Kartu Persediaan Barang: Pengertian, Contoh, Fungsi, Kelebihan dan Kekurangannya

Kartu persediaan barang atau dikelan Bin Card atau Stock Card, adalah ringkasan pergerakan persediaan dan sisa saldo.

Laporan ini berisi informasi dari pergerakan yang mencakup saldo awal, penerimaan stok, penerbitan stok, dan kuantitas akhir.

Sangat penting bagi gudang untuk mengetahui sisa stok hanya dengan melihat laporan ini.

Pengelola stok atau bagian gudang harus menulis ke dalam kartu persediaan barang setiap kali barang masuk atau keluar dari gudang.

Catatan ini hanya berisi jumlah gerakan masuk dan keluar dan keseimbangan pada titik tertentu.

Apa itu Kartu Persediaan Barang?

Kartu persediaan stok adalah laporan dari semua kwitansi dan pengeluaran stok dari departemen gudang.

Tanggung jawab penjaga inventori dan gudang untuk mencatat setiap stok yang masuk dan keluar dari gudang.

Jumlah stok fisik dan jumlah stok yang dilaporkan menurut pada laporan harus sama;

Jika tidak, departemen audit internal akan memiliki hak untuk menyelidiki masalah tersebut dengan manajemen.

Kartu persediaan barang hanya berisi kolom kuantitas untuk keduanya dan kwitansi dan pada penutupan setiap transaksi, level stok dihitung untuk memastikan bahwa pada setiap titik waktu, dapat direkonsiliasi dengan penghitungan fisik.

Manajemen Inventori bukanlah tugas yang mudah. Itulah sebabnya, sangat penting untuk mengontrol aliran stok dengan menggunakan beberapa alat yang efektif.

Salah satu alat terbaik untuk melakukan kontrol ketat atas inventaris adalah  kartu persediaan barang ini.

Tidak hanya membantu dalam mengendalikan persediaan dengan sangat baik, laporan ini juga membantu dalam menjaga modal kerja yang efektif.

Dengan mengetahui pola pergerakan barang, maka suatu entitas dapat dengan mudah menentukan berapa besar modal yang harus diinvestasikan dalam pembelian persediaan dan untuk berapa kuantitasnya.

Hasilnya, kebijakan modal kerja yang lebih baik dapat dikembangkan yang akan meningkatkan likuiditas perusahaan.

Baca juga: Pengertian Manajemen Inventaris dan 10+ Strategi Ampuh Menjalankannya

Fungsi Kartu Persediaan Barang

Karena kartu persediaan barang dibuat untuk setiap item persediaan, penanggung jawab stok sangat mengetahui posisi stok.

Pada setiap kartu stok, dia dapat menulis stok minimum dan level stok maksimum.

Penulisan ini agar jika setiap item dari persediaan menyentuh level minimum, dia dapat membuat daftar permintaan pembelian untuk persediaan baru dari stok tersebut.

Kartu ini adalah teknik pengendalian inventori yang penting dan digunakan dalam berbagai format.

Tidak ada format khusus untuk kartu persediaan barang karena organisasi dapat merancang kartu stok mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan dan analisis pelaporan mereka.

Kartu ini juga dapat membantu para pekerja gudang jika nanti terjadi audit dadakan dari auditor internal pada ketersediaan inventori dengan membandingkan jumlah sebenarnya dengan kartu bin.

Baca juga: Inventory Control Adalah Manajemen Penting dalam Memenuhi Permintaan Konsumen

Kelebihan Kartu Persediaan Barang

ilustrasi kartu persediaan barang. source envato

1. Dapat mewaspadai tingkat persediaan

Ini akan membantu penanggung jawab inventori untuk melacak setiap persediaan atau tingkat material dan mengusulkan pembelian apa pun jika perlu.

Pastikan tertera level minimum dari setiap materi di  kartu yang akan membantu staf untuk waspada terhadap pengawasan mereka.

2. Pengendalian Internal di gudang

Ini akan membantu staf untuk mengidentifikasi bahan dan barang yang benar lebih cepat.

Tentu ini akan bermanfaat jika semua item yang ada sangat mirip. Risiko mengeluarkan barang yang salah juga berkurang.

3. Kurangi kemungkinan kehilangan faktur

Setiap ada faktur atau tanda terima, staf harus segera memperbarui dalam laporan ini yang disimpan di sebelah item. Ini akan membantu mengurangi risiko kesalahan atau lupa.

4. Membantu selama penghitungan inventori dan stok opname

Selama penghitungan tahunan, ini akan membantu auditor dan penanggung jawab untuk mengidentifikasi materi dari daftar ke stok sebenarnya dan sebaliknya.

Selain itu, ini juga membantu auditor untuk menginventarisir kuantitas selama penghitungan yang dilakukan.

Baca juga: Laporan Persediaan Barang: Fungsi, Manfaat, Cara Buat

Kekurangan Kartu Persediaan Barang

1. Membutuhkan lebih banyak waktu

Petugas gudang perlu meluangkan waktu untuk memperbarui kartu ini. Selain itu, staf dapat memeriksa level stok dengan memeriksa laporan stok dari pembukuan daripada kartu ini.

2. Terjadinya duplikasi pekerjaan

Selama penerimaan dan masalah inventori, Anda haru memastikan seluruh laporan stok yang ada di kartu dan laporan keuangan (Excel atau sistem kontrol lainnya) secara seimbang.

Hal ini memang berisiko untuk terjadinya duplikasi pekerjaan, namun dengan kombinasi kedua laporan ini selama penghitungan data yang Anda dapat lebih bisa diandalkan.

3. Membutuhkan ruang gudang

Walaupun hanya berbentuk kartu, namun jika barang yang Anda simpan dalam jumlah banyak.

Maka otomatis kartu persediaan barang Anda juga akan banyak dan kemungkinan memerlukan ruang untuk penyimpanan yang dapat digunakan untuk menyimpan barang lain.

Ingatlah, semakin banyak detail yang Anda butuhkan, semakin banyak ruang yang akan terpakai.

Baca juga: Apa itu Buku Stok Barang? Fungsi, Cara Buat, Contoh

Cara Membuat Kartu Persediaan Barang

Kartu persediaan barang merupakan alat yang digunakan untuk mencatat secara detail setiap transaksi terkait masuk dan keluarnya barang dalam persediaan.

Pastikan Anda membuatnya dengan benar dan juga mencatatnya dengan detail karena ini akan mempengaruhi ketersediaan barang untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda

Kartu persediaan dapat dibuat secara manual maupun dengan bantuan software akuntansi. Berikut kami jelaskan langkah-langkah membuat kartu persediaan barang:

1. Pilih Metode Persediaan

• FIFO (First In, First Out): Barang yang pertama kali masuk adalah barang yang pertama kali keluar.
• LIFO (Last In, First Out): Barang yang terakhir masuk adalah barang yang pertama kali keluar.
• Average (Rata-rata): Menggunakan rata-rata biaya barang yang ada dalam persediaan untuk menentukan harga pokok penjualan.

2. Persiapkan Kolom-kolom Kartu Persediaan

• Tanggal: Tanggal transaksi terjadi.
• Keterangan: Deskripsi singkat tentang transaksi, seperti “Pembelian” atau “Penjualan”.
• Jumlah Masuk: Jumlah barang yang masuk (diterima atau dibeli).
• Jumlah Keluar: Jumlah barang yang keluar (terjual atau digunakan).
• Harga Satuan: Harga per unit barang.
• Saldo: Jumlah barang yang tersisa setelah transaksi (dihitung secara otomatis berdasarkan metode yang dipilih).
• Total Nilai Persediaan: Nilai total persediaan setelah transaksi (Saldo x Harga Satuan).

3. Catat Setiap Transaksi

Setiap transaksi yang melibatkan masuk atau keluarnya barang harus dicatat dengan detail pada kartu persediaan.

Pastikan untuk memasukkan semua informasi yang relevan, seperti tanggal, keterangan, jumlah barang, harga, dan saldo akhir.

4. Perbarui Saldo Secara Rutin

Saldo persediaan harus diperbarui setiap kali ada transaksi masuk atau keluar untuk memastikan keakuratan informasi.

Baca juga: Optimalkan Bisnis dengan Aplikasi Stok Barang Terbaik, Ini Rekomendasinya!

Contoh Kartu Persediaan Barang

Berikut kami berikan juga contoh kartu yang bisa Anda gunakan sebagai referensi di perusahaan/bisnis Anda :

Contoh Kartu Persediaan Barang Dagang/ Kantor

Keterangan:

• Company name: nama perusahaan
• Material Nam,  Material code: nama barang dan kode barang
• Location: lokasi gudang atau toko
• Maximum level stok: Stok maksimum yang harus ada di gudang atau toko
• Minimum level stok: Stok minimum yang harus ada di gudang atau toko
• Reorder level: Nilai dimana seharusnya melakukun pemesanan barang

Contoh Kartu Persediaan Barang yang Sudah Diisi

Penjelasan Contoh Kartu Persediaan Barang:

1. Tanggal 01/08/2024: Terdapat transaksi pembelian sebanyak 100 unit dengan harga Rp50.000 per unit. Total nilai persediaan setelah transaksi ini adalah Rp5.000.000.
2. Tanggal 05/08/2024: Terdapat transaksi penjualan sebanyak 30 unit dengan harga Rp50.000 per unit (menggunakan harga rata-rata persediaan). Setelah transaksi ini, saldo persediaan menjadi 70 unit dengan total nilai Rp3.500.000.
3. Tanggal 10/08/2024: Terdapat transaksi pembelian lagi sebanyak 50 unit dengan harga Rp52.000 per unit. Harga rata-rata dihitung ulang menjadi Rp51.000 per unit. Total nilai persediaan sekarang adalah Rp6.120.000.
4. Tanggal 15/08/2024: Terdapat transaksi penjualan sebanyak 40 unit dengan harga Rp51.000 per unit (menggunakan harga rata-rata yang baru). Saldo persediaan menjadi 80 unit dengan total nilai Rp4.080.000.
5. Tanggal 20/08/2024: Terdapat transaksi pembelian sebanyak 30 unit dengan harga Rp53.000 per unit. Harga rata-rata persediaan dihitung ulang menjadi Rp51.545 per unit. Total nilai persediaan adalah Rp5.670.000.
6. Tanggal 25/08/2024: Terdapat transaksi penjualan sebanyak 50 unit dengan harga rata-rata Rp51.545 per unit. Setelah transaksi ini, saldo persediaan menjadi 60 unit dengan total nilai Rp3.092.700.

Baca juga: ERP adalah: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai kartu persediaan barang, contoh, fungsi, kelebihan dan kekurangannya.

Jika Anda memiliki banyak item produk yang dijual dan hampir serupa, ada baiknya Anda menggunakan kartu ini untuk memastikan ketersediaan stok yang optimal pada bisnis Anda.

Kesulitan membuat dan mencatat kartu ini secara optimal, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi yang memiliki fitur manajemen stok terlengkap seperti Accurate Online.

Accuarate Online adalah software akuntansi buatan Indonesia dengan fitur terlengkap dan telah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.

Dengan menggunakan Accurate Online, Anda tidak hanya mendapatkan solusi pembukuan menyeluruh namun juga dapat melakukan manajemen inventori dengan mudah seperti multi gudang, penyesuaian stok, stok opname sampai fitur tukar faktur.

Jadi tunggu apa lagi? Anda bisa mencoba semua fitur manajemen inventori dan pembukuan dengan secara optimal dan efisien selama 30 hari secara gratis melalui tautan pada gambar di bawah ini: