ERP adalah: Pengertian, Manfaat, Fitur, dan Pentingnya Bagi Bisnis Anda

Pernah mendengar istilah ERP? Jika Anda adalah seorang pemiliki bisnis di era modern seperti ini, tentunya tidak asing lagi tentang istilah ERP. Dahulu sistem ERP adalah sebuah sistem yang banyak digunakan oleh bisnis atau perusahaan berskala besar, namun saat ini seiring dengan kemajuan teknologi ERP sendiri sudah banyak digunakan oleh bisnis dengan skala kecil dan UMKM.

Ingin mengetahui lebih jauh mengenai pengertian, manfaat, fitur wajib dan pentingnya ERP pada bisnis Anda? Berikut adalah uraiannya.

Pengertian ERP

ERP adalah akronim yang merupakan singkatan dari “Enterprise Resource Management“, proses konsolidasi pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis melalui rangkaian perangkat lunak terintegrasi. Software ERP berisi aplikasi yang mengotomatiskan fungsi bisnis seperti produksi, laporan penjualan, akuntansi, dan lainnya.

Dalam istilah awam, ERP memfasilitasi operasi perusahaan Anda di setiap departemen. Solusi ERP meningkatkan cara Anda menangani sumber daya bisnis, apakah itu bahan mentah untuk produksi atau jam staf untuk sumber daya manusia.

Ada lebih banyak lagi definisi ERP yang berbeda-beda apakah ditujukan untuk pengembang, vendor, atau media teknologi. Sebagian besar setuju ERP dimaksudkan untuk melayani semua departemen perusahaan dengan proses bisnis yang lebih baik.

Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil

Sejarah Praktik ERP

Perusahaan selalu berjuang untuk menyeimbangkan semua praktik mereka yang berbeda dengan mengorbankan sumber daya di tempat lain.

Untuk waktu yang lama ini berarti perusahaan harus mempekerjakan staf tambahan untuk mengelola setiap departemen.

Jejak pertama ERP ditemukan di bidang manufaktur, dengan model Economic Order Quantity (EOQ), sistem penjadwalan berbasis kertas. Ini digantikan oleh alat perencanaan sumber daya material (MRP) yang dikembangkan pada akhir 1960-an yang akhirnya menjadi alat perencanaan sumber daya manufaktur (MRP II).

Praktik ERP modern dimulai pada 1990-an karena munculnya perangkat lunak komputer yang terintegrasi dengan operasi bisnis sehari-hari. Diciptakan oleh Gartner Group, istilah ini awalnya hanya berfokus pada alat digital baru yang memungkinkan produsen untuk mengelola hubungan rantai pasokan, mengontrol inventaris, mengotomatiskan akuntansi, dan banyak lagi.

Saat ini, ERP ditemukan di berbagai industri, tidak hanya manufaktur. Dan sejak awal mulanya, software ERP kini tersedia dari platform yang dihosting di Cloud.

Manfaat Menggunakan Sistem ERP

Jika Anda sedang mempertimbangkan untuk menerapkan sistem ERP, meningkatkan sistem yang ada, atau bahkan jika Anda belum yakin apakah Anda memerlukan sistem ini, ada baiknya Anda mengetahui dan memahami manfaat yang dapat diberikan oleh sistem ERP bagi bisnis Anda.

Berikut adalah manfaat sistem ERP dalam pengoptimalan bisnis Anda:

Jadikan bisnis Anda lebih agile

Dalam iklim bisnis yang berkembang pesat, kemampuan untuk menanggapi perubahan sangat penting. Sistem ERP yang baik bersifat fleksibel, modular, dan cukup skalabel untuk beradaptasi dengan dinamika pasar yang berubah dan kebutuhan pelanggan yang berubah.

Anda awalnya dapat mengimplementasikan aplikasi spesifik yang memenuhi kebutuhan bisnis Anda saat ini dan menambahkan aplikasi yang terintegras isesuai kebutuhan saat bisnis Anda berkembang nantinya.

Baca juga: Pengertian Digital Marketing dan Cara Memaksimalkannya dalam Bisnis

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara drastis

Spreadsheet yang tidak efisien, alur kerja manual, dan software berbasis desktop dapat menghambat pertumbuhan bisnis Anda. Sistem ERP berbasis cloud misalnya, dapat merampingkan seluruh organisasi Anda dan menempatkan semua data Anda di satu tempat, memungkinkan pelaporan yang lebih akurat dan lingkungan kerja yang lebih efisien, berbasis kolaborasi, dan berbasis data.

Menghemat biaya yang tidak perlu

Menjalankan bisnis Anda dengan sistem ERP menciptakan efisiensi yang membuat bisnis Anda lebih ramping seiring pertumbuhannya. Banyak bisnis melaporkan bahwa mereka dapat berkembang tanpa menambahkan staf tambahan atau biaya TI. Biaya penerapan sistem ERP dengan mudah dikalahkan oleh ROI dari lingkungan bisnis yang lebih efisien dan dioptimalkan sepenuhnya.

Tingkatkan keamanan dan aksesibilitas

Menggunkan sistem ERP juga akan meningkatkan keamanan dan aksesbilitas sekaligus mengurangi risiko dan biaya. Memindahkan aplikasi ERP Anda ke cloud memungkinkan Anda untuk menskalakan, memperluas, dan meningkatkan bisnis dengan cepat. Ini juga meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas lebih jauh, memanfaatkan sepenuhnya kapabilitas sistem ERP.

Baca juga: Mengetahui Pentingnya Bargaining Power pada Sebuah Bisnis

Mengembangkan bisnis Anda

Sistem ERP dapat menghilangkan ketidakefisienan, waktu yang terbuang dan sumber daya yang terbuang percuma, memberdayakan bisnis Anda untuk berkembang dan optimal.

Jika Anda dibebani oleh ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan karena Anda dibatasi oleh sistem konvensional atau sistem ERP lawas yang stagnan, meningkatkan ke sistem ERP modern akan membebaskan bisnis Anda untuk mewujudkan potensi pertumbuhannya yang sebenarnya.

Fitur Wajib dalam ERP

Berikut ini adalah daftar fitur ERP terpenting yang paling umum ditemukan dalam sistem perangkat lunak ERP:

1. Integrasi

Fungsionalitas ERP ini adalah bagian utama yang membuat solusi ini berbeda dari jenis perangkat lunak lainnya. Meskipun banyak fitur yang terbilang menarik, kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain, adalah hal utama dan penting daripada rangkaian aplikasi yang dibuat untuk bekerja secara bersamaan.

Integrasi memastikan berbagai kemampuan yang ditawarkan oleh sistem ERP bekerja sama secara harmonis.

ERP menyediakan platform yang terintegrasi sepenuhnya dan intuitif di mana Anda dapat menganalisis, memantau, dan melakukan sebagian besar tugas yang digerakkan oleh data. Melalui database tunggal, ERP mengumpulkan, menyimpan, dan menganalisis data di semua departemen. Ini memastikan komunikasi yang lancar dalam organisasi Anda.

Perusahaan saat ini tidak lagi harus bekerja secara terpisah, berkat ERP. Bekerja dari satu sumber informasi mengurangi perbedaan antara tim Anda bersama dengan kesalahan dan biaya terkait.

Integrasi juga memungkinkan bisnis Anda bekerja dengan banyak komponen sekaligus. Misalnya, dengan manajemen hubungan pelanggan (CRM) terintegrasi, pengguna dapat mengakses riwayat pesanan dan informasi pelanggan dalam sistem yang sama.

Analisis data memberikan wawasan tentang tren bisnis dan dapat menawarkan prediksi berdasarkan praktik masa lalu. Ini meningkatkan efisiensi pada skala organisasi, memastikan kelancaran operasi dan meningkatkan produktivitas.

Baca juga: Apa itu Balanced Scorecard? Berikut Pengertian, Fungsi, Perspekftif dan Contohnya

2. Otomasi

Ketika seseorang bertanya, “Apa yang dilakukan ERP?” jawabannya kemungkinan besar akan selalu mencakup otomatisasi. Kemampuan ERP ini mengotomatiskan tugas-tugas umum yang membosankan termasuk entri pesanan, penggajian, akuntansi, pembuatan faktur, pelaporan, dan lainnya.

Otomasi mengurangi waktu yang biasanya dihabiskan staf Anda untuk proses ini, memungkinkan mereka untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Mengoptimalkan waktu karyawan Anda memastikan hari kerja yang lebih efektif.

Mengotomatiskan proses Anda juga dapat mengurangi kesalahan manusia. Ketika karyawan Anda menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengulangi tugas yang sama berulang kali, mereka pasti akan membuat satu atau dua kesalahan.

Otomatisasi memungkinkan data dikirim dari satu bagian sistem ke bagian lain, tanpa ada kemungkinan kesalahan. Bahkan kesalahan kecil pun dapat merugikan bisnis Anda, jadi mengapa tidak menghilangkannya jika memungkinkan?

Baca juga: Apa itu Lead Time? Berikut adalah Pengertian, Fungsi dan Cara Menguranginya

3. Analisis Data

Karena ERP sudah mengumpulkan dan memproses data dari semua fungsi bisnis Anda, bukankah masuk akal untuk memanfaatkan informasi tersebut melalui analisis?

Sederhananya, fungsi ERP ini menemukan tren dan pola dalam proses Anda. Hal ini memungkinkan pengguna untuk merefleksikan efektivitas tugas tertentu, selain memberikan perkiraan untuk keputusan bisnis di masa mendatang.

ERP menganalisis data yang berkaitan dengan semua operasi bisnis, termasuk data klien, statistik produksi, data penjualan, dan banyak lagi.

Misalnya, ERP dapat membantu Anda memprediksi permintaan, membuat anggaran, dan menganalisis fungsi SDM Anda. Analisis data menawarkan akses mudah ke data bisnis penting dan memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk melacak produktivitas dan efisiensi organisasi.

4. Pelaporan

Banyak orang menggunakan istilah “pelaporan” dan “analisis” secara sinonim ketika berbicara tentang ERP. Meskipun hal ini biasanya bukan masalah, tetaplah penting untuk membedakan keduanya.

Anda dapat menganggap kapabilitas pelaporan ERP sebagai alat yang diperlukan untuk menyampaikan analisis kepada pengguna akhir. Alat-alat ini sering kali mencakup dasbor yang dapat disesuaikan, bagan Gantt, bagan pai, grafik batang, dan representasi visual lainnya.

Banyak sistem juga memungkinkan pengguna untuk membatasi akses ke laporan, melindungi informasi perusahaan yang berharga.

ERP menyediakan laporan rinci yang intuitif, dapat ditindaklanjuti, dan relevan. Selain itu, memungkinkan penelusuran lengkap, memastikan setiap kesalahan, ketidakkonsistenan, dan proses yang dipertanyakan dapat dilacak, diperbaiki, dan dicegah.

Dengan demikian, kemampuan pelaporan ERP membantu Anda menargetkan kelemahan bisnis Anda, memastikan kinerja yang lebih kuat dari waktu ke waktu.

Baca juga: Pengertian Marketing, Jenis, Proses, Tujuan dan Contohnya

5. Manajemen Hubungan Pelanggan

Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) bermanfaat karena beberapa alasan. Pertama, CRM adalah pilihan yang bagus untuk perusahaan yang basis pelanggannya menjadi terlalu besar untuk spreadsheet.

Spreadsheet berfungsi dengan baik sampai Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaruinya daripada benar-benar menggunakannya untuk mencari informasi.

Kedua, CRM dalam ERP memusatkan informasi pelanggan, memungkinkan akses cepat saat bekerja dengan bagian lain dari sistem. Misalnya, CRM terintegrasi memungkinkan pengguna untuk mengakses informasi penagihan dan alamat pelanggan saat memproses pengiriman.

Selain manajemen kontak, alat CRM juga menangani otomasi pemasaran, aktivitas jalur penjualan, dan manajemen prospek. Dengan ERP, Anda dapat merancang dan menerapkan solusi layanan pelanggan yang komprehensif.

Anda dapat dengan mudah membuat kampanye, melacak pelanggan di sepanjang siklus hidup penjualan, dan mengukur kepuasan pelanggan. Kapabilitas manajemen layanan pelanggan ERP memudahkan untuk meningkatkan retensi pelanggan jangka panjang.

6. Akuntansi

Manajemen keuangan adalah salah satu fungsi terpenting dalam bisnis apa pun. Dengan demikian, ERP yang baik adalah yang memiliki alat akuntansi yang kuat.

Sistem ERP membantu mengelola proses seperti hutang, piutang, manajemen aset tetap, manajemen risiko dan manajemen pajak. Ada banyak sistem yang tersedia yang juga dapat mengelola berbagai mata uang dan peraturan pajak jika Anda secara teratur melakukan bisnis di luar negara Anda.

Sistem ERP yang baik juga memungkinkan Anda mengotomatiskan banyak fungsi akuntansi termasuk pemrosesan pembayaran, analisis penjualan, manajemen biaya, dan lainnya. Ini meningkatkan keakuratan dan waktu pemrosesan, mengurangi beban pada staf Anda dan jam kerja mereka.

Baca juga: Supply Chain Management: Pengertian, Proses Tahapan, dan Tujuannya dalam Bisnis

7. Pelacakan dan Visibilitas

Salah satu aspek terbesar dari solusi ERP adalah kemampuannya untuk memberikan visibilitas yang komprehensif. Contoh paling jelas dari ini adalah visibilitas rantai pasokan. Banyak sistem ERP saat ini memiliki teknologi untuk melacak produk jadi serta bahan mentah dari pembuatan hingga pengiriman.

Sebagian besar hal ini dimungkinkan oleh sistem ERP integrasi tingkat tinggi yang disediakan. Karena semua aplikasi Anda dapat mengirim dan menerima informasi, materi pelacakan adalah proses yang sederhana. Tingkat visibilitas ini memungkinkan pengguna untuk memahami dan memperkirakan masalah seperti penundaan dan pemadaman stok.

Selain melacak objek berwujud, ERP memungkinkan pengguna untuk melacak informasi. Ini termasuk penjualan, statistik produksi, produktivitas staf, dan lainnya.

Sistem ERP menyediakan banyak alat untuk melacak kumpulan informasi yang berbeda. Penjualan sering kali dilacak dalam alat CRM, produktivitas staf dapat dilacak dalam modul SDM dan statistik produksi dapat ditemukan di alat analisis manufaktur.

Sistem ERP juga memungkinkan pengguna untuk mengatur peringatan untuk peristiwa tertentu, menjaganya tetap terkini tentang aktivitas yang paling penting.

Baca juga: 9 Tips Terbaik Untuk Meningkatkan Motivasi Karyawan

Pentingnya Menggunakan Sistem ERP untuk Bisnis Anda

ERP adalah solusi manajemen data yang kuat. Ini merampingkan operasi bisnis dengan mengotomatiskan sebagian besar proses berbasis data, melakukan analisis data ekstensif dan menyediakan manajemen data yang akurat, semuanya dalam kerangka kerja yang intuitif dan terintegrasi.

Menggunakan ERP memang tidak bisa dikatakan murah, namun jika bisnis Anda membutuhkan solusi menyeluruh untuk operasional bisnis, menggunakan ERP adalah solusi terbaik untuk mengoptimalkan proses yang ada.

Jika Anda merasa belum siap untuk menggunakan sistem ERP, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan pengelolaan operasional bisnis yang sederhana seperti Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntani berbasis cloud yang memiliki fitur terlengkap seperti fitur pembukuan dasar, kostumisasi faktur, multi departemen, multi gudang, proses rekonsiliasi otomatis, manajemen inventori, pengelolaan pajak terlengkap, integrasi dengan software lain, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Hanya dengan 200 ribu perbulan, Anda bisa mendapatkan solusi menyeluruh untuk setiap proses dan kebutuhan dalam bisnis Anda. Jadi tunggu apa lagi? Anda bias mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: