Tips Membuat Proposal Bisnis yang Menarik dan Efektif

Banyak pekerjaan untuk memenangkan bisnis, salah satunya adalah dengan menulis proposal bisnis yang baik. Menulis proposal bisnis adalah proses yang kompleks dan memakan waktu yang sangat penting untuk dilakukan dengan benar. Ini bergantung pada:

• Memahami sepenuhnya dan memberikan solusi yang memenuhi tujuan klien potensial Anda
• Menonjol dari vendor lain yang juga bersaing untuk bisnis
• Memastikan bahwa Anda mengirimkan proposal Anda tepat waktu

Namun, tidak ada yang lebih mengecewakan ketika Anda menerima pemberitahuan bahwa Anda tidak berhasil memenangkan kontrak dan lebih buruk lagi, Anda tidak yakin dengan alasannya.

Anda mungkin bertanggung jawab penuh untuk membuat proposal, meminta masakan dari teman atau kolega dalam bisnis bahwa Anda memerlukan masukan mereka yang berharga dan seringkali bersifat teknis.

Selain menjadi pendorong utama dalam mengumpulkan informasi ini tepat waktu ini juga untuk memastikan bahwa Anda dapat mempersiapkan dan mengirimkan dokumen tepat waktu.

Kita bisa begitu sibuk mencoba mengumpulkan semua elemen yang diperlukan untuk menyusun dokumen dan memastikan semua orang memenuhi tenggat waktu, sehingga terkadang kita lupa mengetahui proses yang melibatkan kolaborasi sebagai tim untuk membuat dan meninjau dokumen yang sudah selesai.

Apa itu Proposal Bisnis?

Proposal bisnis adalah dokumen yang digunakan oleh B2B atau perusahaan yang berhadapan dengan bisnis, di mana penjual bertujuan untuk membujuk calon pembeli agar membeli barang atau jasa mereka.

Proposal bisnis juga bisa dibulang dokumen yang dibuat oleh satu orang atau perusahaan dan disajikan ke perusahaan lain untuk pekerjaan atau kontrak tertentu. Kontrak pemerintah atau perusahaan besar diperoleh melalui tawaran pekerjaan, lengkap dengan proposal tentang apa yang akan diberikan dalam jasa dan barang.

Tiga jenis proposal

1. Resmi

Proposal bisnis yang diminta secara resmi dibuat ketika Anda bertujuan untuk menanggapi permintaan proposal resmi. Dalam skenario ini, Anda mengetahui semua persyaratan dan memiliki lebih banyak (jika tidak semua) informasi tentang calon pembeli. Anda hanya perlu menulis proposal untuk dievaluasi oleh pembeli Anda.

2. Informal

Proposal bisnis yang diminta secara informal masuk jika tidak ada permintaan resmi untuk proposal. Seorang calon pembeli tertarik dengan layanan Anda dan meminta proposal agar mereka dapat mengevaluasinya.

Proposal yang diminta secara informal membutuhkan lebih banyak penelitian dari pihak Anda sebagai penjual karena biasanya dibuat dari percakapan informal dan tidak berdasarkan permintaan resmi yang seringkali berisi lebih banyak informasi.

3. Tidak diminta

Pikirkan ini seperti brosur pemasaran atau email dingin. Proposal bisnis yang tidak diminta sering kali bersifat umum, satu ukuran cocok untuk semua pendekatan proposal bisnis dan tidak memiliki pemahaman apa pun tentang pembeli atau persyaratan mereka.

Baca juga: Pembahasan Lengkap Manajemen Persediaan Bahan Baku

Apa tujuan dari proposal bisnis?

Pada dasarnya, proposal bisnis bertujuan untuk merampingkan proses penjualan B2B (yang seringkali kompleks) antara Anda sebagai penjual dan pembeli dengan melayani tujuan ganda bertindak sebagai sumber informasi serta promosi penjualan yang bertujuan untuk meyakinkan pembeli Anda mengapa mereka harus membeli apa yang Anda tawarkan.

10 Elemen Utama yang Harus Ada dalam Proposal Bisnis

1. Halaman judul

Ini termasuk informasi dasar, seperti nama perusahaan dan informasi kontak, logo perusahaan Anda, nama klien dan informasi kontak, tanggal, dan judul. Itu membuat proposal terlihat rapi, teratur, dan disatukan dengan baik.

2. Kata pengantar

Anda tidak akan mendekati klien potensial Anda dan menyelami spesifik proyek tanpa memperkenalkan diri, bukan?

Kata pengantar adalah pembuka. Sertakan satu baris tentang perusahaan Anda, informasi latar belakang singkat tentang bagaimana perusahaan Anda muncul, dan ikhtisar singkat tentang apa yang membuat perusahaan Anda lebih baik daripada yang lain.

Buatlah ramah dan dorong pembaca Anda untuk menghubungi jika ada pertanyaan. Tutup dengan ucapan terima kasih dan tanda tangan.

Bergantung pada jenis bisnis yang Anda jalankan dan klien ideal Anda, Anda mungkin perlu menyesuaikan surat lamaran ini agar lebih sesuai dengan industri Anda.

Misalnya, seorang desainer grafis mungkin perlu menyertakan sampel spesifikasi atau referensi untuk revisi. Sementara itu, perusahaan yang menawarkan layanan fotografi pernikahan mungkin perlu mendiskusikan biaya layanan yang tidak dapat dikembalikan di muka.

3. Daftar Isi

Kecuali proposal Anda sangat, sangat singkat, sertakan daftar isi dalam bentuk garis besar. Ini membantu pembaca mengetahui apa yang dapat mereka temukan dalam dokumen.

Dan dengan mengirimkannya secara elektronik, Anda dapat membuat daftar isi yang dapat diklik, sehingga klien potensial Anda dapat dengan mudah mengunjungi kembali bagian-bagian tanpa harus menavigasi melalui beberapa halaman.

Baca juga: Contingency Plan Adalah: Pengertian, dan Cara Membuat Contingency Plan yang Baik

4. Ringkasan eksekutif

Pada dasarnya, ini menentukan suasana untuk proposal – mengapa Anda mengirimkannya, dan mengapa klien ingin membacanya? Ikat penyebutan penawaran perusahaan Anda dengan masalah klien Anda agar lebih relevan dan menarik.

Ringkasan eksekutif Anda sendiri akan bergeser bergantung pada tugas yang Anda lakukan untuk klien, dan jenis industri apa yang mereka geluti.

Nada Anda mungkin juga berubah. Jika Anda menargetkan perusahaan rintisan wisata muda yang dijalankan oleh lulusan perguruan tinggi, Anda dapat menggunakan nada yang lebih kasual yang dibumbui dengan jargon dan humor industri.

5. Proposal

Bagian ini menjelaskan solusi yang Anda sarankan. Jelaskan hasil yang akan klien dapatkan dari proyek dan jangka waktu umum. Selain itu, atasi kebutuhan klien dan beri tahu mereka bahwa Andalah orang yang tepat untuk pekerjaan itu.

Baca juga: Tips Untuk Menjadi Pengambil Keputusan atau Decision Maker yang Baik dalam Bisnis

6. Layanan / metodologi

Bagian proposal adalah gambaran umum tentang solusi yang dibuat khusus yang dibuat perusahaan Anda untuk klien potensial, dan bagian ini membahas secara spesifik. Antisipasi pertanyaan mereka, dan pelajari prosesnya sehingga mereka tahu untuk apa mereka masuk saat mempekerjakan Anda.

Jelaskan dengan tepat kiriman apa yang dapat mereka harapkan, dan kapan mereka dapat mengharapkannya. Jadwal dan alur kerja yang jelas dengan tanggal yang diharapkan membuat dokumen Anda lebih menarik secara visual, dan membuat informasi ini lebih mudah dicerna.

Proposal Anda sendiri mungkin terlihat berbeda dari ini tergantung pada keterampilan dan layanan penulisan proposal Anda, tetapi Anda masih dapat menggunakan contoh sebagai kerangka kerja. Tambahkan lebih banyak detail sesuai kebutuhan.

Misalnya, perusahaan keamanan cyber perlu memasukkan informasi tentang pengujian penetrasi dan seberapa sering hal itu akan dilakukan untuk mencari kemungkinan gangguan dan peretasan.

7. Tentang kami

Anda menyapa dengan surat lamaran, tetapi bagian tentang kami adalah tempat Anda bisa benar-benar memamerkan apa yang membuat perusahaan Anda menjadi yang terbaik di bisnis.

Buat klien potensial merasa seolah-olah mengenal organisasi Anda dengan menyertakan biografi singkat dan foto orang-orang yang akan bekerja dengan mereka. Sertakan informasi tentang kesuksesan masa lalu, penghargaan, dan bukti sosial Anda dalam bentuk testimoni klien atau studi kasus singkat.

Buatlah bagian “Tentang kami” yang hidup dan lucu yang membawa beberapa kepribadian pada perusahaan Anda. Namun, jika industri Anda memiliki klien yang serius, ini mungkin tidak sesuai. Jika Anda bekerja dengan perusahaan manufaktur 3D dengan klien B2B, pikirkan tentang jenis pesan dan nada yang mereka gunakan dengan klien mereka sendiri dan ikuti seperlunya.

Baca juga: 15 Cara Efektif dan Mudah Untuk Promosikan Produk Secara Online

8. Penetapan harga

Ini adalah bagian di mana spesifik adalah kuncinya. Buat tabel harga yang dengan jelas mengidentifikasi setiap produk atau layanan, dan pasangkan dengan informasi harga paling akurat yang dapat Anda berikan – Anda tidak ingin melebih-lebihkan biaya dan menakut-nakuti calon klien Anda dengan perkiraan yang terlalu tinggi, tetapi Anda juga tidak ingin mengambil harga yang terlalu rendah.

Tabel harga responsif memungkinkan klien potensial memeriksa layanan yang mereka pikir mereka butuhkan, dan menghitung total biaya untuk mereka sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan saat menghitung angka.

Anda mungkin perlu menambahkan lebih banyak informasi atau hanya mencantumkan satu harga paket tergantung pada bisnis Anda. Perusahaan yang menawarkan hanya satu layanan seperti pembuatan dan peluncuran kampanye Facebook mungkin hanya membutuhkan satu atau dua pilihan harga.

9. Syarat dan ketentuan

Di sinilah Anda menentukan durasi perjanjian, mengulangi keseluruhan jadwal penyelesaian, menentukan tanggal dan jenis pembayaran, kapan dan bagaimana proposal dapat diubah, dll.

Pada dasarnya, ini adalah gambaran umum tentang apa yang Anda dan klien janjikan dengan menyetujui ke proposal. Bagian ini kemungkinan akan menjadi standar di antara sebagian besar proposal yang dikirim perusahaan Anda, jadi simpanlah di pustaka konten untuk menyederhanakan proses meletakkannya ke templat masa depan Anda.

Jika Anda bekerja dengan tim hukum internal, biarkan mereka memeriksa syarat dan ketentuan terlebih dahulu sebelum mengirimkan proposal. Tetapi dalam banyak kasus, Anda dapat tetap menggunakan template yang konsisten untuk klien Anda.

10. Perjanjian dan CTA

Di sinilah istilah “dengan menandatangani di bawah ini Anda setuju”. Apa sebenarnya arti tanda tangan calon klien Anda di dokumen ini? Anda juga dapat menyertakan prompt ramah, agak mirip dengan apa yang Anda sertakan di akhir surat lamaran Anda (pikirkan bahasa seperti “jangan ragu untuk menghubungi kami jika ada pertanyaan dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda”). Tambahkan kotak tanda tangan Anda, dan selesai!

Baca juga: Mengetahui Secara Mendalam Komunikasi Pemasaran Terintegrasi

Tips Menulis Proposal Bisnis yang Efektif

Proposal bisnis yang solid merupakan aspek penting dalam mengelola bisnis dan sangat penting untuk menghasilkan keuntungan bagi perusahaan Anda. Jika Anda adalah pemilik bisnis baru yang mencari cara untuk membuat draf proposal bisnis yang sempurna, pertimbangkan tip di bawah ini:

1. Jangan Membingungkan Klien Anda

Proposal yang ditulis dengan buruk dapat menimbulkan lebih banyak pertanyaan daripada mengklarifikasi yang sudah ada. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi tentang bisnis Anda dan bagaimana hal itu dapat membantu klien Anda.

Oleh karena itu, Anda harus menguraikan tujuan dengan jelas dan merangkum poin-poin yang ingin Anda bahas. Proposal harus mengalir dengan baik dan menggunakan bahasa yang sederhana (kecuali dalam bidang yang sangat teknis), sehingga orang awam pun dapat memahami isinya.

Kejelasan adalah prasyarat untuk menulis proposal bisnis yang hebat dan Anda harus memastikan bahwa itu tidak dikompromikan dengan cara apa pun.

Hindari deskripsi yang tidak jelas yang dapat menyesatkan klien Anda atau mendorong mereka untuk mengalihkan bisnis mereka ke tempat lain. Cara Anda menulis berbicara banyak tentang Anda dan perusahaan Anda.

