Apa itu SOP? Ini Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Tips Membuatnya!

SOP atau Standar Operasional Prosedur yang terstandarisasi dan eksplisit adalah aspek penting dari setiap sistem kualitas yang akan menghadirkan kemampuan untuk bekerja secara selaras dan sesuai standar yang ada.

SOP yang dibuat dengan benar akanmemastikan Anda dan tim Anda beroperasi dalam proses yang formal dan terkoordinasi, ini tidak hanya meningkatkan produktivitas tetapi mengurangi risiko kesalahan.

Sementara setiap orang mungkin ingin melakukan hal yang benar, sering kali versi semua orang tentang hal yang benar itu mungkin agak berbeda. Ini berarti akan menimbukan hasil akhir yang  cenderung bervariasi sesuai dengan siapa yang melakukan tugas itu dan persepsi “kebenaran” menurut mereka secara individu.

Jika harapan di organisasi Anda adalah bahwa setiap orang harus mengikuti aturan yang sama, maka Anda harus menjelaskan apa aturan itu. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah mendokumentasikannya melalui SOP yang benar

Apa itu SOP?

Standar Operasional Prosedur atau SOP adalah proses terdokumentasi yang dimiliki perusahaan untuk memastikan bahwa layanan dan produk disampaikan secara konsisten setiap waktu.

SOP sering digunakan untuk menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan atau praktik operasional dan untuk mendokumentasikan bagaimana tugas harus diselesaikan di organisasi Anda.

Seringkali ketika sebuah perusahaan tumbuh dan baru mulai, CEO atau tim manajemen cenderung membuat semua keputusan internal.

Saat perusahaan mencapai ukuran tertentu, bentuk pengambilan keputusan ini dapat membatasi kapasitasnya untuk tumbuh lebih lanjut karena CEO atau tim manajemen tidak dapat membuat semua keputusan dalam kerangka waktu yang sesuai atau terlibat dalam setiap aspek bisnis.

Dalam hal ini, Standar Operasional Prosedur biasanya akan mengambil alih dan bertindak sebagai dokumen yang mengatur keseluruhan proses bisnis. SOP juga bisa menjadi cara yang efektif untuk mengkomunikasikan perubahan dalam cara bisnis beroperasi kepada karyawan Anda.

Persyaratan untuk SOP dan formatnya akan berbeda dari satu industri ke industri lainnya. Persyaratan Standar Operasional Prosedur juga dapat bergantung pada jenis kegiatan yang dilakukan organisasi Anda, atau peraturan apa yang diatur oleh bisnis Anda.

Baca juga: Studi Kelayakan Bisnis: Pengertian, Aspek, Tujuan, dan Manfaatnya

Fungsi SOP dalam Organisasi

Memiliki prosedur memang bukanlah solusi segala masalah dan tidak akan menjamin kinerja yang sangat baik atau hasil yang baik.

Namun, tujuan membuat SOP adalah memastikan bahwa Anda memiliki sistem dan proses kualitas yang terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya perusahaan yang memotivasi setiap individu. Standar Operasional Prosedur, dalam bentuk paling murni mendukung orang yang tepat di lingkungan yang tepat.

SOP membantu Anda mengevaluasi lebih dari apa yang Anda lakukan sekarang tetapi juga membantu Anda memutuskan bagaimana untuk maju. Misalnya, bayangkan jika organisasi Anda ingin menerapkan software akuntansi baru.

Untuk menentukan software apa yang akan dibeli, Anda perlu tahu bagaimana karyawan Anda akan menggunakan software tersebut dan bagaimana hal itu akan mempengaruhi proses bisnis Anda.

Jika Anda memiliki Standar Operasional Prosedur yang lengkap dan menyeluruh, Anda dapat menggunakannya untuk mengevaluasi kekuatan dan kelemahan software akuntansi yang baru. Dengan sepenuhnya memahami proses Anda saat ini, Anda akan membuat pilihan terbaik untuk organisasi Anda.

Standar Operasional Prosedur adalah alat bisnis yang bermanfaat karena mengkomunikasikan cara yang benar dalam menjalankan suatu kegiatan dalam organisasi Anda.Standar Operasional Prosedur memberikan fungsi bagi bisnis Anda sebagai berikut:

• Konsistensi – Alasan nomor satu untuk memberlakukan SOP adalah konsistensi dalam cara seseorang melakukan tugas atau kegiatan tertentu. Semakin konsisten suatu proses dari orang ke orang, semakin kecil kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas.
• Reduksi kesalahan – Prosedur tertulis merinci serangkaian instruksi untuk melakukan tugas. Selama setiap individu dalam tim Anda melakukan tugas seperti yang tertulis, ada peluang lebih besar untuk mengurangi kesalahan.
• Komunikasi – Alasan hebat lainnya Anda membutuhkan Standar Operasional Prosedur di organisasi Anda adalah untuk kepentingan komunikasi. Dengan perbaikan yang dilakukan pada proses, prosedur operasi diperbarui, dan setiap pembaruan memerlukan pelatihan baru. Memperbarui SOP menyediakan metode untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawan.

Baca juga: 10 Tips Online Marketing yang Cocok Untuk Pemula

Manfaat Memilki SOP dalam Bisnis

Menciptakan lebih banyak struktur dalam aktivitas bisnis Anda dapat secara dramatis meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya.

Tidak setiap organisasi akan mendapat manfaat dari standardisasi semacam ini, dan itu tergantung pada Anda, pemilik bisnis atau manajer, untuk menentukan apakah ada proses kerja yang dapat diduplikasi setiap hari di dalam perusahaan Anda dan apakah ada baiknya mengajarkan proses-proses tersebut kepada karyawan melalui Standar Operasional Prosedur.

Banyak manfaat besar dapat diwujudkan dengan membawa proses standardisasi dan mendokumentasikan Standar Operasional Prosedur formal ke organisasi Anda. Berikut daftar manfaat yang bisa Anda dapatkan jika memberlakukan SOP pada bisnis Anda:

Keterbukaan Informasi

SOP yang baik akan memberi orang semua informasi keselamatan, kesehatan, lingkungan, dan operasional yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

Menempatkan nilai hanya pada produksi sementara mengabaikan keselamatan, kesehatan dan lingkungan adalah berisiko dalam jangka panjang. Lebih baik melatih karyawan dalam semua aspek melakukan pekerjaan daripada menghadapi kecelakaan, denda, dan litigasi nanti.

Tetap Konsisten

SOP juga akanmemastikan bahwa operasi produksi dilakukan secara konsisten untuk menjaga kontrol kualitas proses dan produk. Konsumen, dari individu hingga perusahaan, menginginkan produk dengan kualitas dan spesifikasi yang konsisten. Standar Operasional Prosedur menentukan langkah-langkah pekerjaan yang membantu menstandarkan produk dan, karenanya, kualitas.

Penyesuaian Jadwal

SOP memastikan bahwa proses berlanjut tanpa gangguan dan diselesaikan sesuai jadwal yang ditentukan. Dengan mengikuti Standar Operasional Prosedur, Anda membantu menghindari pemadaman proses yang disebabkan oleh kegagalan peralatan atau kerusakan fasilitas lainnya.

Baca juga: Apa Itu Komunikasi Bisnis? Berikut Pengertian, Teknik, dan Tujuannya

Mereduksi Kegagalan

Untuk memastikan bahwa tidak ada kegagalan yang terjadi dalam pembuatan dan proses lain yang akan membahayakan siapa pun di komunitas sekitar, Standar Operasional Prosedur perlu dibuat. Mengikuti langkah-langkah kesehatan dan lingkungan akan memastikan terhadap risiko yang mengancam lingkungan sekitar dan membuat kemarahan masyarakat.

Kepatuhan Terhadap Hukum

SOP juga memastikan bahwa prosedur yang disetujui diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. Standar Operasional Prosedur yang ditulis dengan baik berkontribusi untuk memastikan bahwa peraturan pemerintah dipenuhi. Standarisasi juga menunjukkan niat baik perusahaan untuk beroperasi dengan benar.

Kegagalan untuk menulis dan menggunakan Standar Operasional Prosedur yang tepat hanya akan memberi sinyal kepada pemerintah bahwa bisnis Anda tidak serius tentang kepatuhan.

Sebagai Standar Pelatihan

SOP juga berfungsi sebagai dokumen pelatihan untuk manajemen lain dalam mengetahui  proses pembuatan Standar Operasional Prosedur. SOP menyeluruh dapat digunakan sebagai dasar untuk memberikan pelatihan standar bagi karyawan yang baru dalam pekerjaan tertentu dan bagi mereka yang membutuhkan pelatihan ulang.

Peningkatan Keterampilan Kerja

Standarisasi berfungsi sebagai daftar periksa untuk rekan kerja yang mengamati kinerja untuk memperkuat kinerja yang tepat. Proses memerhatikan sesama pekerja secara aktif melibatkan satu pekerja yang lain dalam semua aspek kinerja pekerjaan yang baik.

Saat menjabarkan prosedur yang benar dalam Standar Operasional Prosedur yang baik, rekan kerja mana pun dapat menggunakan SOP itu untuk melatih yang lain dan membantu meningkatkan keterampilan kerja.

Membantu Auditor Manajemen

SOP nantinya juga berfungsi sebagai daftar periksa untuk auditor. Penilaian kinerja adalah proses yang mirip dengan pengamatan yang disebutkan sebelumnya, hanya saja biasanya melibatkan pencatatan. Standar Operasional Prosedur harus berfungsi sebagai dasar yang kuat ketika mengembangkan daftar periksa audit terperinci.

Baca juga: Pelayanan Prima: Pengertian dan Cara Menghadirkannya dalam Bisnis

Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja

SOP bertindak sebagai catatan sejarah tentang bagaimana, mengapa dan kapan langkah-langkah dalam proses yang ada. Ini memberikan dasar faktual untuk merevisi langkah-langkah tersebut ketika suatu proses atau peralatan diubah.

Ketika orang berpindah dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain di dalam dan di antara perusahaan, pengetahuan dan keterampilan yang tidak tertulis menghilang dari tempat kerja.

Standar Operasional Prosedur tertulis yang dikelola dengan benar dapat menceritakan pengalaman terbaik yang dapat melayani pekerja baru.

Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan

SOP juga bertindak sebagai penjelasan tentang langkah-langkah dalam proses peninjauan dalam investigasi kecelakaan. Meskipun kecelakaan tidak pernah menguntungkan, anggap itu sebagai peluang untuk belajar bagaimana memperbaiki kondisi. Standar Operasional Prosedur yang baik memberi Anda dasar untuk mulai menyelidiki kecelakaan.

Beberapa Contoh SOP dalam Divisi Perusahaan

Setiap bisnis memiliki pasar yang unik, setiap pengusaha memiliki gaya kepemimpinannya sendiri, dan setiap industri memiliki praktik terbaiknya sendiri. Tidak ada dua bisnis yang memiliki daftar SOP yang identik. Di bawah ini adalah daftar hanya beberapa Standar Operasional Prosedur sering kita temui dalam beberapa bisnis, yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk Anda gunakan pada bisnis kecil Anda

Produksi / Operasi

• Membuat langkah-langkah lini produksi
• Standar perawatan peralatan, prosedur inspeksi
•  Cara pelatihan karyawan baru

Keuangan dan Administrasi

• Cara pengelolaan piutang dagang – proses penagihan dan pembayaran
• Pengelolaan proses hutang dagang – memaksimalkan arus kas sambil memenuhi semua tenggat waktu pembayaran

Pemasaran, Penjualan dan Layanan Pelanggan

• Aturan persetujuan komunikasi eksternal: siaran pers, media sosial, iklan, dll.
• Cara untuk melakukan persiapan penawaran harga
• Standarisasi proses pengiriman layanan, termasuk waktu respons
• Aturan garansi, pengembalian uang / kebijakan pertukaran
• Aturan dan cara pengakuan / penyelesaian keluhan, komentar dan saran pelanggan

Mempekerjakan Staf

• Deskripsi pekerjaan
• Kebijakan orientasi dan pelatihan karyawan
• Daftar tindakan korektif dan disiplin
• Pengelolaan ulasan kinerja
• Aturan penggunaan internet dan media sosial untuk tujuan bisnis

Baca juga: Manajemen Keuangan Proyek: 6 Tips Terbaik yang Bisa Dicoba

Tips Membuat SOP yang Baik

Ada beberapa poin yang perlu Anda pertimbangkan dalam membuat SOP atau Standar Operasional Prosedur pada perusahaan Anda.

Misalnya, apakah dokumen tersebut mudah diakses? Apakah SOP ditulis dalam bahasa / format yang mudah dimengerti? Apakah Standar Operasional Prosedur Anda mencerminkan situasi nyata di lapangan? Apakah semua orang yang terlibat dalam bisnis membeli prosedur yang terdokumentasi?

Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk membuat Standar Operasional Prosedur yang efektif bagi bisnis Anda:

1. Tentukan Orang yang Tepat untuk Menulis SOP

Membuat dokumen untuk proses yang komprehensif dan disajikan dengan baik mungkin bukan keahlian Anda, tetapi Anda selalu dapat mengidentifikasi staf  yang memiliki keterampilan menulis yang diperlukan dan pengalaman dengan proses yang Anda uraikan.

Tentu saja, jika tim Anda tidak punya waktu untuk mendokumentasikan proses, Anda selalu dapat menyewa tenaga eksternal dari organisasi Anda. Terlepas dari siapa yang menulisnya, penting untuk melibatkan seseorang yang mengetahui proses luar dan dalam untuk memastikan keakuratan Standar Operasional Prosedur.

2. Buat SOP Secara Visual

Tidak semua orang menyimpan informasi dengan cara yang sama. Beberapa orang adalah pembelajar visual sementara yang lain lebih suka membaca. Inilah sebabnya mengapa menambahkan gambar, video, dan diagram alur ke Standar Operasional Prosedur sangat disarankan. Dalam kebanyakan kasus, ini akan membuat proses lebih mudah dibaca dan disimpan untuk semua jenis karyawan.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki salon, mungkin membosankan bagi staf untuk membaca deskripsi tekstual tentang bagaimana Anda ingin mereka melakukan pedikur atau manikur. Dengan menambahkan video, Anda dapat memberikan arahan terperinci dengan cepat. Selain itu, semakin mudah bagi staf untuk melihat video SOP melalui perangkat seluler mereka.

Baca juga: Pengertian Identitas Produk, Fungsi, dan Cara Membangunnya

3. Tulis SOP untuk Audiens Target Anda

Kesalahan yang umum terjadi adalah Anda membuat catatan proses yang ditulis dalam gaya / bahasa yang tidak sesuai dengan alur kerja dari setiap divisi perusahaan Anda, contoh kasusnya adalah Anda tidak bisa menyamakan SOP untuk bagian akuntan dengan bagian produksi. Kegagalan untuk menulis untuk audiens target mungkin merupakan alasan mengapa banyak Standar Operasional Prosedur gagal mencapai sasaran.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, undang seseorang dari berbagai divisi untuk melihat dokumen yang sudah lengkap dan meluruskan persepsi. Melakukan hal ini akan membantu mengidentifikasi apakah ada lebih banyak informasi dari yang diperlukan untuk memahami suatu langkah, atau jika beberapa bagian dari Standar Operasional Prosedur memerlukan perincian lebih lanjut.

4. Lakukan Penilaian di Lapangan Sebelum Mendokumentasikan Proses yang Ada

Saat membuat SOP, jangan hanya mencatat proses yang terjadi selama ini. Gunakan Standar Operasional Prosedur sebagai waktu untuk menganalisis perubahan yang diperlukankedepannya.

