun.

• Mengukur Kemajuan Proyek

Anda bisa memantau perkembangan proyek yang saat ini sedang dikerjakan. Jika ternyata proyek yang sedang dikerjakan terlambat dari jadwal deadline, maka Anda bisa menilai dan juga memperkirakan strategi apa yang nantinya harus diubah.

• Manajemen Waktu Lebih Baik 

Gantt chart  juga bisa membantu Anda untuk mempunyai manajemen waktu yang lebih baik, karena gantt chart bisa memudahkan Anda dalam membuat suatu jadwal dan juga menentukan waktu yang cukup untuk setiap tugas.

• Menciptakan Rasa Tanggung Jawab 

Gantt chart berfungsi dalam menciptakan rasa tanggung jawab yang lebih tinggi di lingkungan pekerjaan. Kenapa? karena pihak manajer dan tim bisa melihat bagaimana suatu tugas dan target yang harus dicapai oleh setiap orang. Selain itu, pihak manajer juga bisa memantau siapa saja yang mampu memberikan performa terbaik dan bisa diberikan suatu penghargaan.

Baca juga: Pengertian Chart of Account (Bagan Akun) dalam Klasifikasi Sistem Kode Akun Akuntansi

Komponen Gantt Chart

• Task list

Sama seperti namanya, task list adalah suatu daftar tugas yang ditulis dari arah atas ke bawah. Disana ada pengelompokan prioritas tugas,sehingga akan memudahkan Anda dalam mengaturnya.

• Timeline

Timeline adalah suatu penunjuk waktu yang ditulis dari arah kiri ke kanan. Periode yang ditulis di dalamnya juga sangat fleksibel, sehingga Anda bisa menentukan hari, minggu, bulan, hingga tahun.

• Dateline

Dateline adalah suatu garis penunjuk waktu yang saat ini digunakan. Data ini ditulis diantara timeline atau di bagian tengah timeline. Isinya berupa pekerjaan yang hari ini harus diselesaikan, tugas yang harus dikerjakan di masa depan.

• Bars

Bars adalah komponen selanjutnya yang menunjukkan seberapa jauh tugas sudah diselesaikan. Bar ini juga akan menunjukkan tenggat waktu atau deadline pekerjaan.

• Progress

Pada dasarnya, progress hampir sama dengan ban. Yang membedakan antara keduanya adalah jika bars digambarkan dengan diagram batang, maka progress dicatat dengan hitungan persentase.

• Milestones

Milestones adalah suatu penanda waktu dari suatu agenda penting, seperti tanggal tertentu atau progress rapat yang harus dilakukan. Di dalam gantt chart, milestones akan muncul pada tanggal tersebut.

• Dependencies

Kadangkala, sesuatu pekerjaan harus lebih dahulu dikerjakan sebelum datang pekerjaan lainnya. Seperti ketika membangun suatu aplikasi, maka hal yang harus dilakukan terlebih dahulu adalah proses riset. Setelahnya, baru pengerjaan aplikas bisa dilakukan.

sebuah pekerjaan kadang harus selesai sebelum pekerjaan lainnya bisa dimulai.

Di dalam gantt chart, kedua tugas tersebut bisa dihubungkan dengan suatu garis lurus. Sehingga, nantinya akan ada keterangan terkait kedua tugas tersebut yang di dalamnya saling bergantung.

• Resource assigned

Mereka yang bertanggung jawab atas tugas dan deadline yang sudah dibuat disebut dengan resource assigned.  Tabel gantt chart tidak akan dikatakan selesai jika tidak adanya resource assigned.

Baca juga: Gugus Kendali Mutu: Pengertian, Tahapan, dan Alat yang Digunakan

Tips membuat Gantt chart 

Seperti yang sebelumnya sudah kita jelaskan, bahwa gantt chart bisa dibuat dengan menggunakan media grafik excel atau dengan menggunakan aplikasi manajemen proyek tertentu yang saat ini sudah banyak dibuat.

Cara membuatnya pun tentunya berbeda-beda. Meskipun begitu, ada beberapa tips dasar yang harus Anda perhatikan saat ingin membuat gantt chart, yakni:

1. Identifikasi Tujuan Proyek

Tips pertama yang bisa Anda lakukan dalam membuat gantt chart adalah dengan mengidentifikasi tujuan proyek yang sedang Anda kerjakan secara lebih spesifik. Hal ini diperlukan agar gantt chart yang Anda buat mampu memvisualisasikan proses kerja yang baik. 

2. Buat Daftar Tugas dengan Detail

Tips selanjutnya adalah melakukan identifikasi dan juga membuat daftar tugas yang harus Anda selesaikan dalam suatu proyek secara lengkap dan rinci. Agar bisa membuat daftar tugas yang lengkap, maka Anda bisa membuatnya dengan menggunakan suatu struktur rincian pekerjaan.

Caranya cukup mudah, Anda hanya harus membagi berbagai proyek besar ke dalam suatu tugas dan sub tugas untuk mencapai suatu tujuan akhir proyek.

Caranya adalah dengan membagi proyek yang lebih besar tadi ke dalam tugas dan sub tugas atau tahapan demi tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan akhir proyek.

Anda juga bisa menggunakan konsep mind mapping untuk membantu Anda  dalam membangi proyek yang besar pada suatu struktur rincian kerja yang lengkap.

3. Perhatikanlah Hubungan Antar Tugas

Pastikanlah seluruh diagram yang pada gantt chart yang Anda buat mampu memberikan gambaran urutan dan hubungannya antara tugas dalam suatu proyek, atau jika ada tugas tertentu yang belum bisa diselesaikan, maka harus tunggu benar-benar diselesaikan.

Dengan melakukan identifikasi antar tugas, maka Anda juga akan lebih mudah lagi dalam menentukan durasi serta timeline proyek pengerjaan.

4. Tentukan Timeline Proyek 

Dalam hal ini, Anda sudah harus mampu memutuskan dan membagi durasi waktu pada setiap tugas proyek yang sedang Anda lakukan. Masing-masing tugas tersebut pastinya memiliki deadline nya masing-masing.

Agar Anda bisa memperkirakan deadline, maka Anda bisa memantau laporan proyek yang sama sebelumnya, atau dengan cara mendiskusikannya  secara langsung pada mereka yang berkaitan di dalam tugas tersebut.

5. Pantau Perkembangan 

Setelah Anda selesai membuat gantt chart, maka saat ini Anda harus selalu memantau perkembangan tugas. Hal ini sangat penting untuk diperhatikan untuk mengetahui  kemungkinan adanya kendala yang mengharuskan diberlakukannya strategi atau rencana perubahan.

Baca juga: Mind Mapping Adalah: Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Penutup

Demikianlah ulasan lengkap tentang gantt chart dan beberapa tips lain yang harus Anda perhatikan saat ingin membuat gantt chart. Sebagai permulaan, mungkin Anda bisa membuatnya secara sederhana dengan menggunakan excel atau dengan menggunakan template gantt chart yang saat ini banyak tersebar di internet.

Tujuan akhir dari penggunaan gantt chart adalah agar setiap anggota perusahaan bisa menyelesaikan proyek yang sedang dikerjakan dengan tepat dan cepat, sehingga perusahaan bisa mendapatkan laba atau profit yang maksimal.

Tapi, pihak manajemen perusahaan harus mampu menghitung laba dan rugi secara tepat untuk memastikan keuntungan perusahaan.

Untuk lebih memudahkan manajemen perusahaan dalam membuat laporan keuangan tersebut, maka perusahaan bisa menggunakan software akuntansi yang disediakan oleh Accurate Online.

Accurate online adalah aplikasi akuntansi yang memiliki tampilan sederhana sehingga akan memudahkan Anda dalam membuat berbagai laporan keuangan perusahaan atau laporan arus kas, bahkan oleh Anda yang tidak memiliki latar belakang akuntansi sekalipun.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: