Pengertian Negative Inventory dan 7 Cara Mudah Mencegahnya

Dalam menjalankan kegiatan bisnis, setiap perusahaan memerlukan beragam produk barang atau persediaan untuk melancarkan kegiatannya. Jika salah satu kegiatan tersebut tidak berjalan dengan baik, maka kemungkinan besar perusahaan sedang mengalami negative inventory.

Lalu, apa itu negative inventory? Apa saja penyebabnya? Bagaimana cara mencegahnya? Dapatkan jawabannya dengan membaca artikel tentang negative inventory di bawah ini hingga selesai.

Pengertian Negative Inventory

Berdasarkan laman LinkedIn, negative inventory, juga dikenal sebagai “stok negatif,” terjadi ketika catatan inventaris suatu perusahaan menunjukkan jumlah barang yang lebih sedikit dari jumlah fisik barang yang sebenarnya tersedia.

Dalam kata lain, ini berarti ada kesalahan atau ketidaksesuaian antara jumlah barang yang seharusnya ada berdasarkan catatan dan jumlah barang yang sebenarnya ada di gudang atau toko.

Negative inventory bisa menjadi masalah serius bagi perusahaan karena dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam perkiraan penjualan, pengadaan stok, dan analisis keuangan. Hal ini juga dapat menyebabkan kesulitan dalam mengelola persediaan secara efektif dan menyebabkan kekecewaan pelanggan jika produk yang seharusnya tersedia ternyata tidak ada.

Untuk mengatasi stok negatif ini, perusahaan perlu melakukan pemeriksaan dan pembaruan yang teratur terhadap sistem inventaris. Menyusun prosedur yang jelas untuk pencatatan dan pembaruan inventaris juga dapat membantu mencegah terjadinya stok negatif.

Baca juga: Pengertian Backorder, Penyebab, dan 5 Cara Sederhana dalam Mengantisipasinya

Faktor Terjadinya Negative Inventory

Ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan terjadinya negative inventory. Berikut ini adalah beberapa faktor yang bisa menimbulkan terjadinya stok negatif:

1. Pemesanan tertunda atau pengiriman terlambat

Jika suatu perusahaan mengalami keterlambatan dalam pemesanan atau pengiriman barang, tetapi melakukan penjualan sebelum menerima stok yang dipesan, ini dapat menyebabkan stok negatif.

2. Ketidakakuratan pencatatan

Kesalahan dalam pencatatan atau penginputan data penjualan atau penerimaan barang baru dalam sistem inventaris dapat mengakibatkan ketidaksesuaian antara catatan dan jumlah fisik barang yang ada.

3. Retur atau pengembalian barang

Jika pelanggan mengembalikan barang setelah penjualan tercatat, tetapi pengembalian tersebut tidak diperbarui dengan benar dalam sistem inventaris, ini dapat menyebabkan stok negatif.

4. Pencurian atau kehilangan

Jika terjadi pencurian atau kehilangan barang dari gudang atau toko, dan tidak tercatat dengan benar dalam sistem inventaris, ini dapat menyebabkan negative inventory.

5. Kesalahan dalam perhitungan stok

Ketika melakukan perhitungan stok, kesalahan penghitungan atau ketidaktepatan dalam menghitung atau mengukur jumlah barang yang tersedia dapat menyebabkan negative inventory.

6. Perubahan harga atau diskon

Jika ada perubahan harga atau diskon yang diterapkan pada barang tertentu, tetapi perubahan ini tidak diperbarui dalam sistem inventaris dengan tepat waktu, ini dapat menyebabkan negative inventory.

Penting untuk mengidentifikasi penyebab terjadinya negative inventory dalam suatu perusahaan dan mengambil tindakan pencegahan yang tepat untuk menghindari masalah ini. Hal ini meliputi meningkatkan akurasi pencatatan inventaris, mengoptimalkan proses pemesanan dan pengiriman, serta melakukan audit dan pembaruan yang teratur terhadap stok.

Baca juga: Pengertian Gudang Transit dan 7 Alur Sederhana yang Terdapat di dalamnya

Cara Mencegah Negative Inventory

Untuk mencegah terjadinya negative inventory, berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat diambil oleh suatu perusahaan:

1. Pembaruan inventaris secara tepat waktu

Pastikan sistem inventaris diperbarui secara akurat dan tepat waktu setelah setiap transaksi penjualan, penerimaan barang baru, retur, atau pengembalian barang. Hal ini melibatkan pemantauan yang cermat terhadap perubahan stok dan pencatatan yang akurat dalam sistem.

2. Proses pemesanan yang efisien

Mengoptimalkan proses pemesanan dan pengiriman barang agar tidak terjadi keterlambatan yang berpotensi menyebabkan negative inventory. Memastikan bahwa pesanan diajukan dengan waktu yang cukup, memperhatikan estimasi waktu pengiriman, dan melakukan pemantauan yang teratur terhadap status pengiriman.

3. Menggunakan sistem inventaris yang handal

Investasikan dalam sistem inventaris yang canggih dan andal yang dapat membantu dalam pencatatan yang akurat, pembaruan real-time, dan pengawasan stok. Sistem yang dilengkapi dengan fitur peringatan otomatis saat stok mendekati tingkat minimum dapat sangat membantu dalam mencegah terjadinya negative inventory.

4. Pelatihan karyawan

Memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai manajemen inventaris yang baik dan pentingnya pencatatan yang akurat. Mereka perlu memahami pentingnya menjaga konsistensi antara catatan inventaris dan barang fisik yang ada di gudang atau toko.

5. Pemantauan dan audit rutin

Melakukan pemantauan dan audit rutin terhadap stok dan pencatatan inventaris untuk mendeteksi ketidaksesuaian atau kesalahan sejak dini. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan perbaikan sebelum negative inventory terjadi atau sebelum masalah tersebut menjadi lebih serius.

6. Proses pengembalian yang efektif

Memastikan bahwa proses pengembalian barang oleh pelanggan direkam secara akurat dalam sistem inventaris. Pengembalian barang harus diawasi dengan cermat untuk memastikan bahwa stok dikembalikan ke inventaris dengan benar dan jumlahnya diperbarui di sistem.

7. Perencanaan persediaan yang baik

Menerapkan strategi perencanaan persediaan yang baik berdasarkan data penjualan historis, tren pasar, dan perkiraan permintaan. Dengan melakukan perencanaan yang akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan stok yang berpotensi menyebabkan negative inventory.

Menerapkan langkah-langkah ini secara teratur dan memiliki kesadaran yang tinggi terhadap manajemen inventaris dapat membantu mencegah terjadinya negative inventory dan memastikan konsistensi antara catatan inventaris dan persediaan fisik.

Baca juga: Produksi Massal: Pengertian, Tahapan, Manfaat, Keuntungan dan Kekurangannya

Penutup

Jadi, negative inventory terjadi ketika catatan inventaris suatu perusahaan menunjukkan jumlah barang yang lebih sedikit dari jumlah fisik barang yang sebenarnya tersedia.

Faktor-faktor yang dapat menyebabkan terjadinya negative inventory meliputi keterlambatan pembaruan, kesalahan pencatatan, retur atau pengembalian barang yang tidak diperbarui dengan benar, pencurian atau kehilangan barang, kesalahan dalam perhitungan stok, dan ketidaksesuaian perubahan harga atau diskon dalam sistem inventaris.

Untuk mencegah terjadinya negative inventory, perusahaan dapat mengambil beberapa langkah seperti memperbarui inventaris secara tepat waktu, mengoptimalkan proses pemesanan, menggunakan sistem inventaris yang handal, memberikan pelatihan kepada karyawan, melakukan pemantauan dan audit rutin, memiliki proses pengembalian yang efektif, serta menerapkan perencanaan persediaan yang baik.

Dengan menerapkan langkah-langkah ini, perusahaan dapat mencegah negative inventory, memastikan konsistensi antara catatan inventaris dan persediaan fisik, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris secara efisien.

Selain melakukan hal tersebut, Anda juga bisa menggunakan aplikasi bisnis dari Accurate Online. Kenapa? Karena software akuntansi dan bisnis ini akan memudahkan Anda dalam mengelola persedaiaan secara mudah. Selain itu, aplikasi ini juga mampu menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis, termasuk laporan persediaan.

Tunggu apa lagi? Rasakan sendiri manfaat tersebut dengan mencoba Accurate Online selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.