Apa itu Spare Part Management System? Ini Pengertian dan Cara Efektif Menerapkannya!

Dalam melaksanakan proses produksi, terkadang suatu perusahaan mengalami permasalahan yang menimbulkan terjadinya kerusakan mesin. Bila hal ini sampai terjadi, maka diperlukan distribusi alat suku cadang yang baru dengan sistem terbaik yang bisa mengatasi permasalahan tersebut. Nah, penyediaan alat suku cadang ini dikenal dengan spare part management system.

Jadi, spare part management system adalah suatu proses penyediaan distribusi suku cadang, lengkap dengan proses pemeliharaannya. Tujuannya adalah agar bisa mengelola dan memelihara suku cadang mesin perusahaan agar bisa tetap beroperasi tanpa mengalami gangguan dan bisa mengurangi anggaran yang dikeluarkan untuk kebutuhan perbaikan.

Apa itu Spare Part Management System?

Berdasarkan laman Wikipedia, Spare Part Management System adalah suatu sistem yang lebih mengutamakan pemeliharaan suku cadang serta menyediakan suku cadang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengeluaran biaya untuk kebutuhan spare part management system ini harus dialokasikan seminimal mungkin dengan cara tidak mengurangi kualitas dari spare part tersebut.

Nah, dalam melakukan kegiatan manajemen spare part, diperlukan seorang yang sudah ahli dalam bidangnya agar tidak terjadi kesalahan operasional. Orang tersebut harus bisa memahami dengan baik tentang strategi penyediaan suku cadang, bisa memahami pengendalian suku cadang, melakukan kegiatan penyediaan barang bila terjadi kondisi overhaul mesin, serta mengelola suku cadang secara efisien dan efektif.

Baca juga: Apa itu Company Confidential? Ini Penjelasan Lengkapnya!

Cara Menerapkan Spare Part Management System Secara Efektif!

Anda tidak bisa menerapkan spare part management system secara asal. Terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan agar proses penerapannya tidak terjadi kesalahan. Nah, berikut ini adalah beberapa cara efektif dalam menerapkan spare part management system:

1. Identifikasi dan Klasifikasi Semua Jenis Suku Cadang

Melakukan kegiatan pengidentifikasian dan juga pengklasifikasian suku cadang adalah agar bisa melakukan pemeliharaan aset yang sesuai dengan fungsinya.

Selain itu, kegiatan pengidentifikasi ini sangat penting agar bisa mengetahui berapa stok suku cadang yang tersimpan di dalam gudang dan mengetahui ketersediaan suku cadang yang harus diperbarui.

2. Mengelola Bill of Material (BOM)

Bill of material atau BOM adalah suatu daftar konsumen yang berguna untuk memproduksi suatu produk. Dengan mempunyai BOM, maka perusahan bisa melakukan kegiatan pemeliharaan yang terjadwal dengan suku cadang mesin tertentu.

BOM ini bisa membuat kegiatan pemesanan suku cadang dan mempermudah pembuatan surat perintah kerja untuk pemeliharaan suku cadang. Perintah kerja ini juga sangat penting untuk melakukan kegiatan koordinasi persediaan suku cadang yang berada di gudang.

3. Memberikan Akses Terbatas Pada Inventaris Gudang Suku Cadang

Tujuannya adalah agar hanya karyawan divisi terkait saja yang melakukan pemeliharaan dan bisa mengakses suku cadang mesin. Karyawan lain selain dari divisi terkait tidak memiliki hak untuk memasuki gudang suku cadang agar menghindari terjadinya kerusakan suku cadang.

4. Optimalkan Gudang

Kegiatan pengoptimalan suku cadang akan bisa membuat gudang menjadi lebih aman dan juga lebih terkontrol. Selain itu, hal ini juga sangat penting agar penjagaan aset suku cadang yang penting bisa lebih terawasi dan bisa memantau persediaan gudang secara lebih optimal.

5. Menggunakan Sistem Kontrol Inventaris

Penggunaan sistem kontrol inventaris ini bisa mengelola suku cadang dan juga mengelola gudang. Pengontrolan inventaris ini juga berfungsi untuk pembelian barang suku cadang agar bisa mengetahui persediaan suku cadang yang tersedia setelah melakukan pembelian.

6. Menerapkan Penghitungan Siklus untuk Pengendalian Inventaris

Penghitungan siklus merupakan suatu kegiatan audit sistem inventaris periodik yang mana bagian inventaris berbeda akan dihitung secara fisik pada jadwal secara berkelanjutan. Tujuannya adalah agar bisa memeriksa akurasi persediaan suku cadang, merencanakan pengadaan stok persediaan suku cadang, dan juga melakukan perencanaan produksi.

7. Melakukan Standarisasi Suku Cadang

Standarisasi pengelolaan suku cadang adalah menyetujui adanya pergantian suku cadang untuk peralatan yang memang mengalami kerusakan sesuai dengan jenis serta kebutuhannya. Dengan melakukan standarisasi ini, maka Anda bisa menentukan suku cadang yang bisa diperbaiki ataupun harus diganti, sehingga bisa mengurangi anggaran pengeluaran untuk memelihara suku cadang.

Baca juga: Manajemen Retail: Pengertian dan Fungsinya

Manfaat Menerapkan Spare Part Management System

Terdapat banyak sekali manfaat dalam menerapkan spare part management system, yaitu:

• Mampu meningkatkan efisiensi kerja dari tim maintenance dengan penghematan waktu dalam pemeliharaan dan juga pencaharian suku cadang dengan sistem yang telah terotomatisasi.
• Mengembangkan modal kerja dengan cara melakukan pembelian stok suku cadang dengan jumlah yang tepat. Hal ini nantinya mampu meningkatkan likuiditas yang sesuai dengan pengeluaran kas perusahaan.
• Mengurangi pengeluaran dengan memilih vendor terbaik untuk penggantian suku cadang yang sesuai dengan jenis mesin.
• Meningkatkan perjanjian dengan vendor suku cadang yang sesuai dengan kebutuhan dengan melakukan standarisasi suku cadang.
• Manajemen gudang suku cadang yang lebih baik agar bisa lebih tertata dan mengurangi terjadinya kerusakan yang berbahaya untuk karyawan.
• Manajemen anggaran untuk pembelian suku cadang, sehingga akan bisa lebih terkontrol.

Baca juga: Tahapan Penerapan Manajemen Isu dalam Perusahaan

Penutup

Menerapkan spare part management system mempunyai banyak sekali manfaat yang sangat penting untuk operasional perusahaan. Dengan memelihara suku cadang mesin industri secara baik, maka Anda bisa mengurangi risiko kerugian dan menghemat anggaran pengeluaran perusahaan.

Nah, untuk lebih mudah dalam melakukan hal tersebut, Anda bisa menggunakan aplikasi bisnis dan akuntansi dari Accurate Online.

Kenapa? Karena aplikasi ini telah dilengkapi dengan berbagai fitur bisnis yang canggih yang mampu membantu Anda dalam menghemat anggaran perusahaan dan mengelola bisnis secara menyeluruh. Bahkan, berbagai fitur tersebut telah terintegrasi satu sama lain dan Anda bisa mendapatkan lebih dari 200 jenis laporan keuangan.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencobanya lebih dulu selama 30 hari gratis dengan klik tautan gambar di bawah ini.