Rencana Operasional: Pengertian, Fungsi, Cara Membuat dan Contohnya

Untuk meningkatkan bisnis Anda dan menjadi lebih menguntungkan di masa depan dalam jangka waktu yang panjang, buatlah rencana operasional untuk menguraikan tujuan Anda dengan cara yang jelas dan dapat dimengerti.

Rencana operasional memberi peluang bisnis untuk menentukan dan menyesuaikan tugas dan tanggung jawab sehari-hari karyawan agar bisa membantu memenuhi tujuan dalam periode waktu tertentu.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan apa itu rencana operasional, mengapa itu penting, cara membuatnya dan memberikan contoh rencana operasional untuk membantu Anda menulis rencana Anda sendiri.

Apa itu rencana operasional?

Rencana operasional adalah rencana yang sangat spesifik dan berorientasi pada detail dengan jelas dan mendefinisikan bagaimana departemen atau tim berkontribusi untuk mencapai tujuan perusahaan. Ini menguraikan tugas dan tanggung jawab harian setiap karyawan dan manajer.

Rencana operasional membantu tim Anda memahami dengan tepat apa yang harus dilakukan setiap hari dan untuk berapa lama, sehingga setiap orang bekerja sama untuk mencapai tujuan dengan sukses.

Rencana operasional Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

  • Apa strategi atau tugas khusus yang perlu diselesaikan atau dicapai?
  • Siapa individu yang bertanggung jawab atas tugas dan strategi tersebut?
  • Kapan setiap tugas dan strategi harus diselesaikan?
  • Berapa biayanya?

Mengapa rencana operasional itu penting?

Inti dari perencanaan operasional adalah untuk melihat pengaruh operasional Anda pada pekerjaan bisnis secara real-time, sehingga Anda tahu persis kapan harus menjalankan strategi utama Anda.

Rencana operasional membantu Anda mengidentifikasi area yang tidak menghasilkan pendapatan yang cukup atau menyebabkan kerugian, dan kemudian membantu Anda merumuskan perubahan yang diperlukan. Dokumen ini juga memainkan peran penting dalam menjaga semua pemangku kepentingan utama, manajemen, dan anggota dewan pada halaman yang sama.

Setiap orang perlu diselaraskan dengan misi perusahaan, tujuan, risiko, kebutuhan perekrutan, proyeksi keuangan, key performace indicator (KPI), dll. Rencana operasional akan membantu setiap departemen fokus pada kontribusi mereka pada visi yang lebih besar dengan menyatukan semua anggota untuk bekerja sama dalam satu organisasi.

Baca juga: Job Description: Pengertian, Tips dan Cara Membuatnya

Perbedaan perencanaan operasi dan perencanaan strategis

Proses perencanaan strategis terdiri dari menguraikan tujuan jangka panjang dan membayangkan tujuan tersebut dalam tindakan.

Perencanaan operasional, disisi lain adalah proses menggambarkan dengan jelas dan menugaskan kegiatan sehari-hari kepada karyawan dan manajer untuk memenuhi tujuan strategis jangka panjang tersebut.

Sebagian besar bisnis yang sukses mengembangkan rencana operasi dan rencana strategi secara bersamaan karena keduanya dapat secara signifikan meningkatkan tingkat produktivitas dan membantu perusahaan memenuhi tujuan tertentu.

Perencanaan operasi adalah pendekatan yang lebih teknis, rinci dan terorganisir untuk memenuhi tujuan jangka panjang yang ditetapkan selama tahap perencanaan strategis pembangunan.

Baca juga: Rencana Strategis dan Taktis: Pengertian dan Perbedaannya

Untuk memperjelas konsep strategis operasional—dan membantu Anda mempraktikkannya—lihatlah beberapa perbedaan signifikan antara kedua gagasan tersebut:

1. Jangka Waktu

Rencana strategis Anda menguraikan tujuan jangka panjang untuk tiga sampai lima tahun ke depan. Apa yang akan Anda lakukan untuk mencapai tujuan tersebut dalam jangka pendek (biasanya tahun fiskal berikutnya) diuraikan dalam rencana operasional Anda.

2. Modifikasi

Rencana strategis Anda harus sangat matang, tetapi itu tidak berarti kadang-kadang tidak memerlukan modifikasi. Evaluasi rencana strategis Anda setiap tahun untuk melihat apakah masih masuk akal jika terjadi perubahan dramatis di dalam atau di luar organisasi, misalnya, atau hasil kinerja yang tidak terduga.

Ada juga kemungkinan bahwa peluang (atau ancaman) baru muncul dalam satu tahun terakhir yang memerlukan pertimbangan.

Sebaliknya, Anda harus mengevaluasi kembali rencana operasional Anda setiap bulan. Meskipun strategi Anda mungkin dapat menangani hal-hal yang tidak terduga, jalan untuk mencapai tujuan jangka panjang Anda agak lancar.

3. Tujuan

Tujuan dari rencana strategis Anda adalah untuk menguraikan visi jangka panjang perusahaan dan bagaimana semua departemen harus bekerja sama untuk mencapainya. Karena tujuan berfokus pada perusahaan, rencana strategis lebih luas cakupannya daripada rencana operasional.

Tujuan dari rencana operasional berlaku untuk departemen tertentu, bukan perusahaan secara keseluruhan. Mungkin ada tumpang tindih antar departemen, tapi itu pengecualian daripada aturannya.

Departemen besar mungkin memerlukan beberapa rencana operasional. Karena fokusnya yang lebih sempit, rencana operasional secara inheren lebih rinci daripada rencana strategis—ini menguraikan bagaimana Anda akan menyelesaikan semuanya!

4. Pembuatan Rencana

Tim kepemimpinan tingkat tinggi organisasi Anda—tim eksekutif atau dewan kota, misalnya—bertanggung jawab untuk membuat rencana strategis.

Setelah dibuat, rencana strategis akan didorong ke depan oleh tim lintas fungsi yang bekerja sama untuk memastikan strategi berhasil.

Setiap departemen harus memiliki pemimpin atau tim pemimpin yang bertanggung jawab untuk membuat rencana operasional mereka.

Meskipun setiap rencana operasional dirancang untuk satu departemen, implementasi yang sukses akan membawa kesuksesan di seluruh organisasi.

Misalnya, tim pemasaran Anda memiliki serangkaian aktivitas yang mereka gunakan untuk meningkatkan visibilitas. Kegiatan ini harus diterjemahkan ke lebih banyak peluang penjualan dan pada akhirnya lebih banyak pendapatan bagi organisasi (yang bisa menjadi tujuan dalam rencana strategis Anda).

5. Pelaporan

Ketika Anda melaporkan rencana strategis Anda (biasanya setiap tahun dan triwulanan), komite perencanaan strategis atau tim eksekutif Anda akan ingin melihat bagaimana kinerja perusahaan Anda berdasarkan ukuran yang dipilihnya. Bergantung pada rapat, diskusi ini harus tetap cukup tinggi sehingga Anda tidak terjebak pada detail.

Laporan operasional Anda, di sisi lain, menguraikan ratusan proyek atau tugas yang sedang dikerjakan orang-orang di departemen. Rapat pelaporan operasional bulanan memberi pimpinan—dan seluruh departemen—indikasi status masing-masing proyek.

Tidak seperti laporan strategis Anda, pembaruan pada proyek operasional dapat bersifat anekdot atau kualitatif (karena seringkali sulit untuk mengukur tindakan yang tidak terkait dengan ukuran). Beberapa organisasi memiliki komentar teks berjalan baik di bidang Excel atau dokumen Word.

Komentar ini harus diperbarui setiap minggu atau setiap bulan, bahkan jika tidak ada tindakan langsung untuk bagian dari rencana operasional tersebut.

Baca juga: Ketahui 7 Jenis Perencanaan Bisnis Untuk Proses Bisnis yang Lebih Baik

Cara membuat rencana operasional

Membuat rencana operasi akan membantu Anda dengan jelas mendefinisikan dan meningkatkan tindakan dan proses bisnis Anda sehari-hari.

Rencana Anda mungkin berfokus pada departemen, bagian, atau operasi tertentu dalam perusahaan yang lebih besar atau memenuhi kebutuhan jangka panjang dari keseluruhan bisnis secara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk membuat rencana operasi yang efektif:

1. Buat rencana strategis

Untuk membuat rencana operasi, pertama-tama Anda harus mengembangkan rencana strategis untuk menginformasikan keputusan Anda.

Rencana operasional Anda pada dasarnya adalah alat untuk melaksanakan rencana yang strategis. Mulailah dengan menganalisis industri, persaingan, dan tren konsumen. Kemudian, pertimbangkan nilai-nilai perusahaan Anda dan tetapkan tujuan yang sesuai.

Pertimbangkan untuk membagi rencana strategis Anda menjadi tujuan strategis yang lebih kecil dan lebih spesifik sehingga Anda dapat memvisualisasikan alat dan tugas dengan lebih baik yang mungkin Anda perlukan untuk menyelesaikannya.

2. Identifikasi tujuan

Untuk mulai menyusun rencana operasi Anda, mulailah dengan memeriksa tujuan Anda. Pikirkan secara kritis tentang tujuan mana yang dapat dikelola sehingga Anda dapat menyusun strategi tentang cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Misalnya, pikirkan tentang kebutuhan fisik operasi bisnis Anda seperti lokasi, inventaris, pemasok, dan biaya produksi Anda. Rencana operasi Anda harus mencakup tujuan, sasaran, dan jadwal yang jelas.

Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan berikut saat menguraikan rencana operasi Anda:

  • Berapa anggarannya?
  • Apakah tim Anda siap untuk bekerja menuju tujuan ini?
  • Alat dan sumber daya apa yang diperlukan untuk membantu tim Anda mencapai tujuan ini?
  • Bagaimana Anda dapat mempersiapkan tim Anda dengan lebih baik sebelum menerapkan rencana ini?
  • Di mana tim Anda dalam satu, dua atau tiga tahun dari sekarang?
  • Bagaimana tim Anda dapat secara efektif memenuhi tujuan ini?
  • Bagaimana Anda bisa mengukur kemajuan tim Anda dari waktu ke waktu?

Saat mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini, buat dokumen dan tuliskan langkah-langkah spesifik yang perlu diambil tim Anda untuk mengatasinya.

Pikirkan tentang bahan, sumber daya, alat, dan dana yang mungkin Anda perlukan untuk menghasilkan produk atau layanan baru dan lanjutkan dengan rencana operasi bisnis Anda.

Kemudian, komunikasikan detail ini kepada seluruh tim Anda untuk memastikan semua karyawan memahami harapan dan persyaratan Anda untuk aktivitas sehari-hari.

3. Dokumentasikan dan lacak kemajuan Anda

Setelah mengembangkan garis besar yang jelas dari rencana operasi bisnis Anda, dokumentasikan dan lacak kemajuan Anda untuk mengidentifikasi hal apa saja yang berjalan dengan baik dan area mana yang perlu ditingkatkan.

Dalam banyak kasus, kepala departemen, pemangku kepentingan, dan pemimpin lainnya secara aktif terlibat dalam rencana operasi dalam jangka waktu yang lama.

Lacak kemajuan Anda sehingga Anda dapat secara akurat mengomunikasikan peningkatan Anda dalam satu bulan, enam bulan, atau satu tahun. Gunakan data ini untuk mengevaluasi rencana operasi Anda dan membuat penyesuaian untuk meningkatkan tingkat produktivitas di masa mendatang.

Contoh rencana operasional

Rencana operasional  mungkin berbeda tergantung pada ukuran dan skala tujuan perusahaan. Rencana Anda mungkin membahas beberapa komponen yang berbeda sementara yang lain mungkin hanya berfokus pada satu kinerja departemen tertentu.

Berikut adalah beberapa contoh rencana operasi untuk membantu Anda mulai membuat sendiri:

Contoh 1

Katakanlah Sadie’s Clothing Company menetapkan tujuan untuk meningkatkan produksi lebih dari 50% dalam satu tahun. Untuk memenuhi tujuan ini, Sadie akan mulai dengan mengembangkan rencana strategis yang membahas komponen-komponen seperti pemasaran, penjualan, dan operasional.

Kemudian, dengan menggunakan rencana strategis ini untuk menginformasikan keputusannya, Sadie akan membuat rencana operasi yang mencakup strategi manufaktur, keuangan, dan logistik untuk mencapai tujuannya.

Contoh 2

Katakanlah Budi Gardening Supply Company menetapkan tujuan untuk meningkatkan tingkat produktivitas di dalam toko sebesar 25% dalam enam bulan ke depan. Untuk memenuhi tujuan ini, Budi membuat rencana operasi untuk bisnisnya. Ini terlihat seperti ini:

*TUJUAN: Meningkatkan tingkat produktivitas di dalam toko sebesar 25%*

*TENGGAT WAKTU: 6 bulan*

*SUMBER DAYA YANG DIPERLUKAN: Pelatihan dan pengembangan layanan pelanggan, pembaruan sistem operasi komputer, manual karyawan*

*TUGAS: Mempelajari cara menyapa pelanggan dengan benar, memahami harapan sehari-hari, mempelajari cara menggunakan sistem operasi komputer yang diperbarui, meninjau manual karyawan, dan mengidentifikasi strategi untuk meningkatkan fokus*

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai manajemen operasional dalam suatu bisnis, cara membuatnya, dan juga contohnya. Proses operasi dalam bisnis memang suatu hal yang perlu Anda perhatikan setiap detailnya untuk memastikan tingkat efisensi usaha Anda.

Disisi lain, pastikan juga Anda memperhatikan hal penting lainnya dalam bisnis, salah satunya adalah pengelolaan keuangan.

Untuk memudahkan Anda dalam melakukan hal tersebut, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi Accurate Online yang memiliki fitur terbaik dan harga terjangkau.

Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah berpengalaman lebih dari 20 tahun dan membantu lebih dari 370 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Jadi tunggu apalagi? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini:

Accurate-