Penjelasan Lengkap Standar Operasional Prosedur (SOP)

Standar operasional prosedur atau  SOP adalah hal wajib untuk perusahaan yang ingin membangun bisnis yang dapat besar dan menguntungkan.

Jika organisasi Anda mengandalkan banyak karyawan dari berbagai divisi, maka sangat penting untuk melakukan standarisasi operasi sebanyak mungkin.

Bayangkan jika setiap lokasi McDonald melayani burger dengan rasa yang berbeda-beda, tentunya penjualan mereka akan anjlok.

Kebanyakan menu mereka berhasil karena pelanggan tahu persis apa yang akan mereka terima di mana pun di dunia mereka memesannya.

Beberapa bisnis perlu mempertahankan dan mengimprovisasi SOP karena memiliki transisi shift siang ke shift malam. Yang lain perlu menjaga kualitas yang konsisten di berbagai fasilitas atau lokasi.

Rahasia untuk meningkatkan proses di seluruh bisnis terletak pada pembuatan standar operasional yang baik.

SOP sering dianggap sebagai hal yang sia-sia dalam bisnis kecil dan hanya dilaksanakan oleh organisasi yang lebih besar.

Padahal nyatanya, setiap perusahaan yang sukses membangun SOP ke dalam alur kerja organisasi mereka, mengulangi dan memperbaikinya dari waktu ke waktu.

SOP sangat penting pada masa-masa awal bisnis Anda seperti halnya bagi organisasi yang mempekerjakan ribuan orang. Membuat SOP sejak hari pertama akan memastikan tenaga kerja Anda tahu apa yang harus dilakukan. Mereka juga memungkinkan Anda untuk mengukur area yang akan ditingkatkan seiring pertumbuhan organisasi Anda.

Pengertian Standar Operasional Prosedur

Wikipedia menjelaskan SOP adalah :

“Prosedur tertulis yang ditentukan untuk penggunaan berulang sebagai praktik, sesuai dengan spesifikasi yang disepakati yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.”

SOP adalah instruksi tertulis yang menentukan bagaimana bisnis Anda harus melakukan tugas yang berulang untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Badan Perlindungan Lingkungan AS menetapkan SOP dengan cara yang serupa tetapi lebih sederhana :

“Standard operasional prosedur  atau SOP adalah seperangkat instruksi tertulis yang mendokumentasikan kegiatan rutin atau berulang yang diikuti oleh suatu organisasi.”

Sekali lagi, fokusnya adalah melakukan tugas rutin untuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan efisiensi.

Alih-alih membiarkan karyawan Anda membuang waktu untuk memikirkan apa yang harus mereka lakukan, jalur optimal adalah memberi mereka panduan yang mudah untuk diikuti.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda mempelajari tentang SOP, mungkin hanya akan berpikir ini hanya tentang membuat tugas rutin.

Namun, Anda bisa melakukan tugas-tugas non-rutin yang juga mendapat manfaat dari didekati dengan pendekatan standar.

Baca juga : Pengertian Manajemen, Jenis, dan Perannya Pada Suatu Perusahaan

Elemen Dasar dari Standar Operasional Prosedur

SOP memiliki beberapa elemen penting yang membuatnya bermakna dan jelas. Komponen SOP meliputi:

• Tujuan

Bagian pertama dan paling penting dari prosedur operasi standar adalah mendefinisikan tujuan yang jelas. Tujuannya harus menjawab pertanyaan spesifik seperti untuk siapa SOP, bagaimana / di mana menggunakannya, dan masalah apa yang akan dipecahkan.

• Cakupan

Lingkup cakupan mendefinisikan penerapan dan penggunaan SOP. Untuk siapa dan untuk kasus penggunaan bisnis apa yang dicakupnya.

• Tanggung jawab

Siapa yang melakukan tugas itu? Jika ada masalah dengan tugas tersebut, kepada siapa masalah ini harus ditingkatkan? Terakhir, siapa yang mengawasi SOP ini dan bertanggung jawab untuk memastikannya selalu diperbarui dan memperbaikinya?

• Akuntabilitas

Manfaat dari standar operasional prosedur adalah dengan menciptakan ini  Anda bisa meminta pertanggungjawaban staf. Mereka harus membahas siapa yang akan memastikan implementasi prosedur dalam SOP dan siapa yang akan bertanggung jawab jika suatu prosedur tidak diikuti.

• Prosedur

Ini adalah inti dari SOP yang menentukan tugas mana yang perlu dilakukan dan bagaimana mereka akan melakukannya. Prosedur ini mencakup semua langkah yang perlu diikuti oleh staf. Ini sering merupakan satu-satunya komponen yang perlu dilihat dan dikelola oleh sebagian besar staf Anda.

Baca juga : Mengenal Pengertian Motivasi Kerja dan Cara Efektif Meningkatkannya

Manfaat Standar Operasional Prosedur

Menulis dan menyelesaikan SOP dapat membutuhkan waktu, tenaga, pengumpulan data, penelitian, dan sumber daya lainnya untuk menganalisa setiap masalah yang terjadi dan menghasilkan SOP yang kuat.

Bahkan setelah prosedur Anda telah ditulis dan dipraktikkan, penting untuk meninjau proses dan hasil dari SOP yang dibuat untuk membuat perubahan yang dapat meningkatkan efisiensi berkelanjutan.

Berikut adalah beberapa manfaat utama dari standar operasional prosedur yang bisa Anda rasakan saat menerapkannya.

• Efisiensi

Alasan nomor satu mengapa Anda harus mengembangkan SOP untuk perusahaan Anda adalah untuk meningkatkan efisiensi. SOP membuat tenaga kerja Anda efisien, dapat diprediksi, dan dapat diukur.

Ketika karyawan Anda tidak perlu menghabiskan energi untuk berpikir tentang bagaimana melakukan sesuatu, mereka dapat memfokuskan semua energi untuk melakukan tugas.

Ketika tim Anda menyelesaikan prosedur yang sama berulang kali, Anda dapat mulai meningkatkan prosesnya. Mungkin beberapa Anda membuat standar yang berlebihan dan tidak memberikan nilai tambahan apa pun.

Sebaliknya, Anda mungkin menemukan kesalahan yang  dapat dicegah dan menemukan solusi untuk pemecahan masalah tersebut.

Akan ada lebih sedikit waktu terbuang, realisasi rencana bisnis lebih optimal, dan kegagalan peralatan lainnya ketika Anda memiliki SOP yang ditetapkan secara jelas untuk setiap tugas, proses, peralatan, dan mesin.

• Standardisasi

Standar operasional prosedur adalah semua tentang standardisasi dan konsistensi. Dengan menetapkan prosedur untuk melakukan tugas rutin tertentu, Anda menstandarisasinya.

Tugas harus selalu dilakukan dengan cara yang sama di seluruh perusahaan Anda di semua departemen.

Itu tidak hanya menyelamatkan tim Anda dari membuat prosedur sendiri berulang-ulang untuk tugas serupa di seluruh organisasi Anda.

Tetapi itu akan membuat proses menjadi efisien, meningkatkan konsistensi, dan akan memungkinkan manajemen Anda membuat keputusan bisnis yang terinformasi.

• Akuntabilitas

Penelitian menunjukkan bahwa sebanyak 30-50% karyawan menghindari tanggung jawab rata-rata dan kurangnya akuntabilitas ini membuat banyak uang dari bisnis.

SOP membantu menyelesaikan masalah tanggung jawab dan akuntabilitas.

Jika proses didefinisikan dengan jelas dalam SOP, bersama dengan siapa yang melakukan padanya, ada lebih sedikit ruang untuk kesalahan.

Jika tugas tidak selesai secara akurat, dan SOP tidak diikuti, manajemen dapat mengambil tindakan yang tepat untuk mencegahnya terulang kembali.

SOP meningkatkan tanggung jawab dan meningkatkan akuntabilitas di seluruh organisasi.

• Keamanan

Menurut ILO atau International Labour Organization yaitu Organisasi Perburuhan Internasional, diperkirakan 2,3 pekerja di seluruh dunia terlibat dalam masalah keselamatan dan kesehatan terkait pekerjaan yang mengakibatkan kematian lebih dari 6000 orang perhari.

Sayangnya, sebagian besar cedera ini dapat dicegah dengan memasukkan prosedur keselamatan ke dalam alur kerja.

Keselamatan dan kesehatan karyawan di tempat kerja adalah masalah serius yang dapat Anda tangani dengan SOP.

Mungkin Anda perlu menjabarkan cara paling aman untuk mematikan peralatan berbahaya atau mengingatkan karyawan untuk mengenakan alat pelindung, pengingat tambahan ini dapat membantu mencegah kecelakaan di tempat kerja Anda.

Ini secara tidak langsung menyelamatkan perusahaan Anda dari hukuman, denda, dan tuntutan hukum.

Ketika Anda telah membuat daftar semua masalah keamanan, tenaga kerja dilatih, dan Anda mengikuti semua hukum pemerintah, semuanya akan aman dan selalu dalam kendali.

Baca juga : Apa itu SOP? Ini Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Tipsnya

Cara Merancang Standar Operasional Prosedur

Merancang SOP membutuhkan pengetahuan yang mendalam dan harus dilakukan oleh para ahli dari berbagai divisi.

Menulis SOP awal bukan tugas yang paling menantang namun mengukur hasil dan memperbaikinya adalah langkah yang paling sering diabaikan di sebagian besar perusahaan, padahal ini adalah hal yang paling penting.

Ikuti langkah-langkah ini untuk merancang standar operasional Anda sendiri.

Langkah 1: Pengumpulan Data

Langkah pertama adalah mendapatkan informasi tentang prosedur, aktivitas, dan proses aktual.

Anda perlu menentukan prosedur yang tepat dan dapat dilakukan oleh seseorang yang telah melakukan tugas atau mengetahui
tugas secara keseluruhan.

Manajer, para ahli, atau staf senior adalah sumber daya terbaik Anda untuk mengumpulkan semua informasi untuk standar prosedur yang akan Anda buat.

Langkah 2: Mencatat dan Menulis

Setelah Anda memiliki semua informasi internal dan eksternal, langkah selanjutnya adalah mulai mencatat dan menulis SOP.

Ini harus dilakukan oleh para ahli internal jika mereka mengetahui terminologi, proses, dan informasi relevan lainnya yang diperlukan untuk penyelesaian tugas.

Saat menulis SOP, Anda harus mengikuti aturan lima C yaitu :

1. Clear (Bersih)
2. Complete (Lengkap)
3. Concise (Ringkas)
4. Correct (Benar)
5. Courteous (Sopan)

Tidak ada cara yang benar atau salah untuk menulis SOP. Namun, 5 poin diatas membantu untuk membuat format standar operasional prosedur dan menggunakannya untuk semua standar operasi di organisasi Anda.

Format standar operasional prosedur cukup fleksibel dan Anda dapat menambahkan detail sebanyak yang Anda suka.

Berikut ini adalah beberapa elemen umum yang bisa ada dalam SOP yang sedang Anda rancang:

• Judul
• Departemen, tugas, proyek, dan rincian manajemen
• Tujuan SOP
• Cakupan
• Definisi
• Prosedur
• Tanggung jawab dan perincian akuntabilitas

Langkah 3: Implementasi

Menerapkan prosedur operasi standar adalah salah satu langkah paling penting dalam proses. Implementasi adalah proses multi-langkah.

1. Ini dimulai dengan meninjau SOP tertulis oleh sekelompok ahli.
2. Karyawan perlu dilatih. Anda perlu memberikan mereka instruksi dan perincian yang diperlukan terkait dengan SOP sehingga mereka dapat mulai menerapkannya secara benar. Ini sangat penting dan menantang ketika Anda menerapkan SOP baru atas proses yang ada dan mungkin dengan cara yang baru.
3. Perhatikan akuntabilitas. Percayakan karyawan dan tim yang bertanggung jawab atas penerapan SOP dengan menggunakan sistem untuk memantau kepatuhan terhadap SOP dan mengukur hasilnya.

Langkah 4: Tes dan Improvisasi

Dengarkan setiap masukan karyawan Anda yang sudah menerapkan SOP ini, dan perhatikan kinerjanya. Lihat apakah mereka kesulitan dalam penerapan standar operasi pada proses kerja mereka.

Jika mereka merasa kesulitan dan berdampak pada penurunan produktivitas mungkin Anda perlu melakukan improvisasi atau perubuhan pada rancangan standar operasional prosedur yang telah Anda buat.

Ingatlah, membuat SOP adalah perbaikan yang berkelanjutan dan akan selalu berubah seiring berkembangnya zaman.

Baca juga : Contoh Standar Operasional Prosedur Untuk Menilai Kelayakan Bisnis

Contoh Kasus Standar Operasional Prosedur (SOP):

Bayangkan jika setiap agen layanan pelanggan mendekati setiap keluhan tanpa kerangka kerja atau konsistensi.

Setiap agen akan melaporkan masalah dalam format yang berbeda, dengan input yang tidak dapat dibandingkan berdasarkan apa pun yang mereka inginkan.

Iterasi dan peningkatan tidak mungkin terjadi tanpa pendekatan yang konsisten.

Proses yang konsisten membantu menghasilkan output yang konsisten. Jauh lebih mudah untuk mendeteksi penyimpangan yang mungkin menandakan masalah ketika hasil positif terlihat serupa.

Pendekatan yang konsisten untuk menangani masalah-masalah unik tersebut dapat memungkinkan karyawan Anda beroperasi dalam struktur yang membantu mereka fokus pada masalah, bukan pada proses.

Sebagai contoh, beberapa perusahaan memberdayakan manajer untuk membeli apa pun dengan harga tertentu tanpa menunggu persetujuan.

Hal ini dilakukan agar tidak membuang-buang waktu melalui proses persetujuan, manajer dapat memperbaiki masalah yang lebih kecil.

SOP adalah hal yang harus ada pada setiap bisnis. Ketika perusahaan bergantung pada tim yang menyelesaikan banyak tugas non-rutin setiap hari, efisiensi dan terukur menjadi hal yang yang akan dapatkan seiring dengan berkembangnya bisnis.

Baca juga: Pengertian Manajemen Persediaan, Fungsi Dan Metode Yang Digunakan

Contoh Standar Operasional Prosedur

Berikut adalah SOP sederhana yang diterapkan untuk usaha kecil yang memiliki sedikit karyawan.

Semakin besar suatu perusahaan maka akan semakin rumit standar operasional prosedur yang dibuat, karena menyangkut banyak karyawan, departemen, divisi dan makan banyak proses kerja yang tidak bisa disamarata-kan.

SOP PT. Sana Sini Senang

Tujuan

1. Menyediakan layanan jasa pembuatan website.
2. Menyediakan layanan berupa optimasi website secara profesional dan terpercaya
3. Menyediakan lapangan pekerjaan bagi para remaja yang belum bekerja (bisa sebagai sales manager, technical support, atau billing service)
4. Menyediakan layanan pembuatan aplikasi berbasis website.
5. Memberikan solusi yang bagus dan kreatif untuk start up kamu.

Prosedur Kerja

1. Jam 7:00 pagi semua pekerja sudah harus sampai di kantor.
2. Mulai membersihkan tempat kerja masing-masing dan tidak boleh ada yang menganggur,
3. Jam 7:30 PT. Sana Sini Senang buka, semua pekerja melakukan pekerjaannya masing-masing,
4. Jam 11:30 semua pekerja diperbolehkan untuk istirahat sampai selesai
5. Jam 13:00 semua pekerja sudah harus diposisinya kembali untuk melanjutkan pekerjaannya
6. Jam 4:30, PT. Sana Sini Senang tutup, para pekerja diwajibkan untuk membersihkan kembali meja kerjanya
7. Jam 5:00 sore semua pekerja boleh pulang meninggalkan tempat kerja

Baca juga: Apa Itu Manajemen? Berikut Pengertian, Fungsi, Unsur, Gaya, Jenis, Dan Karakteristiknya

Kesimpulan

Untuk membuat SOP yang efektif bagi kemajuan bisnis memang diperlukan waktu untuk penyesuaian dan perbaikan yang berkelanjutan.

Standar operasional prosedur adalah hal yang mengikat untuk semua karyawan atau divisi dalam suatu perusahaan, maka dari itu setiap dari karyawan harus mengerti dan mengikuti secara keseluryhan SOP yang sudah dibuat.

SOP juga berlaku bagi karyawan bagian pengelolaan keuangan perusahaan atau akuntan. Biasanya SOP untuk akuntan dibuat agar tidak terjadi human error dalam proses pencatatan pembukuan. Salah satunya adalah dengan penggunaan Software Akuntansi dan Bisnis Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi cloud yang sudah digunakan oleh lebih dari ratusan ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis di Indonesia.

Mudah digunakan, harga terjangkau, dan memiliki fitur terlengkap seperti pemantauan stok secara real-time, multi cabang, multi gudang, multi departemen, otomatisasi 100 jenis laporan keuangan, dan masih banyak ratusan fitur Accurate Online yang akan memudahkan bisnis Anda.

Tertarik menggunakan Accurate Online? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui klik tautan pada gambar di bawah!