Manajemen Keuangan Proyek: 6 Tips Terbaik yang Bisa Dicoba

Tidak ada bisnis yang dapat secara aktif mempersiapkan virus corona (COVID-19). Skala dan dampak wabah ini mengejutkan semua orang.

Namun, beberapa organisasi telah mengatasi lebih baik daripada yang lain. Memang, ketika menyangkut masalah keuangan, perusahaan-perusahaan yang memberlakukan praktik terbaik dalam finansial mungkin berada dalam posisi yang lebih baik untuk menangani dampak awal daripada yang tidak.

Jika Anda seorang CFO atau dalam peran kepemimpinan yang serupa, Anda akan sangat menyadari bahwa manajemen keuangan proyek sangat penting.

Memiliki kebiasaan manajemen yang baik memungkinkan departemen keuangan untuk merencanakan, mengatur, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan keuangan secara konsisten, bertanggung jawab dan responsif.

Keadaan ini menuntut Anda memahami status pasti proyek Anda dari sudut pandang finansial agar tidak mengalami kerugian

Menunda beberapa hari, atau bahkan berminggu-minggu, akan merusak strategi bisnis karena Anda tidak akan mampu, pada waktu yang tepat, mempertimbangkan apa yang telah ditagihkan, berapa biaya saat ini, dan apa yang harus direncanakan kedepannya.

Sekarang sudah memasuki masa new normal, ini saat yang tepat untuk meninjau kembali beberapa praktik terbaik yang harus Anda harapkan dari manajer proyek Anda, dan mungkin meluangkan waktu untuk memberikan pelatihan tentang beberapa yang baru.

Berikut adalah enam cara Anda dapat membangun atau memperbaiki praktik terbaik Anda saat ini dan meningkatkan manajemen keuangan proyek Anda.

1. Pilih 2-3 Metrik yang Tepat untuk Dilacak

Karena manajer proyek umumnya tidak ahli dalam menginterpretasikan data keuangan, Anda perlu memastikan metrik yang Anda gunakan untuk manajemen proyek keuangan masuk akal bagi mereka.

Anda harus memiliki lebih dari satu metrik. JIka hanya memiliki satu metrik untuk referensi manajer proyek dapat membatasi kemampuan mereka untuk mencapai semua tujuan keuangan Anda.

Misalnya, jika Anda hanya melihat pendapatan, Anda mungkin berakhir dengan laba rendah, sementara jika Anda hanya melihat laba Anda mungkin kehilangan target pendapatan Anda.

Manajer proyek perlu mengetahui indikator kinerja utama (KPI) dan melihatnya dengan gambaran yang lebih luas.

Jika salah satu metrik yang Anda gunakan untuk proyek adalah laba, pastikan mereka memahami cara penghitungannya. Misalnya, apakah itu biaya yang dihitung ulang untuk karyawan bergaji yang bekerja lebih dari 40 jam, atau apakah Anda menggunakan tarif standar?

Sebagian besar organisasi akan menemukan bahwa metrik seperti laba proyek, anggaran vs proses aktual, dan nilai yang diperoleh adalah perpaduan yang bagus untuk memberikan gambaran lengkap kepada manajer Anda.

Tujuan keseluruhan adalah untuk membuat manajer Anda dapat melihat data yang tepat, sehingga mereka dapat membuat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat.

Baca juga: Pengertian Identitas Produk, Fungsi, dan Cara Membangunnya

2. Jadikan Tinjauan Rutin Metrik Tersebut Sebagai Kebiasaan

Setelah Anda memastikan metrik apa saja yang termasuk dalam data keuangan proyek, pastikan juga manajer proyek Anda melihatnya secara teratur. Tidak cukup hanya dengan mendorong ulasan rutin – Anda harus menjadikannya kebiasaan institusional.

Ini adalah praktik terbaik untuk memperkuat pentingnya metrik-metrik tersebut dengan berfokus pada metrik tersebut dalam rapat tinjauan proyek Anda. Setiap kali Anda bertemu, mulailah dengan tinjauan data sebelum menyelam ke dalam diskusi kualitatif.

Tinjauan reguler akan membantu Anda mempertahankan konsistensi sebelum Anda fokus pada percakapan proyek. Manajer proyek Anda harus terbiasa melihat laporan proyek atau dasbor mereka setiap hari.

Ini bisa menjadi tantangan bagi manajer proyek yang terganggu oleh email atau tugas harian lainnya yang membutuhkan perhatian mereka. Membiasakan mereka untuk memulai hari mereka dengan melihat laporan keuangan proyek ini sangat penting.

Baca juga: Ketahui Strategi Pemasaran Online yang Efektif Saat New Normal

3. Perhatikan Entri Data Anda

Laporan yang akan ditinjau oleh manajer proyek akan sebaik data di belakangnya, intinya sangat penting untuk memastikan data tercatat dengan benar dan minim kesalahan.

Jika tim Anda memasukkan faktur vendor, secara mingguan makan manajer proyek tidak akan mendapatkan data dan informasi sepanjang minggu, dan ini adalah hal yang salah.

Pertimbangkan Anda menggunakan software akuntansi berbasis online seperti Accurate Online yang memungkinkan seluruh data keuangan bisa tercatat dan terpantau secara real time.

Melakukukan entri dengan waktu harian adalah hal yang dilakukan secara konstan. Karena nantinya data lebih bisa terpantau dan semua informasi keuangan bisa menghasilkan perencanaan yang lebih cepat dan matang.

Seringkali, bisnis dengan tingkat pencatatan sekali waktu adalah prilaku yang buruk pada bisnis. Entri waktu harian perlu didorong dari atas.