2. Tentukan Tujuan Anda

Kunci untuk menulis proposal bisnis yang baik adalah mengetahui mengapa Anda menulisnya sejak awal. Identifikasi hal-hal utama yang perlu Anda komunikasikan untuk meyakinkan pembaca Anda.

Tujuan utama Anda di balik penulisan proposal bisnis adalah untuk mengkomunikasikan ide-ide Anda secara efektif.

Baca juga: Segala Hal Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Manajemen Usaha

3. Tulis Proposal yang Sempurna

Saat menulis proposal, penting untuk menggunakan tata bahasa yang tepat. Gagal menunjukkan keterampilan menulis yang solid meningkatkan kemungkinan calon klien menolak proposal bisnis Anda.

Dalam kebanyakan kasus, akan ada banyak perusahaan lain yang bersaing untuk pasar yang sama dan Anda perlu menetapkan diri Anda sebagai pesaing yang serius.

Pastikan proposal Anda bebas dari kesalahan tata bahasa dan tipografi dan hindari penggunaan jargon; Namun, jika Anda harus menggunakannya, pastikan bahwa semua istilah didefinisikan dengan jelas. Juga jangan mengabaikan tata letak halaman; idealnya, berikan sepertiga halaman ke kiri untuk judul dan berikan ruang tempat pembaca dapat membuat catatan.

Jika Anda merasa tidak memiliki keahlian untuk membuat draf proposal yang mengesankan, hubungi perusahaan yang memiliki tim penulis dan desainer grafis untuk melaksanakan tugas ini untuk Anda.

4. Lakukan Penelitian

Penelitian juga memainkan peran penting dalam menulis proposal bisnis yang efektif. Pastikan Anda memiliki pemahaman menyeluruh tentang kebutuhan pelanggan dan tantangan mereka sehingga Anda dapat mengatasi masalah mereka dengan lebih efektif.

5. Kemas Proposal Anda dengan Baik

Anda perlu mencetak proposal Anda pada kertas berkualitas bagus dengan ikatan tebal. Mintalah bantuan pengiriman profesional atau layanan surat untuk membungkus proposal bisnis Anda dengan gaya.

Baca juga: Blue Ocean Strategy: Pengertian, Cara Mengembangkan, Contoh, Kelebihan dan Kekurangannya

6. Apakah proposal Anda memiliki daya tarik visual?

Proposal bisnis tanpa daya tarik visual tidak dapat menjadi bahan bacaan yang menarik. Gunakan clipart, bagan, grafik, dan tabel di seluruh proposal untuk meningkatkan daya tarik visual dan secara bersamaan mempermudah kelompok sasaran untuk memahaminya.

Jangan lupa untuk menyertakan Halaman Judul di awal dengan detail seperti nama penerima, nama proyek, tanggal, nama dan alamat perusahaan Anda, dan terakhir, simbol hak cipta Anda.

7. Proposal Anda Harus Ditujukan kepada Audiens Global

Di dunia saat ini, sebagian besar bisnis memiliki keberadaan global dan Anda harus ingat bahwa proposal harus ditulis sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh penerima yang berada di negara yang menggunakan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua.

Ini juga berlaku untuk proposal yang ditulis kepada pemilik bisnis lokal, karena ada kemungkinan besar mereka bekerja sama dengan perusahaan asing.

Baca juga: Pengertian Inovasi Produk, Manfaat dan Tips Mengoptimalkannya

Kesimpulan

Pada akhirnya, proposal bisnis Anda harus tahu tentang masalah klien potensial Anda dan bagaimana bisnis Anda akan memperbaikinya. Dengan membuat proposal bisnis profesional yang disesuaikan, Anda menunjukkan kepada klien Anda bahwa mereka dapat mengharapkan pekerjaan dengan kualitas terbaik dari perusahaan Anda.

Bagi Anda pemilik bisnis yang mengalami masalah dalam pengelolaan keungan dan pembukuan manual yang memakan waktu dan rentan dengan kesalahan, pastikan Anda beralih ke sistem akutnansi yang lebih modern untuk mempermudah dan mempercapat alur kerja Anda.

Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis cloud seperti Accurate Online yang memiliki fitur terbaik dan mudah digunakan oleh setiap jenis dan skala bisnis.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 jenis bisnis di Indonesia.

Jadi apa yang masih Anda ragukan? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: