Manajemen Administrasi: Pengertian, Tujuan dan Fungsinya dalam Perusahaan

Dalam setiap entitas bisnis, keberhasilan tidak hanya ditentukan oleh visi dan strategi, tetapi juga oleh kemampuan untuk menjalankan operasi sehari-hari secara lancar dan efisien.

Di sinilah Manajemen Administrasi muncul sebagai pilar utama dalam mendukung kelancaran operasional dan pencapaian tujuan perusahaan.

Artikel ini membawa Anda melintasi ranah efisiensi dengan mengupas Pengertian, Tujuan, dan Fungsi Manajemen Administrasi dalam konteks dinamika bisnis modern.

Mari kita mulai perjalanan untuk memahami peran krusial manajemen administrasi dalam mengelola detil-detil yang membangun fondasi kesuksesan korporatif.

Pengertian Manajemen Administrasi

Pengertian manajemen administrasi secara umum adalah suatu bentuk usaha dan aktivitas yang erat kaitannya dengan pengaturan suatu kebijakan di dalam perusahaan agar tujuan bisa terwujud.

Pengertian administrasi secara khusus adalah suatu bentuk kegiatan yang mencakup pencatatan, penyuratan, pembukuan sederhana, pengetikan pada komputer, serta aktivitas lain yang bersifat teknis dalam hal ketatausahaan.

Sedangkan menurut Instam, Manajemen Administrasi adalah proses pengelolaan informasi melalui orang.

Hal ini biasanya melibatkan penyimpanan dan distribusi informasi kepada orang-orang dalam suatu organisasi. Sejumlah besar peran dalam bisnis memerlukan beberapa elemen manajemen administratif.

Jadi, manajemen administrasi adalah salah satu ilmu manajemen yang mampu memberikan informasi layanan administrasi agar bisa melakukan operasional secara lebih maksimal.

Manajemen administratif ini sangat mempengaruhi kelancaran pada divisi lainnya dan juga kerap kali dimanfaatkan sebagai bahan utama dalam mengambil suatu kebijakan.

Walaupun begitu, manajemen administratif selalu menjadi bentuk kekuatan yang tidak terlihat.

Namun ketika Anda salah dalam mengelola nya, maka yang akan terjadi adalah kekacauan yang sangat banyak sekali.

Baca juga: Apa itu Administrasi? Ini Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya!

Manajemen Administrasi berdasarkan Para Ahli

Mereka yang sudah ahli dalam bidang ilmu manajemen memiliki pandangannya sendiri tentang manajemen administratif.

Berikut ini adalah penjelasan manajemen administrasi menurut mereka:

• H. Evans

W.H. Evans menerangkan bahwa administration management adalah suatu fungsi yang erat kaitannya dengan manajemen.

Berkaitan dengan pengarahan pada seluruh tahap kegiatan perusahaan tentang pengelolaan suatu bahan, keterangan, bentuk komunikasi, dan juga memori perusahaan.

• Millis Geoffrey

Millis Geoffrey berpendapat bahwa administration management adalah suatu seni tentang membimbing setiap individu dalam suatu perusahaan.

Hal ini dilakukan agar mampu memanfaatkan sarana yang sesuai dengan lingkungan perusahaan demi meraih tujuan yang sebelumnya sudah ditentukan.

• George R. Terry

George R. Terry mengatakan bahwa administration management adalah suatu bentuk kegiatan perencanaan, pengendalian, dan juga pengorganisasian pekerjaan, serta menggerakan para individu pada suatu perusahaan agar mampu meraih tujuan yang sudah ditetapkan.

• Edwin Robinson dan William Leffingwell

Kedua ahli dalam bidang ilmu manajemen ini berpendapat bahwa administration management adalah suatu kegiatan perencanaan, pengendalian dan juga pengorganisasian setiap individu dalam suatu perusahaan, serta menggerakan para pelaksana yang ada di dalamnya untuk mampu mencapai tujuan perusahaan secara lebih baik.

• Prajudi Atmosudirjo

Menurut Prajudi Atmosudirdjo, administration management adalah suatu gabungan antara kantor sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari tanah, personel, perlengkapan, dan gedung (corporate management), serta pekerjaan perusahaan atau operation management.

• Suparjati, dkk.

Suparjati dkk. menjelaskan bahwa administration management adalah suatu proses bentuk kerjasama yang terjadi di dalam kantor agar seluruh tujuan perusahaan yang sebelumnya sudah ditetapkan bisa diraih dengan melakukan berbagai fungsi manajemen yang ada.

• Moekijat

Moekijat berpendapat bahwa administration management adalah bentuk penerapan berbagai fungsi manajemen di dalam perusahaan yang berupa pengorganisasian, perencanaan, penggerakan.

Juga pengawasan perusahaan agar tujuan perusahaan bisa dicapai dan para karyawan di dalamnya bisa merasa puas.

• Rifhi Siddiq

Rifhi Siddiq menerangkan bahwa manajemen ini adalah suatu cara yang dilakukan dengan memperhatikan berbagai fungsi manajemen yang erat kaitannya dengan bentuk pekerjaan yang sebelumnya sudah direncanakan.

• John Neuner dan Benjamin Haynes

administration management merupakan ilmu manajemen di perusahaan yang mencakup bidang yang lebih sempit dalam istilah manajemen untuk sebagian besar yang berkenaan dengan kegiatan pengawasan.

• Arthur Grager

Pengertian administration management berdasarkan Arthur Grager adalah suatu fungsi tata penyelenggaraan atas kegiatan komunikasi dan juga pelayanan warkat pada suatu perusahaan.

• Gie

Pakar ilmu manajemen bernama Gie menjelaskan bahwa administration management adalah suatu rangkaian kegiatan berbentuk perencanaan, pengorganisasian yang berisi mengatur dan menyusun,

Juga melakukan pengawasan, pengarahan, dan juga pengendalian hingga penyelenggaraan yang dilakukan secara tertib pada pekerjaan kantor demi mencapai tujuan perusahaan.

• William Spriegel dan Ernest Davies

administration management adalah bentuk pengerahaan secara menyeluruh atas kegiatan menulis sebagaimana yang sudah dibedakan dari berbagai kegiatan seperti pengangkutan, pergudangan, ke pabrik, dan juga penjualan.

Baca juga: Ruang Lingkup Administrasi: Pengertian, Tujuan, dan Unsur-Unsur yang Ada di Dalamnya

Tujuan Manajemen Administrasi

Saat administration management diterapkan dan dijalankan, maka perusahaan akan mendapatkan informasi penting terkait seberapa sukseskah tujuan yang sudah diraih.

Bentuk efisiensi yang terkandung di dalamnya mengacu pada syarat ekonomi, psikologis dan juga teknis.

Jadi perusahaan akan mendapatkan informasi berupa keefektifan biaya dan penggunaan pada saran dan prasarana, pemanfaatan hal tersebut secara maksimal, dan juga kepuasan terhadap karyawan dan pelanggan.

Berbagai tujuan administrasi akan bisa diraih jika berbagai fungsinya mampu dilakukan secara tepat dan benar.

Jika diuraikan secara lebih lengkap, maka bisa diketahui bahwa tujuan administrasi mencakup:

• Melakukan pengelolaan data serta keterangan perusahaan di dalamnya secara lengkap, melindungi dan juga menyimpan serta menginformasikannya kepada mereka yang memerlukan.
• Memberikan dan mempresentasikan laporan serta catatan penting dengan rincian biaya yang tepat dan sesuai.
• Membantu pihak perusahaan dalam hal memelihara dan juga memenuhi keperluan yang erat kaitannya dengan proses administrasi.
• Memberikan layanan tata usaha kepada para mitra kerja dan juga pada pelanggan atau konsumen.
• Memberikan laporan yang terbaru dan juga relevan terkait perusahaan.

Baca juga: Administrasi Perkantoran Adalah Bagian Penting Dalam Perusahaan

Fungsi Manajemen Administrasi

Adapun fungsi manajemen administrasi adalah sebagai berikut:

• Merencanakan kegiatan administrasi, seperti memelihara sarana dan prasarana yang ada misal ruang kerja perusahaan, anggaran perusahaan, ventilasi, dan lain sebagainya.
• Melakukan pengorganisasian dengan cara mengelompokkan berbagai alat yang digunakan dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab dan sumber daya manusia yang ada di dalamnya agar mampu melahirkan organisasi yang memang sesuai dengan visi dan misi perusahaan.
• Memotivasi seluruh karyawan agar mampu meraih tujuan perusahaan, khususnya dalam hal hal administrasi.
• Mengawasi berbagai proses administrasi perusahaan.

Tugas Pokok Manajemen Administrasi

Berdasarkan arti dari administration management itu sendiri, seorang pakar bernama Millis Geoffrey membagi tugas pokok manajemen ini menjadi

• penggandaan (duplicating),
• pengiriman surat atau pesan sejenis (mailing),
• kalkulasi (calculating),
• pengarsipan (filing),
• menelepon (telephoning),
• pengecekan (checking), dan lain sebagainya.

Baca juga: Administrasi Keuangan: Pengertian, Tujuan, dan Fungsinya

Tahapan Manajemen Administrasi

Beberapa tahapan ataupun proses dalam manajemen administrasi meliputi:

• Perencanaan

Perencanaan adalah tahapan fundamental dalam mengarahkan pada kegiatan lain yang hendak dilakukan.

• Pengorganiasasian

Setelah direncanakan, maka tahapan selanjutnya yang harus dilakukan adalah pengorganisasian pada keuangan, material, dan sumber daya manusia.

Dalam pengorganisasian ini akan disusun kebijakan dan mereka yang terlibat didalamnya akan ditugaskan sesuai dengan kapasitasnya masing-masing.

• Eksekusi atau Arahan

Setelah melakukan perencanaan dan juga pengorganisasian, maka hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah pengarahan atau pengeksekusian strategi tersebut agar terjadi suatu proses yang berkelanjutan.

Hal ini agar nantinya mampu memotivasi karyawan agar mampu mencapai tujuan perusahaan secara lebih efisien.

• Pengontrolan

Agar aktivitas perusahaan bisa dilakukan secara lebih maksimal, dan juga tujuan perusahaan bisa tercapai dengan baik,

Maka harus dilakukan kontrol atau pengendalian yang dikomunikasikan secara baik kepada karyawan.

Kegiatan Manajemen Administrasi

Beberapa kegiatan manajemen ini mencakup:

• pengadaan berkas atau file,
• pengarsipan,
• penyediaan informasi,
• melakukan inventarisasi sarana dan prasarana perusahaan, serta
• melakukan administrasi pada berbagai kegiatan perusahaan.

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Mengapa Mempelajari Manajemen Administrasi Begitu Penting?

Saat suatu bisnis baru tengah dibangun, maka membuat suatu sistem adalah kegiatan yang sangat penting.

Hal tersebut termasuk berbagai hal yang erat kaitannya dengan administrasi. Nah, ketika suatu bisnis sudah berkembang,

Maka berbagai hal kecil seperti kegiatan surat menyurat seperti surat kerjasama, pendataan, dan berbagai informasi yang ada dalam perusahaan akan terlihat seperti harta yang penting.

Untuk itu, administrasi seperti kendaraan yang menyalurkan berbagai informasi penting perusahaan, termasuk prasarana.

Saat berbagai data yang ada di dalamnya mampu disimpan dan dikelola dengan baik, maka akan berdampak pada masa depan perusahaan.

Artinya perusahaan akan mampu lebih sukses lagi jika memiliki administrasi yang dikelola dengan baik.

Selain manajemen administrasi, hal lain yang harus dilakukan oleh perusahaan agar bisa lebih sukses adalah dengan melakukan manajemen keuangan berupa pencatatan keuangan yang dilakukan secara rapi dan baik.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan keuangan tersebut, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis Accurate Online.

Dengan menggunakan aplikasi akuntansi ini, maka Anda akan lebih mudah dalam melakukan berbagai proses akuntansi, mulai dari laporan laba rugi, hingga laporan keuangan.

Accurate Online juga akan memudahkan Anda dalam melakukan berbagai proses akuntansi yang rumit.

Jadi, Anda bisa mencatat seluruh transaksi laporan keuangan Anda dengan cepat.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: