Mengenal Jenis-Jenis Surat Resmi dan Cara Menulisnya

Di tengah era kemajuan teknologi, surat menyurat masih sering dilakukan oleh perorangan maupun instansi pemerintahan.

Dimana untuk mengurus berbagai keperluan yang bersifat formal, surat resmi masih menjadi pilihan.

Surat resmi sendiri merupakan surat yang dikeluarkan oleh perorangan, organisasi, atau instansi, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi.

Karena itu, penulisan surat ini sangatlah sistematis dan menggunakan kalimat yang baku, jelas, serta efektif.

Anda mungkin kini bertanya-tanya bagaimana cara menulis surat resmi secara benar, bukan? Simak artikel ini hingga usai untuk dapatkan jawabannya!

Apa itu Surat Resmi?

Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam komunikasi formal antara individu atau organisasi.

Surat ini biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, pendidikan, pemerintahan, atau organisasi lainnya.

Surat resmi memiliki format dan struktur yang baku, yang mencakup beberapa elemen penting seperti kop surat, tanggal, nomor surat, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan nama pengirim.

Baca juga: Contoh Surat Penawaran dan Cara Mudah Membuatnya

Fungsi Surat Resmi

Secara keseluruhan, surat resmi memiliki beberapa fungsi yang meliputi:

1. Sebagai bukti tertulis hitam dalam bentuk dokumen, dimana isinya harus bisa dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan, dimana surat resmi tersebut berisi tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
4. Sebagai alat pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Baca juga: Mengenal Surat Resmi: Fungsi, Ciri, Jenis, Struktur

Komponen dan Struktur Surat Resmi

Tibalah kita pada pembahasan cara menulis surat resmi, dimana berikut ini disebutkan bagian-bagian yang harus ada dalam sebuah surat resmi.

1. Kop atau Kepala Surat

Kop atau kepala surat berada di bagian paling atas surat. Kop menunjukkan identitas dari pembuat surat.

Kepala kop surat biasanya terdiri dari logo instansi pengirim surat, nama lembaga, alamat lembaga, nomor HP, kode pos, email, alamat website, faximile, hingga bidang usaha.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat diperlukan sebagai informasi terkait waktu surat tersebut ditulis.

Biasanya, tanggal surat tercantum di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat.

Selain itu, bisa juga dituliskan tempat pembuatan surat, meski lebih banyak yang tidak menuliskannya sebab sudah tercantum di bagian kop surat.

3. Nomor Surat

Nomor surat biasanya terletak di bagian kiri halaman dan sejajar dengan tanggal surat.

Adapun format dari nomor surat tergantung pada ketentuan instansi pembuat surat.

Umumnya, format nomor surat berupa nomor urut surat, bulan surat dibuat, tahun, dan kode lain tertentu.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen yang diikutsertakan dalam surat. Biasanya, tulisan lampiran diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan.

Namun, jika tidak ada dokumen yang ingin dilampirkan, bagian ini boleh dikosongkan.

5. Hal

Pada bagian ini, pembuat surat bisa menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Hal atau perihal ini pun harus sesuai dengan isi surat tersebut.

Misalnya, jika surat tersebut merupakan surat undangan, maka bagian ini bisa ditulis dengan “Undangan”.

Baca juga: Surat Peringatan Karyawan (SP): Pengertian, Ketentuan dan Tips Membuatnya

6. Nama dan Alamat Penerima

Bagian ini biasanya didahulukan dengan kata “Yang terhormat” atau “Yth” sebelum dituliskan nama penerima. Selanjutnya dituliskan pula alamat penerima, namun secara lebih singkat.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka yang umumnya digunakan dalam surat resmi berupa kata “Dengan hormat” karena lebih universal.

Namun, Anda juga tetap bisa menggunakan salam pembuka lain yang disesuaikan dengan penerima surat.

8. Isi

Isi dalam surat tidak perlu terlalu melebar atau cukup langsung pada intinya saja.

Tuliskan satu atau dua kalimat pengantar sebelum kemudian menyampaikan maksud dan tujuan Anda menulis surat tersebut.

Pada paragraf terakhir, Anda juga bisa menambahkan kalimat penutup secara singkat.

9. Salam Penutup

Jika sebelumnya surat dibuka dengan ucapan salam, maka surat juga harus ditutup dengan salam.

Anda bisa menuliskan ucapan terima kasih ataupun harapan agar apa yang Anda sampaikan bisa ditindaklanjuti.

10. Tanda Tangan Pengirim Surat

Jika surat dibuat oleh sebuah instansi, maka yang biasanya membubuhkan tanda tangan yaitu kepala atau ketua.

Namun, jika tidak ada, bisa diwakilkan oleh pejabat di bawahnya. Anda juga bisa menambahkan stempel basah guna membuat surat semakin formal.

11. Tembusan

Tembusan bersifat opsional. Biasanya, bagian ini dicantumkan apabila surat dikirimkan juga ke pihak-pihak lain.

Letaknya berada di kiri bawah dan biasnaya menggunakan ukuran huruf yang lebih kecil.

Baca juga: Surat Niaga: Fungsi, Jenis, Cara Buat, & Contohnya

Cara Membuat Surat Resmi

Membuat surat resmi memerlukan perhatian pada format dan isi yang sesuai dengan standar formal. Berikut langkah-langkah dalam membuat surat resmi:

1. Menentukan Tujuan Surat

Tentukan maksud dan tujuan penulisan surat. Apakah untuk pemberitahuan, permintaan, undangan, pengumuman, atau keperluan lainnya.

2. Menggunakan Kop Surat

Jika surat berasal dari organisasi atau perusahaan, gunakan kop surat yang mencantumkan nama, logo, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya.

3. Menulis Nomor Surat

Sertakan nomor surat yang berfungsi sebagai identifikasi surat tersebut untuk keperluan arsip.

4. Mencantumkan Tanggal

Tulis tanggal penulisan surat. Tanggal biasanya diletakkan di bagian atas, setelah nomor surat.

5. Menulis Alamat Tujuan

Sertakan alamat lengkap penerima surat, termasuk nama, jabatan, dan alamat organisasi atau individu yang dituju.

6. Membuat Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Yth.”

7. Menulis Isi Surat

• Bagian utama surat yang menjelaskan maksud dan tujuan penulisan. Isi surat harus disusun dengan jelas, padat, dan terstruktur. Gunakan paragraf-paragraf yang terorganisir dengan baik.
• Awali dengan pengantar yang singkat mengenai tujuan surat.
• Jelaskan informasi utama atau permintaan secara rinci.
• Tambahkan rincian tambahan atau penjelasan yang diperlukan.

8. Membuat Salam Penutup

Gunakan kalimat penutup yang sopan dan formal, seperti “Hormat kami,” atau “Salam hormat.”

9. Menambahkan Tanda Tangan

Tanda tangan pengirim surat diikuti dengan nama lengkap dan jabatan. Jika surat berasal dari organisasi atau perusahaan, tambahkan stempel jika diperlukan.

10. Melampirkan Dokumen Pendukung (jika ada)

Jika ada dokumen pendukung atau lampiran, sebutkan dalam surat bahwa dokumen tersebut disertakan.

Contoh Surat Resmi

Contoh Surat Undangan Rapat

PT. SENTOSA ABADI
Jl. Merdeka No. 15, Bandung
Telp: (022) 1234567

Nomor: 045/UND-PTSA/VIII/2024
Lampiran: –
Perihal: Undangan Rapat Evaluasi Bulanan

Bandung, 2 Agustus 2024

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan
Divisi Marketing
PT. Sentosa Abadi
di Tempat

Dengan hormat,

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat evaluasi bulanan yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 5 Agustus 2024
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Ruang Rapat Lantai 3, Kantor Pusat PT. Sentosa Abadi

Adapun agenda rapat adalah evaluasi kinerja divisi marketing dan rencana strategi pemasaran untuk bulan berikutnya.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[ttd]

Rahmat Hidayat
Direktur Operasional PT. Sentosa Abadi

Contoh Surat Permohonan Kerjasama

YAYASAN PENDIDIKAN KENCANA
Jl. Pendidikan No. 8, Surabaya
Telp: (031) 7654321

Nomor: 012/YPK/VIII/2024
Lampiran: Proposal
Perihal: Permohonan Kerjasama

Surabaya, 2 Agustus 2024

Kepada Yth.
Direktur PT. Sukses Bersama
Jl. Karya No. 10
Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program peningkatan kualitas pendidikan di Yayasan Pendidikan Kencana, kami bermaksud untuk mengajukan permohonan kerjasama dengan PT. Sukses Bersama dalam bentuk penyediaan perangkat komputer dan perangkat lunak pendukung pendidikan.

Kami melampirkan proposal kerjasama sebagai bahan pertimbangan Bapak/Ibu. Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dipertimbangkan dan kami siap untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai detail kerjasama yang diusulkan.

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[ttd]

Dr. Ir. Hendra Kencana, M.Ed.
Ketua Yayasan Pendidikan Kencana

Contoh Surat Pemberitahuan Libur

SMK NEGERI 1 JAKARTA
Jl. Raya Pendidikan No. 5, Jakarta
Telp: (021) 8765432

Nomor: 023/SK-1/VIII/2024
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Libur Sekolah

Jakarta, 2 Agustus 2024

Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid
SMK Negeri 1 Jakarta
di Tempat

Dengan hormat,

Bersama ini kami informasikan bahwa dalam rangka peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-79, kegiatan belajar mengajar di SMK Negeri 1 Jakarta akan diliburkan pada:

Hari/Tanggal : Jumat, 16 Agustus 2024
Waktu : Sehari penuh

Kegiatan belajar mengajar akan kembali seperti biasa pada hari Senin, 19 Agustus 2024. Kami berharap para siswa dapat memanfaatkan waktu libur ini dengan kegiatan positif yang mendukung pendidikan dan pengembangan diri.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[ttd]

Drs. Agus Supriyadi, M.Pd.
Kepala Sekolah SMK Negeri 1 Jakarta

Baca juga: Struktur, Cara Membuat, dan Contoh Surat Bisnis

Penutup

Demikianlah penjelasan mengenai surat resmi, fungsi, dan cara menulisnya.

Semoga Anda tidak bingung lagi dan sudah mengetahui tata cara penulisannya apabila suatu saat dibutuhkan.

Hal lain yang dibutuhkan jika Anda seorang pegiat usaha ialah pengelolaan keuangan yang terperinci dan detail.

Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan software akuntansi dan bisnis seperti Accurate Online.

Accurate Online merupakan software berbasis cloud yang menyediakan lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan bisnis.

Berbagai fitur dan keunggulan tersedia di dalamnya untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan keuangan secara lebih cepat, akurat, dan otomatis.

Jika Anda tertarik untuk mencoba Accurate Online secara gratis selama 30 hari, silahkan klik tautan gambar di bawah ini.