Pengertian Asset Tracking, Manfaat dan Cara Membuatnya

Peningkatan efisiensi dan pengelolaan aset merupakan aspek krusial dalam menjaga kelangsungan operasional sebuah entitas, baik itu perusahaan swasta, instansi pemerintah, maupun organisasi nirlaba. Dalam upaya memastikan bahwa aset-aset tersebut digunakan secara optimal, diperlukan suatu sistem yang cermat dan terukur. Untuk itulah diperlukan adanya asset tracking.

Asset tracking adalah sebuah catatan resmi yang mencatat setiap perubahan atau pergerakan aset-aset suatu organisasi. Melalui dokumentasi ini, organisasi dapat mengamati dengan jelas riwayat dan status tiap-tiap aset, mulai dari pembelian hingga pemindahan, pemakaian, perawatan, dan pemusnahan.

Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih lanjut mengenai asset tracking dan mengapa pentingnya penerapannya dalam berbagai konteks organisasi.

Pengertian Asset Tracking

Berdasarkan laman Forbes, asset tracking adalah proses pencatatan dan pemantauan aset fisik atau barang milik suatu organisasi. Aset-aset ini dapat berupa peralatan, inventaris, kendaraan, perangkat keras komputer, atau barang-barang lain yang memiliki nilai ekonomi dan digunakan dalam operasional sehari-hari organisasi.

Tujuan utama dari asset tracking adalah untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengelola aset-aset tersebut secara efisien.

Proses asset tracking melibatkan pencatatan informasi detail tentang setiap aset, seperti nomor seri, lokasi, tanggal pembelian, kondisi, nilai, dan informasi lain yang relevan. Data ini biasanya disimpan dalam sistem manajemen aset atau perangkat lunak khusus yang memungkinkan organisasi untuk melacak aset-aset mereka dalam waktu nyata.

Beberapa teknologi seperti barcode, RFID (Radio-Frequency Identification), dan GPS juga sering digunakan untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan aset.

Manfaat dari asset tracking adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional, mencegah kehilangan atau pencurian aset, mengurangi biaya pemeliharaan, meningkatkan akuntabilitas, dan membantu dalam perencanaan perawatan atau penggantian aset.

Dengan informasi yang akurat dan up-to-date tentang aset-aset perusahaan, maka pihak manajemen perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih baik terkait perawatan, penggunaan, atau penggantian aset untuk mencapai tujuan mereka dengan lebih baik.

Baca juga: Pengertian Asset Management Systems, Manfaat dan Cara Menerapkannya

Manfaat Asset Tracking

Manfaat dari asset tracking (pelacakan aset) sangat penting dalam berbagai konteks organisasi dan industri. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari asset tracking:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Asset tracking memungkinkan perusahaan untuk mengetahui dengan pasti di mana aset-aset mereka berada. Hal ini akan membantu perusahaan dalam mengoptimalkan penggunaan aset, menghindari kehilangan waktu mencari aset yang hilang, dan meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.

2. Akuntabilitas yang Lebih Baik

Dengan mencatat dan memantau setiap pergerakan aset, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap aset dipertanggungjawabkan secara tepat. Hal ini membantu manajemen perusahaan dalam mencegah pencurian atau penggunaan aset secara tidak sah.

3. Perencanaan Pemeliharaan yang Lebih Baik

Asset tracking memungkinkan perusahaani untuk melacak sejarah pemeliharaan dan perbaikan aset. Sehingga memungkinkan adanya perencanaan pemeliharaan yang lebih baik, menghindari kerusakan, dan memperpanjang masa pakai aset.

4. Optimasi Pembelian dan Pemeliharaan Aset

Dengan data yang akurat tentang aset-aset yang dimiliki, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan penggantian, perbaikan, atau peningkatan aset. Hal ini membantu manajemen perusahaan dalam menghindari pemborosan sumber daya pada aset yang tidak lagi efisien atau relevan.

5. Menghemat Biaya

Asset tracking dapat membantu mengurangi biaya yang terkait dengan kehilangan atau pencurian aset, penggunaan yang tidak efisien, dan pemeliharaan yang tidak terjadwal. Hal ini dapat berdampak positif pada profitabilitas perusahaan.

6. Kepatuhan dan Audit yang Lebih Baik

Dalam beberapa industri dan sektor, seperti perbankan, kesehatan, atau manufaktur, ada persyaratan kepatuhan yang ketat terkait dengan pengelolaan aset. Asset tracking membantu perusahaan dalam mematuhi peraturan ini dan memfasilitasi proses audit.

7. Meningkatkan Layanan Pelanggan

Dalam bisnis yang berfokus pada pelayanan pelanggan, asset tracking memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan yang lebih baik dengan memastikan aset yang diperlukan selalu tersedia dan dalam kondisi baik.

8. Manajemen Stok yang Efisien

Dalam bisnis ritel atau manufaktur, asset tracking membantu perusahaan dalam mengelola stok dan menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan.

9. Peningkatan Keamanan

Asset tracking juga dapat meningkatkan keamanan, terutama ketika digunakan dalam kombinasi dengan teknologi seperti sensor suhu atau RFID yang dapat membantu memantau dan mengamankan aset berharga.

10. Analisis Data yang Mendalam

Data yang dikumpulkan melalui asset tracking dapat digunakan untuk menganalisis tren, mengidentifikasi masalah yang berulang, dan membuat perbaikan proses yang berkelanjutan.

Dengan manfaat-manfaat ini, asset tracking menjadi alat penting dalam pengelolaan aset perusahaan, membantu meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan keselamatan, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada.

Baca juga: Pengertian Salvage Value dan Cara Memaksimalkannya

Kenapa Asset Tracking itu Penting?

Asset tracking sangat penting karena memiliki dampak yang signifikan pada efisiensi operasional dan keberhasilan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa asset tracking menjadi hal yang sangat penting:

1. Mengoptimalkan Penggunaan Aset

Dengan memantau lokasi dan penggunaan aset secara real-time, perusahaan dapat memastikan bahwa aset-asetnya digunakan seefisien mungkin. Ini membantu menghindari kelebihan atau kekurangan penggunaan aset, sehingga mengurangi pemborosan sumber daya.

2. Akuntabilitas yang Lebih Baik

Asset tracking mampu menciptakan tingkat akuntabilitas yang tinggi. Setiap pergerakan atau perubahan status aset dapat terdokumentasi dengan baik, sehingga memudahkan dalam menentukan siapa yang bertanggung jawab atas aset tersebut.

3. Pencegahan Kehilangan dan Pencurian

Asset tracking membantu mencegah kehilangan aset atau pencurian. Ketika aset-aset dipantau secara ketat, lebih sulit bagi pihak yang tidak berwenang untuk mencuri atau menyembunyikan aset tersebut.

4. Perawatan dan Pemeliharaan yang Lebih Baik

Dengan data historis tentang pemeliharaan dan perbaikan aset, perusahaan dapat merencanakan perawatan yang terjadwal dengan lebih baik. Sehingga akan membantu manajemen perusahaan dalam mencegah kerusakan yang tidak terduga dan memperpanjang masa pakai aset.

5. Keamanan dan Kepatuhan

Dalam beberapa industri, seperti perbankan, kesehatan, atau manufaktur, terdapat persyaratan yang ketat terkait dengan keamanan dan kepatuhan. Asset tracking membantu perusahaan tersebut dalam mematuhi regulasi ini dengan memastikan aset-aset yang terkait dengan keamanan atau kepatuhan selalu terpantau dan terdokumentasi.

6. Menghemat Biaya

Dengan mengurangi kehilangan aset, meningkatkan efisiensi penggunaan, dan mengoptimalkan perawatan, asset tracking dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dalam jangka panjang.

7. Analisis dan Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

Data yang dikumpulkan melalui asset tracking dapat digunakan untuk analisis yang mendalam. Sehingga akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi tren, mengidentifikasi masalah yang berulang, dan membuat keputusan yang lebih baik terkait dengan investasi aset.

8. Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Dalam bisnis yang berfokus pada pelayanan pelanggan, asset tracking membantu dalam memastikan aset yang diperlukan selalu tersedia dan dalam kondisi baik, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dengan demikian, asset tracking bukan hanya tentang mengawasi barang-barang fisik, tetapi juga tentang mengoptimalkan penggunaan, keamanan, dan akuntabilitas aset untuk mencapai tujuan operasional dan bisnis yang lebih baik. Ini menjadi landasan penting dalam pengelolaan aset yang efektif dan berkelanjutan.

Baca juga: Pengertian Aset: Jenis, Klasifikasi, dan Berbagai Sifatnya yang Harus Anda Ketahui

Cara Efektif dalam Melakukan Asset Tracking

Melakukan asset tracking yang efektif memerlukan perencanaan yang matang dan penerapan praktik terbaik. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda melakukan sistem asset tracking yang efektif:

1. Identifikasi Aset yang Perlu Dilacak

Pertama, identifikasikanlah semua aset yang perlu dilacak, seperti peralatan, inventaris, kendaraan, dan barang-barang lain yang memiliki nilai ekonomi dan relevan untuk operasi Anda. Buatlah daftar yang komprehensif dari semua aset ini.

2. Tentukan Informasi yang Perlu Dicatat

Tentukanlah informasi yang perlu Anda catat untuk setiap aset, seperti meliputi nomor seri, tanggal pembelian, nilai, lokasi saat ini, kondisi, riwayat perawatan, dan informasi lain yang relevan.

3. Pilihlah Teknologi dan Alat yang Sesuai

Pilihlah teknologi dan alat yang sesuai untuk pelacakan aset, seperti barcode, RFID (Radio-Frequency Identification), GPS, atau perangkat lunak manajemen aset khusus. Pilihlah solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran Anda.

4. Labeli Aset dengan Jelas

Labeli setiap aset dengan jelas menggunakan kode barcode atau RFID yang unik. Pastikan label tersebut tahan terhadap kondisi lingkungan dan tidak mudah rusak.

5. Lakukan Inventarisasi Awal

Lakukanlah inventarisasi awal untuk memasukkan semua aset ke dalam sistem asset tracking. Selama proses ini, pastikan semua data yang diperlukan tercatat dengan benar.

6, Pengaturan Sistem dan Perangkat Lunak

Konfigurasi sistem dan perangkat lunak asset tracking Anda sesuai dengan kebutuhan Anda. Pastikan sistem dapat mengakses data secara real-time dan memiliki fitur pelaporan yang memadai.

7. Latih Tim Anda

Latihlah staf Anda dalam menggunakan sistem asset tracking. Pastikan mereka memahami cara memasukkan data, mengubah status aset, dan melakukan pelacakan aset secara keseluruhan.

8. Lakukan Pemantauan dan Perawatan Berkala

Lakukanlah pemantauan dan pemeliharaan berkala terhadap peralatan pelacakan, seperti perangkat barcode atau RFID. Pastikan sistem selalu berjalan dengan baik.

9. Mengatur Kebijakan dan Prosedur

Tetapkanlah kebijakan dan prosedur yang jelas terkait dengan penggunaan sistem asset tracking, seperti tata cara pelaporan jika ada masalah atau kehilangan aset.

10. Pelacakan dan Audit Rutin

Lakukan pelacakan dan audit rutin terhadap aset Anda. Pastikan bahwa data yang dicatat tetap akurat dan up-to-date. Sehingga akan membantu Anda dalam mengidentifikasi masalah dengan cepat.

11. Gunakan Analisis Data

Manfaatkanlah data yang dikumpulkan melalui asset tracking untuk analisis yang mendalam. Identifikasikanlah tren, masalah yang berulang, dan gunakan informasi ini untuk pengambilan keputusan yang lebih baik terkait dengan aset.

12. Evaluasi dan Perbaikan Terus-Menerus

Selalu evaluasi dan perbaiki sistem asset tracking Anda sesuai dengan umpan balik dan perubahan dalam operasi organisasi Anda. Pastikan bahwa sistem tetap relevan dan efektif.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan menjaga disiplin dalam melaksanakannya, Anda dapat membuat sistem asset tracking yang efektif dan berkontribusi pada efisiensi operasional dan keberhasilan bisnis Anda.

Baca juga: Pengertian Digital Asset Management dan Cara Ampuh Menerapkannya

Penutup

Jadi, penting untuk diingat bahwa asset tracking adalah alat yang sangat berharga dalam pengelolaan aset organisasi. Dengan melakukan pelacakan yang efektif terhadap aset-aset Anda, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan penghematan biaya, sambil juga meningkatkan keselamatan, keamanan, dan layanan kepada pelanggan.

Penerapan praktik terbaik dalam pembuatan dan penggunaan sistem asset tracking akan membantu Anda mencapai tujuan Anda dengan lebih baik. Teruslah mengikuti perkembangan teknologi dan perbarui sistem Anda sesuai kebutuhan.

Ingatlah selalu bahwa asset tracking adalah investasi jangka panjang yang dapat memberikan hasil yang signifikan dalam operasi dan keberlanjutan bisnis Anda.

Sekarang, Anda telah memiliki dasar pemahaman tentang pentingnya asset tracking dan bagaimana melaksanakannya dengan efektif. Dengan perencanaan yang baik, penerapan yang cermat, dan pemantauan yang terus-menerus, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan aset Anda dan mencapai kesuksesan yang lebih besar.

Namun, bila Anda tidak memiliki waktu yang cukup untuk mengelola aset bisnis Anda secara menyuluruh, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Aplikasi bisnis yang sudah dipercaya oleh ratusan ribu pengguna ini mampu membantu Anda dalam mengelola aset secara efektif. Anda juga bisa menyelesaikan pekerjaan administratif lainnya, seperti membuat laporan keuangan, melakukan penjualan dan pembelian, dan hal lainnya secara otomatis, cepat dan akurat.

Klik tautan gambar di bawah ini untuk langsung mencoba Accurate Online selama 30 hari gratis melalui tautan gambar di bawah ini.