Pertanyakan setiap langkah dan nilai jika Anda masih perlu melakukan improvisasi untuk hal yang tidak baik selama ini. Mungkin ada langkah-langkah yang dapat dihapus atau informasi yang memerlukan pembaruan.

5. Uji SOP jika Anda Meluncurkannya

Bergantung pada seberapa penting suatu proses, bagikan Standar Operasional Prosedur yang baru Anda buat melalui panggilan telepon, obrolan video, atau lakukan sesi pelatihan langsung.

Ini adalah cara yang bagus untuk menentukan apakah SOP sudah lengkap atau perlu dilakukan perubahan sebelum diluncurkan. Dan sebelum Anda mengikuti prosesnya, lakukan uji coba peluncuran untuk menilai apakah karyawan Anda bertanggung jawab dan memiliki pemahaman yang jelas tentang peran mereka dalam bisnis Anda.

6. Jelaskan “MENGAPA” dari Setiap SOP yang Anda Buat

Sangat penting bahwa semua anggota tim Anda memahami “mengapa” dari setiap proses dan apa yang mereka lakukan berdampak pada penyelesaian tugas yang berhasil.

Bicarakan pada mereka tentang kemungkinan skenario kegagalan pada berbagai tahapan proses dan apa yang terjadi jika hal tersebut gagal atau berhasil. Semakin mereka memahami pentingnya peran mereka dalam proses, semakin besar kemungkinan mereka untuk berhati-hati ketika menyelesaikan tanggung jawab mereka.

7. Dapatkan Izin Tertulis dari Semua Orang yang Terlibat dalam SOP

Dapatkan kesepakatan tertulis dari orang-orang yang terlibat dalam mengimplementasikan proses atas persetujuan mereka dengan proses akhir.

Walaupun konfirmasi tertulis tentang proses mungkin terdengar kuno, namun membantu menciptakan rasa akuntabilitas untuk memastikan bahwa manajer dan staf telah meluangkan waktu untuk membaca dan memahami proses tersebut.

8. Tinjau SOP Lama

SOP terbaik adalah produk dari proses berulang. Anda tidak dapat membahas setiap kemungkinan tanpa menjalankan proses dalam praktik, nantinya Anda akan menemukan yang terbaik untuk mendapatkan draft SOP yang digunakan secepat mungkin dan membuat optimasi seiring waktu.

Tinjau kembali SOP yang ditulis lebih dari dua tahun yang lalu untuk melihat bagaimana mereka dapat direvisi untuk menghemat waktu, mengurangi biaya fungsi, memaksimalkan sumber daya bisnis, atau untuk meningkatkan pengalaman pelanggan akhir.

Download eBook Panduan dan Template Pembukuan Sederhana dengan Excel untuk Bisnis Kecil

Kesimpulan

Itulah beberapa hal mengenai SOP secara mendalam. Untuk bisnis apa pun, memastikan semua karyawan Anda tahu cara menyelesaikan tugas dengan baik adalah cara yang bagus untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda dan mengurangi tingkat kegagalan dalam bisnis.

Dengan menerapkan pengetahuan diatas ini dan membuat SOP yang sesuai kebutuhan organisasi dalam setiao bisnis, Anda akan meningkatkan produktivitas tim Anda dan memastikan kualitas dan konsistensi keberhasilan dalam bisnis.

Bagi Anda pemilik usaha yang sedang kesulitan dalam melakukan pengelolaan pencatatan keuangan dan proses pembukuan, Anda bisa mencoba menggunakan software akuntansi terbaik di Indonesia dan telah dipercaya oleh lebih dari 300 pengguna dari berbagai jenis bisnis yaitu Accurate Online.

Accurate Online adalah software akuntansi online yang telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan memiliki fitur terlengkap seperti, pencatatan pemasukan dan pengeluaran, penghitungan aset, pencatatan dan pelaporan pajak, payroll, multi cabang, rekonsiliasi transaksi otomatis, multi gudang, pengelolaan dan pemantauan stok, otomasi lebih dari 200 jenis laporan keuangan dan masih banyak lagi.

Anda juga bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: