Istilah tentang purchase order, purchase quotation, sales order dan sales invoice adalah istilah yang sudah sangat akrab di dalam proses pemesanan dan penjualan produk barang dan jasa. Namun, apa perbedaan dari berbagai dokumen penting tersebut?
Pada dasarnya, sales order adalah suatu dokumen yang dibuat oleh pihak penjual untuk pihak pembeli agar bisa mengkonfirmasi produk barang atau layanan jasa yang dipesannya.
Nah, dalam kesempatan kali ini, kita akan membahas secara lebih mendalam tentang pengertian, manfaat, proses dan berbagai contoh di dalam dokumen sales order.
Daftar Isi
Pengertian Sales Order
Jadi, SO atau sales order adalah suatu dokumen penawaran penjualan yang dibuat secara tertulis oleh pihak penjual.
Tujuan utama dari sales order adalah agar bisa melakukan konfirmasi kepada pihak pembeli terkait produk barang atau layanan jasa yang sudah dipesannya.
Saat pihak pembeli telah menyepakati dokumen tersebut, lalu proses selanjutnya akan berubah menjadi sales invoice.
Contoh sederhananya, saat Anda berbelanja kebutuhan di toko bangunan seperti semen, batu-bata, pasir, dan cat tembok.
Maka Anda akan memilih produk dan juga kuantitas produk tersebut.
Selanjutnya, Anda akan memberikan permintaan pesanan pada pihak penjual tersebut atau menulis permintaan di formulir pesanan secara langsung.
Perbedaan mendasar dari purchase order (PO) dan sales order (SO) adalah bahwa PO merupakan dokumen tertulis yang isinya berupa permintaan untuk menyediakan dan juga mengirimkan produk barang atau layanan jasa tertentu.
Umumnya, di dalam PO berisi informasi terkait harga, jenis barang, kuantitas barang, dan juga syarat serta ketentuan yang sudah disepakati oleh setiap pihak.
Faktur penjualan dan sales order pun berbeda, karena faktur pajak baru akan dikirim kepada pembeli bila produk sudah dikirim.
Baca juga: Purchase Order: Fungsi, Isi, Cara Membuat, Contohnya
Manfaat Sales Order
1. Mengurangi Human Error
Dokumen sales order akan membantu Anda dalam memeriksa keakuratan penjualan, karena sales order dibuat sebelum barang tersebut dirakit atau dilakukan pengerjaan jasa.
Anda dan pelanggan bisa terlebih dahulu melihat dokumen SO dan juga memeriksa purchase order serta quotation.
2. Dokumen dan Akun Menjadi Rapi
Setiap dokumen yang terdapat di dalam sales order adalah suatu hal yang sangat berharga bagi petugas akuntan.
Nantinya, setiap quotation, purchase order, SO dan faktur bisa disesuaikan dengan menggunakan nomor order yang ada.
Selama proses pembuatan faktur berlangsung, maka divisi yang bertugas dalam mengelola piutang akan memeriksa ulang agar bisa memastikan informasi yang terinput tertulis dengan tepat.
Di dalamnya, Anda bisa melakukan penyesuaian terkait harga pokok penjualan, persediaan, dan juga penjualan secara lebih akurat.
Hal ini mampu melindungi Anda dari audit dan informasi yang akurat untuk membuat keputusan bisnis yang lebih bijak.
3. Mengoptimalkan Tracking Inventory
Manajemen persediaan yang efektif sangat memerlukan tracking persediaan yang lebih akurat.
Tujuannya adalah agar Anda bisa mengetahui dengan pasti tentang barang yang harus dipenuhi untuk mencegah pemesanan ulang, dan agar bisa memaksimalkan proses pengadaan bahan baku.
Dengan menggunakan sales order, maka Anda bisa mengalokasikan persediaan bahan baku Anda untuk pesanan dari pelanggan tertentu.
Mempunyai data terkait stok barang juga akan meningkatkan toko e-commerce milik Anda dan juga meningkatkan hubungan yang baik dengan pelanggan, khusus pada bisnis B2B.
Jadi, pelanggan Anda harus bisa mempercayai kemampuan Anda dalam mengirimkan produk barang atau jasa secara tepat waktu.
4. Proses Sales Order
Ketika sedang melakukan proses sales order, maka Anda juga harus bisa memperhatikan customer journey yang dilakukan oleh para pelanggan ketika mereka membeli produk barang atau layanan jasa Anda.
Dengan melakukan pemetaan customer journey dan melakukan pertimbangan proses penjualan, maka Anda akan terbantu dalam memaksimalkan customer experience serta meningkatkan kualitas layanan pada para pelanggan.
Baca juga: Pengertian Purchase Quotation, Fungsi dan 9 Cara Mudah dalam Membuatnya
Format Sales Order
ilustrasi komponen sales order. source envato
Dokumen sales order dibuat untuk kebutuhan proses konfirmasi penjualan produk barang atau layanan jasa bisnis Anda.
Berbagai elemen yang ada di dalamnya harus bisa disajikan secara lengkap.
Nah, beberapa informasi yang harus tertera di dalam dokumen SO adalah sebagai berikut:
- Nama dan kontak perusahaan
- Nama dan kontak pelanggan
- Detail informasi penagihan pada pihak pelanggan
- Detail Informasi pengiriman produk pada pihak pelanggan
- Detail Informasi produk atau jasa yang ditawarkan pada pihak pelanggan
- Harga produk barang atau harga layanan jasa sebelum dikenakan pajak
- Total harga produk barang atau layanan jasa setelah dikenakan pajak
- Total seluruh harga pajak dan biaya pengiriman produk barang atau layanan jasa
- Syarat dan ketentuan dalam penjualan produk barang atau jasa
- Tanda tangan penanggung jawab dari setiap pihak yang terlibat.
Baca juga: Pengertian dan Pentingnya Purchase Requisition Beserta Komponennya
Contoh Sales Order
Berikut adalah contoh sederhana Sales Order (SO) untuk menunjukkan format dan informasi yang umumnya digunakan dalam SO:
Manfaat Membuat Sales Order dengan Software
Di atas sudah kita bahas bersama bahwa terdapat perbedaan antara sales order dan purchase order.
Berbagai kesalahan yang terjadi dalam membuat SO dan purchase order akan membuat laporan keuangan jadi tidak seimbang.
Seluruh proses penginputan data yang dilakukan secara manual bisa segera diotomatiskan dengan membuat sales order automation. Lantas, apa saja manfaat menggunakan SO automation?
1. Memaksimalkan Layanan Pelanggan
Karena proses penjualan akan sangat berkaitan dengan pelanggan, maka Anda tidak boleh membuat setiap pelanggan merasa kecewa karena layan yang buruk akibat masih menggunakan sistem input data secara manual.
Bila Anda mempunyai ratusan hingga ribuan data pelanggan, maka tentunya Anda akan kesulitan dalam mengambil data pelanggan bila sistem yang Anda gunakan masih manual.
Dengan menggunakan sales order automation, maka Anda bisa berhemat lebih banyak waktu serta bisa lebih fokus dalam memberikan pelayanan yang baik pada pelanggan.
Pelanggan baik yang dirasakan oleh setiap pelanggan akan membuat mereka lebih loyal pada bisnis Anda.
Mereka juga bisa menerima dokumen SO yang lebih cepat dengan harga terbaik.
Semakin cepat proses penjualan yang Anda lakukan, tentu akan semakin cepat juga pelanggan bisa merasakan manfaat dari produk atau layanan jasa dari Anda.
2. Menghemat Waktu
Tentu kita tahu bahwa menghitung penjualan dan menginput dokumen secara manual memerlukan waktu yang tidak sedikit.
Padahal, waktu tersebut bisa kita buat lebih singkat dan bisa kita gunakan untuk kegiatan yang lebih penting lainnya, seperti memberikan layanan pada para pelanggan.
Nah, sistem sales order yang dibuat secara otomatis akan mampu menghemat lebih banyak waktu dan juga mencegah terjadinya kesalahan saat membuat dokumen penjualan.
3. Skalabilitas
Dalam menjalankan bisnis, terdapat beberapa kategori barang dan jasa yang mempunyai waktu penjualan tinggi atau yang biasa disebut dengan peak season.
Ketika peak season ini berlangsung, Anda dan tim tentu akan menghadapi kesibukan yang berat dalam mengatasi padatnya jumlah penjualan.
Nah, data dari sales order mampu membantu Anda dalam memberi informasi secara akurat bila ternyata terjadi penurunan penjualan.
Semakin cepat Anda dalam mengetahui kondisi penjualan, maka akan semakin cepat juga bagi Anda dalam membuat strategi yang tepat di masa depan.
4. Bisa Diakses dari Berbagai Tempat
Ketika pandemi berlangsung seperti saat ini, terdapat banyak sekali karyawan yang harus bekerja dari rumah.
Sales order automation mampu membantu Anda dalam melakukan proses sales order di mana saja dan kapan saja Anda butuhkan, tanpa harus berada di dalam gudang.
Anda bisa memberikan bantuan pada pelanggan dan melacak persediaan Anda dengan mudah.
Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan informasi secara real time yang mampu membantu Anda dalam membuat keputusan bisnis yang lebih tepat.
Baca juga: 10 Metode Inventory Control, Fungsi, dan Contohnya
Perbedaan Sales Order, Purchase Order, dan Invoice
Meskipun ketiganya terhubung, masing-masing memiliki fungsi dan tujuan yang berbeda dalam siklus pembelian dan penjualan.
Berikut adalah penjelasan perbedaan antara ketiganya:
- Purchase Order (PO) dibuat oleh pembeli untuk memesan barang/jasa dari penjual. Ini adalah permintaan resmi pembeli.
- Sales Order (SO) dibuat oleh penjual untuk mengonfirmasi penerimaan dan pemrosesan pesanan dari pembeli. Ini adalah konfirmasi resmi dari penjual.
- Invoice dibuat oleh penjual untuk menagih pembayaran dari pembeli setelah barang/jasa dikirim atau disediakan.
Contoh Alur Transaksi
- Pembeli membuat Purchase Order (PO) dan mengirimkannya kepada penjual.
- Penjual menerima PO dan membuat Sales Order (SO) sebagai konfirmasi bahwa pesanan diterima.
- Penjual mengirimkan barang atau memberikan jasa kepada pembeli.
- Setelah pengiriman selesai, penjual mengeluarkan Invoice untuk menagih pembayaran.
Baca juga: Apa itu Sales Tracking System? Ini Pengertian dan 9 Cara Kerjanya yang Harus Anda Pahami
Kesimpulan
Jadi, sales order adalah dokumen yang sangat penting untuk melakukan konfirmasi pesanan yang dibuat oleh pihak penjual untuk pihak pembeli.
Tujuannya adalah agar Anda bisa melakukan pelacakan persediaan dengan tepat, membuat alur dan juga akun penjualan secara rapi, dan juga menghindari berbagai kesalahan saat melakukan penginputan data dan juga perhitungan.
Nah, Accurate Online sudah dilengkapi dengan fitur sales order, sehingga mampu membantu Anda dalam melacak penjualan serta melihat status barang yang dikirim.
Selain itu, software akuntansi dan bisnis ini juga akan menyajikan lebih dari 200 jenis laporan keuangan yang bisa Anda akses di mana saja dan kapan saja secara otomatis, cepat, tepat, dan real time.
Didalamnya juga Anda bisa menikmati fitur perpajakan, manufaktur, pembukuan, akun kas dan bank, buku besar, dan masih banyak lagi.
Penasaran? Silahkan klik tautan gambar di bawah ini untuk mencoba Accurate Online selama 30 hari, Gratis!