Sebagai pemimpin senior, Anda harus memberi contoh, tidak terkecuali.

Untuk entri hutang (AP), cobalah untuk mengotomatisasi sebanyak mungkin dengan integrasi software akuntansi yang memiliki fitur rekonsiliasi otomatis atau smartlink ebanking seperti Accurate Online. Ini akan memudahkan Anda untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik untk kemajuan proyek yang sedang garap.

Baca juga: Buyer Persona: Pengertian, Fungsi, Dan Cara Menentukannya

4. Catat Pembayaran yang Selesai dengan Persentase

Pembeyaran selesai berbeda dari pembayaran yang baru ditagihakan. Anda harus melacak penilaian manajer proyek Anda tentang penyelesaian penagihan proyek setiap minggu.

Sebagian besar perusahaan tidak melacak persen selesai karena jadwal sibuk, dan ketergantungan yang berlebihan pada apa yang Anda sebut sebagai barometer untuk berapa banyak yang telah dilakukan.

Dengan persen data lengkap yang akurat, Anda dapat merekonsiliasi dengan jumlah yang telah Anda tagihan dan jadwal proyek Anda untuk melihat apakah Anda melacak waktu dan anggaran.

Bekerja dengan manajer proyek Anda untuk memahami pentingnya persen lengkap akan membantu mereka meningkatkan kecepatan penyelesaian proyek. Anda ingin menghindari situasi di mana Anda menyelesaikan 80% pekerjaan dengan sisa 20% anggaran.

Beberapa manajer proyek cenderung melebih-lebihkan kemajuan proyek mereka selama tahap awal. Anda dapat menghentikan kebiasaan ini dengan melacak persen selesai sebagai salah satu metrik utama Anda dan menambahkannya ke rapat harian proyek Anda.

Baca juga: Mengetahui Apa Itu Interpersonal Skill dan Cara Meningkatkannya

5. Biarkan Karyawan Berkinerja Baik Memberikan Mentoring

Dalam bisnis apapun semua orang memiliki andil dalam perusahaan, biarkan setiap anggota karyawan yang memiliki peran masing masing. Namun terkadang terdapat beberapa karyawan yang lebih menonjol dan memiliki etos kerja yang lebih baik daripada yang lain.

Beberapa organisasi membuat program bimbingan untuk orang-orang yang berprestasi untuk membari pengajaran pada karyawan lain. Program mentor tidak hanya dapat mendukung manajer proyek yang kurang berpengalaman dengan mengajari mereka praktik-praktik terbaik, tetapi juga membantu menjaga kinerja terbaik di jalurnya.

Terapkan manajemen top-down. Hal ini sangat penting untuk memberikan contoh yang tepat dan menunjukkan kepada tim Anda bahwa kesuksesan diperoleh melalui kerja keras dan praktik disiplin.

Baca juga: 15 Strategi Sukses Dalam Membangun Bisnis Ritel

6. Maksimalkan Potensi Setiap Anggota

Memaksimalkan potensi tidak berarti membuat hal-hal lebih rumit atau memakan waktu, hal yang lebih tepat adalah berarti menggunakan alat yang Anda inginkan untuk mendorong peningkatan kinerja proyek keuangan.

Misalnya, jika Anda menggunakan persen selesai untuk membantu mengukur di mana proyek berada, Anda menggunakan metrik yang kuat yang dapat dibandingkan dengan anggaran proyek untuk memberikan angka dari nilai yang diperoleh.

Jika Anda telah melakukan pekerjaan kontrak sektor publik di masa lalu, Anda mungkin sudah mengetahui analisis nilai yang diperoleh.

Melacak proyek Anda dengan apa yang telah Anda belanjakan, selesaikan, dan jadwalkan adalah metode perencanaan ke depan yang dapat membantu Anda mendapatkan di depan proyek yang mungkin tergelincir keluar jalur rencana awal Anda

Jika Anda memiliki alat manajemen sumber daya yang andal, Anda juga dapat memodifikasi jadwal tim Anda untuk mengoptimalkan tingkat penagihan yang ditetapkan untuk menyelesaikan berbagai tugas.

Baca juga: Perencanaan Produksi: Pengertian, Tahapan, Jenis, dan Tujuannya

Kesimpulan

Secara umum, Anda harus mengadopsi praktik standar di sekitar manajemen keuangan proyek.

Manajer proyek adalah peran kunci yang menonjol tetapi Anda mungkin ingin melindungi mereka dari manajemen keuangan dan membuat mereka tetap fokus pada penagihan.

Setiap organisasi dari layanan profesional berbeda, jadi Anda harus selalu menerapkan praktik terbaik apa pun yang masuk akal bagi bisnis Anda. Saat new normal seperti adalah waktu yang tepat untuk meninjau dan merevisi proses manajemen keuangan proyek Anda.

Selama beberapa minggu dan bulan mendatang, mungkin daya beli dan tingkat ekonomi kembali normal, perbaikan ini dapat memberikan waktu yang lebih cepat untuk bisnis Anda untuk tidak hanya kembali ke rasa normal tetapi juga mendorong pertumbuhan masa depan Anda.

Anda mungkin membutuhkan tools yang akan memudahkan proses pencatatan dan pemantauan keuangan secara real time untuk pengelolaan keuangan yang lebih baik. Saran kami, Anda bisa menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur terlengkap, mudah digunakan, dan memiliki harga terjangkau seperti Accurate Online.

Accurate Online sendiri adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah membantu lebih dari 300 pengguna dari berbagai jenis bisnis telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu.

Jadi apalagi yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: