Pengertian Surat Resmi dan Berbagai Fungsinya Untuk Bisnis

Surat resmi memiliki peran yang sangat penting untuk operasional perusahaan.

Oleh karena itu, mereka yang bertanggung jawab dalam bisnis harus bisa memahami pengertian surat resmi secara baik.

Nah, pada kesempatan kali ini, kami akan membahas pengertian surat resmi, lengkap dengan fungsi dan juga jenisnya dalam bisnis.

Apa itu Surat Resmi?

Pengertian surat resmi adalah suatu surat yang digunakan untuk kebutuhan resmi / formal oleh lembaga, perorangan, dan organisasi untuk menjalin komunikasi antara yang satu dengan yang lainnya secara formal.

Surat resmi dibuat dengan berbagai aturan dan kaidah yang sudah ditentukan, seperti misalnya menggunakan bahasa baku, isi surat padat dan jelas, serta dibuat secara cermat sesuai dengan kebutuhannya.

Walaupun surat resmi seringkali digunakan untuk keperluan pribadi, namun surat resmi harus tetap dibuat dengan berbagai aturan tertentu.

Salah satu contoh surat resmi yang banyak digunakan untuk keperluan pribadi adalah surat undangan pernikahan.

Baca juga: Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi mempunyai fungsi tertentu yang tidak bisa ditemukan pada jenis surat yang lainnya.

Beberapa fungsi dari surat resmi tersebut adalah sebagai berikut:

• Untuk menginformasikan atau memberitahukan terkait berbagai hal tertentu yang disampaikan oleh suatu pihak pada pihak yang lainnya, seperti menyampaikan pemikiran ataupun gagasan tertentu.
• Sebagai bukti tertulis yang otentik dalam bentuk dokumen yang mana isinya bisa dipertanggungjawabkan.
• Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan yang mana didalamnya berisi berbagai langkah kerja.
• Pengingat untuk penerima. Karena di dalamnya harus didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai data di masa depan.
• Surat resmi juga digunakan sebagai bukti historis ataupun bukti kronologis.

Walaupun saat ini sudah ada berbagai fasilitas teknologi seperti email dan lain sebagainya, namun surat resmi tetap memiliki peran yang penting untuk keperluan tertentu,.

Ciri-ciri Surat Resmi

Kita bisa mengenali suatu surat resmi berdasarkan karakteristiknya. Maka dari itu mari kita kenali ciri-ciri dari surat resmi, sebagai berikut:

• Menggunakan bahasa yang baku dan EYD, mulai dari frasa, kosakata, hingga tata bahasanya.
• Menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan jelas.
• Menggunakan bahasa yang eksplisit.
• Ditulis dalam bentuk semi block, intended block, atau full block.
• Memiliki kop surat yang menjelaskan pihak penerbit surat tersebut.
• Terdapat nomor surat, tanggal, perihal alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
• Memerlukan stempel atau cap tertentu untuk kondisi khusus
• Memiliki bentuk yang lebih sistematis dan dibuat dengan aturan yang baku.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya

Jenis-jenis Surat Resmi

Setelah mengetahui bersama tentang pengertian surat resmi, ciri, dan fungsinya, maka kita harus mengetahui jenis surat resmi. Nah, berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi:

1. Surat Keputusan

Jenis surat resmi ini dibuat untuk menyampaikan keputusan dari atasan terkait berbagai hal yang selama ini belum jelas.

Surat keputusan biasanya berkaitan dengan suatu lembaga atau instansi.

2. Surat Permohonan

Surat permohonan digunakan saat ada suatu pihak yang ingin menyampaikan permohonannya kepada pihak lain, seperti surat permohonan perceraian, surat permohonan bantuan dana, dan lain sebagainya.

3. Surat Perintah

Surat perintah adalah surat resmi yang berisi instruksi umumnya ditujukan pada bawahannya. Contohnya surat perintah lembur, surat perjalanan dinas, dan lain sebagainya.

4. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang berisi wewenang ataupun kuasa pada pihak lain. Contohnya adalah surat kuasa pengambilan uang di bank, surat pembayaran pajak, dan lain sebagainya.

5. Surat Panggilan atau Undangan

Surat resmi ini digunakan untuk mengundang atau memanggil seseorang untuk bisa memenuhi keperluan khusus.

Seperti misalnya surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, surat panggilan kerja, dan lain sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat resmi ini dibuat dan juga ditujukan pada kalangan tertentu, yang mana isinya adalah memberitahukan kegiatan ataupun hal tertentu. Contohnya adalah pengumuman libur ujian.

Baca juga: Struktur, Cara Membuat, dan Contoh Surat Bisnis

Komponen dan Struktur Surat Resmi

Seperti yang telah dijelaskan pada pengertian surat resmi diatas, terdapat beberapa bagian penting yang harus dilengkapi di dalam surat resmi, yaitu:

1. Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat ini terdiri dari logo lembaga atau instansi, nama lembaga atau instansi, dan alamat, nomor telepon atau fax, serta email lembaga atau instansi.

2. Nomor Surat

Setiap kali mengirimkan surat, lembaga atau instansi harus melengkapinya dengan nomor surat.

Tujuannya adalah agar bisa mengetahui sudah berapa banyak jumlah surat yang sudah dikeluarkan dalam kurun waktu satu bulan.

3. Tanggal Surat

Surat resmi harus selalu dilengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Fungsinya adalah sebagai informasi waktu dibuatnya surat resmi tersebut.

4. Lampiran atau Hal

Surat resmi terkadang harus dilengkapi dengan lampiran, yakni dokumen lain sebagai pendukung adanya surat resmi tersebut.

5. Alamat Tujuan

Alamat tujuan harus tertulis di dalam surat resmi. Biasanya ditulis secara singkat, karena alamat lengkap sudah tertera pada sampul surat.

6. Salam Pembuka

Kata pembuka harus berbentuk formal dan baku, serta menggunakan bahasa yang sopan.

7. Isi Surat

Ini adalah bagian utama dari adanya surat resmi. Informasi yang terdapat di dalamnya harus ditulis secara singkat, padat, dan jelas, serta menggunakan bahasa baku.

8. Salam Penutup

Salam penutup ditulis sebagai bentuk rasa kesopanan dalam melakukan komunikasi via surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Bagian ini harus dicantumkan tanda tangan dan nama dari pengirim surat atau penanggung jawabnya.

10. Tembusan

Tembusan akan bisa dibuat jika surat resmi harus diketahui oleh pihak lainnya.

Baca juga: Template Surat Perjanjian Kerja Sama Usaha

Contoh Surat Resmi

Berikut adalah contoh surat resmi berupa surat keputusan atas pengangkatan karyawan.

Contoh Surat Keputusan

SURAT KEPUTUSAN

Nomor: 001/SK-DIR/2024

Tentang

PENETAPAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TUGAS KARYAWAN PT. MAJU JAYA

Pada hari ini, Senin, tanggal 5 Februari 2024, kami yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi Santoso
Jabatan: Direktur Utama
Alamat: Jl. Sudirman No. 10, Jakarta

Dengan ini memutuskan hal-hal sebagai berikut:

Pasal 1: PENGANGKATAN KARYAWAN

1. Nama: Anita Wulandari
   Jabatan: Manajer Pemasaran
   Tugas: Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran, termasuk perencanaan strategi pemasaran, pelaksanaan promosi, dan evaluasi hasil pemasaran.
2. Nama: Andi Pratama
   Jabatan: Kepala Keuangan
   Tugas: Mengelola seluruh aspek keuangan perusahaan, termasuk perencanaan anggaran, pengawasan keuangan, dan pelaporan keuangan.
3. Nama: Siti Nurhaliza
   Jabatan: Manajer Sumber Daya Manusia
   Tugas: Bertanggung jawab atas manajemen sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, pengembangan karyawan, dan pengelolaan hubungan industrial.

Pasal 2: STRUKTUR ORGANISASI

1. Direktur Utama: Budi Santoso
2. Manajer Pemasaran: Anita Wulandari
3. Kepala Keuangan: Andi Pratama
4. Manajer Sumber Daya Manusia: Siti Nurhaliza

Pasal 3: TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Direktur Utama:
   • Memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan perusahaan.
   • Menetapkan kebijakan strategis untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Manajer Pemasaran:
   • Mengembangkan strategi pemasaran yang efektif.
   • Mengelola anggaran pemasaran dan memantau efektivitas promosi.
3. Kepala Keuangan:
   • Mengawasi aliran kas dan manajemen keuangan perusahaan.
   • Menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan.
4. Manajer Sumber Daya Manusia:
   • Melaksanakan proses rekrutmen dan seleksi karyawan.
   • Mengembangkan program pelatihan dan pengembangan karyawan.

Pasal 4: PELAKSANAAN KEPUTUSAN

Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan dievaluasi secara berkala sesuai kebutuhan perusahaan.

Pasal 5: PENUTUP

Demikian surat keputusan ini dibuat untuk dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, 5 Februari 2024

PT. MAJU JAYA

Direktur Utama,

Budi Santoso

Baca juga: 3 Template dan Contoh Surat Penawaran Harga

Penutup

Demikianlah penjelasan singkat dari kami tentang surat resmi, lengkap dengan fungsi, jenis, ciri dan strukturnya.

Perusahaan yang mengeluarkan surat resmi yang baik dan tepat akan menggambarkan bahwa perusahaan tersebut memiliki manajemen dan performa yang baik.

Namun selain surat resmi, perusahaan juga harus memerhatikan manajemen keuangannya dengan baik.

Tujuannya agar operasional perusahaan bisa berjalan dan perusahaan bisa terus bertahan.

Untuk itu, perusahaan harus mencatat setiap kegiatan transaksi yang terjadi, dan mencatat laporan keuangan dengan tepat.

Nah, sekarang Anda bisa lebih mudah mencatat kegiatan tersebut dengan menggunakan software akuntansi dan bisnis dari Accurate Online.

Lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang Anda perlukan akan tercatat secara otomatis dan instan oleh software akuntansi ini.

Selain itu, operasional bisnis Anda pun akan bergerak lebih efisien, karena Anda bisa menggunakan berbagai fitur luar biasa di dalamnya.

Tertarik? Anda bisa mencoba Accurate Online terlebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik banner di bawah ini.